Zarządzanie cyklem życia projektu Flashcards
W której fazie cyklu projektu kierownik projektu powinien porównywać postęp projektu z jego planem i inicjować działania naprawcze, jeżeli pojawią się odchylenia od planu?
Nadzór
Nadzór nad projektem (monitorowanie i kontrolowanie) jest to faza, która praktycznie jest obecna przez cały cykl życia projektu. Jej głównym założeniem jest kontrolowanie bieżących postępów z wyznaczonym planem i reagowanie, jeśli widzimy, że obecna „wydajność projektu” odbiega od przyjętego planu.
Jesteś kierownikiem projektu i właśnie przydzielono Ci nowy projekt. Projekt jest w fazie wykonania. Poprzedni kierownik projektu został przeniesiony do innego działu. Od czego zaczniesz swoją pracę nad projektem?
Przeprowadzisz bilans otwarcia projektu oraz rozmowę z bieżącym kierownikiem projektu, aby zbadać aktualny status projektu.
Przejmując projekt od innego kierownika projektu zawsze jest bardzo ważne przeprowadzenie analizy, aby wraz z przejęciem projektu ustalić „bilans otwarcia” mający na celu pokazać, co tak naprawdę przejęliśmy i jak zaczynamy ten projekt, jako nowy kierownik.
W której fazie cyklu projektu kierownik projektu musi odpowiedzieć na pytanie ile czasu zajmie nam projekt i jaki wysiłek musi zostać spożytkowany, żeby wykonać poszczególne zadania?
Planowanie
Planowanie w projekcie można zdefiniować, jako działanie mające na celu stworzenie planu, który będzie w stanie odpowiedzieć na pytanie ile czasu zajmie nam projekt i jaki wysiłek musi zostać spożytkowany, żeby wykonać poszczególne zadania.
Projekt jest zasypywany zmianami do karty projektu. Czyją odpowiedzialnością jest zdecydowanie czy te zmiany są konieczne?
Sponsor projektu
Które z poniższych elementów są zawarte w karcie projektu?
Uzasadnienie biznesowe podjęcia projektu
W której sekcji karty projektu powinny znaleźć się informacje o tym, po co projekt jest robiony i jakie ma przynieść korzyści?
Uzasadnienie projektu
Kto musi podpisać kartę projektu, aby kierownik projektu otrzymał zielone światło na rozpoczęcie prac projektowych?
Sponsor projektu
Karta projektu jest jednym z ważniejszych dokumentów w projekcie. Przede wszystkim po podpisaniu przez sponsora daje kierownikowi oficjalnie zielone światło, aby projekt zacząć (praktycznie rzecz ujmując projekt nie istnieje bez podpisanej karty projektu). Karta projektu może, choć nie musi, być stworzona przez samego kierownika projektu natomiast niezbędnym jest, żeby była podpisana przez sponsora projektu.
Które z poniższych stwierdzeń najlepiej opisuje to do czego karta projektu może być wykorzystana podczas fazy wykonywania projektu?
Określenie, czy zarządana zmiana do zakresu projektu powinna zostać zaakceptowana
Do czego służy struktura organizacyjna?
Do pokazania hierarchii w projekcie
Do pokazania ścieżek eskalacji
Do pokazania struktury raportowania
Do kogo w projekcie należy stworzenie struktury organizacyjnej?
Kierownik projektu
Kierownik projektu jest odpowiedzialny za stworzenie struktury organizacyjnej w swoim projekcie.
Struktura powinna powstać od zespołów liczących 5 członków i więcej
fałsz
Dobrą praktyką jest, aby struktura organizacyjna posiadała zdjęcia zawartych w niej osób
Prawda
Aby zbudować strukturę organizacyjną potrzebujesz wszystkich członków zespołu projektowego
fałsz
Struktura organizacyjna pokazuje drogę raportowania i eskalacji w projekcie
prawda
Od którego z czynników jest zależne stworzenie struktury organizacyjnej w projekcie?
Od zidentyfikowania ról, które mają w projekcie występować i w jakiej hierarchii
Ilu kierowników projektu może występować w jednej strukturze organizacyjnej projektu?
Tylu ilu potrzeba do prowadzenia danego projektu
W projekcie może występować więcej niż jeden kierownik projektu (dowolna liczba z zachowaniem logiki, zależna od wielkości i stopnia skomplikowania projektu). W takim wypadku będzie istniał w projekcie główny kierownik projektu i inni dla podprojektów lub większych pakietów prac będą mu raportować.
W której z poniżej wymienionych struktur występuje struktura organizacyjna?
Projekt
Program
Portfel projektów
W którym z poniższych elementów pomoże Struktura Podziału Prac?
Można w jasny sposób przedstawić całkowity zakres projektu, który można omówić w formie mniejszych elementów
Można przypisać poszczególne elementy do danych zasobów
Można dokonać podziału obowiązków
Struktura Podziału Prac musi odzwierciedlać w 100% zakres projektu
prawda
Strukturę Podziału Prac stosujemy tylko do projektów trwających dłużej niż 6 miesięcy
fałsz
Strukturę Podziału Prac wykonujemy od dołu do góry
prawda
Strukturę Podziału Prac powinniśmy dzielić, aż zejdziemy na poziom czynności trwającej nie więcej niż 2 godziny
fałsz
Na ile „poziomów” zaleca się rozbicie Struktury Podziału Prac?
Nie ma konkretnych wytycznych na ile poziomów powinniśmy rozbić SPP. Jest to sprawa zdrowego rozsądku i logiki i zależy od wielkości i stopnia skomplikowania projektu.
W jakim narzędziu można zarządzać Strukturą Podziału Prac?
SPP możemy zarządzać w dowolnym programie pakietu Office a także w wyspecjalizowanych programach do zarządzania projektami. Jakiego sposobu użyjemy zależy tylko od wielkości i stopnia skomplikowania projektu.
Z czym Struktura Podziału Prac powinna być w 100% skorelowana?
SPP powinna być całkowicie skorelowana z zakresem projektu. Powinniśmy w niej przedstawiać tylko te końcowe produkty, które dostarczymy. Jeśli coś nie znajduje się w SPP oznacza to, że nie jest w zakresie naszego projektu.
Które z narzędzi jest niezbędne do stworzenia Struktury Podziału Prac?
Karta projektu, jako pierwszy dokument tworzony w projekcie, służy jako podstawa do stworzenia SPP.
Realizację produktu wdrożenia systemu klasy ERP zaplanowano na 12 miesięcy. Projekt ten ma jedną ścieżkę krytyczną. O ile można opóźnić czynności znajdujące się na ścieżce krytycznej, tak by nie opóźniło to projektu?
Nie można opóźnić żadnej czynności znajdującej się na ścieżce krytycznej
Czym jest kamień milowy?
Kamień milowy, to kluczowe wydarzenie w projekcie, które stanowi zakończenie pewnego etapu. Bardzo ważną informacją jest to, że kamień milowy to nie jakieś zadanie, które jest ważniejsze od innych i na które składają się zdefiniowane czynności. W związku z tym w każdym programie do zarządzanie projektami (np. MS Project) czas trwania kamienia milowego jest równy zero.
Ile procentowo, wg dobrych praktyk, szacuje się, że wynosi efektywny czas pracy w 8-godzinnym dniu pracy?
W literaturze i wg dobrych praktyk szacuje się, że efektywnie pracujemy 75% naszego czasu. Oczywiście jest to sprawa indywidualna, ale nigdy nie możemy zakładać, że będzie to pełne 100%.
Jakie wartości wykorzystywane są w estymacji trzypunktowej czasu trwania czynności?
Pesymistyczna, najbardziej prawdopodobna, optymistyczna
Tworzysz harmonogram projektu wdrożenia systemu klasy ERP. Posiadasz już informacje niezbędne do stworzenia harmonogramu Gantta, rozważasz aktualnie zależności między dwoma czynnościami: Szkolenie pracowników z systemu oraz rozpoczęcie eksploatacji testowej. Ekspert dostarczył informację, że rozpoczęcie eksploatacji testowej może się rozpocząć jak tylko pracownicy przystąpią do szkolenia i nie jest konieczne ukończenie szkolenia.
Jaki typ zależności występuje pomiędzy tymi czynnościami?
Rozpoczęcie-rozpoczęcie
Do jakiej kategorii kosztów projektu zaliczysz koszt biletów lotniczych i hotelu kierownika projektu podróżującego do klienta?
Koszt bezpośredni
Do jakiej kategorii kosztów zaliczymy koszty zakupu infrastruktury potrzebnej do zmigrowania aplikacji z centrum danych A do centrum danych B?
Wydatki inwestycyjne (Capex) – są to wydatki, które mają tworzyć przyszłe korzyści. W naszym projekcie IT może to być zakup infrastruktury, która ma posłużyć do przeniesienia środowiska klienta do nowego centrum danych lub zakup licencji dla konkretnego oprogramowania.
Kto podczas rozpoczęcia projektu powinien zatwierdzić budżet projektu?
Sponsor projektu
Która z przedstawionych kategorii kosztów nie pasuje do pozostałych?
Nie rozróżnia się kategorii kosztu przejściowego. Pozostałe wymienione koszty są skategoryzowane.
Do czego służy centrum kosztowe na projekcie?
Do alokacji czasu spędzonego przez dany zasób na projekcie
Koszty wynajmu biura, w którym działają zespoły projektowe pracujące dla różnych klientów
Pośredni
Opłata za stałą miesięczną usługę podwykonawcy
stały
Miesięczne koszty zużycia Internetu na telefonach komórkowych za granicą członków naszego zespołu projektowego
zmienny
Jak najlepiej zarządzać interesariuszem, który wykazuje duże zainteresowanie i ma duży wpływ na projekt?
Zaangażować w projektach na różnych płaszczyznach
Opisane cechy interesariusza pasują najbardziej do sponsora. Zaangażuj go w regularne spotkania projektowe, wysyłaj regularnie raporty, które będą zawierały informacje, którymi interesariusz jest zainteresowany
Które z wymienionych czynności są istotne w zarządzaniu interesariuszami?
Zidentyfikuj wszystkich interesariuszy, Zidentyfikuj oczekiwania interesariuszy, Zaplanuj komunikację z interesariuszami
Prezentujemy oficjalnie przed klientem plan projektu. Jaki jest to rodzaj komunikacji?
Formalna ustna
Które z narzędzi do komunikacji w projekcie jest najczęściej stosowaną formą podczas komunikacji formalnej pisemnej?
Wiadomość e-mail służy do oficjalnej komunikacji w projekcie (wysyłanie statusu, podsumowanie spotkania z klientem, itp.)
Który z przedstawionych poniżej typów spotkań powinien być wykorzystany do stworzenia planu projektu?
Warsztaty
Jaką strategią zarządzania ryzykiem jest wykupienie ubezpieczenia?
Przeniesienie
Jakie główne czynniki charakteryzują ryzyko?
Prawdopodobieństwo wystąpienia i wpływ na projekt
Kto w projekcie jest odpowiedzialny za identyfikację ryzyk?
Za identyfikację ryzyk w projekcie jest odpowiedzialny zarówno kierownik projektu, jak i wszyscy interesariusze (zespół projektowy, biuro projektowe, klient, itp.)
Nagłe odejście z pracy kluczowego członka zespołu
Problem
Niespodziewany wolniejszy ruch sieciowy podczas migracji aplikacji klienta
problem
Powołanie projektu w organizacji o podobnej specyfice, ale wyższym priorytecie, który będzie potrzebował takich zasobów, z których my korzystamy
ryzyko
Zapowiedź wprowadzenia na rynek nowej wersji oprogramowania (bez podania konkretnej daty), w trakcie trwania projektu, która będzie miała inne wymagania co do bezpieczeństwa danych
ryzyko
Która z odpowiedzi nie jest rozpoznawaną strategią odpowiedzi na ryzyko?
odrzucenie
Jaka jest główna różnica między ryzykiem a problemem projektowym?
Ryzyko, to zawsze zdarzenie przyszłe, gdzie określamy stopień prawdopodobieństwa, z jakim wystąpi. Problem projektowy ma zawsze prawdopodobieństwo 100%, ponieważ już się wydarzył.
Który z wymienionych elementów należy zamieścić w cotygodniowym statusie projektu przedstawianym klientowi przy projektach typu fix price?
Procent wykonania projektu
Najważniejsze ryzyka i problemy projektowe
Ostatnio zatwierdzone zmiany projektowe
Od której z wymienionych grup należy się spodziewać zapytania o status projektu?
Sponsor projektu
Zarząd
Klient
Okazało się, że solucja, według której robisz projekt miała kompletnie błędne założenia. Przez to projekt się zatrzymał, ponieważ okazało się, że trzeba utworzyć połączenie sieciowe, co potrwa następne dwa miesiące. To na pewno opóźni projekt i spowoduje przekroczenie budżetu. Jest szansa przyspieszenia tej czynności o miesiąc, ale Ty jako kierownik projektu nie możesz tego zaaranżować ze względu na brak decyzyjności w tym obszarze.
Jakim statusem RAG określiłbyś tę sytuację?
Czerwony
Z jaką częstotliwością, zgodnie z dobrymi praktykami, należy przedstawiać zespołowi pełen status projektu?
Raz na tydzień
Który z wymienionych kolorów występuje w przypadku raportowania statusu projektu?
Zielony
Zależności jakie mamy na kliencie
tak
Wewnętrzne problemy naszej organizacji
nie
Status najważniejszych kamieni milowych
tak
Dokładne wydatki projektu przy kontrakcie fix price
nie
Rejestr interesariuszy projektu
nie
Co oznacza, że miara CV jest większa od 0 (CV > 0)?
Wydajemy mniej niż było to zaplanowane
Która z poniżej podanych wartości jest potrzebna, aby rozpocząć analizę wartości wypracowanej?
Pytanie 2
PV – wartość planowana, AC – aktualny koszt, EV – wartość wypracowana
Na które z poniżej przedstawionych pytań uzyskamy odpowiedź przeprowadzając analizę wartości wypracowanej w projekcie (EV – earned value)?
Czy koszty wydawane są w sposób efektywny?, Jakie jest aktualne odchylenie kosztów projektu?, Ile kosztować nas będą czynności, które jeszcze musimy zrealizować?
Co oznacza, że wskaźnik SPI jest mniejszy od 1 (SPI < 1)?
Oznacza to opóźnienie projektu
Co możesz powiedzieć o projekcie, który przy wykonaniu 50% harmonogramu zużył 55% budżetu?
Mamy za mało danych, aby jednoznacznie określić status projektu.
Wskaźnik VAC na zakończenie projektu wynosi 50.000$
pozytywnie, wydamy mniej niż zaplanowano
Projekty wykonano w 40% przy 30% zużycia budżetu
za mało danych, żeby oszacować
Wskaźnik SV > 0
pozytywnie, wyprzedzamy harmonogram
Wskaźnik CV < 0
negatywnie, planowany budżet przekroczony
Aby zmigrować aplikację z centrum danych A do centrum danych B musimy mieć otwarte połączenie sieciowe, inaczej nie jesteśmy w stanie przesyłać danych. Jakiego typu jest to zależność?
Jest to zależność twarda, poniewaz nie możemy wykonać kolejnej czynności bez wykonania czynności poprzedniej.
Który z poniżej wymienionych elementów można śledzić tak samo efektywnie w arkuszu kalkulacyjnym, jak w programie do zarządzania planem?
Daty zakończenia i rozpoczęcia czynności, Właściciel podanych czynności, Procent wykonania czynności
Określ, które z wymienionych zależności w projekcie są twarde, a które miękkie?
Posiadanie właściwych umiejętności w zespole do zbudowania architektury danego rozwiązania → zależność twarda, Zrobienie dokładnej inwentaryzacji aplikacji przed rozpoczęciem migracji → zależność miękka, Zwiększenie połączenia sieciowego do przeniesienia danych → zależność miękka, Otworzenie połączenia sieciowego do przeniesienia danych → zależność twarda
Które wyrażenie występuje w rozwinięciu akronimu RAID?
Ryzyka, Problemy projektowe, Zależności
Architekt IT został poproszony przez kierownika projektu o wykonanie dokumentacji rozwiązania w chmurze. Która z liter akronimu RACI będzie opisywała tę sytuację?
R
Aby zmigrować aplikację z centrum danych A do centrum danych B musimy mieć otwarte połączenie sieciowe, inaczej nie jesteśmy w stanie przesyłać danych. Jakiego typu jest to zależność?
Twarda
Który z poniżej wymienionych elementów można śledzić tak samo efektywnie w arkuszu kalkulacyjnym, jak w programie do zarządzania planem?
Daty zakończenia i rozpoczęcia czynności, Właściciel podanych czynności, Procent wykonania czynności
Które wyrażenie występuje w rozwinięciu akronimu RACI?
Odpowiedzialny, Konsultowany, Informowany
Co najczęściej w projekcie jest źródłem zmiany?
Najbardziej popularnym rodzajem zmian projektowych są zmiany wynikające ze zmiany wymagań pochodzących od odbiorcy projektu lub sponsora.
W kontrakcie zostało uzgodnione, że centrum wsparcia klienta będzie zlokalizowane w Indiach. Jednak klient, pochodzący z Niemiec, w trakcie trwania projektu przeprowadził analizę u swoich pracowników i doszedł do wniosku, że centrum wsparcia klienta częściowo musi być zlokalizowane w krajach niemiecko-języcznych ze względu na barierę językową.
Które z ograniczeń projektu najprawdopodobniej ulegnie zmianie?
Zakres–Czas–Koszt
Czas projektu został oszacowany na 6 miesięcy. Natomiast w projekcie zastosowaliśmy nowe rozwiązanie, które do tej pory nie było przetestowane w naszej firmie. W związku z czym, wdrożenie rozwiązania zajęło dwa miesiące dłużej niż zakładano, co spowodowało w rezultacie opóźnienie całego projektu. Z czego wynika opisana zmiana?
Zmiana w podanym przypadku wynika z niedoszacowania czasu na wdrożenie nowej technologii, której wcześniej nie znaliśmy. Nie jesteśmy w stanie się na to w 100% przygotować zarówno ze względu na plan, jak i ryzyko. Również kierownik projektu nie ponosi winy za niedoszacowania – szacunki są podawane przez ekspertów w danej technologii.
Jaką czynność należy wykonać w pierwszej kolejności otrzymując zmianę projektową?
W pierwszej kolejności zawsze najpierw analizujemy zmianę, jak wpływa na projekt.
Jaką czynność należy wykonać w pierwszej kolejności otrzymując zmianę projektową?
Po 2 miesiącach prowadzenia projektu okazało się, że praca z klientem zdalnie nie przynosi pożądanych rezultatów. Budżet zakładał obsługę zdalną, ale by ratować projekt część zespołu regularnie podróżuje do lokacji klienta → koszt, Klient w trakcie trwania projektu zmienił swój model dystrybucji towarów dla klientów końcowych przez co zażądał zmiany funkcjonalności w aplikacji do zarządzania łańcuchem dostaw → zakres, Ze względu na inny priorytet w organizacji klienta zażądał on od nas przesunięcia terminu rozpoczęcia projektu o 3 miesiące → czas
Czas projektu został oszacowany na 6 miesięcy. Natomiast w projekcie zastosowaliśmy nowe rozwiązanie, które do tej pory nie było przetestowane w naszej firmie. W związku z czym, wdrożenie rozwiązania zajęło dwa miesiące dłużej niż zakładano, co spowodowało w rezultacie opóźnienie całego projektu. Z czego wynika opisana zmiana?
Zmiana w podanym przypadku wynika z niedoszacowania czasu na wdrożenie nowej technologii, której wcześniej nie znaliśmy. Nie jesteśmy w stanie się na to w 100% przygotować zarówno ze względu na plan, jak i ryzyko. Również kierownik projektu nie ponosi winy za niedoszacowania – szacunki są podawane przez ekspertów w danej technologii.
Kto w projekcie powinien zatwierdzić zmianę mającą wpływ na budżet projektu?
Podobnie jak w przypadku zatwierdzania budżetu projektu, tak i w przypadku zmiany wpływającej na budżet zajmuje się tym sponsor projektu.
Wypuszczając zespół projektowy z kim powinniśmy przeprowadzić sesję i dostarczyć informację zwrotną z projektu (feedback)?
Z członkami zespołu projektowego, którzy raportowali do nas bezpośrednio w strukturze projektowej
W jakim miejscu powinniśmy gromadzić wszystkie ważne dokumenty projektowe, które na końcu powinny być przekazane wraz z raportem projektu?
W XXI wieku powinniśmy dokumenty projektowe gromadzić elektronicznie (chyba, że mamy jakieś specjalne dokumenty, które trzeba gromadzić papierowo, bo jest taki wymóg kontraktowy). Powinniśmy też unikać przechowywania dokumentów tylko na swoim komputerze, bo w przypadku awarii lub kradzieży wszystkie dane mogą zostać utracone.
Które z poniższych stwierdzeń jest argumentem za tym, aby nie czekać do samego końca ze zbieraniem danych projektowych potrzebnych do zamknięcia projektu?
W trakcie wykonywania projektu część zespołu odejdzie., Na samym końcu projektu jest przeważnie duża presja na czas i koszt, więc raport zamknięcia projektu może zostać zignorowany.
%-100%. Na końcu projektu ludzie przeważnie idą na urlop., Przy dłuższych projektach zespół może najzwyczajniej zapomnieć, co było przyczyną niektórych zdarzeń.
Określ, czy dane stwierdzenie jest elementem zamknięcia projektu
Podsumowanie planów urlopowych członków zespołu projektowego → nie, Otwarte akcje, których już nie wykonamy w projekcie → tak, Rejestr interesariuszy projektu → nie, Potwierdzenie odebrania przez klienta produktów projektu → tak
Który z wymienionych poniżej elementów powinien znaleźć się w raporcie końcowym projektu?
Zebrane doświadczenia, Potwierdzenie odebrania produktów projektu, Otwarte akcje po zakończeniu projektu
W której fazie projektu zgromadzimy najwięcej danych do zamknięcia projektu?
Dane do raportu końcowego powinniśmy zbierać przez cały czas trwania projektu i nie czekać z tym do ostatniej chwili. Natomiast w fazie wykonania możemy tych danych uzyskać jak najwięcej.
Wiesz, że kolega z firmy, pomimo braku certyfikacji projektowej, na każdym spotkaniu podkreśla, że on wie wszystko najlepiej, bo posiada certyfikat. Co powinieneś zrobić?
Porozmawiać z nim, aby przestał się tak zachowywać
Kto jest odpowiedzialny w projekcie za stworzenie „Kodeksu Etycznego Projektu”?
W projekcie nie tworzy się takiego dokumentu
Członkowie Twojego zespołu w swojej grupie naśmiewają się z zachowań kolegów z Indii, którzy pracują z Wami w strukturach zespołu wirtualnego. Co powinieneś zrobić?
Przeprowadzić rozmowę z członkami zespołu projektowego tłumacząc im, że są to nieodpowiednie zachowania i nie będziesz tego tolerować w swoim projekcie.
Klient, dla którego robisz projekt proponuje Ci karnet na weekend w SPA. Co robisz?
Sprawdzam w swojej organizacji, jaka jest polityka przyjmowania prezentów
Która z wymienionych praktyk odnosi się do skutecznej eskalacji?
Eskalując jakiś problem zawsze przedstawmy konsekwencję zaniechania, Eskalując daną osobę do kierownictwa wyższego szczebla, pamiętajmy, żeby podążać strukturą organizacyjną, Eskalacja powinna być skierowana do właściwej osoby
Ilu osób możemy się spodziewać, mając w projekcie przypisany pełny ekwiwalent pracy (FTE)?
Za mało informacji, aby to określić
W którym z wymienionych źródeł uzyskamy informacje o podobnych projektach prowadzonych w naszej organizacji?
Baza wiedzy naszej organizacji, Rozmowa z innymi kierownikami projektów, którzy prowadzili podobne projekty, Formularze wykorzystywane w naszej organizacji do prowadzenia projektów o podobnej specyfice
