Week 3: uitvoeren van de begroting

Question 1

PDCA-cyclus van Deming

Answer 1

• Plan: waarheen, hoe laat, route. Begroting opstellen
• Do: doen, starten. Jaarplannen maken, begroting realiseren
• Check: informatie komt binnen. Jaarrekening opstellen, voortgang monitoren
• Act: aanpassen. Bezuinigingen doorvoeren, extra investeren

Question 2

Control bestaat uit een aantal lagen, drie vormen/mechanismen:

Answer 2

• Operational control: effectiviteit en efficiëntie
• Budget control: betrouwbare financiën -> focus in dit vak
• Legal control: compliance, wettelijke vereisten

Question 3

Er zijn hard controls en soft controls

Answer 3

Hard controls:
- afdwingen van gewenst gedrag
- Gericht op procedures, criteria
- Onderdelen zoals functiescheiding, mandaat, werkinstructies, systemen

Soft controls:
- Stimuleren van gewenst gedrag
- Gericht op normen en waarden, gedrag, loyaliteit
- Gaat om leiderschap, vertrouwen. Arbeidsvoorwaarden, opleiden

Question 4

Drie kernsoorten van interne controle

Answer 4

• Scheiding van verantwoordelijkheden (autorisatie, betalen, geldigheid controleren)
• Controle van verplichtingen: automatische controle of er budget is voor bepaalde aankopen
• Verificatie van boekingen / Bank verzoening: koppelen van het banksysteem aan het accounting systeem

Question 5

Budgethouder

Answer 5

een manager met verantwoordelijkheid voor het beheersen van de uitgaven
van een project.

Question 6

Budgetary control:

Answer 6

het proces van het managen van inkomsten en uitgaven in
overeenstemming met het toegekende budget.

Question 7

Interne control:

Answer 7

een proces dat is ontworpen om een redelijke mate van zekerheid te bieden met betrekking tot het bereiken van doelstellingen in de volgende categorieën:
- Effectiviteit en efficiency van de uitvoering.
- Betrouwbaarheid van financiële rapportages.
- Nakoming van toegepaste wetten en regels.

Question 8

Doelen interne control:

Answer 8

• Om de activa te beschermen tegen verlies door fouten, diefstal, fraude, misbruik, wanbeheer of verspilling.
• Om te zorgen dat de organisatie voldoet aan relevante wet- en regelgeving en haar eigen interne beleid.
• Om ervoor te zorgen dat er volledige en nauwkeurige gegevens zijn.
• Om financiële en andere prestatierapporten te produceren die tijdig en nauwkeurig zijn.

Question 9

Twee scholen van interne controlesystemen:

Answer 9

Napoleonic school: elke transactie goedgekeurd door een financial controller.
Gecentraliseerde aanpak

Nordic school: publiek manager verantwoordelijk voor elke transactie, ook al heeft die in sommige gevallen de verantwoordelijkheid gedelegeerd.
Gedecentraliseerde aanpak

Question 10

Forecasting

Answer 10

Een noodzakelijk kwaad: berekenen voor een heel jaar wanneer welke uitgaven vallen en hoe het budget verdeeld moet worden over 12 maanden. hoe je budget per maand gaat verdelen

Question 11

Twee problemen bij forecasten:

Answer 11

De methode die gebruikt wordt:
- Opinion: snelste, makkelijkste en goedkoopste, zeker als de enige mening die van de budgethouder is.
- Trend: historische data gebruiken om te voorspellen wat er in de toekomst gaat gebeuren.
- Causal: als er een causaal verband is tussen een uitgaven/inkomsten en een ander item van data. Bijv. grootte schoonmaakkosten en de lengte van een weg

Bias: onzekere activiteit en forecaster weet dat die waarschijnlijk niet perfect gaat zijn, dus liever te pessimistisch forecasten. Soms forecasten mensen te optimistisch omdat ze een fout willen ontkennen of veel vertrouwen hebben.

Question 12

Christmas spending / March madness:

Answer 12

Aan het einde van het jaar geven managers nog
snel veel geld uit om hun budget op te maken.

Kan verminderd worden door:
- Strakkere regelingen zodat het moeilijker wordt om aan het einde van het jaar zomaar geld uit te geven.
Dingen die echt nodig zijn worden misschien niet gekocht.
Verplaatst het probleem naar een maand eerder.
- Rekening houden met budgetprestaties bij de jaarlijkse beoordeling
Overspending is niet jouw fout, underspending is jouw verdienste
- Het toestaan van budgethouders om gedurende het jaar budgetoverschrijvingen (virements) uit te voeren, zodat ze kunnen aanpassen tussen krappe en losse budgetten.
- Het mogelijk maken om een bedrag naar volgend jaar te schuiven, zodat het verstandig wordt uitgegeven i.p.v. overhaast.

Question 13

Commitment accounting

Answer 13

Gerelateerd aan accruals based accounting, maar is niet altijd mogelijk om de accruals mee te nemen. Is de waarde van de uitgaven die zijn vastgelegd door de budgethouder maar die nog niet hebben geresulteerd in een transactie in het boekhoudsysteem. Ook meenemen in het begrotingsrapport.

Question 14

Business cases

Answer 14

• Haalbaarheidsstudie voor inzicht in kosten en baten: Dient ter onderbouwing van een inversteringsbeslissing: altijd aan het onzekere begin van een besluit
  Geeft management inzicht in de kosten en opbrengsten van een potentieel inversteringsproject
• Zeker in de publieke sector is het niet eenvoudig een business case op te stellen omdat abstracte en onzekere kosten en opbrengsten niet altijd te preciseren zijn: Belangrijk is om altijd de aannames te expliciteren en deze vast te stellen met experts en managemetn (invlusief risicomarges)
  Business cases zijn altijd maatwerk
• Belangrijke methoden zijn de payback method en NPV / netto contante waarde

Question 15

Payback method

Answer 15

• Investeringen doen om op langere termijn baat te halen
• Toewerken naar een omslagpunt
• Cash outflow en inflow worden bij elkaar opgeteld voor elke periode, zo zie je wanneer deze cumulatief boven de nul uitkomen.
• Makkelijke en snel om te doen, simpelste methode.
• Maar: geeft geen inzicht in de timing van betalingen en de tijdswaarde van geld
  Geschikt voor kleine overzichtelijke projecten
• Vb. opknappen kantoor

Question 16

Netto present value methode (NPV) / Netto contante waarde

Answer 16

• Belangrijkste: houdt rekening met de tijdswaarde van geld (100 euro is vandaag meer waard dan 100 euro over tien jaar). Huidige waarde van geld wat je in de toekomst verwacht
• Waarde van toekomstige investeringen / winst worden ‘hedendaags’ gemaakt door te rekenen met een discount rate: levert geld op dat je in de toekomst verwacht, min het risico
• Als NPV positief is, dan is het haalbaar. Hogere NPV is over het algemeen beter. Totale contante waarde zet je af tegen de investering
• Opletten op de juiste discount rate gebruiken: maandelijks of jaarlijks
  Belangrijk om aannames te delen: welke discontovoet je gebruikt
• Vaak duidelijke afspraken over welke discontovoet

Question 17

Internal rate of return (IRR) / effectief rendement

Answer 17

• De discount rate die zorgt voor een saldo van baten en lasten van nul. Dus het effectief rendement is het percentage waarbij het geheel van baten en lasten nul is (en er quitte gespeeld wordt)
• Het is de discontovoet die leidt tot evenwicht in kosten en opbrengsten
• Voor projecten: hoe hoger de voet, hoe beter
  Als de rente tegenzit is er dus ruimte voor marge

Question 18

Als de inflatie niet voor alle inkomsten en uitgaven hetzelfde is, dan moet je er rekening mee
houden. Dit kan gedaan worden door de inflatie in de discount rate te verwerken:

Answer 18

• Nominale discount rate: om de verwachte inflatiepercentages toe te passen op elk item in de loop van het project en vervolgens een disconteringsvoet te gebruiken die inflatie toelaat.
• Real discount rate: alleen het verschil in inflatiepercentages toepassen op de componenten van de projecten zodat de relatieve verschillen duidelijk worden. (salaris stijgt 3%, algemene inflatie is 2%, dan hoef je maar 1% aan de kosten van salaris toe te voegen).

Question 19

Selecteren van de discount rate

Answer 19

In de private sector vaak kosten van kapitaal als discount rate. Is dus vaak de opportunity cost van kapitaal: het verwachte rendement op de beste alternatieve optie voor het project dat wordt overwogen. Maar is in de publieke sector complexer, soms ook gewoon vastgelegd. Soms de risicofactor als discount rate

Question 20

Partnerships: waarom samenwerken?

Answer 20

1. Geld besparen
2. Risico’s delen
3. Voldoen aan regels
4. Capaciteitsproblemen oplossen
5. Toegang tot kennis, geld en/of vaardigheden

Question 21

Managen van partnerships

Answer 21

• Budgeting en budgetary controls
  Begrotingen en budgetten raken verweven, gezamenlijke budgetten. Grote impact
• Managing changes
  Onvoorziene gebeurtenissen: crises, schade en dergelijke. Wie betaalt en beheert dat?
• Value for money:
  Waar voor je geld krijgen, doet de partij in kwestie dat nog steeds (ook ruim na de aanbesteding).
  Verbeteren diensten wel
• Dealing with errors
  Hoe ga je om met dingen die fout gaan, wie heeft leiding in uitvoering. Escalatiemechanismen. Hoe stop je met vormen van samenwerking?

Question 22

Aanbesteden van partnerships: drie begrippen / niveau’s

Answer 22

1. Commissioning: de strategische managementfunctie waar beslissingen worden genomen over de manier waarop diensten worden geleverd
2. Procurement: tactische functie: specificatie, zoeken naar geschikte leveranciers, regelen van contractvoorwaarden met de succesvolle bieder.
3. Purchasing: operationele functie: inkoop bij de juiste gecontracteerde leveranciers.

Question 23

Betaalmethoden partnerships:

Answer 23

1. Mijlpaal: als een bepaald punt is bereikt. Bij projecten.
2. Periodiek: als een bepaalde termijn is verstreken. Bij service delivery.

Question 24

Betaalmethode is gelinkt met risicoverdeling tussen de partners. Wat als het opeens meer of minder werk is dan van tevoren verwacht? Afhankelijk daarvan:

Answer 24

1. Vaste prijs: betekent dat de partner het volledige risico draagt dat te maken heeft met een toename of afname in volume voor dezelfde totale prijs;
2. Eenheidsprijs: betekent dat de partner geen risico loopt voor volumeveranderingen voor elke extra werkeenheid / inkomsten;
3. Volumebanden: betekent een compromis tussen vaste en eenheidsprijzen dat praktischer is om te gebruiken als het volume regelmatig verandert. De partner levert een vaste prijs voor elk van de gedefinieerde volumebanden, zodat de partner het risico draagt van volumeveranderingen binnen de tolerantie die wordt bepaald door een volumeband, maar als het volume buiten de band beweegt, wordt een andere vaste prijs verschuldigd.