V11 Controlling und Projektabschluss

Question 1

Was ist Controlling?

Answer 1

• Fortschrittskontrolle
• Projektsteuerung

Prozess aus Planung, Durchführung und Kontrolle.

Am Ende der Durchführung werden die Ist-Werte erfasst. Daraufhin wird ein Soll-Ist-Vergleich gemacht, um zu schauen, ob die Werte miteinander übereinstimmen.

Bsp. Wenn die Kosten viel höher und der Ertrag viel niedriger ist, muss man etwas unternehmen.

• > Steuernde Maßnahmen
• > Planung von Soll-Vorgaben

Question 2

Planung-Durchführung-Controlling-Kreislauf

Answer 2

Wir haben eine Zielsetzung und legen Plangrößen fest. Daraufhin erfolgt die Durchführung.

Dann messen wir und wenn wir Abweichungen feststellen, versuchen wir diese zu beseitigen.

Question 3

Was wird gemessen?

Also wie wird der Fortschritt kontrolliert?

Answer 3

Projekt-Maße (Kennzahlen) sind die jeweiligen Ziele aus den Kategorien:

1. Produktqualität: Funktionalität, Benutzbarkeit, Zeitverhalten, Wartbarkeit, Übertragbarkeit, etc.
2. Prozessqualität: Produktivität, Prozessfehlerraten, Einhaltung der Regeln, Methoden etc.
3. Quantität: LOS, FP, Aufwand (PM, Kosten,…), Entwicklungszeit

Die jeweiligen Maße werden mit Messmethoden und -prozeduren gemessen.

Question 4

Wie steuern? (1)

1. Wie können kleinere entdeckte Abweichungen, die aber Symptome größerer Problemursachen sein können, auf den Plan zurück geholt werden?
2. Was kann man tun, wenn der Fertigstellungstermin verzögert ist?
3. Was kann man bei Kostenüberschreitung tun?

Answer 4

1. Unmittelbare Maßnahmen bringen kleinere entdeckte Abweichungen* auf den Plan zurück.
   z. B. Überstunden, kurzfristig Personal-Umverteilung, leistungsfähigere Rechner für Kompilation & Tests o. Software zukaufen
2. Ist der Fertigstellungstermin verzögert?

Ggf. Schrittweise (Entwicklung u.) Auslieferung bei Auftraggeber verhandeln.

3. Was tun bei Kostenüberschreitung?

Beitrag von Auftraggeber kann man nur dann erwarten, wenn er nachweislich Mehrleistung gefordert hat oder seinen vertraglichen Pflichten nicht nachgekommen ist → daher wichtig: Auftraggeberverhalten dokumentieren!

Question 5

Wie steuern? (2)

1. Womit können Problemursachen, wie unrealisitische Planungsannahmen, schlechte Leistungen im Projektteam oder ein nicht vorhergesehenes technisches Problem, bekämpft werden?
2. Wovon ist abzuraten?
3. Was kann man bei massiver Schieflage des Projekts tun?

Answer 5

Problemursachen können über mittelbare Maßnahmen bekämpft werden. Eigentliches Problem lokalisieren und wenn möglich beheben!

Achtung: Es ist davon abzuraten, das Projektteam zu vergrößern o. es bis zum Ende zu verheimlichen!

Was tun bei massiver Schieflage des Projekts?
Mit AG Reduktion der Produktanforderungen auf Kernfunktionalitäten verhandeln & reduzierte Software mit wenigen Spitzenentwicklern fertigstellen.

Question 6

Projektdokumentation

1. Wie wird dokumentiert?
2. Was wird dokumentiert?
3. Für wen wird dokumentiert?

Answer 6

Wie wird dokumentiert?

Email, Web/Intranet, Telefon, Fax…

Was wird dokumentiert?

Sachstands, Kosten-, Zeit-Fortschrittsbericht, Status Arbeitspakete… PL, PM, PA

Für wen wird dokumentiert?

PL, Lenkungsausschuss, Führungsebene, …

PL = Projektleiter
PM = Projektmitglieder
PA = Projekt-Assistent

• Wichtig: Als PL niemals vergessen, dass der Vertrag erfüllt und das Projekt zum Erfolg gebracht werden muss. Daher muss der Fortschritt kontrolliert und dokumentiert werden!!!*
• Earned Value Methode: Bei ihr hat man die Kosten, den Zeitfortschritt, die Arbeitspakete und den Status*

Question 7

Zähle die 7 Projekt-Dokumente des V-Modells auf.

Answer 7

Protokoll

Sachstandsbericht

Projektabschlussbericht

Sachbericht

Aktennotiz

Interne Mitteilung

Einladung

Question 8

Projekt-Dokumente im V-Modell

1. Protokoll
2. Sachstandsbericht
3. Projektabschlussbericht

#s3gt_translate_tooltip_mini { display: none !important; }

Answer 8

Protokoll

Dokumentation über Verlauf und Resultate einer Besprechung

Sachstandsbericht

Bericht des AN an AG über Projekt-Stand im Abgleich zum Projektplan.

Projektabschlussbericht

Besondere Ausprägung des Sachstandsberichtes. Gibt Gesamtschau über Projektverlauf und wird mit entwickeltem Produkt übergeben. Enthält Hinweis, wie mit den Projektergebnissen und -produkten* weiter verfahren wird.

Question 9

Projekt-Dokumente im V-Modell

4. Sachbericht
5. Aktennotiz

Answer 9

Sachbericht

Beinhaltet technische Gutachten, Stellungnahmen oder Bewertungen.

Bsp. Dokumentation der Risikoanalyse oder alternativer Maßnahmen inkl. einer Bewertung, Marktsichtung und Gutachten über verwendbare Fertigprodukte, Vergleiche von technischen Lösungen, Realisierbarkeitsuntersuchungen, usw.

Aktennotiz

Bericht über technische / administrative Belange von projektübergreifendem Interesse, die den Projektverlauf aus Management-Sicht oder die Systementwicklung aus technischer Sicht in entscheidendem Maße mitbestimmen und zu Projektbeginn noch nicht bekannt / entscheidbar waren.

Question 10

Projekt-Dokumente im V-Modell

6. Interne Mitteilung
7. Einladung

Answer 10

Interne Mitteilung

Projektinterne Mitteilung technischen/administrativen Inhalts, die von jedem Projektmitarbeiter ohne vorherige Absprache verfasst werden kann.

Einladung

Beinhaltet notwendigen organisatorischen Daten für Zusammenkünfte innerhalb des Projektes. Enthält Angaben über Thema und angestrebtes Ziel.

Question 11

!!!

Projektabschluss

Liste und erläuter die wesentlichen Elemente des Projektabschlusses.

Answer 11

1. Administrativen Abschlussarbeiten
2. Organisatorische Abschlussarbeiten
3. Abschlussanalyse (wrap-up)
4. Abschlussritual (Feier): Abschluss und Neubeginn sichtbar machen.
5. Administrativen Abschlussarbeiten

Projektresultate und -unterlagen archivieren.

2. Organisatorische Abschlussarbeiten

Projektorganisation auflösen und Projektmitarbeiter in neue Aufgaben unterbringen.

3. Abschlussanalyse (wrap-up)

Projektkennzahlen zur Planung späterer Projekte festhalten.

Mind. Standpunkte des Projektleiters, eines erfahrenen Entwicklers und eines Mitarbeiters des Lenkungsausschusses berücksichtigen. Kurz herausragende Ereignisse im Projektverlauf dokumentieren. Gute und schlechte Erfahrungen sammeln. -> Aus Fehlern lernen.

Ursachen von Problemen und mögliche Maßnahmen zur Bekämpfung diskutieren und protokollieren.

Wichtig: Wesentliche Projektcharakteristika* über längeren Zeitraum konstant halten, um vergleichbare Werte für Planung und Durchführung des nächsten Projekts zu bekommen.

4. Abschlussritual (Feier) Abschluss und Neubeginn sichtbar machen.