Technik und Organisation der doppelten Buchführung nach HGB

Question 1

Was ist ein Inventar und eine Inventur?

Answer 1

Inventar

Dieser Begriff beschreibt die Aufstellung von Vermögensgegenständen und Schulden.

Inventur

Dieser Begriff meint die Erfassung von Vermögensgegenständen und Schulden.

Nach § 240 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, zu Beginn der Betriebstätigkeit und zu jedem Bilanzstichtag (zumeist der 31.12. eines Jahres) ein Inventar zu erstellen, in dem er seine einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden art- und wertmäßig verzeichnet. Die Differenz aus der Summe der Vermögenwerte und der Summe der Schulden ergibt dann das Reinvermögen bzw. Eigenkapital (Coenenberg et al., 2016b, S. 61) Um ein Inventar erstellen zu können, muss der Unternehmer zunächst eine Inventur durchführen. Dies macht er, indem er alle seine Vermögensgegenstände und Schulden aufnimmt. Bei den Inventurverfahren kann zwischen der Art und dem Zeitpunkt unterschieden werden, wobei gesetzlich teils gewisse Erleichterungen definiert werden.

Question 2

Was sind die zwei Varianten der Inventur?

Answer 2

Art der Inventur

Hinsichtlich der Art der Bestandsaufnahme werden zwei Varianten unterschieden (Hufnagel & Burgfeld-Schächer, 2018, S. 12):

die körperliche Bestandsaufnahme durch Zählen (z. B. Bauteile, Kasse), Wiegen (z. B. Rohstoff) oder Messen (z. B. Ölmenge in einem Vorratstank) und

die Buchinventur bei nicht körperlichen Vermögensgegenständen (z. B. Forderungen, Verbindlichkeiten) auf Grundlage von Belegen (Dokumenten).

Question 3

Was sind zwei weitere wichtige Aspekte der Inventur und des Inventars?

Answer 3

Zeitpunkt der Inventur

Das Inventar ist zum Bilanzstichtag aufzustellen, sodass die Inventur grundsätzlich am Bilanzstichtag stattfinden sollte (Stichtagsinventur). Neben der Stichtagsinventur (bzw. der ausgeweiteten Stichtagsinventur in einem Zeitraum von zehn Tagen vor bis zehn Tagen nach dem Abschlussstichtag) kann eine vor- oder nachverlegte Inventur (§ 241 Abs. 3 HGB) oder auch eine permanente Inventur (§ 241 Abs. 2 HGB) mit laufender Bestandskontrolle zur Anwendung kommen (Quick/Wolz 2016, S. 25).

Darstellung des Inventars

Da die Informationen des Inventars dann aggregiert in die Bilanz eingehen, wird das Inventar typischerweise in Orientierung an die Gliederung der Bilanz dargestellt (Schwien/Hoffmeister 2020, S. 31).

Question 4

Erkläre die Bilanz

Answer 4

Die Informationen des Inventars werden in der Bilanz aggregiert und systematisch gegliedert in Form eines T-Kontos dargestellt. Auf der linken Seite der Bilanz (Aktiva) werden die Vermögensgegenstände dargestellt. Auf der rechten Seite (Passiva) wird das Kapital unterschieden in Schulden (Fremdkapital) und Eigenkapital aufgezeigt. Da sich das Eigenkapital aus der Differenz von Vermögen und Schulden ergibt, sind beide Seiten der Bilanz immer ausgeglichen. Es gilt: Summe der Aktiva = Summe der Passiva. Interpretiert werden kann das Eigenkapital als „Schulden“ gegenüber dem bzw. den Eigentümer(n) des Betriebs (Hufnagel/Burgfeld-Schächer 2018, S. 17).

Die Aktivseite der Bilanz wird auch als Mittelverwendung bezeichnet, d. h., wofür die finanziellen Mittel bzw. das Kapital investiert wurden bzw. worin diese gebunden sind. Die Passivseite zeigt die Mittelherkunft, also woher die finanziellen Mittel bzw. das Kapital stammen (Coenenberg et al., 2016b, S. 64).

Im Anlagevermögen sind in der Bilanz nur all jene Gegenstände auszuweisen, die dem Betrieb auf Dauer dienen sollen (§ 247 Abs. 2 HGB). Hierzu zählen beispielsweise längerfristig zu nutzende Büromöbel oder Maschinen. Zum Umlaufvermögen gehören dagegen Vermögensgegenstände, die schnell umgesetzt bzw. verkauft werden sollen wie beispielsweise Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (LuL; werden zeitnah bezahlt) und Waren (werden zeitnah verkauft).

Question 5

Wie ist die Aktiva Seite aufgebaut?

Answer 5

Aktiva

Anlagevermögen

immaterielle VG

Sachanlagen

Finanzanlagen

Umlaufvermögen

Vorräte

Forderungen

Wertpapiere

liquide Mittel

Rechnungsabgrenzungsposten

Question 6

Wie wird die Passiva Seite aufgebaut?

Answer 6

Passiva

Eigenkapital

gezeichnetes Kapital

Rücklagen

Jahresüberschuss/-fehlbetrag

Fremdkapital (Schulden)

Rückstellungen

Verbindlichkeiten

Rechnungsabgrenzungsposten

Question 7

Erkläre die GuV

Answer 7

Im Rahmen der Gewinn- und Verlustrechnung wird der Periodenerfolg des externen Rechnungswesens ermittelt. Dieser wird als Jahresüberschuss bzw. (Bilanz-)Gewinn oder als Jahresfehlbetrag bzw. (Bilanz-)Verlust als Teil des Eigenkapitals in der Bilanz aufgeführt. Bei einem Gewinn kommt es zur Mehrung des Eigenkapitals, bei einem Verlust zu einer Verringerung. Der Gewinn lässt sich auf zweierlei Weise ermitteln:

Betriebsvermögens- bzw. Eigenkapitalvergleich,

Gegenüberstellung von Aufwendungen und Erträgen.

Die Gewinnermittlung durch Gegenüberstellung von Aufwendungen und Erträgen basiert auf der Buchführung, wobei die Aufwendungen und Erträge zum Bilanzstichtag überführt werden (Coenenberg et al. 2020, S. 108). Die Berechnung des Periodenerfolgs erfolgt dann wie folgt:

Erträge des Wirtschaftsjahres - Aufwendungen des Wirtschaftsjahres = Gewinn oder Verlust (Eigenkapitalzunahme oder -abnahme)

Question 8

Wie funktioniert die Verbuchung von Geschäftsvorfällen?

Answer 8

Konten und doppelte Buchführung

Die in der Buchführung zu erfassenden Geschäftsvorfälle führen zu Veränderungen in den Bilanzpositionen. Angesichts der Vielzahl an Geschäftsvorfällen im Laufe eines Jahres in einem Betrieb wäre das ständige Aufstellen einer neuen Bilanz nicht sinnvoll. Stattdessen erfolgt eine Zerlegung der Eröffnungsbilanz (= Schlussbilanz des Vorjahres) in einzelne Konten, über die die Geschäftsvorfälle während des Geschäftsjahres gesammelt werden.

Die Konten werden dann zum Bilanzstichtag in die Schlussbilanz abgeschlossen. Dieses System wird auch als Buchungskreislauf bezeichnet (Coenenberg et al., 2021, S. 95, 116).

Question 9

Was ist ein Buchungssatz

Answer 9

Buchungssatz

Ein Geschäftsvorfall wird schematisch erfasst und verbucht.

Question 10

Wie wird gebucht an und mit Konten?

Answer 10

Konten haben – wie die Bilanz, aus der sie abgeleitet werden – zwei Seiten. Die linke Seite heißt Soll (S), die rechte Haben (H).

Mittels eines Buchungssatzes wird ein Geschäftsvorfall auf den Konten erfasst. Ein Buchungssatz benennt unter Angabe des zu buchenden Betrags …

… zuerst das Konto mit der Sollbuchung,

dann das Wort „an“ und

zuletzt das Konto mit der Habenbuchung.

Question 11

Was ist eine doppelte Buchführung?

Answer 11

Doppelte Buchführung

Dieser Begriff meint, dass alle Geschäftsvorfälle auf mindestens zwei Konten gebucht werden.

Es wird von der doppelten Buchführung gesprochen, da jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Konten gebucht wird. Auf einem der beiden Konten wird im Soll gebucht, auf dem anderen im Haben. Ein Buchungssatz lautet also: Konto A an Konto B

Konto A wird hier also im Soll gebucht und Konto B im Haben. Da auf beiden Seiten jeweils nur ein Konto beteiligt ist, müssen die beiden Geldbeträge auch gleich sein. Sind mehrere Konten auf beiden Seiten beteiligt, müssen die Summen der Geldbeträge jeweils gleich sein.

Question 12

Was ist wichtig bei den Begriffen von Soll und Haben in der Buchführung?

Answer 12

Die Begriffe Soll und Haben sind im Kontext der Buchführung wertfrei zu verstehen. Sie haben nicht die Bedeutung wie beim privaten Girokonto, wo beispielsweise „im Soll“ stehen bedeutet, dass das Konto überzogen ist.

Welches Konto im Soll und welches im Haben eines Buchungssatzes steht, hängt davon ab, um welche Art des Kontos es sich handelt. Hierbei wird grundlegend zwischen Bestands- und Erfolgskonten unterschieden.

Question 13

Was sind Bestandskonten?

Answer 13

Bestandskonten

Sie erfassen die Bestände von Bilanzpositionen und ihre Veränderungen.

In Bestandskonten werden zu Beginn des Geschäftsjahres die Bestände aus den Bilanzpositionen aufgenommen, über das Geschäftsjahr die Veränderungen gesammelt und dann der Schlussbestand am Ende des Geschäftsjahres in die Schlussbilanz überführt. Entsprechend der Seiten der Bilanz werden zwei Arten von Bestandskonten unterschieden (Hufnagel/Burgfeld-Schächer 2018, S. 33):

In den Aktivkonten werden die Bestände der Aktivseite der Bilanz erfasst. Der Anfangsbestand und die Zugänge werden im Soll erfasst, die Abgänge und der Schlussbestand als Saldo im Haben.

In den Passivkonten werden die Bestände der Passivseite der Bilanz erfasst. Der Anfangsbestand und die Zugänge werden im Haben erfasst, die Abgänge und der Schlussbestand als Saldo im Soll.

Aktivkonto

Das ist ein aus der Aktivseite der Bilanz abgeleitetes Bestandskonto.

Passivkonto

Das ist ein aus der Passivseite der Bilanz abgeleitetes Bestandskonto.

Question 14

Erkläre die Eröffnung von Bestandskonten

Answer 14

Die Übertragung der Anfangsbestände aus der Bilanz auf die Bestandskonten erfolgt über Buchungen. Da die Anfangsbestände von Aktivkonten auch in der Bilanz auf der Soll-Seite stehen (genau umgekehrt ist es bei Passivkonten), müssen die Positionen der Eröffnungsbilanz zunächst in das zu ihr spiegelverkehrte Eröffnungsbilanzkonto (EBK) als Hilfskonto übernommen werden. Aus dem Eröffnungsbilanzkonto werden dann die Anfangsbestände in die jeweiligen Aktiv- und Passivkonten gebucht (Coenenberg et al., 2016b, S. 99–100):

Aktivkonto

… €

an

EBK

… €

EBK

… €

an

Passivkonto

… €

Question 15

Was ist eine Schlussbilanz?

Answer 15

Schlussbilanz

Die Schlussbilanz ist die Bilanz nach Abschluss aller Konten am Jahresende.

Question 16

Was ist ein Schlussbilanzkonto?

Answer 16

Schlussbilanzkonto

Das Schluss­bilanzkonto ist das Abschlusskonto für Bestandskonten. Es wird in die Bilanz übernommen.

Die Schlussbestände werden dann in die Schlussbilanz übernommen, wobei ein sogenanntes Schlussbilanzkonto als Vorlage zur Erstellung der Schlussbilanz dient. Da die Schlussbestände auf den Aktivkonten im Haben und auf den Passivkonten im Soll stehen, müssen diese mittels Abschlussbuchungen auf das Schlussbilanzkonto übertragen werden. Die Abschluss­buchungen lauten schematisch wie folgt:

Schlussbilanz

… €

an

aktives Bestandskonto

… €

Passives Bestandskonto

… €

an

Schlussbilanzkonto

… €

Question 17

Wie gliedert sich das Buchen von Geschäftsvorfällen auf Bestandskonten?

Answer 17

Grundsätzlich lassen sich erfolgsneutrale und erfolgswirksame Geschäftsvorfälle unterscheiden. Erfolgsneutrale Bilanzveränderungen verändern die Höhe der Aktivpositionen und/oder die Höhe des Fremdkapitals, nicht aber die Höhe des Eigenkapitals. Es werden folgende erfolgsneutrale Bilanzveränderungen unterschieden:

Aktivtausch

↑↓ (Aktiva)

Passivtausch

↑↓ (Passiva)

Aktiv-Passiv-Mehrung

↑ (Aktiva)

↑ (Passiva)

Aktiv-Passiv-Minderung

↓ (Aktiva)

↓ (Passiva)

Question 18

Erkläre Aktivtausch etc.

Answer 18

Aktivtausch

Zunahme einer Aktivposition bei gleich­zeitiger Abnahme einer anderen Aktivposition

(„Aktivkonto“ an „Aktivkonto“)

Kauf von Waren (Zugang Vorräte) mittels Barzahlung (Abnahme Kasse): Waren an Kasse

Passivtausch

Zunahme einer Passivposition bei gleichzeitiger Abnahme einer anderen Passivposition

(„Passivkonto“ an „Passivkonto“)

Lieferantenschuld (Abgang Verbindlichkeiten aus LuL) wird mittels Aufnahme eines Bankkredits (Zugang Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten) beglichen: Verbindlichkeiten aus LuL an Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinsitituten

Aktiv-Passiv-Mehrung

Zunahme einer Aktivposition bei gleich­zeitiger Zunahme einer Passivposition

(„Aktivkonto“ an „Passivkonto“)

Kauf einer Maschine (Zugang technische Anlagen und Maschinen) auf Ziel (Zugang Verbindlichkeiten aus LuL): technische Anlagen und Maschinen an Verbindlichkeiten aus LuL

Aktiv-Passiv-Minderung

Abnahme einer Aktivposition bei gleich­zeitiger Abnahme einer Passivposition

(„Passivkonto“ an „Aktivkonto“)

Bezahlung einer Lieferantenrechnung (Abgang Verbindlichkeiten aus LuL) durch Banküberweisung (Abgang Bank): Verbindlichkeiten aus LuL an Bank

Question 19

Was sind Erfolgskonten in detaillierter?

Answer 19

Erfolgswirksame Bilanzveränderungen, d. h., diejenigen, die die Höhe des Eigenkapitals beeinflussen, werden auf den sogenannten Erfolgskonten als Unterkonten des Eigenkapitalkontos erfasst.

Aufwandskonten und Ertragskonten sind die sogenannten Erfolgskonten. Im Gegensatz zu Bestandskonten haben Erfolgskonten keinen Anfangsbestand, sodass keine Eröffnungsbuchungen notwendig sind. Auch haben sie keinen Schlussbestand. Vielmehr ergibt sich ihr Saldo als Summe der effektiven Aufwendungen bzw. Erträge, indem von den gesammelten Aufwendungen bzw. Erträgen etwaige Stornierungen oder Erstattungen (z. B. für versehentlich doppelt bezahlte Rechnung) abgezogen werden (Coenenberg et al. 2021, S. 107).

Die Erfolgskonten sind Unterkonten des GuV-Kontos, d. h., die Salden der Erfolgskonten werden zum Bilanzstichtag in das GuV-Konto übernommen und bilden somit die Grundlage der GuV. Allgemein lauten hierbei die Buchungssätze (Coenenberg et al., 2016b, S. 108):

Question 20

Was sind Erfolgskonten?

Answer 20

Das ist ein Überbegriff für Aufwands- und Ertragskonten.

Question 21

Was sind Aufwandskonten?

Answer 21

Sie erfassen Geschäftsvorfälle, die das Eigenkapital mindern.

Question 22

Was sind Ertragskonten?

Answer 22

Ertragskonten

Sie erfassen Geschäftsvorfälle, die das Eigenkapital erhöhen.

Question 23

Wie lauten die Buchungssätze für Ertragskonten im Allgemeinen?

Answer 23

uV-Konto

… €

an

Aufwandskonto

… €

Ertragskonto

… €

an

GuV-Konto

… €

Der über das GuV-Konto ermittelte Gewinn bzw. Verlust wird dann wiederum in das Eigenkapitalkonto übertragen und führt somit zu einer Mehrung bzw. Minderung des Eigenkapitals.

Question 24

Buchen von Geschäftsvorfällen auf Erfolgskonten

Answer 24

Aufwandskonto

… €

an

Aktivkonto

… €

Aktivkonto

… €

an

Ertragskonto

… €

Question 25

Was ist ein typisches Aufwandskonto?

Answer 25

Ein typisches Aufwandskonto stellen die Löhne und Gehälter dar. Die Bezahlung der Löhne per Banküberweisung ist dann beispielsweise mit folgendem Buchungssatz verbunden:

Löhne und Gehälter

… €

an

Bank

… €

Question 26

Was ist ein typisches Erfolgskonto?

Answer 26

Ein typisches Erfolgskonto stellen die Umsatzerlöse dar. Wird eine Leistung auf Ziel verkauft, ergibt sich folgender Buchungssatz:

Forderungen aus LuL

… €

an

Umsatzerlöse

… €

Question 27

Beispiel

Answer 27

Der IT-Händler Herr Beispiel hat im Laufe des Geschäftsjahres 03 folgende Geschäftsvorfälle zu erfassen (die Umsatzsteuer bleibt aus Vereinfachungsgründen hier noch unberücksichtigt):

Herrn Beispiel sind Aufwendungen für Büromaterial in Höhe von 2.000 Euro und für Löhne in Höhe von 11.000 Euro entstanden.

Auf der anderen Seite hat er aus Verkäufen 30.000 Euro eingenommen (jeweils unmittelbar dem Bankkonto gutgeschrieben). Außerdem erhielt er Zinsen in Höhe von 400 Euro, die ebenfalls seinem Bankkonto gutgeschrieben wurden.

Die Buchungssätze hierfür lauten:

Bürobedarf (Aufwand)

2.000 €

an

Bank

2.000 €

Löhne

11.000 €

an

Bank

11.000 €

Bank

30.000 €

an

Umsatzerlöse

30.000 €

Bank

400 €

an

Zinserträge

400 €

Kannst du das in Aufwands- und Ertragskonten einpflegen? Und dann GuV-Konto?

Question 28

Wie organisiert sich die doppelte Buchführung?

Answer 28

Um die doppelte Buchführung umzusetzen, bedarf es sogenannter Bücher, um die Geschäftsvorfälle zu erfassen, und auch der Festlegung der Konten in einem Kontenplan, um sie zu verbuchen. All dies wird heutzutage softwaregestützt digital abgebildet. Zudem sind Belege geeignet zu organisieren.

Question 29

Wie werden Geschäftsvorfälle eingetragen?

Answer 29

Geschäftsvorfälle werden in den Büchern der doppelten Buchführung erfasst. Diese werden in Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbücher differenziert (Coenenberg et al. 2021, S. 123).

Question 30

Was ist ein Grundbuch?

Answer 30

In einem Grundbuch werden sämtliche Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge aufgezeichnet. Die Eintragungen müssen gemäß § 239 Abs. 2 HGB vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen. Es müssen das Datum, ein Verweis auf den Beleg, der Betrag und der Buchungssatz angegeben werden. Die Eintragungen im Grundbuch werden in das Hauptbuch auf die Sachkonten und ggf. in die Nebenbücher übertragen.

Question 31

Was ist das Hauptbuch?

Answer 31

Das Hauptbuch beinhaltet die Sachkonten (Bestands- und Erfolgskonten). Es ist die Grundlage für die Erstellung des Jahresabschlusses. Hierbei werden die Erfolgskonten zur GuV und die Bestandskonten zur Bilanz zusammengefasst.

Question 31

Was sind Nebenbücher?

Answer 31

Ergänzend werden Nebenbücher geführt. Diese enthalten Detailinformationen, die aus den Sachkonten des Hauptbuches nicht ersichtlich sind. So ist es beispielsweise problemlos möglich, aus dem Hauptbuch den Gesamtbetrag der Forderungen zu erfahren. Um aber herauszufinden, wie hoch der Stand der Forderungen bei einem einzelnen Kunden ist, bedarf es Detailinformationen.

Question 32

Was ist ein Kontenplan?

Answer 32

Kontenplan

Ein Kontenplan ist die Aufstellung aller für ein Unternehmen relevanten Konten.

Für eine strukturierte Buchführung muss ein Betrieb für sich individuell einen Plan der Konten definieren, auf denen dann die Buchungen stattfinden. Dieser individuelle Kontenplan wird typischerweise auf Grundlage eines allgemeinen Kontenrahmens gebildet (Hufnagel/Burgfeld-Schächer 2018, S. 30). Hierbei können Konten des Kontenrahmens weggelassen, ergänzt oder auch erweitert werden (Coenenberg et al., 2021, S. 125–126).

Question 33

Was ist ein Kontenrahmen?

Answer 33

Kontenrahmen

Ein Kontenrahmen ist ein Verzeichnis aller für eine Branche gebräuchlichen Konten.

Kontenrahmen sind überbetriebliche Organisations- und Gliederungspläne von Konten. So haben einzelne Branchen wie Großhandel, Industrie oder Einzelhandel spezielle Kontenrahmen, die auf die jeweiligen branchenspezifischen Bedürfnisse der entsprechenden Unternehmen zugeschnitten sind.

Kontenrahmen sind numerisch gegliedert. Zunächst werden Kontenklassen (von 0 bis 9) gebildet. Diese werden dann in Kontenuntergruppen untergliedert, in denen die einzelnen Konten stehen. Zur exakten Bezeichnung dieser einzelnen Konten werden vierstellige Kontonummern verwendet. Auf diese Weise ist jedes Konto schnell auffindbar. Zudem bleibt die Struktur der Buchhaltung jederzeit nachvollziehbar.

Question 34

Was ist ein Beleg?

Answer 34

Beleg

Ein Beleg ist ein Dokument, das einen Geschäftsvorfall belegt und somit Grundlage der Buchung.

Jeder Buchung liegt ein Geschäftsvorfall zugrunde. Für jeden Geschäftsvorfall muss es einen Beleg geben. Ein Beleg ist ein Dokument, das die Richtigkeit von Angaben über einen Geschäftsvorfall nachweist (Coenenberg et al. 2021, S. 127). Die Grundregel der Buchführung lautet: Keine Buchung ohne Beleg!

Question 35

Welche Bestandteile sollte ein Beleg enthalten?

Answer 35

Ein Beleg sollte folgende Bestandteile enthalten:

Betrag sowie ggf. ergänzende Mengenangaben,

Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls,

erläuternde Dokumentation zum Geschäftsvorfall,

Unterschrift eines Zeichnungsberechtigten.

Es lassen sich externe und interne Belege unterscheiden. Externe Belege bzw. Fremdbelege entstehen außerhalb des Unternehmens. Beispiele sind Eingangsrechnungen, Kontoauszüge und Lieferscheine. Interne Belege bzw. Eigenbelege werden im Unternehmen selbst erstellt, also beispielsweise Ausgangsrechnungen oder Materialentnahmescheine.

Question 36

Was sind die Aufbewahrungsfristen der Belege?

Answer 36

Im Umgang mit Belegen sind die Aufbewahrungsfristen des § 257 Abs. 1 und 4 HGB zu beachten. Für Buchungsbelege sind dies z. B. 10 Jahre. Die Belege müssen vollständig und systematisch mit fortlaufender Nummerierung aufbewahrt werden, um eine nachträgliche Kontrolle der Geschäftsvorfälle zu ermöglichen. Auf jedem Beleg ist zu vermerken, auf welchen Konten er verbucht worden ist (Vermerk der Kontierung und Buchungsanweisung). Es kann also problemlos jeder Buchung der ihr zugrunde liegende Beleg zugeordnet werden.

Question 37

Zusammenfassung

Answer 37

Jeder Kaufmann muss nach § 240 HGB zu Beginn seines Handelsgewerbes und zu jedem Bilanzstichtag mittels einer Inventur ein Inventar erstellen. Aus dem Inventar kann die Bilanz abgeleitet werden. Die Bilanz unterteilt sich in Aktiva und Passiva. Die Aktivseite gibt Aufschluss über die Mittelverwendung und die Passivseite über die Mittelherkunft.

Aus den einzelnen Bilanzposten werden die Bestandskonten abgeleitet. Das Eigenkapitalkonto wird weiter in Aufwands- und Ertragskonten aufgeteilt. Mithilfe all dieser Konten werden Geschäftsvorfälle im Rahmen der doppelten Buchführung erfasst.

Auf Bestandskonten werden Mehrungen auf derselben Seite verbucht wie die Anfangsbestände. Minderungen werden auf der gegenüberliegenden Seite verbucht. Erfolgsneutrale Geschäftsvorfälle lassen sich einteilen in Aktivtausch, Passivtausch, Aktiv-Passiv-Minderung, Aktiv-Passiv-Mehrung und Aufwand und Ertrag.

Wenn ein Geschäftsvorfall das Eigenkapital verändert, wird er als erfolgswirksamer Geschäftsvorfall auf einem Aufwands- bzw. Ertragskonto verbucht. Aufwendungen werden im Soll gebucht und Erträge im Haben. Die Differenz zwischen Erträgen und Aufwendungen ist der Gewinn oder Verlust. Er wird in das Eigenkapital übertragen.

Die Bücher der Buchführung lassen sich in Grundbuch (Erfassung in chronologischer Reihenfolge), Hauptbuch (Sachkonten als Grundlage für die Erstellung des Jahresabschlusses) und Nebenbücher (mit ergänzenden Einzelinformationen) gliedern.

Ein nach einheitlichen Prinzipien gestalteter Organisationsplan für Konten wird Kontenrahmen genannt. Jedes Unternehmen entnimmt diesem die jeweils benötigten Konten und stellt daraus einen unternehmensindividuellen Kontenplan zusammen.

Keine Buchung ohne Beleg! Es ist gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) auf eine vollständige und systematische Belegablage und die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 257 Abs. 4 HGB) zu achten.