Skipulagning vinnutíma, forgangsröðun og útdeiling verkefna - 15.ágúst Flashcards
Í hverju felst skipulagning á vinnutíma?
Skipulagning á vinnutíma er í raun sjálfsstjórnun sem hefur það að markmiði að gera meira á skemmri tíma og forgangsraða verkefnum
Hvers vegna er mikilvægt að skipuleggja tímann?
- Aukin krafa um meiri afköst á styttri tíma því þarf að nýta tímann sem best
- Tryggja hjúkrunarmeðferð sjúklinga og öryggi þeirra
- Aðferð til að minnka streitu og álag og auka afköst
Lykilatriði í því að skipuleggja tímann sinn er að forgangsraða því sem gera þarf, stjórna krísum, minnka streitu og hafa jafnvægi milli vinnu og einkalífs
Um hvað snýst árangursrík tímastjórnun ?
- Ná markmiðum í námi og starfi
- Framkvæma meira á styttri tíma
- Skipuleggja eigin vinnu
- Njóta vinnunnar/námsins
- Auka skilvirkni
Til hvers leiðir árangursrík tímastjórnun ?
- Meiri tími er til að vinna að verkefnum sem skipta máli fyrir faglegan þroska
- Betra jafnvægi milli vinnu og einkalífs
- Meiri starfsánægja
- Meiri tími til að sinna því sem er skemmtilegt !
Árangursrík tímastjórnun og hjúkrunarfræðinemar :)))))))
- Betri námsárangur
- Kvíði minnkar (??:))
- Minni streita
- MEiri ánægja í námi
- Meira jafnvægi milli náms/vinnu og einkalífs –> meiri tími fyrir fjölskyldu, vini
Hver eru 3 grunnþrep í tímastjórnun ?
- Gefa sér tíma til að gera áætlun og forgangsraða
- Framkvæma það sem er efst á forgangslista. Ljúka einu verki áður en byrjað er á nýju
- Forgangsraða aftur verkefnum sem eftir eru og á grundvelli nýrra upplýsinga
Hvernig er best að byrja að skipuleggja tímann?
- Halda dagbók í eina viku
- Gera áætlun - setja markmið
- Forgangsraða markmiðum
- Vinnudagbók - hafa yfirsýn yfir verkefni
Hvað er Paretoreglan?
Fyrstu 20% af tímanum sem við notum í ákv verkefni gefi okkur strax 80% af árangrinum. Þetta þýðir jafnframt að afgangurinn af tímanum 80% gefur okkur aðeins 20% af árangrinum.
Samkvæmt þessari reglu þá þýðir að ef þú ert með 10 mikilvæg verkefni fyrir framan þig þá munu 2 þeirra færa þér 80% af árangrinum.
Boðskapurinn: byrja alltaf á mikilvægustu verkefnunum
Fyrir hvað stendur SMART markmiðasetning?
S = skýr, sértæk sem hægt er að ná
M = mælanleg
A = alvöru
R = raunhæf
T = tímasett
Markmiðin verða að vera skrifleg
Hvert er 1.þrep í forgangsröðun verkefna?
- það sem þú verður að gera
- það sem þú ættir að gera ef það er mögulegt
- það sem þú getur gert ef þú hefur tímaa aflögu
Hvað er Pickles jar theory?
þýðir í rauninni að þú átt að setj á listann hj´ha þér þau verkefni sem eru í mestum forgangi og síðan að fylla upp í eyðurnanr með þeim verkefnum sem eru ekki eins mikilvæg.
Setja fyrst stóru steinana (mikilvægustu verkefnin) … síðan þá smærri (sem eru næst mikilvægust) og fylla upp í það með sandi (verkefnum sem eru ekki eins mikilvæg.. þannig kemst meira af stórum steinum fyrir í krukkunni.. ef byrjað er öfugt, komast miklu færri af stóru steinunum fyrir)
Hvert er 2.þrep í forgansröðun verkefna?
- Mikilvæg og brýn (áríðandi) verkefni
- Mikilvæg en ekki brýn verkefni
- Brýn en ekki mikilvæg verkefn i
- hvorki brýn né mikilvæg verkefni
Útskýrðu the time management matrix
Brýnt + mikilvægt = verkefni þarf að vinna strax og nota þann tíma sem þarf til að ljúka þeim
- krísur, mikilvæg vandamál, verkefni á lokatíma, lesa fyrir próf
Brýnt + ekki mikilvægt = vinna þarf verkefnin strax en eyða litlum tíma í þau
- Flestar truflanir, email , skýrslur, flestir fundir, vinsæl verkefni
Ekki brýnt + mikilvægt = það þarf ekki að vinna verkefnin strax en skipuleggja þarf tíma fyrir þau
- heilsurækt, forvarnir, skrif aritgerð, vinna að verkefnum
Ekki brýnt + ekki mikilvægt = Tímaþjófar verkefni sem engu skila og hafa engan tilgang
- óþarfa póstur, tímasónu, flóttaverkefni, tímaþjófar
Nefndu aðferðir við að skipuleggja vinnutímann
- Skipuleggja vinnuaðstöðu - hafa allt við hendina (tæki og tól)
- Flokka svipuð verk saman og safna saman verkefnum sem eru lík… eða þarf að gera á sama stað (landfræðilega)
- Áætla tímann sem verkið tekur
- Skrá strax niður hjúkrunarmeðferð sem hefur verið framkvæmd
- Reynum alltaf að ljúka vinnudeginum á réttum tíma
- Úthluta verkefnum til samstarfsmanna sem vinna undir þinni stjórn
- Hafa tíma til að vinna íf riði
- Einbeita sér að einu verki í einu
- þekkja sjálfan sig - nota ,,besta’’ tíma dagsins
- Byrja á stórum og erfiðum verkefnum
- Gera stór verkefni að mörgum litlum
- Skipuleggja fundi
- Stjórna símanotkun- tíma á netinu
- Takmarka truflanir
- Forðast að leysa vandamál annarra
- Geta sagt nei
- Reyna alltaf að ljúka vinnudeginum á réttum tíma
Nefndu gildrur sem að geta komið upp við forgangsröðun
- Gera það sem kemur fyrst upp í hendurnar
- útdeila ekki verkefnum
- sinna þeim sem hæst hafa
- gera það sem aðrir vanrækja
- bíða eftir innblæstri
- frestunarárátta
Hverjar eru ástæður fyrir því að okkur mistekst að skipuleggja tíma okkar?
- Framkvæmum það sem okkur finnst skemmtilegra að gera áður en við gerum það sem okkur finnst leiðinlegra að gera
- Gerum fyrst það sem er auðvelt að gera áður en við gerum það sem erfiðara að gera
- Gerum fyrst það sem tekur lítinn tíma áður en við gerum það sem tekur meiri tíma
- bregðumst við kröfum frá öðrum
- framkvæmum fyrst það sem er brýnt áður en við gerum það sem er mikilvægt
- gerum hluti á stíðustu stundu rétt fyrir deadline
Hvað geta verið tímaþjófar í
- starfi
- í námi
- í starfi
- truflanir
- heimsóknir
- ómarkvissir fundir
- skortur á upplýsingum
- ónóg tækniþekking
- frestun
- óhæfir starfsmenn
- internetið og síminn - í námi
- truflanir -sími/netið
- fréttamiðlar
- fundir
- óákveðni og frestun
- skipulagsleysi
geta ekki sagt nei
- þreyta og streita
- sjónvarp
- félagslíf
