REGLAMENTACIÓN E INSPECCIÓN DE NOTARÍAS Flashcards
¿A cargo de quién estará la inspección de la Notaría?
La inspección de Notarías y el examen de los Protocolos estará a cargo del Juez Presidente del Tribunal Supremo de Puerto Rico.
¿Qué nombrará el Juez Presidente?
El Juez Presidente nombrará un Director de la Oficina de Inspección de Notarías y notarios de experiencia como inspectores, todos los cuales estarán cubiertos por las disposiciones de la Ley Núm. 64 de 31 de mayo de 1973, enmendada, conocida como “Ley de Personal de la Rama Judicial”, y de las reglas y reglamentos que se adopten en virtud de la misma.
¿Dónde residirán los inspectores?
Uno de los inspectores de Protocolos residirá en el distrito de San Juan, otro residirá en el Distrito de Ponce. Los demás residirán en el sitio que el Juez Presidente designe.
¿Qué puede hacer el Tribunal Supremos ante la infracción de la Ley Notarial?
El Tribunal Supremo, previa oportunidad al notario de ser oído en su defensa podrá corregirlo disciplinariamente mediante reprimenda, multa que no exceda de quinientos (500) dólares o suspensión temporal o permanente de su cargo en caso de cualquier infracción a las disposiciones de esta ley o de cualquier otra ley relacionada con el ejercicio del notariado.
¿Tiene la ODIN facultada para imponer sanciones económicas?
La ODIN no tiene la faculta de imponer sancione económicas. El Tribunal Supremos es el unico que tiene esa facultad.
¿Qué funciones le delegada el Tribunal Supremo al Director de la ODIN?
Tanto el Tribunal Supremo como el Juez Presidente podrán delegar en el Director de Inspección de Notarías cualesquiera funciones relacionadas con la supervisión de los notarios y el ejercicio del notariado que estimen conveniente, con la excepción de la facultad de imponer sanciones disciplinarias.
¿Cuál es la responsabilidad de la ODIN?
Por ello recae en la ODIN la responsabilidad de encaminar los procesos de inspección de la obre protocolar autorizada por los notarios en Puerto Rico.
* Su labor no es simplement fiscalizar, también el deber de orientar.
Alcance de la inspección:
- Verificar que en la autorización de los instrumento públicos se haya cumplido con las disposiciones de la LN, del RN y de las leyes especiales que inciden en el negocio jurídico contenido en estos.
- Velar que se haya cancelado los correspondientes aranceles notariales, impuesto notarial y, de aplicar, los sellos a favor de la Sociedad para la Asistencia Legal, que brindan la protección y garantia al negocio jurídico celebrado.
- Confirmar que se hayan cumplido con los requisitos de forma y manera en los instrumentos públicos autorizados (no se pueden hacer señalamientos de naturaleza sustantiva).
- Cerciorarse que el notario haya presentado las correspondientes notificaciones al Registro General de Competencias Notariales (poderes, testamentos, asuntos no contenciosos ante notario, fideicomisos y capitulaciones matrimoniales). Similar proceder aplicará a las notificaciones que deben ser remitidas al Registro Demográfico (Divorcio en Sede Notarial).
Examen del Instrumento:
Requisitos de Forma y Contenido:
* Se verificará las partes del Instrumentos Público:
1. Encabezamiento
2. Comparecencia
3. Parte expositiva
4. Parte dispositiva
5. Otorgamiento
6. Autorización
7. Cancelación (adhesión de los Aranceles Notariales, incluyendo Impuestos Notariales y sellos a favor de la SAL).
Examen del Libro de Registro de Testimonios:
- Verificara el contenido del asiento registrado y que el mismo cumpla con ;a breve relacion del documento legitimado, el nombre de la persona que lo firma y en capacidad de que, el mecanismo de identificación utilizado, así como la fecha y el lugar en el cual se tomo la firma.
- Confirmar que el documento legitimado cumpla con los dispuesto en el Art. 56 (transacciones que se permiten plasmar en el documento privado sin necesidad de ser instrumentadas).
- Velar que se haya cancelado el correspondiente sello a favor de la Sociedad para la Asistencia Legal.
- El Notario deberá haber sellado y firmado cada asiento registrado.
Divergencias de criterio entre inspector y notario:
Si durante el curso de la inspección del protocolo notarial surgiera cualquier divergencia de criterio entre el Inspector de Protocolos y el Notario, en relación con la forma y la manera de llevar este sus Protocolos y Registros del Testimonios con respecto al cumplimiento de esta ley, la cancelación de derechos o cualquier otra ley relacionada con las formalidades de los instrumentos o documentos, el Inspector deberá hacerlo constar en su informe haciendo una breve exposición de los hechos y de las razones en que se funda la controversia.
¿Cuando se activa?
Se activa una vez el Inspector rinde su Informe Final al Director de la ODIN.
¿Qué se hace ante subsistencia de alguna falta o divergencia de criterio?
Si luego de la reunión final subsiste alguna falta o divergencia de criterio, el Inspector dejará al notario una copia del señalamiento de faltas correspondiente a la inspección final, firmada como recibida por el notario o la persona autorizada por éste.
El Inspector rendirá al Director de la Oficina de Inspección de Notarías, dentro del término de sesenta (60) días posteriores a la inspección final, un informe de las faltas o divergencias de criterios referentes a la obra notarial inspeccionada.
Procedimientos ante el Director:
El notario podrá notificar al Director de la Oficina de Inspección de Notarías, dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de la notificación del informe, cualesquiera objeciones que tenga a éste.
El Director de la Oficina de Inspección de Notarías dentro de los cuarenta y cinco (45) días siguientes a la fecha del informe final deberá:
(A) Conceder un término adicional al notario para que subsane las faltas señaladas
(B) Iniciar o instruir al Inspector para que inicie el procedimiento provisto en el Art. 63 de la Ley Notarial de Puerto Rico, 4 LPRA sec. 2103 en cuanto a cualesquiera divergencias de criterio.
(C) Decretar su sobreseimiento, por no justificarse acción posterior alguna. El informe, junto con los escritos que haya recibido del notario será archivado en el expediente de éste. El Director notificará de dicha acción al notario por escrito para que la una al Protocolo objeto del informe.
(D) Determinar que el notario no ha incurrido en la falta señalada e instruir a tales efectos al
inspector.
(E) Someter al Tribunal Supremo un informe junto con cualesquiera escritos que haya recibido del notario.
¿Cuando se tienen que entregar los Protocolos y el Registro de Testimonios a la ODIN?
En caso de fallecimiento o incapacidad mental o física de carácter permanente de un Notario,
o cuando cesare voluntaria o forzosamente en el desempeño de su ministerio, o en caso de que la entidad aseguradora solicitare la terminación de la fianza, o cuando acepte un nombramiento de carácter permanente por cualquier cargo judicial o ejecutivo, el desempeño del cual sea incompatible con el libre ejercicio de la profesión de Abogado o de Notario de acuerdo a las leyes de Puerto Rico, será deber del Notario, de sus herederos, sucesores o causahabientes, entregar
dentro de treinta (30) días sus Protocolos y los Registros de Testimonios que conserve, debidamente encuadernados a la Oficina de Inspección de Notarías con el fin de que sean inspeccionados.
¿Qué sucede si no se realiza la entrega del Protocolo y el Registro de Testimonios?
Si no se llevase a cabo dicha entrega voluntariamente, dentro del indicado término, el Tribunal Supremo de Puerto Rico podrá dictar las órdenes correspondientes a tal efecto.
¿Qué sucede una vez inspeccionados los Protocolos entregados?
Una vez inspeccionados y aprobados los Protocolos entregados, los mismos deberán ponerse bajo la custodia del Archivero Notarial del distrito correspondiente.
¿Cómo podrá un notario ser suspendido o separado de la Notaría?
Ningún notario podrá ser disciplinado, separado o suspendido de la Notaria excepto mediante procedimiento que cumpla en todas sus etapas con todas las garantías del debido proceso de ley, tanto en lo procesal como en lo sustantivo.
Inspecciones Extraordinarias:
- Fallecimiento del (de la) notario(a).
- Incapacidad mental o discapacidad física de carácter permanente del (de la) notario(a).
- Cesación voluntaria en el desempeño de su ministerio.
- Cesación forzosa en el desempeño de su ministerio (suspensión temporera o indefinida), como consecuencia de un proceso disciplinario o trámite encaminado ante el Tribunal Supremo.
- Entidad aseguradora solicita la terminación (cancelación) de la fianza del (de la) notario(a).
- Notario(a) es designado(a) u acepta un nombramiento de carácter permanente en el servicio público el cual es incompatible con el libre ejercicio de la profesión de abogado(a), notario(a) o ambas a la luz de las leyes de Puerto Rico.
- Incautaciones Preventivas.
- Procesos disciplinarios presentados ante el Tribunal Supremo de Puerto Rico.
Procedimientos ante el Tribunal Supremo de Puerto Rico:
En caso de que el Director de la Oficina de Inspección de Notarías presente algún informe ante el Tribunal Supremo de Puerto Rico, le notificará oportunamente tal presentación al notario por vía electrónica oficial. En la alternativa, podrá notificar personalmente o por correo a la dirección postal que obre en el Registro Único de Abogados y Abogadas de Puerto Rico. El Director de la Oficina de
Inspección de Notarías certificará al Tribunal la fecha y la forma en que el notario fue notificado.
Informes Adversos ante el Tribunal Supremo:
Cuando se trate de un informe adverso que inicie un trámite disciplinario, el notario podrá presentar su contestación al informe final ante el Tribunal Supremo de Puerto Rico dentro de los veinte (20) días siguientes a la fecha de la notificación, a menos que el Tribunal disponga otra cosa.
El notario incluirá en su contestación una breve relación de cualesquiera controversias de hecho o de derecho que estime indispensables y que deban ser resueltas por el Tribunal. En este trámite, el notario podrá comparecer ante el Tribunal por sí o a través de representación legal.
Una vez presentado el informe, las partes se notificarán mutuamente cualquier escrito que
presenten ante el Tribunal y así lo certificarán en el propio documento.
Procedimiento para dilucidar divergencias de criterio:
En caso de que surja una o más divergencias de criterio entre el inspector de Protocolos y el notario en el curso de una inspección el inspector, sujeto a las instrucciones del Director de la Oficina de Inspección de Notarías, podrá iniciar en el Tribunal de Primera Instancia, Sala de lo Superior correspondiente a la oficina del notario el procedimiento dentro de los ciento veinte (120) días siguientes a la fecha de su informe final, debiendo acumular todas las divergencias surgidas en el curso de la inspección.
¿Qué sucede cuando el inspector no inicia el procedimiento dentro del término?
De no ser iniciado el procedimiento dentro de tal término, se presumirá que el inspector ha aceptado el criterio del notario, pero sólo a los efectos de la inspección objeto del informe, sin perjuicio de que en una inspección de un Protocolo posterior el inspector insista en su criterio original.
¿Qué contendrá el epígrafe de la petición?
El epígrafe de la petición contendrá el nombre del inspector, designado como peticionario, y el
nombre del notario, designado como notario discrepante.
¿Cuáles serán las partes de la patición?
La petición tendrá las siguientes partes numeradas en el mismo orden aquí dispuesto:
(1) La cita de la disposición legal que establece la jurisdicción del tribunal.
(2) Un señalamiento breve y conciso de cada una de las divergencias de criterio, cada cual
seguida de una breve exposición de los hechos que motivan la controversia, las posiciones del
peticionario, del notario y las citas de las disposiciones legales en que fundan sus criterios.
(3) El argumento en apoyo de su posición.
¿Qué que contendrá el apéndice unido a la petición?
El peticionario unirá a la petición un apéndice que contendrá, en cuanto a cada divergencia, una lista que indique el año, el número del instrumento y del folio en el cual el inspector observó la alegada falta y, en caso de una deficiencia en estampillas, la cuantía por instrumento y el total por tal divergencia, así
como copia de cualquier documento que estime indispensable para que el tribunal pueda tomar su decisión sobre las divergencias planteadas.
En caso de una alegada falta de carácter repetitivo, bastará una muestra adecuada de la misma.
Notificación del peticionario al notario:
El peticionario notificará al notario, con copia de la petición, dentro de los tres (3) días laborables
siguientes a la presentación de la petición.
La notificación será efectuada personalmente o por correo certificado con acuse de recibo a la última dirección postal del notario que obre en los récords del Director de la Oficina de Inspección de Notarías. El peticionario certificará al tribunal la fecha y la forma en que el notario fue notificado.
Contestación del notario:
El notario presentará su contestación dentro de los veinte (20) días siguientes a la fecha de la
notificación de la petición, a menos que el tribunal disponga otra cosa.
¿Qué debe incluir la constetación del notario?
El notario incluirá en su contestación las siguientes partes numeradas en el mismo orden aquí dispuesto:
(1) Una breve relación de cualesquiera controversias de hecho, si alguna, que estime existen entre él y el peticionario y que deban ser resueltas por el tribunal para poder dilucidar la divergencia.
(2) Una breve relación de cualesquiera hechos no incluidos por el peticionario en su relación que estime indispensable al tribunal para dilucidar adecuadamente la divergencia.
(3) Un señalamiento breve y conciso de su posición en cuanto a cada una de las divergencias de criterio señaladas en la petición, cada cual seguida de las citas de las disposiciones legales en que funda su criterio.
(4) El argumento en apoyo de su posición.
¿Qué incluirá el apéndice unido a la contestación?
El notario discrepante hará formar parte de la contestación un apéndice en el que incluirá copia certificada, total o parcial, que emitirá sin pago de derechos, de los instrumentos incluidos en la lista o listas del apéndice de la petición o, en caso de ser los señalamientos repetitivos, una muestra adecuada de los mismos, así como copia de cualquier documento que estime indispensable para que el tribunal pueda dilucidar las divergencias planteadas.
Enumeración de los documentos en el apéndice:
Las páginas de los documentos en el apéndice, unidos a la petición o a la contestación, serán
numeradas consecutivamente.
Si el apéndice contuviere más de un documento, el mismo irá precedido de un índice al apéndice que indicará las páginas en que aparece cada documento.
¿De qué no se permitirá la presentación?
No será permitida la presentación de un memorando de autoridades separado de la petición o de la contestación, a menos que el tribunal disponga otra cosa.
Comparecencia de las partes:
Cualquiera de las partes podrá comparecer ante el tribunal por sí o a través de abogado.
Las partes se notificarán mutuamente de cualquier escrito que presenten ante el tribunal y así lo certificara en el propio documento.
Resolución del Tribunal sobre las divergencias:
Examinada la petición y su contestación, así como cualesquiera documentos sometidos en apoyo de una o de la otra, de no existir controversia real sustancial en cuanto a algún hecho importante y pertinente el tribunal podrá resolver las divergencias planteadas en la petición sin celebrar vista o equerir un memorando de autoridades en cuanto a aquellos asuntos que estime pertinentes o señalar vista, a su discreción, a los fines de escuchar las partes.
Controversia real sustancia:
De determinar el tribunal que existe alguna controversia real sustancial en cuanto a algún hecho importante y pertinente, celebrará una vista evidenciaria a los fines de dilucidar tal controversia.
Sentencia finanl y firme:
Luego de que advenga final y firme la sentencia dictada en tal procedimiento, las partes darán
cumplimiento a la misma.
Si la sentencia sostuvo la posición del inspector, éste pautará una reunión con el notario dentro
de los treinta (30) días siguientes a que advenga final y firme la sentencia a los fines de
determinar si las faltas señaladas han sido subsanadas y aprobar el Protocolo objeto de la
inspección. El inspector rendirá un informe al Director de la Oficina de Inspección de Notarías y hará constar la aprobación de éste. Si el notario no hubiere subsanado las faltas, el inspector rendirá un informe al Director de la Oficina de Inspección de Notarías y hará constar el incumplimiento.
Si la sentencia sostuvo la posición del notario el inspector deberá aprobar dentro de los treinta
(30) días siguientes a que advenga final y firme la sentencia, el Protocolo objeto de la inspección y rendirá un informe al Director de la Oficina de Inspección de Notarías en el cual hará constar dicha aprobación.
