COPIAS DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS Flashcards
Copias Certificadas:
Es el traslado literal, total o parcial que de un documento otorgado ante notario, que libre éste o el que tenga legalmente a cargo su Protocolo, con certificación respecto a la exactitud del contenido y a número de folios que contenga el documento, así como la firma, signo y rubrica y, en todos los folios, el sello y rúbrica del notario autorizante.
Copias Parciales:
Son reproducciones certificadas de una parte específica del contenido de una escritura pública o documento notarial, en lugar de todo el documento completo.
El notario podrá, a instancia de parte, expedir copias parciales de documentos que consten en su Protocolo haciendo constar bajo su responsabilidad que en lo emitido no hay nada que amplié, restrinja, modifique o condicione lo inserto.
Negativa a expedir la copia parcial:
El notario podrá negarse a expedir copia certificada parcial cuando, a su juicio, la misma no cumpla con los requisitos
Nota saca o Nota de Expedición de Copia:
La nota de saca o nota de expedición de copia deberá ser puesta al margen de los folios de la matriz y de agotar éste, al pie de las mismas o en el reverso.
La nota de saca podrá ser hecha a máquina, por sello preimpreso, manuscrita o impresa, o en cualquier otra forma legible, pero siempre estará firmada por el notario.
Costo de las Copias Certificadas:
El notario podrá cobrar los costos, gastos y desembolsos razonables y prudentes incurridos en la búsqueda y reproducción de copias.
¿Qué se cancela en la copia parcial?
En la certificación parcial serán cancelados los derechos de rentas internas, según el arancel correspondiente, utilizando para el cómputo únicamente la cantidad que concierne a lo certificado.
Cuando lo certificado no tuviere cuantía, los derechos de rentas internas a ser cancelados estarán regidos por el arancel correspondiente a los instrumentos sin cuantía.
¿Dónde será efectuada la certificación de una copia?
La certificación de una copia será efectuada al final o a continuación del instrumento.
En el caso de que hayan sido incorporados documentos al instrumento, la certificación los incluirá y ésta será efectuada al final o a continuación de éstos.
Si la certificación no apareciera al final o al dorso del último folio del instrumento o de los documentos incorporados a éste y constará en página separada, deberá incluir el número y la fecha del instrumento público, lo que podrá expresarse en guarismos
La certificación de una copia expresará que en el original aparecen:
(1) Las firmas e iniciales de las personas comparecientes.
(2) La firma, la rúbrica, el signo y el sello del notario.
(3) La cancelación de las estampillas de rentas internas y del impuesto notarial.
La certificación indicará, además:
(1) El número de folios que comprende.
(2) La certificación de concordancia total o parcial con el original. En caso de certificación parcial, el notario hará constar que en lo omitido no hay nada que restrinja, modifique o condicione lo insertado.
(3) El número que en el orden de secuencia le corresponda según la cantidad de copias expedidas.
(4) El lugar y la fecha de su expedición.
(5) El nombre de la persona a favor de quienes expedida la copia.
(6) Que los documentos incorporados son copia fiel y exacta de los originales unidos a la matriz.
Expresión de los folios del original en la copia certificada:
La certificación expresará el número de folios del instrumento, incluso de los folios de los documentos que le hayan sido incorporados.
Será suficiente con indicar en guarismo los folios que éste contiene sin considerar el reverso, aunque esté escrito y numerado.
Folios de la copia certificada:
Todos los folios de la copia certificada, incluso los incorporados, llevarán el sello y la rúbrica del notario.
Si el reverso estuviere escrito, bastará con que el notario rubrique y selle el anverso, excepto cuando el reverso constituya el final o el cierre del instrumento público.
¿Qué se hace al liberarse una copia certificada?
Al librarse una copia certificada, el notario consignará en la escritura matriz por nota firmada el nombre de la persona a quien se haya librado y la fecha, y el número que le corresponda a la copia según las ya expedidas.
Tales datos aparecerán en las copias.
Copias Simples:
Los notarios podrán expedir copias simples de documentos matrices a solicitud de las mismas
personas con derecho a solicitar copias certificadas pero sin garantía por la transcripción del instrumento.
Tales copias no llevarán firma, sello o rúbrica, ni de su saca se pondrá nota al margen de la escritura matriz.
Podrá el notario dar lectura del contenido de documentos de su Protocolo a quienes demuestren, a su juicio, interés legítimo
¿Quién tiene derecho a obtener una copia certificada?
- Además de los otorgantes, sus representantes y causahabientes, tienen derecho a obtener
copias, … - en cualquier tiempo, todas las personas a cuyo favor resulte de la escritura algún derecho, ya sea directamente, ya adquirido por acto distinto de ella y …
- quienes acrediten a juicio del notario o Archivero Notarial concernido tener interés legítimo en el documento, salvo de testamentos antes de la muerte del testador.
Causahabiente:
El causahabiente de cualquiera de las personas otorgantes o las personas requirentes en la materia del contrato:
(1) El heredero o el legatario de las partes,
(2) el donatario,
(3) el cesionario.
Representante:
El representante de cualquiera de las personas otorgantes o las personas requirentes al momento de solicitar la copia:
(1) El abogado,
(2) el mandatario o el apoderado,
(3) el tutor de un incapaz o de un menor,
(4) el albacea o el contador-partidor,
(5) el padre o la madre con patria potestad sobre un menor,
(6) el oficial autorizado de cualquier entidad.
Persona a cuyo favor resulte del documento matriz
La persona a cuyo favor resulte del documento matriz algún derecho, o por acto distinto a éste, en relación con la materia del contrato:
(1) El comunero,
(2) el acreedor hipotecario,
(3) el arrendatario,
(4) el usufructuario,
(5) la persona que disfrute del derecho de uso y habitación,
(6) el censualista,
(7) el titular del derecho de servidumbre,
(8) el fiduciario y el fideicomisario,
(9) la persona que invoque tener derecho de retracto,
(10) el cónyuge no otorgante.
Además de los representantes, causahabiente y persona a cuyo favor resulte del documento matriz, ¿Quién mas puede obtener una copia certificada?
Cualquier persona que, a juicio del notario, acredite tener interés legítimo en el documento para el ejercicio de un derecho, facultad o acción, o para acreditar la celebración del acto contenido en el instrumento.
Casos de reconocimientos de hijos:
En caso de reconocimiento de hijos, el que tiene interés en la filiación tiene derecho a obtener copia parcial certificada, en vida del testador, de la cláusula del testamento donde es reconocido.
Denegatoria de la expedición de la copia certificada:
Denegada la expedición de la copia por el notario se podrá acudir formalmente o informalmente ante el Director de la Oficina de Inspección de Notarías, quien oyendo al propio notario y al querellante dictará lo que proceda.
Si la decisión fuese ordenando la expedición de la copia, el notario lo hará constar en la nota de expedición de la copia en la escritura matriz y en la nota de certificación de la misma copia. Tal resolución podrá hacerse en una forma breve y concisa y se le notificará al notario.
¿Qué hacer cuando el notario se niega a expedir la copia cetificada ordenada por la ODIN?
Contra la negativa del notario confirmada por el Director de la Oficina de Inspección de Notarías se podrá recurrir ante la sala competente del Tribunal Superior.
Dicha sala luego de examinar los argumentos de la persona solicitante y la resolución del Director de la Oficina de Inspección de Notaría, con o sin vista podrá ordenar la expedición de la copia o confirmar la denegación.
Tal resolución será revisable mediante certiorari ante el Tribunal Supremo.
