PROTOCOLO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS Flashcards
¿Qué es el Protocolo?
Es el Protocolo la colección ordenada de escrituras matrices y actas autorizadas durante un año natural por el notario, así como los documentos que se le incorporen.
Es la colección ordenada por secuencia numérica y fecha concordante de los instrumentos públicos matrices autorizados por un notario durante un año natural, incluso los documentos que le fueron incorporados inmediatamente después del mismo.
El Protocolo será secreto y solo podrá ser examinado según lo dispuesto en esta ley o por
mandato judicial expedido conforme a lo dispuesto en esta ley.
¿A quién le pertenece el Protocolo?
Los Protocolos pertenecen al Estado. Los notarios los conservarán con arreglo a lo dispuesto en esta ley, siendo responsable de su integridad.
Si hubiere motivo para sospechar la
comisión de un delito se informará de ello a la autoridad competente para que se tome la acción que corresponda.
¿Qué sucede si deteriora o pierde el Protocolo?
Si se deteriorasen o perdiesen por falta de
diligencia, los repondrán a sus expensas, pudiendo el Tribunal Supremo imponer también a su discreción las sanciones.
Hojas del Protocolo:
Todas las hojas del Protocolo, incluyendo sus anexos, irán foliadas en la parte superior derecha en forma permanente con el número que les pertenezca por su orden, en guarismos.
Cada folio llevará el número que le corresponda según las páginas que contenga el documento.
¿Cómo se rotulará la primera cara del prime doucmento de cado Protocolo?
La primera cara del primer documento de cada Protocolo se rotulará del modo siguiente:
“Protocolo de instrumentos públicos correspondientes al año (tal).”
Estas notas ser firmadas, signadas, selladas, rubricadas y fechadas por el notario autorizante.
¿De qué modo se cerrará el Protocolo?
Del mismo modo se cerrará cada Protocolo en el último día de cada año natural, autorizando el notario la siguiente nota, a continuación de la página final del último instrumento protocolado:
“Concluye el Protocolo del año (tal) que contiene (tantos) instrumentos públicos y (tantos) folios autorizados por mí, el infrascrito notario, de lo que certifico.”
Estas notas ser firmadas, signadas, selladas, rubricadas y fechadas por el notario autorizante.
La nota de cierre se colocará inmediatamente después del texto del último folio del último instrumento o en su dorso o, de no haber espacio, en un folio aparte.
¿Cómo se abrirá un tomo adicional del Protocolo?
De tener más de un tomo el Protocolo para algún año, cada tomo adicional se abrirá la siguiente nota:
“Comienza el tomo (tanto) de mi Protocolo de instrumentos públicos correspondiente al año (tal).”
¿Cómo se cierra cada tomo adicional que no sea el último?
Asimismo cada tomo adicional que no sea el último deberá también cerrarse con la siguiente nota:
“Termina el (tanto) tomo de mi Protocolo de instrumentos públicos que consta de (tantos) instrumentos y (tantos) folios.”
Encuadernación del Protocolo:
En el tercer mes de cada año, deberán quedar encuadernados los Protocolos del año anterior
con su correspondiente índice de contenido para cada Tomo.
Dichos índices se harán por orden de instrumentos y deberán incluir el nombre completo de los comparecientes, el nombre de la persona representada, de ser éste el caso, la fecha y lugar del otorgamiento, el negocio jurídico realizado y los números de los folios que incluye el mismo.
No obstante lo anterior, podrán los notarios insertar en el Protocolo otros índices que convenga a sus prácticas y usos como tales.
Extracción del Protocolo de la oficina notarial:
El protocolo no podrá ser extraído de la oficina notarial, a no ser por decreto judicial o por autorización de la Oficina de Inspección de Notarías, de conformidad con el procedimiento que a tales efectos se adopte.
Númeración del Protocolo:
Cada folio del Protocolo será numerado en guarismo en forma sucesiva y continua en la parte superior derecha y le será asignado número únicamente al anverso de la hoja, aunque el reverso también esté escrito.
Numeración de folios de cada instrumento:
Cada folio del instrumento, incluso los documentos que le fueren incorporados o anejados, llevará en lugar visible en la parte inferior, el número que le corresponda según los folios que contenga.
No será necesario numerar el reverso aunque esté escrito.
Cantidad de folios:
Cada tomo podrá contener hasta un máximo de quinientos (500) folios.
No está permitido el fraccionamiento de un instrumento, salvo con la autorización escrita del Director de la Oficina de Inspección de Notarías.
Oficina Notarial en edificio de madera:
Cuando la oficina del notario se halle instalada en un edificio construido en madera o construcción mixta deberá esta oficina estar provista de cajas de acero o hierro a prueba de fuego, para guardar en ellas los Protocolos
Traslado de Protocolo:
El notario, antes de trasladar físicamente los Protocolos de la oficina o del lugar donde los tenga bajo su custodia, deberá obtener la debida autorización del Director de la Oficina de Inspección de Notarías o una orden judicial para removerlos.
Traslado en Caso de Emergancia:
En caso de una emergencia, que ponga en peligro la integridad del Protocolo y Registro de Testimonios, el notario deberá trasladarlos a sitio seguro y protegido sin la autorización previa del Director de la Oficina de Inspección de Notarías.
En tal caso, deberá notificar inmediatamente al Director de la Oficina de Inspección de Notarías y explicar la emergencia que a su juicio justificó tal actuación y la dirección a la cual fueron trasladados.
Solicitud y Notificación del Traslado:
La solicitud para el traslado de los Protocolos y la notificación de traslado por emergencia se harán por escrito y serán presentadas personalmente, por correo certificado con acuse o mediante el uso de medios y formatos electrónicos, en conformidad con las instrucciones que emita la Oficina de Inspección de Notarías
Reconstrucción del Protocolo:
En caso de destruirse o desaparecer en todo o en parte un protocolo o registro de testimonio, el notario inmediatamente dará cuenta por escrito al Juez Presidente del Tribunal Supremo con copia a la Oficina de Inspección de Notarías y levantará un Acta Notarial para informar la gravedad de los daños y las causas de los mismos
¿Quién ordena la reconstrucción del Protocolo?
El Juez Presidente, a través de la Oficina del (de la) Director(a) de Inspección de Notarías, ordenará la reconstrucción de los protocolos destruidos o perdidos, con citación de partes, el oportuno expediente, todo a expensas del notario, ex-notario o su respectiva fianza notarial.
Se cotejarán los índices y libros y examinará cuantos antecedentes fueren necesarios, procurando que se reponga en lo posible lo que se haya inutilizado o destruido.
El Tribunal Supremo, a recomendación del Director de la Oficina de Inspección de Notarías aprobará el expediente.
¿En que debe ser diligente el Notario?
En cuanto a la reconstrucción del protocolo.
El notario procurará diligentemente reponer en lo posible lo inutilizado, destruido o perdido.
¿Para qué se citará a las partes interesadas de cada documento?
Citará a las partes interesadas en cada documento para investigar si poseen copias certificadas, copias simples o cualquier otro documento que se relacione con los mismos.
Investigará en los Registros de la Propiedad, oficinas de otros notarios o cualquier otro lugar que estime pertinente.
Uso de las copias obtenidas:
Con las copias y cualquier otro documento obtenido redactará un documento en sustitución del original destruido o perdido, siempre y cuando los comparecientes del mismo firmen dicho documento.
Medios modernos para digitalizar las escrituras:
Disponiéndose, que aquellos notarios que tengan en su oficina los medios modernos para digitalizar las escrituras una vez autorizadas, podrán reproducir las escrituras extraviadas del archivo original y convertirlas en original obteniendo las firmas e iniciales de los otorgantes y la firma, sello, signo y rúbrica del notario
¿Qué se hace cuando no es posible obtener la firma de los otorgantes?
De no ser posible la obtención de las firmas de los otorgantes, se utilizarán en sustitución del original destruido, las copias certificadas o la reproducción en papel de la escritura digitalizada debidamente legalizada por el (la) Director(a) de la Oficina de Inspección de Notarías.
Dicha legalización se realizará cotejando el signo, firma y rúbrica del notario, utilizando para ello otros protocolos del mismo.
El (la) Director(a) extenderá una certificación al dorso de la copia certificada del documento, expresando que se hace para los efectos de protocolización en sustitución del original.
¿Qué se hace una vez agotados todos los medios para la reconstrucción del Protocolo?
Agotados todos los medios para la reconstrucción total de los protocolos, el notario procederá entonces a la entrega del expediente al (a la) Director(a) de la Oficina de Inspección de Notarías para su examen final y recomendaciones al Tribunal Supremo.
Si las gestiones para reconstruir hubieren resultado infructuosas, procederá el notario a desglosar en un Acta Notarial todas las gestiones realizadas, acompañada de documentos fehacientes, y que a pesar de éstas no ha sido posible la reconstrucción.
El Juez Presidente del Tribunal Supremo, por conducto de la Oficina de Inspección de Notarías, autorizará al notario a proceder.
¿Quién tiene que aprobar el expediente?
De aprobar el Tribunal Supremo el expediente y ordenar su encuadernación, procederá el notario a encuadernar los documentos que han de sustituir a los originales destruidos y los demás documentos del expediente.
¿Qué se hace ante la falta de algún documento público de numeración intermedia?
De faltar algún documento público de numeración intermedia se colocará en sustitución de los que falten una hoja en la que se hará constar que los números intermedios desaparecieron o se inutilizaron.
La hoja se colocará en el lugar correspondiente al número o números inutilizados y podrá emplearse una sola hoja para varios números o instrumentos de numeración sucesiva.
Aranceles es en la Reconstrucción del Protocolo:
En cuanto a los derechos arancelarios, se establece que si el protocolo destruido o desaparecido no había sido aprobado, vendrá obligado el notario a cancelar en el documento que sustituyó al original las estampillas establecidas por ley, a sus expensas.
El Tribunal Supremo mediante resolución determinará a su discreción si exime o no al notario de cancelar las estampillas establecidas por ley.
¿Cuando más se siguen las reglas de Reconstrucción de Protocolo?
- Reconstrucción de Registros de Testimonios en todo lo que no sea lógicamente inaplicable.
- Los Archiveros Notariales cuando resulten destruidos, deteriorados o desaparecidos en todo o en parte protocolos que estén bajo su custodia.
