Protocolo

Question 1

Na arquivologia, em que consiste a “TRAMITAÇÃO”?

Answer 1

1. É o curso que o documento segue desde a sua produção ou recepção, passando pelas diversas áreas da organização ou mesmo entre organizações, até o cumprimento de sua função administrativa.

Question 2

Verdadeiro ou Falso:

Em algumas situações, os documentos de arquivo precisam passar por vários setores da instituição, onde são tomadas decisões com relação ao tema do documento. A trajetória realizada pelo documento desde a sua produção até o cumprimento de sua função administrativa é conhecida como tramitação. A trajetória realizada pelo documento deverá ser registrada para futuro conhecimento.

Answer 2

Verdadeiro.

Question 3

Verdadeiro ou Falso:

A atividade de tramitação corresponde exclusivamente à movimentação de documentos entre unidades internas do órgão.

Answer 3

Falso.

Também pode haver trâmite entre órgãos distintos.

Question 4

No contexto da arquivologia, em que consiste o PROTOCOLO?

Answer 4

1. É o controle da tramitação dos documentos, permitindo acompanhar seus andamentos e prestar informações aos interessados em tempo real.
2. Sempre vinculado à FASE CORRENTE.

Question 5

Qual é o nome do documento em que se registram a data e o número de ordem de determinado requerimento ou processo, para fins de controle de seu andamento ou de sua localização na instituição?

Answer 5

Protocolo.

Question 6

Verdadeiro ou Falso:

O protocolo é uma atividade que se inicia nos arquivos correntes e finaliza suas ações no arquivo permanente.

Answer 6

Falso.

Apenas os arquivos correntes.

Question 7

Dentro das instituições, os Protocolos são setores.

Quais são as atividades de protocolo?

Answer 7

1. RECEBIMENTO: é o controle da entrada ou recepção dos documentos na instituição;
2. REGISTRO: é a leitura, identificação e cadastro dos dados de acesso do documento em sistema manual ou informatizado (origem, espécie, assunto etc.);
3. AUTUAÇÃO: formação ou abertura de processo a partir do documento entregue no protocolo (inserção dos documentos em uma capa; identificação com número de controle; numeração, carimbo e rubrica nas folhas etc.);
4. CLASSIFICAÇÃO: é a separação dos documentos por assunto ou área;
5. EXPEDIÇÃO/ DISTRIBUIÇÃO: é o envio dos documentos aos destinatários. “Expedição” é para fora da organização; “distribuição” é dentro da organização;
6. CONTROLE/ MOVIMENTAÇÃO: é o controle do andamento ou da tramitação dos documentos, a ser realizado por sistema manual ou informatizado.

Question 8

Verdadeiro ou Falso:

Anotar os metadados objetivos e subjetivos (ou pontos de acesso) de um documento recebido no protocolo consiste em uma atividade de registro.

Answer 8

Verdadeiro.

Metadados Objetivos: são características de fato, tais como: título, autor, data etc.

Metadados Subjetivos: aqueles que são atribuídos, tais como: assunto, palavras-chaves, resumo etc.

Question 9

O ato pelo qual determinado documento passa a formar processo, depois de recebido no setor de protocolo de uma instituição, é conhecido como?

Answer 9

Autuação.

Question 10

Quando o protocolo envia internamente os documentos e processos recebidos para o setor destinatário, esta realizando a “expedição” ou “distribuição”?

Answer 10

Distribuição.

Question 11

Verdadeiro ou Falso:

Autuação, distribuição e descarte são responsabilidade do protocolo.

Answer 11

Falso.

O descarte não é atribuição do protocolo.

Question 12

Que documentos podem e quais não devem ser abertos ou registrados pelo protocolo?

Answer 12

PODEM:

1. Documentos ordinários.

NÃO PODEM:

1. Documentos Particulares; e
2. Documentos Sigilosos.

Tais documentos devem ser recebidos e ENCAMINHADOS DIRETAMENTE aos destinatários

Question 13

Verdadeiro ou Falso:

Em caso de correspondência ostensiva, o protocolo deve encaminhá-la ao setor destinatário sem a identificação do assunto.

Answer 13

Falso.

Deve proceder com o registro, autuação e distribuição.

Question 14

Verdadeiro ou Falso:

O protocolo deve abrir todos os documentos que forem recebidos para poder fazer a classificação, a expedição e a distribuição.

Answer 14

Falso.

Somente os documentos ostensivos.

Question 15

Verdadeiro ou Falso:

A tramitação dos documentos, uma das atividades mais importantes durante a fase do seu uso administrativo, consiste na distribuição dos documentos aos destinatários.

Answer 15

Falso.

Tramitação é todo o caminho seguido por um documento. Então não se limita à distribuição dos documentos aos seus destinatários.

Question 16

Verdadeiro ou Falso:

O curso do documento, desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa, é denominado distribuição.

Answer 16

Falso.

É denominada tramitação.

Question 17

Verdadeiro ou Falso:

É obrigatória a autuação do documento avulso para a formação de processo se o assunto tratado requerer análises ou pareceres.

Answer 17

Verdadeiro.

Segundo a Portaria Interministerial nº 1.677/2015, “a autuação de documentos avulsos para formação de processos é OBRIGATÓRIA quando o assunto, tema ou solicitação requerer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal”.

Question 18

Verdadeiro ou Falso:

Apenas quando se tratar de servidores da alta administração será feita a emissão de documentos de caráter particular pelo órgão ou pela entidade da administração pública federal.

Answer 18

Falso.

O agente público não poderá valer-se do cargo ou da função para auferir benefícios ou tratamento diferenciado, para si ou para outrem, em repartição pública ou entidade particular, nem utilizar em proveito próprio ou de terceiro os meios técnicos e recursos financeiros que lhe tenham sido postos à disposição em razão do cargo (art. 7º, D. Nº 1.171Código de Conduta da Alta Administração Federal).

Além do exposto, temos que ter em mente que o protocolo não possui competência para expedir ou distribuir documento particular, mas, tão somente, encaminhá-los DIRETAMENTE a esse destinatário. É o que diz a Portaria N°05 de 2002, 4. b).

Question 19

Verdadeiro ou Falso:

O Número Único de Protocolo (NUP) deve ser, necessariamente, atribuído pelos órgãos da administração pública federal a todos os processos e documentos avulsos

Answer 19

Falso.

Segundo a Portaria Interministerial Nº 1.677, o NUP é atribuído aos processos e documentos avulsos que se enquadrarem nos seguintes casos:

a) Documento avulso que demande análise, informação, despacho, parecer ou decisão administrativa e que necessite de tramitação.
b) Documento avulso produzido no âmbito de outro órgão ou entidade e que não tenha recebido NUP na origem.

Question 20

Verdadeiro ou Falso:

O fluxo dos documentos ENTRE OS SETORES de trabalho onde ocorre a tomada de decisão faz parte da MOVIMENTAÇÃO de documentos.

Answer 20

Falso.

PARA OS SETORES > Movimentação > Distribuição e redistribuição

ENTRE OS SETORES > Controle da movimentação > Tramitação

Question 21

Verdadeiro ou Falso:

O protocolo faz o registro apenas dos documentos recebidos pela instituição.

Answer 21

Falso.

O protocolo faz o registro dos documentos recebidos e produzidos pela instituição.

Question 22

CESPE

Verdadeiro ou Falso:

Depois de recebidos no protocolo, os documentos devem ser registrados e, em seguida, distribuídos aos destinatários.

Answer 22

Verdadeiro.

A CESPE considera que Classificação e Autuação estão dentro da atividade de “registro”, por isso, na verdade, não está pulando fases:

PARA CESPE

1 - RECEBIMENTO

2- REGISTRO (autuação e classificação)

3- DISTRIBUIÇÃO/EXPEDIÇÃO

4-CONTROLE/MOVIMENTAÇÃO (tramitação)

Question 23

Verdadeiro ou Falso:

O protocolo é uma atividade da fase de utilização do programa de gestão de documentos.

Answer 23

Verdadeiro.

Um programa de gestão de documentos é dividido, segundo a bibliografia arquivística, em três fases:

• PRODUÇÃO (produção/criação);
• UTILIZAÇÃO (uso e tramitação); e
• DESTINAÇÃO (determinar Eliminação ou Guarda Permanente).

A atividade de protocolo, que consiste no controle da tramitação dos documentos, está incluída na fase de utilização, como bem afirma o item.