Arquivamento e Ordenação de Documentos de Arquivo Flashcards
Cite e diferencie quais são os modelos de pastas mais utilizados nos arquivos?
- PASTA SUSPENSA: muito utilizada nos arquivos CORRENTES, os documentos são agrupados de acordo com o tipo ou assunto, colocados dentro de uma pasta e são guardados em armários ou gavetas.
- PASTA A-Z: muito utilizada nos arquivos CORRENTES, consistem em pastas com gancho central, onde os documentos são perfurados e inseridos. Não se limita à ordem alfabética, mas, também, ordem numérica ou outra escolhida.
- PASTA EM “L”: são utilizadas como divisórias dentro de unidades de acondicionamento maiores, geralmente coloridas.
- PASTA SANFONADA: aquela com várias divisórias internas, onde os arquivos podem ser separados de acordo com o critério pretendido.
Qual é o modelo de caixa mais utilizado nos arquivos?
CAIXA BOX OU DE ARQUIVO: mais utilizadas em arquivos INTERMEDIÁRIOS e permite armazenar papel A4 ou ofício, sem necessidade de dobrá-los.
Quais são os dois tipos de arquivamento em que documentos podem ser guardados, de acordo com a forma como estão posicionados?
- HORIZONTAL: os documentos são colocados uns sobre os outros, formando uma pilha de documentos.
- Conservam melhor os documentos, mas dificulta a busca.
- Recomendado para arquivos PERMANENTES.
- VERTICAL: os documentos são colocados lado a lado.
- Recomendado para arquivos CORRENTES, onde a busca de documentos é frequente.
- Tem por desvantagem o fato de desgastar mais os documentos.
Qual é a diferença entre acondicionamento e armazenamento?
ACONDICIONAR: é colocar o documento em embalagem que o ajuda a preservá-lo e facilitar o acesso.
ARMAZENAR: é colocar o documento, acondicionado ou não, no mobiliário adequado.
Documento acondicionado e armazenado está devidamente ARQUIVADO.
Em que consiste o “Guia-Fora”?
- Consiste em formulário preenchido com os dados do documento desarquivado, para indicar sua localização e facilitar o rearquivamento.
- Quando o documento sai do arquivo, esta guia fica em seu lugar.
Cite quais são os Métodos Básicos de Arquivamento.
- Alfabético (por nome);
- Geográfico (por local ou procedência);
- Numérico;
- Ideográfico;
Fale acerca do seguinte modelo de arquivamento:
Alfabético.
- É aquele em que os documentos são ordenados por nome.
1. 1. Tem por variação o “variadex”, em que os documentos são ordenados por nome e cor.
Quais são as regras do modelo de arquivamento alfabético?
- No nome de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e, depois, o prenome:
Ex.: Rafael Alencar; Alencar, Rafael. - Sobrenomes compostos por substantivo e adjetivo ou ligados por hífen não se separam.
Ex.: Camilo Castelo Branco; Castelo Branco, Camilo.
Ex.: Heitor Villa-Lobos; Villa-Lobos, Heitor. - Sobrenomes formados por Santa, Santo ou São não se separam.
Ex.: Carlos Santa Rita; Santa Rita, Carlos. - Iniciais abreviadas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.
Ex.: J. Vieira, Jonas Vieira; Vieira, J; Vieira, Jonas. - Artigos e preposições, tais como “a”, “o”, “de”, “d’ “, não são considerados.
Ex.: Marcos de Sousa; Sousa, Marcos de. - Sobrenomes que exprimam grau de parentesco como Filho, Neto, são considerados como parte do último sobrenome, mas este não é considerado para fins de ordenação, salvo nomes exatamente iguais (servindo de elemento de distinção).
Ex.: Antônio Almeida Filho; Almeida Filho, Antônio. - Os títulos NÃO são considerados na alfabetização. São colocados após o nome completo, entre parênteses,
Ex.: Ministro Ricardo Lewandovski; Lewandovski, Ricardo (Ministro). - Nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo espanhóis e orientais.
Ex.: Winston Churchil; Churchil Winston. - Partículas de nomes estrangeiros são considerados se escritos com letra maiúscula (De, Du, O’ etc.).
Ex.: Giulio di Capri, Esteban De Penedo; Capri, Giulio di. De Penedo, Esteban. - Nomes espanhóis são ordenados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família.
Ex.: José de Oviedo Y Baños; Oviedo Y Baños, José de. - Nomes orientais são registrados como se apresentam.
Ex.: Li Yutang; Li Yutang. - Pessoas jurídicas são registradas como se apresentam, não se considerando os artigos e preposições que o constituem.
Ex.: Fundação Getúlio Vargas; A Colegial: Colegial (A), Fundação Getúlio Vargas. - Nos títulos de eventos, como conferências, reuniões, os números, por extenso ou não deverão aparecer no final, entre parênteses.
Ex.: II Conferência; Conferência (II).
Fale acerca do seguinte modelo de arquivamento:
Geográfico.
- Os documentos do arquivo são separados por local ou procedência (cidade, estado, país).
- Quando organizado por cidade, deve-se seguir a ordem alfabética rigorosamente, não havendo preferência por capital. Ao final de cada cidade, deve-se colocar o nome do Estado entre parênteses.
Ex.: Santa Inês (Maranhão). - Quando ordenado por Estado, estes são ordenados alfabeticamente. Nas subpastas, a capital vem em primeiro lugar, após virão os demais municípios em ordem alfabética.
- Quando ordenado por país, estes são ordenados alfabeticamente. Nas subpastas, a capital vem em primeiro lugar, após virão as demais cidades em ordem alfabética.
Fale acerca do seguinte modelo de arquivamento:
Numérico.
- É aquele em que os documentos são ordenados por número.
- Subdivide-se em:
a. Numérico Simples: é atribuído um número de acordo com a ordem de entrada ou de registro, sem se preocupar com a ordenação alfabética.
É importante que haja um índice para permitir identificar o número sob o qual o nome procurado foi arquivado.
Ex.: 1. João Pedro; 2. Antônio Marques.
b. Numérico Cronológico: é aquele em que se ordena pela data (dia, mês e ano).
Em alguns locais, adota-se o número, acrescido do ano.
Ex.: 01/01/2019; 05/03/2019.
c. Numérico Dígito-Terminal: utilizados quando há documentos com muitos algarismos.
Os números são organizados em pares e a ordenação é feita a partir dos pares, da direita para a esquerda.
Se o último par for idêntico, parte-se para o par imediatamente anterior.
Ex.: 12-56-31; 16-30-05; 08-16-20; 13-08-20.
16-30-05
13-08-20
08-16-20
12-56-31
Fale acerca do seguinte modelo de arquivamento:
Ideográfico, Temático ou “Por Assunto”.
- É aquele em que os documentos são ordenados por assunto.
É de difícil aplicação, tendo em vista que depende da interpretação do documento pelo responsável pelo arquivamento.
Após o arquivamento, é necessário que os documentos sejam ordenados de forma que permita a localização do assunto desejado. - Para que haja essa ordenação, existem dois sub-métodos: o alfabético e o numérico.
a. O alfabético se subdivide em:
- Dicionário: onde os documentos são ordenados alfabeticamente em um único nível.
- Enciclopédico: são ordenados alfabeticamente em vários sub-níveis, de acordo com as especificidades de cada assunto.
b. O numérico é caracterizado por ser atribuído um código a cada assunto, sendo a ordenação feita por esses códigos. Pode haver sub-níveis, com respeito à ordem numérica, e não ao alfabeto.
O método numérico subdivide-se em:
- Decimal: em que os assuntos são subdivididos em até 10 (códigos de 0 a 9) áreas, e cada área pode ter até 10 subdivisões e assim sucessivamente.
Ex: 146, onde: “1” é ciências sociais; “4” é direito; “6” é penal.
- Duplex: não há limitação de assuntos, podendo ultrapassar 10 áreas por nível. Em razão disso, cada nível deve ser separado por um “traço”.
Ex.: 2-15-8.
Fale acerca do seguinte modelo de arquivamento:
Unitermo ou Indexação Coordenada.
- Não é recomendada sua aplicação em arquivos convencionais, é utilizada, com êxito, nos arquivos especiais e especializados.
- Consiste em atribuir a um documento, ou grupo de documentos, um número em ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo.
- Esse número deve ser assinalado no documento, em lugar visível, para localizar o documento.
- Após atribuir o número, deve-se destacar as informações mais relevantes de cada documento, inserindo-as em uma ficha índice. Cada documento possuirá sua ficha índice.
O que são sistemas de arquivamento e como podem ser classificados?
- Está relacionado à forma como é feita a busca dos documentos no arquivo.
- Pode ser Direto ou Indireto.
- DIRETOS: são aqueles que não exigem a adoção de índice para localizar os documentos no arquivo, podendo se dar diretamente (alfabético, geográfico e ideográficos alfabéticos).
Se trabalha com letras, é direto. - INDIRETOS: são aqueles que exigem consulta a um índice alfabético que remeta ao número em que o documento está arquivado (numérico simples, cronológico ou numérico-terminal e ideográfico numérico).
Se trabalha com número, é indireto.
Cite quais são as etapas do arquivamento (ou, segundo Marinela Leite Paes, “operações de arquivamento”)?
- Inspeção: consiste em verificar se o documento se destina ao arquivamento;
- Estudo: leitura do documento e análise de informações que podem ser utilizadas para posterior localização (assunto, interessado, origem etc.);
- Classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, documentos seleção da categoria de assunto sob
a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir códigos. códigos; - Codificação: consiste em colocar no documento um código, cor ou nome, de acordo com o método adotado;
- Ordenação: consiste em colocar os documentos em ordem, a partir dos códigos recebidos e da classificação adotada; e
- Guarda dos documentos: consiste na colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante (arquivamento propriamente dito).
Verdadeiro ou Falso:
Uma organização poderá adotar tantos modelos de arquivo quanto considere necessários para organizar seus documentos.
Verdadeiro.
Verdadeiro ou Falso:
O método de arquivamento por assunto
tem problema ou dificuldade a interpretação dos assuntos.
Verdadeiro.
O método ideográfico de arquivamento, onde os documentos são separados por assunto ou tema, exige a interpretação dos documentos e o conhecimento dos assuntos, o que o torna um
método de difícil aplicação, segundo a bibliografia arquivística.
Em que consiste o “plano de classificação”?
- Consiste no instrumento que estuda a estrutura da organização e apresenta as áreas/classes sob as quais os documentos podem ser criados na organização.
- Serve para organizar os documentos no arquivo.
Verdadeiro ou Falso:
O método de arquivamento a ser adotado é determinado pela natureza dos documentos a serem organizados, identificação o aspecto pelo qual o documento é mais frequentemente consultado, e pela estrutura e funcionamento da entidade.
Verdadeiro.
Verdadeiro ou Falso:
Um projeto possui data, nome do autor, assunto e localidade. O método para classificá-lo é o alfabético.
Falso.
Não há como definir, a priori, um método de arquivamento. Deve haver uma análise caso a caso.
Complete:
Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como plantas e cartazes, devem ser armazenados em _____.
Gavetas de Mapotecas.
Documentos de grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes devem ser guardados em
mapotecas, onde os mesmos ficam armazenados
de forma HORIZONTAL, em envelopes de papel neutro, sem que seja necessário dobrá-los.
Sendo necessário enrolá-los, devem ser acondicionados em TUBOS EM CARTÃO ALCALINO.
Verdadeiro ou Falso:
Os documentos de valor permanente e de grandes formatos (por exemplo, mapas, plantas e cartazes) devem ser armazenados HORIZONTALMENTE, ou enrolados em tubos confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas.
Verdadeiro.
O arquivamento horizontal é indicado para documentos permanentes ou documentos de grandes dimensões, como mapas e plantas. A utilização de tubos, no caso da impossibilidade de se arquivarem os documentos desenrolados, também
é prevista na bibliografia arquivística.
O arquivamento horizontal não é recomendado para arquivos correntes.
Verdadeiro.
VertiCal = Corrente.
Horizontal = Permanente.
Verdadeiro ou Falso:
No acondicionamento, documentos de grandes formatos não podem ser enrolados para se evitar a quebra do suporte.
Falso.
Podem sim, desde que não seja possível acondioná-los sem dobrar.
Verdadeiro ou Falso:
No arquivo corrente, o arquivamento do tipo horizontal é o mais adequado, por facilitar a localização dos documentos.
Falso.
Corrente = Vertical.
Verdadeiro ou Falso:
A opção pelo arquivamento em pastas deve-se ao fato de que o material armazenado é enquadrado como arquivo descartável.
Falso.
Tem a ver com a facilidade de manuseio e não com por ser descartável.
Verdadeiro ou Falso:
Recomenda-se que sejam deixados espaços vazios nas
caixas onde os documentos estão armazenados, para evitar danos aos documentos quando
de sua retirada das caixas.
Falso.
A recomendação é justamente o contrário, ou seja, que não se deixe espaço vazio dentro da caixa, porque isso pode fazer com que os documentos se estraguem mais rapidamente.
Recomenda-se que documentos de arquivo em papel devam ser acondicionados em quê?
Caixa-Arquivo ou Pastas Suspensas, a depender de suas dimensões.
Verdadeiro ou Falso:
As medidas das embalagens devem respeitar formatos padronizados e devem ser superiores às dos documentos que nelas serão abrigados.
Verdadeiro.
Para arquivos correntes, recomenda-se que os documentos sejam acondicionados em quê?
Pastas suspensas ou de A-Z.
Caixa-Box é recomendada para arquivos intermediários.
Verdadeiro ou Falso:
O acondicionamento dos documentos de arquivo está relacionado as embalagens utilizadas para a guarda dos documentos, enquanto o armazenamento refere-se ao mobiliário adotado.
Verdadeiro.
Qual é o método de ordenação padrão para os documentos de arquivo?
Cronológico.
