Ciclo Vital dos Documentos, Tabela de Temporalidade e Gestão de Documentos Flashcards
O ciclo de vida dos documentos é formado por três idades.
Quais são as idades e qual o valor respectivo?
1ª. idade - Corrente (valor primário ou administrativo);
2ª. idade - Intermediária (temporária) (valor primário ou administrativo);
3ª. idade - Permanente (valor secundário ou histórico).
Os documentos podem possui dois valores:
- Primário ou administrativo; e
- Secundário ou histórico.
Diferencie-os.
- PRIMÁRIO OU ADMINISTRATIVO: vinculados às atividades em andamento ou que podem ser questionados.
- Todo documento nasce com esse valor e depois o perde.
- Compreende os documentos das fases corrente e intermediária.
- SECUNDÁRIO OU HISTÓRICO: vinculados a fatos históricos para a instituição ou para a sociedade. Possuem finalidade probatória ou informativa.
- Poucos documentos atingirão esse valor, sendo imprescritível.
- Compreende os documentos da fase permanente .
Verdadeiro ou Falso:
Por meio do valor primário dos documentos, é possível identificar os prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário.
Verdadeiro.
Verdadeiro ou Falso:
A fase corrente é definida de acordo com os valores históricos dos documentos.
Falso.
Fase corrente = valor primário ou administrativo.
Verdadeiro ou Falso:
Os documentos de arquivo são imprescritíveis, ou seja, não podem ser eliminados.
Falso.
Apenas os documentos de valor histórico não podem ser eliminados.
Verdadeiro ou Falso:
Todo documento que tenha esgotado seu valor primário pode ser eliminado.
Falso.
Se possuir valor secundário, irá para o arquivo permanente.
Verdadeiro ou Falso:
De modo geral, podem ser eliminados os documentos que comprovem o modo de organização e funcionamento da instituição ao longo de sua existência.
Falso.
Segundo a doutrina, são documentos de valor histórico e devem pertencer ao arquivo permanente.
Fale acerca das características dos arquivos de documentos de 1ª Idade ou corrente.
- Constituído de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, são consultados frequentemente.
- São conservados nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.
Fale acerca das características dos arquivos de documentos de 2ª Idade ou intermediário.
- Constituído de documentos que já não são frequentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados.
- Não há necessidade de serem conservados próximos às repartições (questões de economia e espaço).
- Por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação e o recolhimento para guarda permanente.
Fale acerca das características dos arquivos de documentos de 3ª Idade ou permanente.
- Constituído por documentos sem valor administrativo, mas com valor histórico, probatório e informativo, que devem ser definitivamente preservados.
- Devem ser disponibilizados para consulta interna ou externa, NÃO CABENDO IMPOSIÇÃO DE SIGILO.
Em que consiste a AVALIAÇÃO Documental?
- É a análise dos documentos da instituição, a fim de definir:
- Seus prazos de guarda e
- Destinação final a partir de seus valores; - É realizada por uma Comissão Permanente (CPAD) e resulta na TABELA DE TEMPORALIDADE dos documentos da instituição.
Em que consiste a Tabela de Temporalidade?
- Decorre da atribuição de AVALIAÇÃO DOCUMENTAL.
- É o instrumento que define os PRAZOS DE GUARDA e a DESTINAÇÃO FINAL (guarda permanente ou eliminação) dos documentos da instituição.
- Controla o ciclo de vida do documento.
- A tabela de temporalidade se aplica para TODOS OS DOCUMENTOS, não importando o suporte dos mesmos (papel ou digital).
- Criada pela Comissão Permanente e deve ser aprovada por autoridade Competente.
- Os prazos variam de acordo com o tipo de documento e de órgão para órgão.
Verdadeiro ou Falso:
A ELIMINAÇÃO de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos - CPAD.
Verdadeiro.
Res. 40, Conarq, art. 1º.
Verdadeiro ou Falso:
A Tabela de Temporalidade registra o ciclo dos documentos e sua função é determinar o prazo de guarda dos documentos, além de definir os critérios para eliminação, feitos por meio de uma análise documental sobre a importância, a legalidade e a necessidade.
Verdadeiro.
Verdadeiro ou Falso:
A Tabela de Temporalidade é um instrumento resultante do processo de AVALIAÇÃO.
Verdadeiro.
Verdadeiro ou Falso:
Os documentos de guarda temporária devem ser mantidos por 5 anos.
Falso.
Não há um prazo geral para a guarda de documentos.
Verdadeiro ou Falso:
Por sua natureza, os processos possuem valor secundário, devendo ser recolhidos à guarda permanente.
Falso.
Nem todo processo possui valor secundário (histórico). Logo, nem todos devem ser guardados para sempre.
Verdadeiro ou Falso:
O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediário é de 10 a 20 anos.
Falso.
Não há um prazo recomendado.
Verdadeiro ou Falso:
A aplicação da tabela de temporalidade resulta na definição do destino final dos documentos de arquivo, que pode ser a guarda corrente ou intermediária.
Falso.
Destinação Final:
- Eliminação; ou
- Guarda permanente.
Verdadeiro ou Falso:
Após o prazo de guarda no arquivo intermediário, a tabela de temporalidade define a destinação final, que é diferente para documentos tradicionais (papel) e documentos digitais.
Falso.
Seja qual for o tipo de documento (físico ou digital), as opções de destinação são as mesmas: (a) eliminação; ou (b) guarda permanente.
Verdadeiro ou Falso:
Os documentos eletrônicos devem ser avaliados de acordo com a tabela de temporalidade.
Verdadeiro.
Em que consiste o “Plano de Destinação”?
Consiste no instrumento arquivístico utilizado para o tratamento de massas documentais acumuladas.
- Como os documentos nunca foram tratados anteriormente, apenas se decidirá quais deverão ser eliminados e quais deverão ser mantidos no arquivo permanente.
Verdadeiro ou Falso:
A massa documental acumulada é formada por documentos correntes, intermediários, permanentes e até mesmo documentos não arquivísticos.
Verdadeiro.
Na massa documental acumulada pode ter de tudo.
Verdadeiro ou Falso:
Para as massas documentais acumuladas, o instrumento de avaliação utilizado é a tabela de temporalidade.
Falso.
É o plano de destinação.
Verdadeiro ou Falso:
Constituem objetivos da etapa de avaliação de documentos a redução da massa documental e a liberação de espaço físico.
Verdadeiro.
Verdadeiro ou Falso:
A avaliação documental provoca, necessariamente, aumento de recursos humanos e de materiais.
Falso.
É o efeito inverso. Há uma redução de recursos (gastos).
No contexto da gestão documental, diferencie “transferência” de “recolhimento”.
- TRANSFERÊNCIA: entrada do documento no arquivo intermediário.
- RECOLHIMENTO: entrada do documento no arquivo permanente.
Todos os documentos passam pelas três idades?
Não.
Todos os documentos passam pela idade corrente.
Mas nem todos passam pelas idades intermediária e permanente.
Verdadeiro ou Falso:
Um documento que passou pela atividade de recolhimento não pode mais ser eliminado.
Verdadeiro.
Recolhido = passar para o arquivo permanente.
Verdadeiro ou Falso:
O estágio de evolução dos arquivos é conhecido como princípio de respeito aos fundos, que é o principal fundamento da arquivologia.
Falso.
O estágio de evolução é relacionado à teoria das três idades, que nada tem a ver com o princípio de respeito aos fundos.
De acordo com a lei 8.159/91, o que se entende por gestão de documentos?
- Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à (a) produção, (b) tramitação, (c) uso, (d) avaliação e (e) arquivamento de documentos NAS FASES CORRENTE E INTERMEDIÁRIA, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
- Conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos.
Em quais idades arquivísticas a gestão de documentos atua?
Idades Corrente e Intermediária.
Verdadeiro ou Falso:
A gestão de documentos atua em todas as fases do ciclo de vida documental por este ser a sua base teórica.
Falso.
A gestão documental atua nas fases CORRENTE e INTERMEDIÁRIA, apenas.
Verdadeiro ou Falso:
A gestão de documentos visa a uma intervenção inicial na segunda idade documental, o arquivo intermediário, com a finalidade de aplicar métodos de economia e eficácia na gestão dos arquivos.
Falso.
Sua intervenção inicial se dá na fase corrente.
Verdadeiro ou Falso:
As principais ações da gestão de documentos ocorrem durante o período em que o documento de arquivo apresenta valor primário.
Verdadeiro.
Valor primário = idades corrente e intermediária.
A GESTÃO DE DOCUMENTOS se divide em três fases ou etapas. Quais são?
- PRODUÇÃO:
- UTILIZAÇÃO / CONSERVAÇÃO:
- DESTINAÇÃO / AVALIAÇÃO:
Verdadeiro ou Falso:
As três fases básicas da gestão de documentos são: produção, classificação e descrição.
Falso.
Produção; Utilização; e Destinação.
Fale acerca das características da 1ª fase da gestão de documentos:
PRODUÇÃO.
- Consiste na elaboração dos documentos em decorrência das atividades da instituição.
- Envolve:
- Criação apenas dos documentos essenciais à administração;
- Evitar a emissão de vias desnecessárias;
- Consolidar atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência;
- Criar ou extinguir modelos de documentos e formulários;
- Adequar e melhorar o aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos;
- Escolher de forma adequada materiais e equipamentos ligados à produção de documentos;
- Selecionar recursos humanos na instituição.
Fale acerca das características da 2ª fase da gestão de documentos:
UTILIZAÇÃO / CONSERVAÇÃO.
- Inclui as atividades de:
- Protocolo (recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição e controle);
- Organização e arquivamento dos documentos no arquivo;
- Elaboração de normas de acesso à documentação; e
- Elaboração de normas de recuperação de informações.
A fase básica da gestão de documentos que inclui atividades de protocolo e de elaboração de normas de acesso à documentação é denominada de?
Fase de utilização.
Fale acerca das características da 3ª fase da gestão de documentos:
DESTINAÇÃO / AVALIAÇÃO.
- A mais complexa entre as 3 fases.
- Consiste na:
- Análise e avaliação dos documentos acumulados no arquivo;
2.1. Com o estabelecimento de seus prazos de guarda e sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente).
Segundo Marilena Leite Paes, quantas e quais são as atividades dos arquivos correntes?
São 5:
- Protocolo;
- Expedição;
- Arquivamento;
- Empréstimo/Consulta; e
- Destinação.
Verdadeiro ou Falso:
Os arquivos intermediários conservam a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes.
Verdadeiro.
Dentro do ciclo de vida dos documentos, quais são aqueles que se sujeita à tabela de temporalidade?
Apenas os arquivos CORRENTES e os PERMANENTES.
Verdadeiro ou Falso:
Nos arquivos corrente e intermediário, os prazos de guarda dos documentos devem ser expressos em anos ou pela indicação da vigência dos documentos.
Verdadeiro.
Verdadeiro ou Falso:
A dação de documentos está incluída na função arquivística de AQUISIÇÃO, a qual contempla a entrada de documentos nos arquivos CORRENTE, INTERMEDIÁRIO e PERMANENTE
Verdadeiro.
A aquisição contempla a entrada de documentos nos arquivos correntes, intermediários e permanente. Refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recolhimento de arquivo. É feito de forma a assegurar que o acervo recebido é completo, confiável e autêntico. Abrange também a doação, a dação, o depósito e o empréstimo sob custódia temporária, a microfilmagem de documentos pertencentes a outras instituições, mas têm o interesse fundamental ao fundo em custódia.
