Ciclo Vital dos Documentos, Tabela de Temporalidade e Gestão de Documentos

Question 1

O ciclo de vida dos documentos é formado por três idades.

Quais são as idades e qual o valor respectivo?

Answer 1

1ª. idade - Corrente (valor primário ou administrativo);

2ª. idade - Intermediária (temporária) (valor primário ou administrativo);

3ª. idade - Permanente (valor secundário ou histórico).

Question 2

Os documentos podem possui dois valores:

• Primário ou administrativo; e
• Secundário ou histórico.

Diferencie-os.

Answer 2

1. PRIMÁRIO OU ADMINISTRATIVO: vinculados às atividades em andamento ou que podem ser questionados.
2. 1. Todo documento nasce com esse valor e depois o perde.
3. 2. Compreende os documentos das fases corrente e intermediária.
4. SECUNDÁRIO OU HISTÓRICO: vinculados a fatos históricos para a instituição ou para a sociedade. Possuem finalidade probatória ou informativa.
5. 1. Poucos documentos atingirão esse valor, sendo imprescritível.
6. 2. Compreende os documentos da fase permanente .

Question 3

Verdadeiro ou Falso:

Por meio do valor primário dos documentos, é possível identificar os prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário.

Answer 3

Verdadeiro.

Question 4

Verdadeiro ou Falso:

A fase corrente é definida de acordo com os valores históricos dos documentos.

Answer 4

Falso.

Fase corrente = valor primário ou administrativo.

Question 5

Verdadeiro ou Falso:

Os documentos de arquivo são imprescritíveis, ou seja, não podem ser eliminados.

Answer 5

Falso.

Apenas os documentos de valor histórico não podem ser eliminados.

Question 6

Verdadeiro ou Falso:

Todo documento que tenha esgotado seu valor primário pode ser eliminado.

Answer 6

Falso.

Se possuir valor secundário, irá para o arquivo permanente.

Question 7

Verdadeiro ou Falso:

De modo geral, podem ser eliminados os documentos que comprovem o modo de organização e funcionamento da instituição ao longo de sua existência.

Answer 7

Falso.

Segundo a doutrina, são documentos de valor histórico e devem pertencer ao arquivo permanente.

Question 8

Fale acerca das características dos arquivos de documentos de 1ª Idade ou corrente.

Answer 8

1. Constituído de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, são consultados frequentemente.
2. São conservados nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.

Question 9

Fale acerca das características dos arquivos de documentos de 2ª Idade ou intermediário.

Answer 9

1. Constituído de documentos que já não são frequentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados.
2. Não há necessidade de serem conservados próximos às repartições (questões de economia e espaço).
3. Por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação e o recolhimento para guarda permanente.

Question 10

Fale acerca das características dos arquivos de documentos de 3ª Idade ou permanente.

Answer 10

1. Constituído por documentos sem valor administrativo, mas com valor histórico, probatório e informativo, que devem ser definitivamente preservados.
2. Devem ser disponibilizados para consulta interna ou externa, NÃO CABENDO IMPOSIÇÃO DE SIGILO.

Question 11

Em que consiste a AVALIAÇÃO Documental?

Answer 11

1. É a análise dos documentos da instituição, a fim de definir:
   - Seus prazos de guarda e
   - Destinação final a partir de seus valores;
2. É realizada por uma Comissão Permanente (CPAD) e resulta na TABELA DE TEMPORALIDADE dos documentos da instituição.

Question 12

Em que consiste a Tabela de Temporalidade?

Answer 12

0. Decorre da atribuição de AVALIAÇÃO DOCUMENTAL.
1. É o instrumento que define os PRAZOS DE GUARDA e a DESTINAÇÃO FINAL (guarda permanente ou eliminação) dos documentos da instituição.
2. 1. Controla o ciclo de vida do documento.
3. 2. A tabela de temporalidade se aplica para TODOS OS DOCUMENTOS, não importando o suporte dos mesmos (papel ou digital).
4. Criada pela Comissão Permanente e deve ser aprovada por autoridade Competente.
5. Os prazos variam de acordo com o tipo de documento e de órgão para órgão.

Question 13

Verdadeiro ou Falso:

A ELIMINAÇÃO de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos - CPAD.

Answer 13

Verdadeiro.

Res. 40, Conarq, art. 1º.

Question 14

Verdadeiro ou Falso:

A Tabela de Temporalidade registra o ciclo dos documentos e sua função é determinar o prazo de guarda dos documentos, além de definir os critérios para eliminação, feitos por meio de uma análise documental sobre a importância, a legalidade e a necessidade.

Answer 14

Verdadeiro.

Question 15

Verdadeiro ou Falso:

A Tabela de Temporalidade é um instrumento resultante do processo de AVALIAÇÃO.

Answer 15

Verdadeiro.

Question 16

Verdadeiro ou Falso:

Os documentos de guarda temporária devem ser mantidos por 5 anos.

Answer 16

Falso.

Não há um prazo geral para a guarda de documentos.

Question 17

Verdadeiro ou Falso:

Por sua natureza, os processos possuem valor secundário, devendo ser recolhidos à guarda permanente.

Answer 17

Falso.

Nem todo processo possui valor secundário (histórico). Logo, nem todos devem ser guardados para sempre.

Question 18

Verdadeiro ou Falso:

O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediário é de 10 a 20 anos.

Answer 18

Falso.

Não há um prazo recomendado.

Question 19

Verdadeiro ou Falso:

A aplicação da tabela de temporalidade resulta na definição do destino final dos documentos de arquivo, que pode ser a guarda corrente ou intermediária.

Answer 19

Falso.

Destinação Final:

• Eliminação; ou
• Guarda permanente.

Question 20

Verdadeiro ou Falso:

Após o prazo de guarda no arquivo intermediário, a tabela de temporalidade define a destinação final, que é diferente para documentos tradicionais (papel) e documentos digitais.

Answer 20

Falso.

Seja qual for o tipo de documento (físico ou digital), as opções de destinação são as mesmas: (a) eliminação; ou (b) guarda permanente.

Question 21

Verdadeiro ou Falso:

Os documentos eletrônicos devem ser avaliados de acordo com a tabela de temporalidade.

Answer 21

Verdadeiro.

Question 22

Em que consiste o “Plano de Destinação”?

Answer 22

Consiste no instrumento arquivístico utilizado para o tratamento de massas documentais acumuladas.

2. Como os documentos nunca foram tratados anteriormente, apenas se decidirá quais deverão ser eliminados e quais deverão ser mantidos no arquivo permanente.

Question 23

Verdadeiro ou Falso:

A massa documental acumulada é formada por documentos correntes, intermediários, permanentes e até mesmo documentos não arquivísticos.

Answer 23

Verdadeiro.

Na massa documental acumulada pode ter de tudo.

Question 24

Verdadeiro ou Falso:

Para as massas documentais acumuladas, o instrumento de avaliação utilizado é a tabela de temporalidade.

Answer 24

Falso.

É o plano de destinação.

Question 25

Verdadeiro ou Falso:

Constituem objetivos da etapa de avaliação de documentos a redução da massa documental e a liberação de espaço físico.

Answer 25

Verdadeiro.

Question 26

Verdadeiro ou Falso:

A avaliação documental provoca, necessariamente, aumento de recursos humanos e de materiais.

Answer 26

Falso.

É o efeito inverso. Há uma redução de recursos (gastos).

Question 27

No contexto da gestão documental, diferencie “transferência” de “recolhimento”.

Answer 27

1. TRANSFERÊNCIA: entrada do documento no arquivo intermediário.
2. RECOLHIMENTO: entrada do documento no arquivo permanente.

Question 28

Todos os documentos passam pelas três idades?

Answer 28

Não.

Todos os documentos passam pela idade corrente.

Mas nem todos passam pelas idades intermediária e permanente.

Question 29

Verdadeiro ou Falso:

Um documento que passou pela atividade de recolhimento não pode mais ser eliminado.

Answer 29

Verdadeiro.

Recolhido = passar para o arquivo permanente.

Question 30

Verdadeiro ou Falso:

O estágio de evolução dos arquivos é conhecido como princípio de respeito aos fundos, que é o principal fundamento da arquivologia.

Answer 30

Falso.

O estágio de evolução é relacionado à teoria das três idades, que nada tem a ver com o princípio de respeito aos fundos.

Question 31

De acordo com a lei 8.159/91, o que se entende por gestão de documentos?

Answer 31

1. Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à (a) produção, (b) tramitação, (c) uso, (d) avaliação e (e) arquivamento de documentos NAS FASES CORRENTE E INTERMEDIÁRIA, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
2. Conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos.

Question 32

Em quais idades arquivísticas a gestão de documentos atua?

Answer 32

Idades Corrente e Intermediária.

Question 33

Verdadeiro ou Falso:

A gestão de documentos atua em todas as fases do ciclo de vida documental por este ser a sua base teórica.

Answer 33

Falso.

A gestão documental atua nas fases CORRENTE e INTERMEDIÁRIA, apenas.

Question 34

Verdadeiro ou Falso:

A gestão de documentos visa a uma intervenção inicial na segunda idade documental, o arquivo intermediário, com a finalidade de aplicar métodos de economia e eficácia na gestão dos arquivos.

Answer 34

Falso.

Sua intervenção inicial se dá na fase corrente.

Question 35

Verdadeiro ou Falso:

As principais ações da gestão de documentos ocorrem durante o período em que o documento de arquivo apresenta valor primário.

Answer 35

Verdadeiro.

Valor primário = idades corrente e intermediária.

Question 36

A GESTÃO DE DOCUMENTOS se divide em três fases ou etapas. Quais são?

Answer 36

1. PRODUÇÃO:
2. UTILIZAÇÃO / CONSERVAÇÃO:
3. DESTINAÇÃO / AVALIAÇÃO:

Question 37

Verdadeiro ou Falso:

As três fases básicas da gestão de documentos são: produção, classificação e descrição.

Answer 37

Falso.

Produção; Utilização; e Destinação.

Question 38

Fale acerca das características da 1ª fase da gestão de documentos:

PRODUÇÃO.

Answer 38

1. Consiste na elaboração dos documentos em decorrência das atividades da instituição.
2. Envolve:
3. 1. Criação apenas dos documentos essenciais à administração;
4. 2. Evitar a emissão de vias desnecessárias;
5. 3. Consolidar atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência;
6. 4. Criar ou extinguir modelos de documentos e formulários;
7. 5. Adequar e melhorar o aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos;
8. 6. Escolher de forma adequada materiais e equipamentos ligados à produção de documentos;
9. 7. Selecionar recursos humanos na instituição.

Question 39

Fale acerca das características da 2ª fase da gestão de documentos:

UTILIZAÇÃO / CONSERVAÇÃO.

Answer 39

1. Inclui as atividades de:
2. 1. Protocolo (recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição e controle);
3. Organização e arquivamento dos documentos no arquivo;
4. Elaboração de normas de acesso à documentação; e
5. Elaboração de normas de recuperação de informações.

Question 40

A fase básica da gestão de documentos que inclui atividades de protocolo e de elaboração de normas de acesso à documentação é denominada de?

Answer 40

Fase de utilização.

Question 41

Fale acerca das características da 3ª fase da gestão de documentos:

DESTINAÇÃO / AVALIAÇÃO.

Answer 41

1. A mais complexa entre as 3 fases.
2. Consiste na:
3. 1. Análise e avaliação dos documentos acumulados no arquivo;

2.1. Com o estabelecimento de seus prazos de guarda e sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente).

Question 42

Segundo Marilena Leite Paes, quantas e quais são as atividades dos arquivos correntes?

Answer 42

São 5:

1. Protocolo;
2. Expedição;
3. Arquivamento;
4. Empréstimo/Consulta; e
5. Destinação.

Question 43

Verdadeiro ou Falso:

Os arquivos intermediários conservam a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes.

Answer 43

Verdadeiro.

Question 44

Dentro do ciclo de vida dos documentos, quais são aqueles que se sujeita à tabela de temporalidade?

Answer 44

Apenas os arquivos CORRENTES e os PERMANENTES.

Question 45

Verdadeiro ou Falso:

Nos arquivos corrente e intermediário, os prazos de guarda dos documentos devem ser expressos em anos ou pela indicação da vigência dos documentos.

Answer 45

Verdadeiro.

Question 46

Verdadeiro ou Falso:

A dação de documentos está incluída na função arquivística de AQUISIÇÃO, a qual contempla a entrada de documentos nos arquivos CORRENTE, INTERMEDIÁRIO e PERMANENTE

Answer 46

Verdadeiro.

A aquisição contempla a entrada de documentos nos arquivos correntes, intermediários e permanente. Refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recolhimento de arquivo. É feito de forma a assegurar que o acervo recebido é completo, confiável e autêntico. Abrange também a doação, a dação, o depósito e o empréstimo sob custódia temporária, a microfilmagem de documentos pertencentes a outras instituições, mas têm o interesse fundamental ao fundo em custódia.