Classificação dos Arquivos e Documentos Flashcards
Cite quais são as classificações dos arquivos, enquanto locais onde se guardam documentos.
- Quanto aos estágios de evolução;
- Quanto à entidade mantenedora;
- Quanto à natureza dos documentos; e
- Quanto à extensão de sua atuação.
Como se classificam os arquivos quanto ao estágio de evolução?
- CORRENTES (1ª Idade): documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
- INTERMEDIÁRIOS (2ª Idade): documentos que, mesmo não sendo de uso corrente, são de interesse administrativo, e aguardam um período para sua eliminação ou guarda permanente.
- PERMANENTES (3ª Idade): guardam os documentos que já prescreveram, mas que possuem valor histórico, probatório ou informativo.
Como se classificam os arquivos quanto à entidade mantenedora ou criadora?
- PÚBLICOS: de órgãos e entidades públicas;
- PRIVADOS: mantidos por entidades privadas. Podem ser:
- Institucionais;
- Comerciais;
- Familiares; ou
- Pessoais.
Como se classificam os arquivos quanto à NATUREZA DOS DOCUMENTOS?
- ESPECIAIS: mantêm documentos de formas físicas diversas e que exigem tratamento diferenciado no que se refere à guarda e conservação.
- ESPECIALIZADOS: mantêm documentos de determinada área do conhecimento.
Como se classificam os arquivos quanto à extensão de sua atuação?
- SETORIAIS: instalados juntos aos órgãos operacionais (setores), funcionamento como arquivos correntes.
- CENTRAL OU GERAL: acumulam em um único local os documentos correntes das diversas áreas da instituição.
Cite quais são os critérios de classificação dos documentos.
- Quanto ao gênero;
- Quanto à espécie;
- Quanto à natureza do documento;
- Quanto à forma;
- Quanto ao formato;
- Quanto à técnica de registro;
- Quanto ao tipo ou tipologia.
Fale acerca classificação dos documentos quanto ao gênero.
Definição e espécies.
- DEFINIÇÃO: Consiste na classificação relacionada ao conjunto de signos ou símbolos utilizados (palavras, imagens, sons etc.) para registrar a informação.
- ESPÉCIES:
a. Escritos ou Textuais: contém texto.
b. Iconográficos: contém imagens estáticas “em papel emulsionado ou não” (fotografias, diapositivos, desenhos, gravuras etc.);
c. Cartográficos: contém imagem em escala reduzida representando uma área maior (mapas, plantas, perfis etc.).
d. Micrográficos: cópias de documentos decorrentes de microfilmagem.
e. Sonoros: contém som, fonográfico.
f. Filmográficos: contém imagens em movimentos;
g. Informáticos: em meio digital.
Fale acerca classificação dos documentos quanto à NATUREZA DO ASSUNTO.
Espécies.
- SIGILOSOS: documentos com acesso restrito, exigindo cuidados especiais quanto à custódia e divulgação.
- Divide-se em: ultrassecreto (até 25 anos), secreto (15) e reservado (5).
- OSTENSIVO: documentos cuja divulgação não prejudica a administração.
Fale acerca classificação dos documentos quanto à FORMA.
Definição e espécies.
- DEFINIÇÃO: é o estágio de preparação ou transmissão do documento.
- ESPÉCIES:
a. Rascunho ou Minuta (pré-original);
b. Original;
c. Cópia (pós-original).
Verdadeiro ou Falso:
O documento de arquivo é classificado como recebido ou produzido, de acordo com seu estado de transmissão.
Falso.
“Estado e transmissão” é relacionado à classificação quanto à forma (minuta, original e cópia).
Verdadeiro ou Falso:
A versão final de um documento é o original.
Verdadeiro.
Fale acerca classificação dos documentos quanto ao FORMATO.
Definição e exemplos.
- DEFINIÇÃO: é a configuração física de um suporte (papel, meio magnético etc.), de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado.
- Exemplos: folha, cartaz, caderno, livro, rolo de filme, fita, disco etc.
Fale acerca da classificação dos documentos quanto à TÉCNICA DE REGISTRO.
- DEFINIÇÃO: técnica utilizada para registrar a informação no documento.
- EXEMPLOS:
- Manuscrito;
- Datilografado; e
- Impresso.
Fale acerca da classificação dos documentos quanto à ESPÉCIE.
- DEFINIÇÃO: configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.
- É o aspecto formal. A “cara” do documento; o formato.
- Ex.: cheque, boleto, diploma, certidão, contrato etc.
Fale acerca da classificação dos documentos quanto à TIPOLOGIA OU TIPO.
- DEFINIÇÃO: configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou.
- ESPÉCIE + ATIVIDADE ou FUNÇÃO que o documento desenvolve.
- Ex.: certidão de nascimento ou casamento; atestado médico, de óbito; alvará de construção, de soltura etc.
Verdadeiro ou Falso:
Relatórios de atividades, processos de compra de material de consumo e formulário de solicitação de férias são exemplos de tipos documentais.
Verdadeiro.
Verdadeiro ou Falso:
Ata, carta, decreto e memorando são alguns exemplos de espécies documentais.
Verdadeiro.
Verdadeiro ou Falso:
O relatório de atividades, a ata de reunião, o formulário de ocorrência e o ofício são tipos documentais.
Falso.
Ofício é espécie.
Segundo Medeiros e Hernandes, os documentos podem ser classificados em:
- Comercial;
- Científica; e
- Oficial.
Diferencie-as.
- COMERCIAL: organizada e utilizada por empresas e destina-se a fins extremamente comerciais.
- CIENTÍFICA: seu objetivo principal é o de proporcionar informações científicas ou mesmo didáticas, sem visar diretamente o lucro.
- OFICIAL: emanado pelo Poder Público ou entidade privada, tendo por finalidade auxiliar e assessorar a administração pública, ou produzir efeitos jurídicos na comprovação de um fato.
Os documentos poderão ter valor primário (administrativo) ou secundário (histórico).
De acordo com o ciclo vital dos documentos, qual é o valor de cada idade?
1ª Idade - corrente (primário).
2ª Idade - intermediário (primário).
3ª Idade - permanente (secundário)
Em que consiste a “classificação dos documentos”?
É a atividade intelectual voltada para o agrupamento dos documentos A PARTIR DE FUNÇÕES E ATIVIDADES geradoras desses documentos.
Para Schellenberg, existem três métodos de classificação dos documentos:
- FUNCIONAL;
- ORGANIZACIONAL/ ESTRUTURAL; e
- POR ASSUNTOS.
Diferencie-os.
- FUNCIONAL: leva em conta as funções e atividades dos documentos.
- ORGANIZACIONAL/ ESTRUTURAL: a estrutura da organização.
- POR ASSUNTO: o conteúdo do documento.
Verdadeiro ou Falso:
SÃO CONSIDERADOS DOCUMENTOS PÚBLICOS os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
Verdadeiro.
Lei 8.159/1991 …
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
Verdadeiro ou Falso:
O processo de classificação de documentos em um arquivo utiliza essencialmente métodos predeterminados e exige conhecimento do sistema, do conteúdo e da significação dos documentos a serem classificados.
Falso.
Classificação em um arquivo: varia de instituição para instituição.
Classificação em uma biblioteca: padronizado e exige conhecido do sistema.
