Classificação dos Arquivos e Documentos

Question 1

Cite quais são as classificações dos arquivos, enquanto locais onde se guardam documentos.

Answer 1

1. Quanto aos estágios de evolução;
2. Quanto à entidade mantenedora;
3. Quanto à natureza dos documentos; e
4. Quanto à extensão de sua atuação.

Question 2

Como se classificam os arquivos quanto ao estágio de evolução?

Answer 2

1. CORRENTES (1ª Idade): documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
2. INTERMEDIÁRIOS (2ª Idade): documentos que, mesmo não sendo de uso corrente, são de interesse administrativo, e aguardam um período para sua eliminação ou guarda permanente.
3. PERMANENTES (3ª Idade): guardam os documentos que já prescreveram, mas que possuem valor histórico, probatório ou informativo.

Question 3

Como se classificam os arquivos quanto à entidade mantenedora ou criadora?

Answer 3

1. PÚBLICOS: de órgãos e entidades públicas;
2. PRIVADOS: mantidos por entidades privadas. Podem ser:
   - Institucionais;
   - Comerciais;
   - Familiares; ou
   - Pessoais.

Question 4

Como se classificam os arquivos quanto à NATUREZA DOS DOCUMENTOS?

Answer 4

1. ESPECIAIS: mantêm documentos de formas físicas diversas e que exigem tratamento diferenciado no que se refere à guarda e conservação.
2. ESPECIALIZADOS: mantêm documentos de determinada área do conhecimento.

Question 5

Como se classificam os arquivos quanto à extensão de sua atuação?

Answer 5

1. SETORIAIS: instalados juntos aos órgãos operacionais (setores), funcionamento como arquivos correntes.
2. CENTRAL OU GERAL: acumulam em um único local os documentos correntes das diversas áreas da instituição.

Question 6

Cite quais são os critérios de classificação dos documentos.

Answer 6

1. Quanto ao gênero;
2. Quanto à espécie;
3. Quanto à natureza do documento;
4. Quanto à forma;
5. Quanto ao formato;
6. Quanto à técnica de registro;
7. Quanto ao tipo ou tipologia.

Question 7

Fale acerca classificação dos documentos quanto ao gênero.

Definição e espécies.

Answer 7

1. DEFINIÇÃO: Consiste na classificação relacionada ao conjunto de signos ou símbolos utilizados (palavras, imagens, sons etc.) para registrar a informação.
2. ESPÉCIES:
   a. Escritos ou Textuais: contém texto.

b. Iconográficos: contém imagens estáticas “em papel emulsionado ou não” (fotografias, diapositivos, desenhos, gravuras etc.);
c. Cartográficos: contém imagem em escala reduzida representando uma área maior (mapas, plantas, perfis etc.).
d. Micrográficos: cópias de documentos decorrentes de microfilmagem.
e. Sonoros: contém som, fonográfico.
f. Filmográficos: contém imagens em movimentos;
g. Informáticos: em meio digital.

Question 8

Fale acerca classificação dos documentos quanto à NATUREZA DO ASSUNTO.

Espécies.

Answer 8

1. SIGILOSOS: documentos com acesso restrito, exigindo cuidados especiais quanto à custódia e divulgação.
2. 1. Divide-se em: ultrassecreto (até 25 anos), secreto (15) e reservado (5).
3. OSTENSIVO: documentos cuja divulgação não prejudica a administração.

Question 9

Fale acerca classificação dos documentos quanto à FORMA.

Definição e espécies.

Answer 9

1. DEFINIÇÃO: é o estágio de preparação ou transmissão do documento.
2. ESPÉCIES:
   a. Rascunho ou Minuta (pré-original);
   b. Original;
   c. Cópia (pós-original).

Question 10

Verdadeiro ou Falso:

O documento de arquivo é classificado como recebido ou produzido, de acordo com seu estado de transmissão.

Answer 10

Falso.

“Estado e transmissão” é relacionado à classificação quanto à forma (minuta, original e cópia).

Question 11

Verdadeiro ou Falso:

A versão final de um documento é o original.

Answer 11

Verdadeiro.

Question 12

Fale acerca classificação dos documentos quanto ao FORMATO.

Definição e exemplos.

Answer 12

1. DEFINIÇÃO: é a configuração física de um suporte (papel, meio magnético etc.), de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado.
2. Exemplos: folha, cartaz, caderno, livro, rolo de filme, fita, disco etc.

Question 13

Fale acerca da classificação dos documentos quanto à TÉCNICA DE REGISTRO.

Answer 13

1. DEFINIÇÃO: técnica utilizada para registrar a informação no documento.
2. EXEMPLOS:
   - Manuscrito;
   - Datilografado; e
   - Impresso.

Question 14

Fale acerca da classificação dos documentos quanto à ESPÉCIE.

Answer 14

1. DEFINIÇÃO: configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.
2. 1. É o aspecto formal. A “cara” do documento; o formato.
3. Ex.: cheque, boleto, diploma, certidão, contrato etc.

Question 15

Fale acerca da classificação dos documentos quanto à TIPOLOGIA OU TIPO.

Answer 15

1. DEFINIÇÃO: configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou.
2. 1. ESPÉCIE + ATIVIDADE ou FUNÇÃO que o documento desenvolve.
3. Ex.: certidão de nascimento ou casamento; atestado médico, de óbito; alvará de construção, de soltura etc.

Question 16

Verdadeiro ou Falso:

Relatórios de atividades, processos de compra de material de consumo e formulário de solicitação de férias são exemplos de tipos documentais.

Answer 16

Verdadeiro.

Question 17

Verdadeiro ou Falso:

Ata, carta, decreto e memorando são alguns exemplos de espécies documentais.

Answer 17

Verdadeiro.

Question 18

Verdadeiro ou Falso:

O relatório de atividades, a ata de reunião, o formulário de ocorrência e o ofício são tipos documentais.

Answer 18

Falso.

Ofício é espécie.

Question 19

Segundo Medeiros e Hernandes, os documentos podem ser classificados em:

1. Comercial;
2. Científica; e
3. Oficial.

Diferencie-as.

Answer 19

1. COMERCIAL: organizada e utilizada por empresas e destina-se a fins extremamente comerciais.
2. CIENTÍFICA: seu objetivo principal é o de proporcionar informações científicas ou mesmo didáticas, sem visar diretamente o lucro.
3. OFICIAL: emanado pelo Poder Público ou entidade privada, tendo por finalidade auxiliar e assessorar a administração pública, ou produzir efeitos jurídicos na comprovação de um fato.

Question 20

Os documentos poderão ter valor primário (administrativo) ou secundário (histórico).

De acordo com o ciclo vital dos documentos, qual é o valor de cada idade?

Answer 20

1ª Idade - corrente (primário).

2ª Idade - intermediário (primário).

3ª Idade - permanente (secundário)

Question 21

Em que consiste a “classificação dos documentos”?

Answer 21

É a atividade intelectual voltada para o agrupamento dos documentos A PARTIR DE FUNÇÕES E ATIVIDADES geradoras desses documentos.

Question 22

Para Schellenberg, existem três métodos de classificação dos documentos:

1. FUNCIONAL;
2. ORGANIZACIONAL/ ESTRUTURAL; e
3. POR ASSUNTOS.

Diferencie-os.

Answer 22

1. FUNCIONAL: leva em conta as funções e atividades dos documentos.
2. ORGANIZACIONAL/ ESTRUTURAL: a estrutura da organização.
3. POR ASSUNTO: o conteúdo do documento.

Question 23

Verdadeiro ou Falso:

SÃO CONSIDERADOS DOCUMENTOS PÚBLICOS os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

Answer 23

Verdadeiro.

Lei 8.159/1991 …

Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

Question 24

Verdadeiro ou Falso:

O processo de classificação de documentos em um arquivo utiliza essencialmente métodos predeterminados e exige conhecimento do sistema, do conteúdo e da significação dos documentos a serem classificados.

Answer 24

Falso.

Classificação em um arquivo: varia de instituição para instituição.

Classificação em uma biblioteca: padronizado e exige conhecido do sistema.

Question 25

Verdadeiro ou Falso:

Os documentos fotográficos (ampliações, negativos, e slides) são exemplos de documentos armazenados nos arquivos especiais.

Answer 25

Verdadeiro.

Question 26

O que se entende por Documento “Antecedente”?

Answer 26

Documento que se junta a outro por tratar do mesmo assunto e da MESMA PESSOA.

Question 27

O que se entende por Documento “Precedente”?

Answer 27

Documento que se junta a outro por tratar do mesmo assunto, mas em relação a PESSOAS DIFERENTES.

Question 28

Verdadeiro ou Falso:

A implementação de programas de gestão de documentos pode ser constatada verificando-se se o órgão aplica planos ou códigos de classificação e tabelas de temporalidade e possui política arquivística institucional.

Answer 28

Verdadeiro.

Question 29

Verdadeiro ou Falso:

O esquema de classificação aprovado para o Poder Executivo federal adota a mecânica do Sistema de Classificação Decimal de Dewey (CDD), utilizado em bibliotecas

Answer 29

Verdadeiro.

O esquema de Classificação Decimal de Deway, originalmente aplicado em bibliotecas, estrutura o Código de Classificação de Documentos de Arquivo da Pública.

Cada instituição, utilizando-se da metodologia da classificação de Deway, estabelece um código numérico dividido em 10 classes, que, por sua vez, subdivide-se em outras dez subclasses e assim sucessivamente. É importante notar que as classes guardam pertinência com as funções e atividades da instituição.

Ainda não há uma classificação universal para os arquivos. Assim, cada arquivo deverá fazer a sua própria classificação. Depois de um detido estudo do sistema de Dewey, aplicamos somente sua técnica e não a classificação.

Question 30

Verdadeiro ou Falso:

Os instrumentos de classificação e temporalidade relativos às atividades finalísticas podem ser aplicados assim que estejam aprovados pela Comissão de Avaliação de Documentos da instituição do Poder Executivo federal a que se referem.

Answer 30

Falso.

Em relação à atividade fim, essas Comissões primeiramente elaboram o código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação; em seguida, enviam-nos para aprovação do Arquivo Nacional.

Fonte: Decreto 10.148, art. 9º, I.

Question 31

Verdadeiro ou Falso:

Os documentos de biblioteca originam-se de criação artística ou são objetos oriundos da civilização material de uma comunidade.

Answer 31

Falso.

Refere-se aos documentos de um MUSEU.

Question 32

Verdadeiro ou Falso:

Conforme o requisito de sistema que prevê tornar inativa uma classe em que não serão mais classificados documentos, o plano de classificação deve ser estável, sem alterações.

Answer 32

Falso.

Tanto o plano de classificação como a tabela de temporalidade podem passar por alterações e/ou revisões.