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NEU: Projektmanagement > Projektrealisierung > Flashcards

Projektrealisierung Flashcards

1
Q

Projektsteuerung und alle Führungsaufgaben sind…

A

…kontinuierliche Aufgaben während der gesamten Laufzeit des Projektes, hauptsächlich allerdings in der Realisierungsphase.

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2
Q

Wann sind Projektziele erreichbar?

A

Projektziele sind nur erreichbar, wenn eine aktive, wirkungsvolle Steuerung auftretende Abweichungen zwischen geplantem und realem Projektablauf ausgleicht.

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3
Q

Ziel der Projektsteuerung

A

Erreichen der Projektziele trotz aller Störungen im Projektablauf sicherstellen und unabwendbare Abweichungen so früh wie möglich erkennen.

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4
Q

Die Projektsteuerung muss gewährleisten, dass:

A
  1. die Arbeitspakete des Projektplans sach- und plangerecht erledigt werden,
  2. über den Stand der Arbeiten stets Transparenz herrscht,
  3. flexibel auf Änderungen von außen und innen reagiert werden kann,
  4. Probleme und Fehler effizient bearbeitet werden,
  5. Risiken frühzeitig erkannt und berücksichtigt werden (Risikomanagement).
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5
Q

Ursachen für Abweichungen:

A
  1. veränderte Ziele
  2. neue Randbedingungen
  3. Planungsfehler
  4. andere Lösungswege
  5. unerwartete Risiken
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6
Q

Prinzipien guter Projektsteuerung

A
  1. Jede Steuerungsmaßnahme hat Nebenwirkungen
  2. Die beste Steuerungsmaßnahme ist eine gute Planung
  3. Die Steuerung geschieht auf der Ebene der Arbeitspakete
  4. Abweichungen müssen so früh wie möglich erkennbar gemacht werden
  5. Weiche Steuerungsgrößen sind meist aussagekräftiger als harte Informationen
  6. Komplexe Projekte können nicht instinktiv gesteuert werden
  7. Die Zielerreichung ist wichtiger als das Einhalten einzelner Planungsgrößen
  8. Die effektive Steuerung wird durch schnelle und präzise Entscheidungen unterstützt
  9. Die Steuergrößen Qualität, Kosten und Termin müssen integriert betrachtet werden
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7
Q

Die Unsicherheit nimmt im Laufe der Zeit stetig ab, da…

A

…mit jedem weiteren Planungsschritt der Detaillierungsgrad zunimmt und das Risiko immer genauer abschätzbar wird.

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8
Q

Projektrisiken sind nicht statisch oder während aller Phasen eines Projektes von gleich bleibender Bedeutung, sondern hängen stark vom…

A

…Zeitpunkt der Betrachtung ab.

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9
Q

Bei Großprojekten ist es erforderlich, die Risikoanalyse…

A

…periodisch, d.h. mindestens vor Start jeder Projektphase oder beim Eintreten von außergewöhnlichen Ereignissen durchzuführen.

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10
Q

Was wird als Risiko bezeichnet?

A

“Als Risiko wird die Wahrscheinlichkeit bezeichnet, dass die Erfüllung einer konkreten Projektanforderung von einem oder mehreren Risikofaktoren negativ oder positiv beeinflusst wird”

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11
Q

Wie kann man der Risikowert kalkulieren?

A

Der Risikowert ist das Maß der Beeinflussung einer Projektanforderung und wird wie folgt berechnet:
R=Σw*A

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12
Q

Was dient das Risikomanagement?

A

“Risikomanagement dient der frühzeitigen Identifikation und Beurteilung von Projektrisiken und den relevanten Chancen und Gefahren im Hinblick auf die Planung und Umsetzung von Vorbeugemaßnahmen zur Risikobeherrschung in einem Projekt.”

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13
Q

Was sind die Risikokategorien?

A
  1. Risiken im Projektumfeld
  2. Personelle Risiken
  3. Risiken bei der Projektplanung
  4. Technische Risiken
  5. Betriebswirtschaftliche Risiken
  6. Risiken während der Projektdurchführung
  7. Risiken beim Projektabschluss
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14
Q

Beispiel Betriebswirtschaftliche Risiken

A
  1. Auftraggeber wird zahlungsunfähig
  2. Lieferanten sind unzuverlässig, fallen aus oder liefern Produkte minderer Qualität
  3. Budgetkürzungen, Abhängigkeiten von Währungskursen
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15
Q

Beispiel Risiken während der Projektdurchführung

A
  1. terminliche Verzögerungen bei kritischen Arbeitspaketen
  2. Änderungen in den Anforderungen
  3. Ausführungsmängel
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16
Q

Beispiel Risiken beim Projektabschluss

A
  1. Produkt wird nicht termingerecht fertig
  2. Produkt ist mangelhaft
  3. Unzufriedenheit der Anwender mit dem neuen Produkt
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17
Q

Beispiel Technische Risiken

A
  1. Einsatz neuer Techniken; Technologieänderungen
  2. Fehlende Hard- und/oder Softwarekomponenten
  3. Fehlende Erfahrungen mit Entwicklungsumgebung
  4. mangelnde Kompatibilität von Schnittstellen
  5. geplante Lösung ist technisch nicht umsetzbar
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18
Q

Beispiel Risiken bei der Projektplanung

A
  1. Wichtige Aktivitäten werden vergessen oder übersehen
  2. Definition von überflüssigen Arbeitspaketen, weil Ziel nicht klar genug vorgegeben
  3. Schlechte (zu optimistische) Schätzung von Aufwänden und/oder Kosten
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19
Q

Beispiel Personelle Risiken

A
  1. Fehlende Motivation der Projektmitarbeiter
  2. Mitarbeiter sind nicht ausreichend verfügbar oder sie besitzen nicht die erforderlichen Qualifikationen
  3. Projektleiter ist mangelhaft ausgebildet
  4. Konflikte im Team
  5. Mitarbeiterfluktuation
20
Q

Beispiel Risiken im Projektumfeld

A
  1. Steht das Management hinter dem Projekt?
  2. Welche Bedeutung hat das Projekt im Unternehmen?
  3. Wer ist Unterstützer oder Gegner des Projektes?
  4. Welche Marktveränderungen während der Projektlaufzeit sind zu erwarten?
  5. Welche gesetzlichen Veränderungen sind während der Projektlaufzeit zu erwarten?
  6. Welche Abhängigkeiten gibt es?
21
Q

Risikomatrix DIAGRAMME

A 
Folie 11
Zwischen Projektanforderungen (=Zielgrößen) und Risikofaktoren besteht ein enges Netzwerk von Wirkungsbeziehungen, die in der Risikomatrix durch einen skalierten Risikowert dargestellt werden.

Der Einfluss der Zielgrößen und Risikofaktoren untereinander können durch eine Intensitätsskala von 1-3 ebenfalls in der Risikomatrix dargestellt werden.

22
Q

Kategorisierung der Elemente BEIEINFLUSSBARKEIT diagramme

A

Folie 13

23
Q

Ausgehend vom Schwerpunkt der Zeilen- und Spaltensummen können je nach Stärke der Einflussnahme, resp. der Beeinflussbarkeit vier Gruppen von Elementen gebildet werden:

A
  1. Reaktive Elemente
  2. Kritische Elemente
  3. Träge Elemente
  4. Aktive Elemente
24
Q

Kritische und reaktive Projektanforderungen bilden…

A

…große Projektrisiken, da sie insgesamt einem großen Einfluss unterliegen.

25
Q

Kritische und aktive Gefahren bzw. Chancen stellen…

A

…relevante Risikofaktoren dar, da sie insgesamt einen großen Einfluss ausüben.

26
Q

Schritte des Risikomanagements

A
  1. Risikoanalyse: Festlegung relevanter Projektanforderungen Identifizierung und Strukturierung von inneren und äußeren Gefahren
  2. Risikobewertung: Ermittlung der Risikowerte Erstellung der Risikomatrix
  3. Risikobeurteilung: Festlegung der großen Projektrisiken und der dazugehörigen Risikofaktoren
  4. Risikostrategie: Festlegung auf eine Strategie zur Eindämmung von Gefahren bzw. zur Unterstützung der Chancen
  5. Maßnahmenumsetzung: Zeitnahe Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen (geordnet z.B. nach Dringlichkeit)
27
Q

Risikomanagement - Strategien

A
  1. Antizipieren Sie für jedes Risiko das allererste Symptom, mit dem es sich vermutlich ankündigen wird.
  2. Ernennung eines Risikobeauftragten (ohne „Das-Schaffen-Wir- Schon-Haltung“)
  3. Einrichtung zwangloser (anonymer) Kanäle, über die schlechte Nachrichten bis in die höchsten Hierarchie-Ebenen hinauf kommuniziert werden können.
  4. Projektmanagement durch Risikomanagement.
  5. Akribische Buchführung über die Risiken jedes Projektes.
  6. Auseinandersetzung mit den ursächlichen Risiken, statt mit unerwünschten Folgen am Ende.
  7. Für jedes Risiko die Wahrscheinlichkeit seines Auftretens und die mutmaßlichen Kosten abschätzen.
  8. Für die Gefahren und Chancen je eine separate Risikomatrix aufstellen und diese getrennt auswerten.
28
Q

Was ist die Projektüberwachung?

A

Überwachung des Projektes stellt den aktuellen Projektstand fest, der im Berichtswesen dokumentiert und festgehalten wird.

29
Q

Ziel der Projektüberwachung?

A

Den aktuellen Stand des Projektes feststellen und Abweichungen von der Planung rechtzeitig erkennen, sodass korrigierende Maßnahmen sinnvoll eingeleitet werden können.

30
Q

Bei der Projektüberwachung müssen:

A
  1. Abweichungen rechtzeitig erkannt,
  2. die Ursachen der Abweichung ermittelt,
  3. Maßnahmen zur Steuerung erarbeitet,
  4. die Maßnahmen eingeleitet und überwacht sowie
  5. der weitere Verlauf des Projektes prognostiziert werden!
31
Q

Modell der Projektüberwachung DIAGRAMME

A

Folie 17

32
Q

Was ist die Meilensteintrendanalyse?

A

Die Meilenstein Trendanalyse (MTA) ist ein einfaches Instrument des Projektmanagement (Controlling) und dient der:

  1. Überwachung des Projektfortschritts,
  2. frühzeitigen Erkennung von Terminabweichungen,
  3. Veranschaulichung von Termin-Trends,
  4. Erhöhung der Planungssicherheit,
  5. Prognostizierung von Terminen und
  6. dem Soll-Ist-Vergleich.
33
Q

Was dient die Meilenstein Trendanalyse (MTA)?

A
  1. Überwachung des Projektfortschritts,
  2. frühzeitigen Erkennung von Terminabweichungen,
  3. Veranschaulichung von Termin-Trends,
  4. Erhöhung der Planungssicherheit,
  5. Prognostizierung von Terminen und
  6. dem Soll-Ist-Vergleich.
34
Q

Voraussetzung für die Meilenstein Trendanalyse

A
  1. Meilenstein muss als relevant für MTA gekennzeichnet werden
  2. Eindeutig definierte Meilensteine mit festen Terminen und zu erreichenden Zielen
  3. Regelmäßige Überprüfung und Hinterfragung der Meilensteintermine (Statusbesprechungen)
35
Q

Ablauf der MTA:

A
  1. regelmäßige Erfassung des Status
  2. Prognose von Änderungen (Interpolation)
  3. Neuterminierung bei Terminabweichungen
36
Q

Vorteile der Meilenstein Trendanalyse:

A
  1. einfach durchführbar (keine Tool-Unterstützung notwendig)
  2. übersichtliche Darstellung der Terminentwicklungen von Arbeitspaketen und Meilensteinen
  3. rechtzeitiges Erkennen von Terminverschiebungen
  4. schnell erlern- und anwendbar
  5. Verbesserung des Terminbewusstseins bei allen Projektbeteiligten
  6. gutes Kommunikationsmittel zwischen den Teammitgliedern
  7. geeignet für Präsentationen des Projektstatus
37
Q

Kostenüberwachung Anforderungen

A
  1. Erfassung muss
    regelmäßig und schnell erfolgen.
    Leistungsverzug
  2. Kostenüberwachungszyklus sollte möglichst kurz gehalten werden, um Planabweichungen rasch zu erkennen und Korrekturmaßnahmen schnellstens einleiten zu können.
    Kostenüberschreitung
  3. Kostenkontrolle muss sich
    dem Rhythmus des Rechnungswesens anpassen.
38
Q

Was sichert das Berichtswesen?

A

Das Berichtswesen sichert den nutzungsgerechten Informationsfluss während der Projektdurchführung.

39
Q

Was sind die Ziele des Berichtswesens?

A
  1. Die internen und externen Projektbeteiligten mit den notwendigen und vollständigen Informationen zur richtigen Zeit in den richtigen Abständen zu versorgen.
  2. Transparenz über das Projekt schaffen und Steuerungsanstöße geben.
40
Q

Was ermöglicht die Ampeldarstellung?

A

Ermöglicht dem Empfänger eine schnelle Übersicht,
zu welchem Thema Probleme aus dem Projekt berichtet werden.

Vier Stadien, da sonst erfahrungsgemäß 70 % aller Projekte in einer Bewertung liegen

41
Q

Beispiele von verschiedenen Berichten

A

Die verschiedenen Berichte (Projektfortschrittsberichte, Protokolle, Phasenabschlussberichte, Plan/Ist-Vergleiche, Projektstatusbericht…) können beispielsweise Informationen zu folgenden Themen beinhalten:

  1. Leistungsfortschritt
  2. Termineinhaltung
  3. Kostensituation
  4. aufgetretene Probleme
  5. wichtige Ergebnisse
  6. Entscheidungsbedarf
42
Q

Was ist der Projektabschluss?

A
  1. Ein Projekt ist abgeschlossen, wenn das Projektziel erreicht ist. Ohne ein klar definiertes Projektziel ist es schwierig, ein Projekt ordentlich abzuschließen!
  2. In Sonderfällen enden Projekte auch durch Abbruch. Auch dann ist ein systematischer Projektabschluss wichtig!
  3. Der Projektabschluss ist der offizielle Schlusspunkt eines Projektes. Danach fallen keine Aufwände für die Erreichung des Projektziels mehr an.
  4. Während der oft hektischen und stressigen Abwicklung von Projekten entstehen häufig latente Konflikte zwischen Projektbeteiligten. Der Projektabschluss ist der späteste Zeitpunkt, um diese evtl. entstandenen Gräben wieder zu “kitten”!
43
Q

Wozu dient der Projektabschluss?

A
  1. Überleitung des während des Projektes entstandenen Produkts in die Betreuungsphase.
  2. Dazu müssen Fragen, wie bspw.:
    a) “Was geschieht mit nachträglichen Reklamationen?”
    b) “Wie wird die Weiterentwicklung gehandhabt?”
    c) “Wer ist nach Projektende für das Produkt zuständig?”
    geklärt sein.
  3. Künftige Projekte werden nur dann besser laufen, wenn aus den Fehlern des abgeschlossenen Projektes gelernt wird. Außerdem hilft die Erfahrungssicherung, die Basis für künftige Aufwandsschätzungen zu verbessern.
44
Q

Checkliste Projektabschluss

A
  1. Sind alle vereinbarten Ergebnisse erreicht worden?
  2. Sind diese Ergebnisse dokumentiert und an der festgelegten Stelle
    abgelegt?
  3. Ist dokumentiert, welche Ergebnisse nicht erarbeitet wurden und welche Gründe es dafür gibt?
  4. Sind Ansprechpartner benannt, die:
    a) für einen vereinbarten Berichtszeitraum Auskunft über den Projektverlauf
    geben können?
    b) für Änderungs- und Wartungswünsche zuständig sind?
    c) dem Fachbereich zur Unterstützung in der ersten Betriebsphase zur Seite stehen können?
  5. Sind alle in Frage kommenden Stellen im Unternehmen darüber informiert, dass das Projekt zu Ende geht?
  6. Ist festgelegt, vor allem im Falle des „Reinen Projektmanagements“, was die Projektmitglieder nach Projektabschluss machen?
    Sind die Betroffenen darüber rechtzeitig informiert?
  7. Mit welchen Maßnahmen kann man den Projektteammitgliedern den Übergang zu einer neuen Aufgabe erleichtern?
  8. Ist eine Projektabschlussbesprechung vorgenommen worden?
45
Q

Checkliste Projektabschluss-Sitzung

A
  1. Rückschau auf das Projekt: Was war gut, was war schlecht, was haben die Teammitglieder für ihre weitere Arbeit gelernt?
  2. Anerkennung und konstruktive Kritik: sowohl vom Projektleiter zu den Teammitgliedern als auch untereinander:
    a) vom Projektleiter gegenüber den Projektmitarbeitern,
    b) vom Projektteam gegenüber dem Projektleiter,
    c) von den Teammitgliedern untereinander,
    d) vom Projekt gegenüber den anderen Stellen im Unternehmen.
  3. Anregungen für die Projektarbeit:
    a) Was kann man aufgrund der Erkenntnisse bei diesem Projekt für andere Projekte lernen?
    b) Waren die Ursachen der Probleme fachlich, strukturell, administrativ oder psycho-sozial bedingt?
46
Q

Themen der Projektrückschau:

A

• Haben wir unsere Ziele erreicht?
Projektrückschau
• Wie haben wir zusammengearbeitet?
• Welche Probleme allgemeiner Art gab es hinsichtlich Vorgehensweise oder Zusammenarbeit mit anderen Stellen im Unternehmen?
• Wo waren unsere Stärken? (…und Schwächen?)
• Was hat jeder für sich aus dem Projekt gelernt?
• Was sollte man in Zukunft grundsätzlich anders machen?
• Gegenseitige konstruktive Kritik und auch Lob.
(Persönliche Kritik möglichst meiden, sonst nur unter vier Augen).

47
Q

Gründe für Projektfehlschläge

A
  1. unklare Zielsetzung
  2. mangelhafte Unterstützung des Projektteams durch Auftraggeber
    bzw. Geschäftsführung
  3. unzureichende Qualifikation des Projektteams
  4. unklare Informations- und Entscheidungswege
  5. fehlendes Planungs- und Controlling-System
  6. Der (interne oder externe) Auftraggeber bringt im Laufe des Projektes neue Forderungen ein, welche die ursprünglichen Projektziele gefährden.
  7. Der aufgestellte Terminplan ist wesentlich vom Wunschdenken diktiert.

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