Projektplanung III Flashcards
Definition Kapazität
Die Kapazität eines Arbeitssystems besteht aus Menschen und Betriebsmitteln, die in Hinblick auf die Erfüllung bestimmter Aufgaben qualitativ und quantitativ beschrieben sind.
Die zur Verfügung stehende Kapazität beschreibt, in welchem Umfang die benötigten Einsatzmittel während der Projektlaufzeit bereit stehen. Es wird zwischen…
…qualitativer und quantitativer Kapazität unterschieden
Qualitative Kapazität vs Quantitative Kapazität
Folie 2
Aufgaben der Kapazitätplanung
- Zuordnung von Einsatzmitteln zu Aufgaben und Tätigkeiten
- Kapazitätsanalyse = Ermittlung der benötigten Ressourcen
bezüglich Qualität und Quantität über die Projektlaufzeit - bei Soll ≠ Ist erfolgt Kapazitätsausgleich
Ziele der Kapazitätplanung
- frühzeitige Erkennung von Engpässen und Leerläufen, um rechtzeitige Gegenmaßnahmen einleiten zu können
- Optimierung der Auslastung aller Einsatzmittel
Die Einsatzmittelplanung versucht…
…zwischen einer gleichmäßig hohen Auslastung der Einsatzmittel, dem kostenintensiven Vorhalten von Know-how und Anlagen und dem kurzfristigen, flexiblen Bedarf einen Ausgleich herzustellen.
Am Ende der Kapazitätsplanung sollten folgende Daten feststehen: DIAGRAMME
Folie 4
Die am Anfang des Projektes festgelegte Kapazitätsplanung muss während des Projektfortlaufs…
…ständig aktualisiert und mit Ist-Daten abgeglichen werden!
Kapazitätsanalyse DIAGRAMME
Folie 5
Schritte der Kapazitätsplanung
- Definiere welche Arbeitspakete/ Vorgänge im Projekt welche Einsatzmittel (Ressourcen) verlangen
- Feststellung wie hoch der Kapazitätsbedarf je Vorgang bezogen auf das Einsatzmittel ist
- Berechnung aller Einzelkapazitätsanforderungen über das gesamte Projekt an jedes Einsatzmittel um den Gesamtbedarf zu ermitteln
- Vergleich vorhandener Kapazität mit den Gesamtkapazitätsbedarfen
- Ggf. Kapazitätsausgleich und Erstellung eines Belastungsdiagramms pro Einsatzmittel
Kapazitätsbedarfsschätzung DIAGRAMME
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Hilfsmittel der Kapazitätsplanung
- Netzplantechnik
- Balkenplan
- Belastungsdiagramm
In einem Netzplan lassen sich nicht nur zeitkritische sondern auch…
…kapazitätskritische Arbeitspakete ermitteln.
Unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten des Netzplans lassen sich die…
…Ressourcenbedarfe in Balkenpläne und Belastungsdiagramme übertragen.
Kapazitätsbedarfsplanung I - Notation
- EM-Bedarf (EMB)
Menge von Einsatzmitteln einer bestimmten Art, die zur Erzielung des Arbeitsergebnisses zu einem bestimmten Zeitpunkt oder innerhalb eines bestimmten Zeitraumes erforderlich ist. - EM-Einsatzdauer (ED) Zeitspanne in der ein EM eingesetzt wird.
- EM-Leistungsvermögen (EML)
Menge von Einheiten, die durch die Nutzung oder den Verbrauch eines EMs in einer Zeiteinheit erzeugt werden kann (z.B. ein Bagger kann 100m3/h Erde ausheben). - Arbeitsergebnis (AE)
Menge von Einheiten, die durch die Nutzung und/oder den Verbrauch von EM erzeugt wird. - Arbeitsmenge (AM)
Arbeitsaufwand, der mit der Durchführung eines Vorganges, Arbeitspaketes
oder Projektes verbunden ist. - Leistungsbedarf (LB)
Menge der erforderlichen Leistungseinheiten, die sich aus dem geforderten Arbeitsergebnis, der Vorgangs-/ Projektdauer und den Ablaufbedingungen ergibt.
Kapazitätsbedarfsplanung BERECHNUNGSGRÖSSEN
FOLIE 11
Wie kann man eine Behebung von Kapazitätsunterschieden schaffen?
- Verschiebung und/oder zeitliche Dehnung von nicht kritischen Aktivitäten innerhalb vorgegebener Pufferzeiten
- Ressourcenverschiebung innerhalb eines Unternehmensbereiches
- Verschiebung und/oder zeitliche Dehnung von kritischen Aktivitäten unter Inkaufnahme einer Verschiebung des Endtermins
- Auftragsvergabe an Fremdfirma
Belastungsdiagramme!
FOLIE 15
Aufgaben der Kostenplanung:
- Ermittlung aller Kosten, die mit der Erstellung des künftigen Systems
- Aufbauend auf Projektstrukturplan und Aufwandsschätzung werden Plankosten festgelegt, um eine Budgetzuteilung vorzunehmen.
- Soll-Ist-Vergleich der Projektkosten (Mitlaufende Kalkulation)
- Gegenüberstellung der endgültigen Projektkosten und erreichten Produktgrößen (Projektkostenanalyse)
Kritisch bei Kostenplanung sind:
- Probleme und Konflikte bei der Zusammenführung von technischen und kaufmännischen Daten aufgrund verschiedener Zielsetzungen
- Schwierigkeiten der Gemeinkostenzuteilung für die Vollkostenrechnung bei der Vorkalkulation
Ziel der Kostenplanung + DIAGRAMME
„Vorausdenken“ der Projektkosten
- Ermittlung und Zuordnung der voraussichtlichen Leistungen und Kosten für Projekte auf der Grundlage von PSP, Kapazitäts- und Zeitplanung erfolgt durch die Projektkostenplanung.
- Die Überwachung und Abrechnung erfolgt mittels Projektkostenrechnung.
DIAGRAMME FOLIE 17
Was ist ein Bestandteil der Projektkosten?
Bestandteil der Projektkosten sind alle im Projekt eingesetzten Mittel, die einen Kostenaufwand oder direkte Geldausgaben verursachen, z.B:
- interne und externe Projektmitarbeiter
- Miete für Spezialeinrichtungen
- Kosten für Investitionen
Die vollständige Planung der Kosten umfasst auch die Kenntnis ihres zeitlichen Anfalls. Vereinfachend werden drei Fälle unterschieden:
- gleichmäßiger Einsatz oder Kostenanfall über die Tätigkeitsdauer
- anfänglicher Einsatz und Kostenanfall
- Einsatz oder Kostenanfall am Tätigkeitsende
Was umfasst die Kostenrechnung im Projekt?
Die Kostenrechnung eines Unternehmens umfasst normalerweise die Kostenarten-, die Kostenstellen- und die Kostenträgerrechnung. Eine auf die Projektüberwachung ausgerichtete Kostenrechnung muss hinsichtlich der Kostenbetrachtung vielschichtiger sein.
Fragen, welche in der Kostenrechnung es Projekts zu beantworten sind:
Was? -> Kostenelement Wo? -> Kostenverursacher Wofür? -> Projektaufgabe Woher? -> Kostenherkunft Wohin? -> Kostenempfänger Wie? -> Tätigkeitsart Wann? -> Projektphase
„Golden Rules“ der Kostenplanung
- Phasenorientiert vorgehen
- Änderungen berücksichtigen
- mehrere Personen beteiligen
- vorsichtig bewerten
- Genauigkeit nicht übertreiben
- Folgekosten (z.B. Wartungskosten) berücksichtigen
- sonstige Kosten (Administration, Meetings, Wartezeiten, etc.) berücksichtigen
- Risikozuschlag berücksichtigen (15%)
- Gewinnzuschlag berücksichtigen (15%)
Beeinflussbarkeit der Projektkosten + DIAGRAMME
Folie 21
Kosten lassen sich in frühen Phasen noch sehr gut durch alternative Entscheidungen beeinflussen, später jedoch immer weniger.
Aber: Zu Beginn des Projektes sind auch die Kosten einzelner Entscheidungen und deren Folgen schwerer schätzbar!
Deshalb:
Früh und sorgfältig einen Kostenrahmen, z.B. absteigend nach Folgekosten der jeweiligen AP sortiert, entwickeln und diesen bei auftretenden Problemen umgehend anpassen.
Ablauf der Projektkostenplanung TABELLE
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- Strukturierung der Kostenplanung: Kostenstruktur
- Ermittlung der Mengenschätzung: Mengenansätze (Stunden, Material…)
- Kalkulation: Selbstkosten
- Betriebswirtschaftliche Analysen (bei externen Analysen): Cash-Flow, Storno-Risiko, Deckungs- beitrag, Make-or-buy-Empfehlung, Beschaffungsempfehlung
- Preisgestaltung und -festlegung: Verkaufspreise
- Budgetzuteilung: Budgets der leistenden Stellen
Die Kostenplanung für Projekte umfasst somit zwei Aspekte:
Die Kostenplanung für Projekte umfasst somit zwei Aspekte:
1. Die (eigentliche) Planung
Schätzung der Aufwände und Kosten für das Projekt
2. Die Budgetierung
Auf- und Zuteilung der festgelegten Budgetsumme zu den einzelnen Arbeitspaketen und Tätigkeiten
Was soll ein Budget sein?
Das Budget soll den Rahmen für die nachfolgenden Planungen bilden und seine Einhaltung jederzeit überprüfbar sein. Bedarfsplanung und Budgetierung müssen miteinander abgeglichen werden, dabei stimmen die Werte im ersten Durchgang meist nicht überein.
Eine Angleichung der Bedarfe und dem Budget erfolgt durch:
- Senkung der Aufwände durch Rationalisierung
2. Erhöhung eines Budgets zu Lasten des Budgets einer anderen Tätigkeit (Verschiebung)
Voraussetzung für wirksame Budgetierung:
Transparentes, flexibles und rechnergestütztes Planungssystem
Achtung: Geplante Projektkosten besitzen keine…
…Endgültigkeit bis zum Abschluss des Projektes!
Fortschreibung der Projektkosten:
Es gehört zu den Aufgaben des Projektleiters, bei jeder Rückmeldung die ursprünglich festgestellten Projektkosten mit den Ist-Kosten zu vergleichen und diese aktualisierten Werte im Rahmen der Projektstatusberichte den Entscheidungsinstanzen vorzulegen.
Steht nach vollständiger Abstimmung und Planung das Budget für die einzelnen Projektaufgaben fest, sollte es nur geändert werden, wenn:
- eine Änderung des Leistungsumfanges auftritt
- eine erneute Kostenschätzung realistischere Werte liefert
- die Plankosten für eine konkrete Aufgabe zu niedrig sind und durch andere Minderkosten nicht aufgefangen werden können
Die Projektdauer und die Kosten eines Projektes sind voneinander abhängig:
- Projekttätigkeiten können verkürzt werden, wenn die Arbeitsintensität erhöht wird. → Kosten steigen!
- Je später ein System genutzt werden kann, desto größer wird der entgangene Projektnutzen → indirekte Projektkosten steigen.
Zusammenhang Projektkosten/dauer DIAGRAMME
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Was ist gesucht beu Projektkosten/Dauer?
Optimale Projektdauer zur Minimierung der Gesamtprojektkosten
Aus dem Zusammenwirken der direkten Projektkosten und des entgangenen Projektnutzens ergibt sich…
…eine aus Kostensicht optimale Projektdauer!
Was stellt die Kostenkurve dar?
Die Kostenkurve stellt die kumulierten Projektkosten über die gesamte Laufzeit dar. Sie entsteht durch die monetäre Bewertung der Ergebnisse aus Kapazitäts- und Terminplanung.
Die Kostenkurve ist ein adäquates Instrument:
- zur Abschätzung der Periodenkosten bei der Freigabe der einzelnen Projektphasen
- zur Abschätzung von Budgetbeträgen für die individuellen Geschäftsjahre
- für Liquiditätsabschätzungen
- als Basis für einen Soll-/Ist-Vergleich
Kreislauf der Projektkalkulation
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Die Kapazitätsplanung steht in enger Wechselbeziehung…
…zur Termin- und Kostenplanung.
DIAGRAMME ZEIT, KOSTEN UND KAPAZITÄTSPLANUNG
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