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NEU: Projektmanagement > Ablauforganisation II > Flashcards

Ablauforganisation II Flashcards

1
Q

Definition von Meilenstein

A

Ein Meilenstein ist ein wesentliches und eindeutig definiertes Zwischen- beziehungsweise Endergebnis im Projektablauf.

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2
Q

Zwei Meilensteine rahmen…

A

…i.A. einen größeren Projektabschnitt ein

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3
Q

Anzahl der Meilensteine nach dem Prinzip…

A

…„Mehr Klasse als Masse“ -> Flexibilität der Planung nicht gefährden

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4
Q

Eigenschaften und Anforderungen von Meilensteinen

A
  1. ein zum Abschluss des Meilensteins prüfbares Endergebnis (inhaltlich u. qualitativ)
  2. eine eindeutige Kennzeichnung (Meilensteinbezeichnung, -verantwortliche)
  3. häufig eindeutige Terminierung
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5
Q

Meilensteine lassen sich nach folgenden Kriterien unterscheiden:

A

a. Start und Abschlussereignisse (Freigaben und Endprodukte, Gesamtprojekt, Projektphasen jeweils zu Phasenbeginn und -ende, Arbeitspakete)
b. Test- und Lieferereignisse (Hardware, Dokumentation, EDV- Software)
c. Planungsnahtstellen (Verknüpfungen zu anderen Plänen)

d. Projektüberprüfungen (Anforderungs-, Entwurfs- und
Abnahmeüberprüfungen)

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6
Q

Warum gruppiert man Meilensteine?

A

um verschiedene Überwachungszuständigkeiten festzulegen

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7
Q

Wie gruppiert man Meilensteine?

A

nach Bedeutung,

z.B. Hauptereignisse: Mastermeilensteine oder auch Meilensteine zur Ergebniskontrolle

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8
Q

Instrumente der Innovationsplanung sind:

A
  1. Portfolio-Analysen
  2. ABC-Analysen
  3. Lebenszyklus-Analysen
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9
Q

Innovationsplanung Definition

A

gezieltes Suchen und Finden lukrativer und innovativer Geschäftsfelder und neuer Produkte

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10
Q

Definition Projektziele

A
  1. Eine klare Zieldefinition ist die einzig sichere Planungsgrundlage zur Förderung ergebnisorientierter Arbeit.
  2. Ziele beschreiben die gewünschten Ergebnisse, setzen den Qualitätsmaßstab fest, an dem die Projektergebnisse gemessen werden und drücken die Interessen aus, die hinter dem Projekt stehen.
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11
Q

SMART Ziele?

A
  1. Spezifisch: präzise und unmissverständliche Formulierung der Ziele
  2. Messbar: qualitative und quantitative Messbarkeit
  3. Anspruchsvoll: Ziele, die Herausforderungen bieten
  4. Realistisch: Ziele, die innerhalb der Gesamtplanung erreichbar sind
  5. Terminiert: feste Termine und Meilensteine setzen
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12
Q

Problemfeldanalyse Diagramme

A

Folie 8

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13
Q

Sorgfältige Problemfeldanalyse zur:

A
  1. Überprüfung der Aufgabenstellung,
  2. Festlegung grober Eckdaten und
  3. Abschätzung von Projektdauer, -leistung, -einsatzmitteln sowie -kosten.
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14
Q

Richtige Aufgabenstellung? bei Problemfeldanalyse

A

Ein Produkt kann genial und hochwertig sein, wenn es aber keine Marktbedürfnisse deckt, dann ist es u.U. ein Flop.
Hilfsmittel:
A)Marktanalyse
B)Portfoliodarstellung

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15
Q

Richtige Entwicklungsdauer? bei Problemfeldanalyse

A

McKinsey: „Das Einhalten und Verkürzen von Entwicklungszeiten ist wichtiger als das Einhalten und Reduzieren von Entwicklungskosten“

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16
Q

Richtige FuE-Kosten? bei Problemfeldanalyse

A

Es sollte gelten FuE-Kosten ≤ zukünftige Erträge; es existieren jedoch mehrere Varianten der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung!

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17
Q

Richtige Personalstärke? bei Problemfeldanalyse

A
  1. zu wenig Leute im Projekt können die Probleme nicht lösen, aber
  2. zu viele Leute im Projekt schaffen mehr Probleme als sie lösen. -> von Brooke: “Adding man power to a late project makes it late!”
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18
Q

Richtige Qualifikation? bei Problemfeldanalyse

A
  1. Produktivität der MA kann erheblich variieren
    -> Faktoren von mehr als dem 10 (zehn-!)fachen sind nicht selten
    2, make-or-buy – Entscheidungen treffen
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19
Q

Richtiger Funktionsumfang? bei Problemfeldanalyse

A

Requirements-Engineering

Methoden: Prioritätenliste, ABC-Analyse, Versionsplanung

20
Q

Richtige Methoden und Werkzeuge? bei Problemfeldanalyse

A

z. B. Softwarebranche:
- logische Entwurfssysteme
- graphische Designtools
- Programmeditoren
- Programmgeneratoren, z.B. aus UML-Diagrammen
- Testsysteme
z. B. Hardwarebranche:
- Systeme zur Logik und Fehlersimulation
- Layoutsysteme
- Generierungsprogramme für Prüfdaten

21
Q

Was ist der Projektantrag?

A

Der Projektantrag

  1. bildet die vertragliche Grundlage
  2. schriftliches Dokument mit allen relevanten Eckdaten
  3. beinhaltet die erste Beschreibung des Vorhabens
  4. stellt die Daten für die Überprüfung des Vorhabens bereit: notwendig ist klar definierter Geschäftsprozess zur Weiterleitung an richtige Stelle im Unternehmen
  5. bildet somit Ausgangspunkt für die Bewilligung der notwendigen Projektgelder und Ressourcen
22
Q

Was enthält ein Projekantrag?

A

Beispiel: Projektantrag

  1. Ausgangslage
  2. Gestaltungsbereich/Gestaltungsinhalte
  3. Ziele/Ergebnisse
  4. Einflussgrößen
  5. Gestaltungsaufgaben/Gestaltungsablauf
  6. Aufwand/Kosten
  7. Termine
  8. Begründung der Attraktivität
23
Q

Warum scheitert die systematische Auswahl von Projekten und führt so häufig zur Durchführung falscher Projekte?

A
  1. Widerstände in der Organisation
  2. Projekte werden nach Gefühl ausgewählt
  3. das Prestige des Antragsstellers gibt den Ausschlag für die Entscheidung
  4. Kosten für das Projekt werden an ähnlichen, bereits durchgeführten Vorhaben bemessen
24
Q

Ziel bei Prüfung der Projektanträgen?

A

Ziel: Das „richtige“ Projekt machen!

25
Q

Richtige Projekte wählen:

A
  1. Kriterien zur Projektbewertung aus der Unternehmensstrategie ableiten
  2. Anträge nach einheitlichen Kriterien ins Projektportfolio einordnen
  3. Rangfolge bilden (Vorbereitung der Priorisierung)
26
Q

Anhand der Projektbeschreibung im Projektantrag werden Kriterien wie…:

A
  1. Aufwand
  2. Komplexität
  3. Umfang der betroffenen Personen
  4. Neuartigkeit
  5. Risiko
  6. Art des Vorhabens
  7. zeitliche Begrenzung
    geprüft, um zu entscheiden, ob es sich bei dem Vorhaben tatsächlich um ein Projekt handelt.
27
Q

Würdigkeitsprüfung Diagramme

A

Folie 16

28
Q

Muss- vs. Kann-Projekte

Was sind die Definitionen?

A
  1. Muss-Projekte: Projekte, deren Durchführung zwingend notwendig ist
  2. Kann-Projekte: wirtschaftlich und/oder strategisch motivierte
29
Q

Bei der Beurteilung und Priorisierung der Projekte sollten die notwendigen, zwingenden Investitionen…

A

…für Muss-Projekte als sogenannte Grundlast berücksichtigt werden.

30
Q

Mögliche Zwänge:

A
  1. juristische Zwänge (z.B.: Verkauf von Unternehmensteilen aufgrund von Kartellauflagen)
  2. Kundenzwänge (z.B.: Optimierung interner Prozesse für einen wichtigen Kunden)
  3. Lieferantenzwänge (z.B.: Auslauf von IT-Wartungsverträgen)
  4. Technische Zwänge (z.B.: Ausfall einer Anlage, für die neuwertiger Ersatz erfolgt, der weitergehende Prozessoptimierungen nach sich zieht)
31
Q

Welche Rechnung muss für jedes Vorhaben obligatorisch sein?

A

Wirtschaftlichkeitsrechnung sollte für jedes Vorhaben obligatorisch sein!

32
Q

Was beschreibt Wirtschaftlichkeit?

A

Wirtschaftlichkeit beschreibt die günstige Relation zwischen dem verfolgtem Zweck und den einzusetzenden Mitteln.

33
Q

Zur Einbeziehung qualitativer Faktoren bei Wirtschaftlichkeit eignen sich

A
  1. Kosten-Nutzen Vergleich

2. Nutzwertanalyse

34
Q

Verfahren der Wirtschaftlichkeitsrechnung?

A

A. Statische Verfahren

  1. Rentabilitätsrechnung
  2. Amortisationsrechnung

B. Dynamische Verfahren

  1. Kapitalwertmethode
  2. Interne Zinsfußmethode
  3. Annuitätenmethode
35
Q

Vorauswahl von Projekten DIAGRAMME

A

Folie 22

36
Q

Verfahren, die zur Priorisierung von Projekten verwendet werden können TABELLE

A

Folie 23

37
Q

Projektgründung Schritte DIAGRAMME

A
  1. Ideenfindung (durch Innovationsplanung und durch Änderungsbedarf des Produkt-, Produktions- und Systemmanagements)
  2. Projektvorschlag
  3. Problemfeldanalyse
  4. Projektantrag
  5. Prüfen des Antrags durch den Bewilligungsausschuss
  6. Projektauftrag

DIAGRAMME Folie 28

38
Q

Was ist die To-Do-Liste bei der Projektstart

A

Projektstart To-do:

  1. Projektverantwortung festlegen
  2. . Aufbauorganisation des Projektes festlegen
  3. Projektleiter bestimmen
  4. Projektteam auswählen
  5. Betroffene Unternehmensbereiche über Freigabe des Projektes informieren und Ressourcenbereitstellung veranlassen
  6. Beteiligte Personen über das Projekt aufklären und zum Kick-off Meeting einladen
39
Q

Was passiert bei Kick-off-Meeting?

A

Startschuss des Projektes

40
Q

Was ist das Ziel des Kick-Off-Meetings?

A

Ziel: Allen Beteiligten Klarheit über die Ziele des Projektes und dessen Bedeutung für das Unternehmen vermitteln sowie Motivation verstärken.

41
Q

Was sind die Teilnehmer eines Kick-off-Meetings?

A

Teilnehmer:

  1. Entscheider/Auftraggeber
  2. Sponsoren, Interessierte, leitende Mitarbeiter aus beteiligten Abteilungen
  3. Designierter Projektleiter
  4. Projektmitarbeiter
42
Q

Was sind die Themen eines Kick-off-Meetings?

A

Themen:

  1. das Projekt in den Gesamtkontext einordnen
  2. Rahmenbedingungen klären
  3. feste Zusagen für personelle Kapazitäten erwirken
  4. endgültige Teamzusammensetzung und Rollenverteilung
  5. Termine, Budget und Ressourcen für die Projektphasen festlegen
43
Q

Aufgabe des Projektleiters während des Kick-off-Meetings:

A

Aufgabe des Projektleiters während des Meetings:

  1. für eindeutige, klare Projekt- und Zieldefinition von den Auftraggebern sorgen
  2. sich über die Projektaufgabe klar werden, um im Anschluss den endgültigen Projektauftrag zu formulieren
  3. das Team von Führungsqualitäten überzeugen, Vorgehen strukturieren und dafür sorgen, dass ein gemeinsamer Kurs eingeschlagen wird
44
Q

Morphologisches Tableau Merkmale

A
  1. Ein Problem wird in Elemente, Subprobleme oder Teilfunktionen (Parameter) aufgegliedert.
  2. Für die Parameter werden Teillösungen gesucht und in einer Tabelle zusammengestellt.
  3. Einzelne Gesamtlösungen werden im Tableau durch eine Kombination der Teillösungen bestimmt.
  4. Vergleich der verschiedenen Gesamtlösungen & Auswahl der besten Lösung.
45
Q

Methode der Denkhüte Merkmale

A

Problemlösungsansatz wird in der Gruppe vorgestellt und erläutert:

  1. das Problem wird in verschiedene Blickwinkel (=Hüte) aufgeteilt
  2. Hut für Hut nimmt die Gruppe gemeinsam Stellung

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