Projektplanung I Flashcards
Umfassende, realistische Planung ist….
…Voraussetzung für erfolgreiche Projektsteuerung und Kontrolle
Was sind die Aufgaben der Projektplanung?
- Überprüfung der Zielwerte (Zeit, Qualität, Kosten) auf Realisierbarkeit
- Grundlage des zukünftigen Handelns
- zielorientierte, wirtschaftliche und effektive Gestaltung der Handlungsschritte des Projektes
Ist die Projektplanung eine einmalige Aufgabe?
Projektplanung ist keine einmalige Aufgabe
-> permanenter Prozess während der Projektabwicklung, der jeweils auf der Grundlage aktuellerer oder gesicherterer Informationen erfolgt
Wovon hängt wesentlich der Erfolg des Projekts?
Der Erfolg des Projektes hängt wesentlich von der Qualität der Planung ab, diese sollte demnach gewissenhaft durchgeführt werden, alle relevanten Projektaspekte enthalten und realistische Planungswerte vorgeben.
Rolle des Lastenhefts
A. Das Lastenheft definiert das Grobvorhaben des Projektes und sollte folgendes enthalten:
- die grundsätzliche Spezifikation des zu erstellenden Produktes
- technische Rahmenbedingungen
- Anforderungen an den Auftragnehmer (z.B. dessen Zertifizierung nach ISO 9000)
- die Anforderungen an das Produkt bei seiner späteren Verwendung (z.B. Temperaturverträglichkeit)
- Anforderungen an das Projektmanagement des Auftragnehmers (z.B. Produktdokumentation, Controlling Methoden)
B. Das Lastenheft fasst die wirtschaftlichen, technischen und organisatorischen Erwartungen des Auftraggebers zusammen.
C. Es ermöglicht dem potentiellen Auftragnehmer, sich ein Bild vom zu erwartenden Auftragsumfang zu machen.
Was definiert das Lastenheft und was sollte enthalten?
Das Lastenheft definiert das Grobvorhaben des Projektes und sollte folgendes enthalten:
- die grundsätzliche Spezifikation des zu erstellenden Produktes
- technische Rahmenbedingungen
- Anforderungen an den Auftragnehmer (z.B. dessen Zertifizierung nach ISO 9000)
- die Anforderungen an das Produkt bei seiner späteren Verwendung (z.B. Temperaturverträglichkeit)
- Anforderungen an das Projektmanagement des Auftragnehmers (z.B. Produktdokumentation, Controlling Methoden)
Das Lastenheft fasst…
…die wirtschaftlichen, technischen und organisatorischen Erwartungen des Auftraggebers zusammen.
Voraussetzungen für den Erfolg eines Projektes müssen…
…in frühem Stadium geschaffen werden!
Was ist der wichtigste Erfolgsfaktor?
systematische Planung der Projektplanung
Typische Fragen bei der Planung der Planung?
I. Wer soll planen und wer entscheidet über das Planungsergebnis?
II. Welchen Ablauf soll die Planung nehmen?
III. Wie lange dauert die Planung?
IV. Wie viel kostet die Planung?
Voraussetzung für die Projektplanung:
- Vorliegen einer Problemanalyse
- eine erste Zieldefinition des Projektes
- eine grobes Konzept für das zu erstellende System
Ergebnis der Planung:
- Definition aller abzuarbeitenden Arbeitspakete
- logischer Ablauf der Arbeitspakete
- zweckorientierte Strukturierung des Projektes
- eindeutige Termine der Arbeitspakete und Ermittlung kritischer Vorgänge
- Festlegung der benötigten Ressourcen und ihrer zeitlichen Verfügbarkeit
- Festlegung der voraussichtlichen Kosten nach Kostenarten, Leistungserbringern und Zeitintervallen
Projektplanung ist die vorausschauende…
… Festlegung der Projektdurchführung.
Der schrittweise Ablauf der Planung DIAGRAMME
Folie 8
Erster Planungsschritt, nachdem die Ziele des Projektes definiert wurden, ist die…
…Strukturplanung, d.h. Strukturierung in Projektteile bzw. –teilaufgaben um Überschaubarkeit zu gewährleisten
Was ist die Definition von Strukturplanung?
Strukturierung in Projektteile bzw. –teilaufgaben um Überschaubarkeit zu gewährleisten
Was passiert bei Strukturieren?
- ein System in seine Elemente zerlegen
2. Beziehungen zwischen den Elementen festhalten
Was ist der Zweck von Strukturplanung?
- Übersicht über das Projekt schaffen (Transparenz)
- Teilprojekte bilden, die an verantwortliche Stellen zur Detailplanung und Realisierung übertragen werden können
- Zusammenhänge aufdecken und Nahtstellen definieren
Was ist das wesentliche Ziel der Strukturplanung?
Das wesentliche Ziel der Strukturplanung ist die vollständige Bestimmung aller Arbeitspakete, was eine inhaltliche Durchdringung des Projekts voraussetzt. Von der Vollständigkeit des Ergebnisses der Strukturplanung hängt die Planungsqualität des Projekts ab.
Wovon hängt die Planungsqualität eines Projektes ab?
Von der Vollständigkeit des Ergebnisses der Strukturplanung hängt die Planungsqualität des Projekts ab.
Definition Projektstrukturierung [DIN 69901-5]
Festlegung und logische Ordnung der Elemente (Teilprojekte, Arbeitspakete, Vorgänge) nach verschiedenen
möglichen Gesichtspunkten sowie der Aufbau- und Ablauf- struktur eines Projekts
Die Strukturplanung:
- bildet die Basis für die gesamte Projektplanung
2. ist Grundlage für den Projekterfolg
Definition Projektstrukturplan (PSP) [DIN 69901-5]
vollständige, hierarchische Darstellung aller Elemente (Teilprojekte, Arbeitspakete) der Projektstruktur als Diagramm oder Liste
ANMERKUNG: Jedes darin übergeordnete Element muss durch die ihm untergeordneten Elemente jeweils vollständig beschrieben sein. Das kleinste Element des Projektstruktur- plans ist das Arbeitspaket.
Projektstrukturplan (PSP) Ziele
- übersichtliche Gesamtdarstellung des Projektinhalts
- Erkennen der Schwerpunktaufgaben
- systematische Erfassung aller Aktivitäten des Projektes
Aus dem PSP werden:
- Projektart,
- Planungszustand (in welcher Phase befindet sich das Projekt), Projektstrategie und
- das gewählte Vorgehen
erkennbar.
Warum sollte ein PSP erstellt werden?
- besserer Überblick über die zu erledigenden Aufgaben
- mehr Systematik in der Projektplanung
- Reduktion der Komplexität eines Projektes durch Unterteilung in kleine, leichter überschaubare Aktivitäten
- liefert die Basis für die Formulierung von Teilergebnissen und Schnittstellen
- unterstützt eine transparente Aufwands- und Kostenschätzung
- liefert Bausteine für die Ablauf- und Terminplanung
- ist Grundlage für die Arbeitsteilung und Zuordnung von Kosten zu Verantwortlichen
- jedes Teammitglied kann seinen Beitrag am Gesamtprojekt erkennen
- fördert den Teamentwicklungsprozess, da der PSP das erste gemeinsame Ergebnis eines neuen Projektes darstellt
- erleichtert die Projektdokumentation, da er die Gliederungsstruktur für die Ergebnisdokumente darstellt
Bei der Zerlegung der Strukturierung müssen drei Dinge berücksichtigt werden:
- Wie können Schnittstellen minimiert werden?
- Was muss in einer Hand bleiben?
- Nach welchen Gliederungsprinzipien soll unterteilt werden?
Der Detaillierungsgrad der Strukturierung hängt ab von:
- der Projektdauer
- der Komplexität des Projekts
- dem Risiko des Projekts
- der Größe des Projekts
- den organisatorischen Rahmenbedingungen
In welchen Arten kann der PSP erstellt werden?
Der PSP kann deduktiv (Top-down) oder induktiv (Bottom-up) erstellt werden.
Top-Down (deduktiv) Merkmale
A. stufenweise Zerlegung der Gesamtaufgabe bis nur noch überschaubare Teilaufgaben vorliegen
B. Motto: „divide and conquer“
C. eher für schwer überschaubare Projekte
- vom Allgemeinen zum Speziellen
- Inhalte, Budgets, Termine werden als Rahmen des Projektes festgelegt, ohne Details vorher ausgearbeitet zu haben
- Vorgaben werden anschließend
in Arbeitspakete, Kostenpositionen und Terminpläne strukturiert
Vorteile: exakte Planung auf bestimmte Zielgrößen
Nachteile: Teilprojekte und Arbeitspakete müssen sich am
Projektrahmen orientieren
Nachteile und Vorteile des Top-Down PSPs?
Vorteile: exakte Planung auf bestimmte Zielgrößen
Nachteile: Teilprojekte und Arbeitspakete müssen sich am
Projektrahmen orientieren
Bottom-Down PSP (Induktiv) Merkmale
A. Sammlung von Aufgaben (Brainstorming, Mind Mapping)
B. Strukturierung der Aufgaben nach einem bestimmten Kriterium
C. Aufbau einer Aufgabenhierarchie (Clustern)
D. Ergänzung um fehlende Aufgaben
E. guter Projektüberblick bereits gegeben
- vom Speziellen zum Allgemeinen
- einzelne Aufgaben, Arbeitspakete, werden analytisch betrachtet, bewertet und anschließend zur Projektstrukturierung zusammen gefasst
Vorteile:
große Genauigkeit und Planungssicherheit
Nachteile:
hoherAufwand, meisthohe Unsicherheit über tatsächliche Details
Nachteile und Vorteile des Bottom-Down PSPs?
Vorteile:
große Genauigkeit und Planungssicherheit
Nachteile:
hoherAufwand, meisthohe Unsicherheit über tatsächliche Details
Vorgehen für die Erstellung des PSP Diagramme
Planungsphasen
1. Definition der Strukturierungsaufgabe
2. Auswahl einer Strukturierungsmethode
3. Entwurf eines vorläufigen Strukturplans
4. Definition der Strukturelemente
5. Prüfung der Strukturelemente
6. Festlegung des endgültigen Strukturplans
FOLIE 16
Gliederungsprinzipien des PSP
A. Bei jeder Zerlegung des Projektstrukturplans in die nächste Ebene sollte nach einem einheitlichen Gliederungsprinzip vorgegangen werden.
B. Es lassen sich je nach angewendeter horizontaler Strukturregel verschiedene Arten von PSP unterscheiden:
- Objektorientierter PSP
- Funktionsorientierter PSP
- Ablauforientierter PSP
- Mischformen (in der Praxis sehr häufig)
C. Das Gliederungsprinzip kann von Ebene zu Ebene beibehalten oder im Wechsel eingesetzt werden. Entscheidendes Kriterium für die Gliederungsart des PSP ist die Zweckmäßigkeit.
Es lassen sich je nach angewendeter horizontaler Strukturregel verschiedene Arten von PSP unterscheiden:
- Objektorientierter PSP
- Funktionsorientierter PSP
- Ablauforientierter PSP
- Mischformen (in der Praxis sehr häufig)
Das Gliederungsprinzip kann von Ebene zu Ebene beibehalten oder im Wechsel eingesetzt werden. Entscheidendes Kriterium für die Gliederungsart des PSP…
…ist die Zweckmäßigkeit.
Es gibt keine falschen, sondern….
…nur mehr oder weniger zweckmäßige PSP!
Merkmale von Objektorientiertem Projektstrukturplan
Merkmale:
- Gliederung des Projektes durch hierarchische Objekt-
- kompletter Aufbau ähnelt Produktstruktur
- Strukturpläne lassen sich leicht vermischen, wenn nicht streng zwischen Produkt und Projekt unterschieden wird
Deshalb ist es empfehlenswert, keinen rein objektorientierten Projektstrukturplan zu verwenden!
Anwendung von Objektorientiertem Projektstrukturplan
- bei großen Projekten, um den Projektgegenstand in seiner vollen Komplexität zu begreifen
- wenn das Projekt mit dem zu erstellenden (materiellen) Gegenstand weitgehend identisch ist
- Beispiele: Anlagenbau, Softwaresysteme.
Was passiert bei Objektorientierten Projektstrukturplänen?
Bei der objektorientierten (aufbau-, erzeugnis- bzw. produktorientierten) Strukturierung richtet sich die Definition der Aufgabenpakete nach der technischen Struktur des zu entwickelnden Objekts (Produkt, System).
Objektorientierter Projektstrukturplan DIAGRAMME Beispiel Kraftfahrzeug
FOLIE 19
Was passiert bei Funktionsorientiertem Projektstrukturplan?
- Die Gliederung erfolgt nach den Entwicklungsfunktionen des Projekts, wie z.B.: F&E, Konstruktion, Vertrieb.
- Projekt wird in einzelne, durchzuführende Verrichtungen zerlegt.
Anwendung von Funktionsorientiertem Projektstrukturplan
Anwendung:
1. funktionsorientierte Beschreibung bietet Vorteile, wenn das Projekt wesentlich über den (materiellen) Gegenstand hinausgehende Aspekte berücksichtigt
- Beispiele: Bauprojekte (Koordination der Arbeitsgruppen als eigenständige Funktion), Erschließung von Beschaffungsmärkten
Merkmale von Funktionsorientiertem Projektstrukturplan
- jede Verrichtung/Tätigkeit wird als einzelner
Projektbestandteil angesehen - kann bei jedem Entwicklungsprojekt angewendet werden
- ist die am weitesten verbreitete Projektstrukturform
Beispiel eines rein funktionsorientierten Projektstrukturplans (AUTO) DIAGRAMME
Folie 21
Was passiert bei Ablauforientiertem Projektstrukturplan?
Das Projekt wird in Ablaufphasen gegliedert im PSP dargestellt.
Anwendung von Ablauforientiertem Projektstrukturplan
- Projekte, die immer nach dem gleichen Muster ablaufen
- wenn der Umfang noch unklar ist und die Ergebnisse stark aufeinander aufbauen
- vor allem bei großen Projekten sinnvoll
- Beispiele: große Organisationsprojekte, Hausbau
Merkmale von Ablauforientiertem Projektstrukturplan
- die oberste Ebene des PSP spiegelt die Prozessabschnitte
- die unteren Ebenen stellen die einzelnen Prozessschritte dar
- die Arbeitspakete werden nach dem Entwicklungsprozess bestimmt und strukturiert
Beispiel eines rein ablauforientierten Projektstrukturplans. DIAGRAMME BEISPIEL (NEUGESTALTUNG DER VERTRIEBSORGANISATION)
FOLIE 23
Was passiert bei Gemischtorientiertem Projektstrukturplan
- In der Praxis sind PSP, die sich nur an einem der drei Grundtypen orientieren eher selten anzutreffen.
- Die Objektorientierung birgt die Gefahr der Vermischung mit der Produktstruktur und die Ablauforientierung kann zu einem Mangel an Flexibilität bei der Arbeitspaketdefinition führen.
- Deshalb treten häufig Mischformen der genannten Grundtypen als PSP auf.
Tipps für PSPs
1.
Definition Arbeitspaket [DIN 69901-5]
in sich geschlossene Aufgabenstellung innerhalb eines Projekts, die bis zu einem festgelegten Zeitpunkt mit definiertem Ergebnis und Aufwand vollbracht werden kann
ANMERKUNG 1 Ein Arbeitspaket ist das kleinste Element des Projektstrukturplans, das in diesem nicht weiter aufgegliedert werden kann und auf einer beliebigen Gliederungsebene liegt. […]
Kriterien für Arbeitspaket
Umfang von Arbeitspaketen kann sehr unterschiedlich sein
1.
Die Größe der Arbeitspakete resultiert daher…
…aus dem Risikopotential des Projektes und seiner Größe.
Faustregel für die Anzahl von Arbeitspaketen:
Volumen von 100.000€
Was ergibt die Summe von allen Arbeitspaketen?
Die Summe aller Arbeitspakete ergibt das vollständige Bild der Arbeiten, die für das Erreichen des Projektzieles erledigt werden müssen.
Arbeitspaket-Formular: Beispiel DIAGRAMME
Folie 30
Aufwandsschätzung für Arbeitspakete
Für jedes Arbeitspaket (Vorgang bei MS Project): Ermittlung der geschätzten Arbeit in Personentagen (PT) oder in
Personenstunden (Ph)
Wichtiger Hinweis zur Aufwandsschätzung
Dauer für die Erledigung eines APs stimmt häufig nicht mit der Arbeit (geschätzte PT) überein
Formel für Aufwandsschätzung der Arbeitspakete
Dauer (in Tagen) = Arbeit (in h) / (Einheiten * h pro Tag)
Durchlaufstationen eines AP DIAGRAMME
FOLIE 33
1. Erkannt: in der Strukturplanung ermittelt
- Inhaltlich analysiert: Der Inhalt der AP ist bekannt, die Voraussetzungen der Bearbeitung sind geklärt. Die AP sind in den Arbeitspaketformularen festgehalten.
- Geplant: Mengengerüste, Aufwand, Kosten für Materialien etc. und die Dauer sind möglichst von den späteren Bearbeitern realistisch abgeschätzt.
- Beauftragt: Im Rahmen der Steuerung ist das AP im Sinne einer Zielabsprache mit dem tatsächlichen Bearbeiter unter den aktuellen Gegebenheiten vereinbar.
- In Arbeit: Eigenverantwortliche Erarbeitung des Ergebnisses durch den Bearbeiter.
- Erledigt: Abgabe des Ergebnisses an den Projektleiter, nachdem die Qualität des Ergebnisses nachgewiesen wurde.
- Abgenommen: Abnahme nach den vereinbarten Abnahmekriterien durch den Projektleiter. Das Ergebnis ist damit festgeschrieben.
Entwicklung des Ablaufstrukturplans DIAGRAMME
FOLIE 35
- Erarbeitung des Projektstrukturplanes
- Zerlegen der Arbeitspakete in Prozesse
- Aufstellen der Teilablaufpläne (Teilprozesspläne)
- Verknüpfen der Teilablaufpläne über ihre Nahtstellen
