Aufbauorganisation Flashcards
Definition von Projektorganisation nach [DIN 69901-5]
Projektorganisation [DIN 69901-5]
Aufbau- und Ablauforganisation zur Abwicklung eines bestimmten Projekts
ANMERKUNG:
Die Projektorganisation kann aus Bestandteilen der vorhandenen Betriebsorganisation bestehen und
wird dann lediglich durch projektspezifische Regelungen ergänzt.
Definition von Projektaufbauorganisation nach [DIN 69901-5]
Projektaufbauorganisation nach [DIN 69901-5]
hierarchisch geordnete Projektorganisation mit z. B. Weisungsrechten, Zuständigkeiten oder Berichtspflichten
ANMERKUNG:
Die typische Darstellungsform ist das Organigramm.
Was ist die typische Darstellungsform der Projektaufbauorganisation?
das Organigramm
Was sind die typischen Aufbauorganisationsformen in Unternehmen?
- Aufbauorganisationen mit relativ uneingeschränkten Befugnissen:
a) Linienorganisation
b) Divisionale Aufbauorganisation - Aufbauorganisationen mit mehr oder weniger eingeschränkten Befugnissen:
a) Stablinienorganisation
b) Matrixorganisation
Die Linienorganisation Diagramme-Beispiel
Folie 5
Vorteile und Nachteile der Linienorganisation
Vorteile
- klare hierarchische Kompetenzverteilung
- kurze Entscheidungswege
- optimale Ausrichtung auf Unternehmensziele
Nachteile
- Gefahr der Isolierung / Etablierung („Bereichsdenken“)
- Unsicherheit für Mitarbeiter mit Auslauf des Produktes
- Gefahr der Parallelarbeit
Die Divisionale Organisation Diagramme-Beispiel
Folie 6
Vorteile und Nachteile der divisionalen Organisation
Vorteile
- F&E sind näher am Markt
- bessere Risikoabschottung
- eigenverantwortliches Handeln und kleinere Einheiten
- Motivationserhöhung durch eigenverantwortliches Handeln
Nachteile
- sehr langer Weisungsweg
- geringer Informations- und Erfahrungsaustausch
- hoher Bedarf an qualifizierten Führungskräften
Was sind die Arten von Stablinienorganisation?
- Stablinien- organisation mit zentraler Stabstelle
- Stablinien- organisation mit dezentralen Stab- stellen
- Stablinien- organisation mit Stabhierarchie
Stablinienorganisation Diagramme-Beispiel
Folie 7
Vorteile und Nachteile der Stablinienorganisation
Vorteile
- gesteuerte Kooperation mit getrennt gesteuerten Bereichen
- geringe Veränderung der bestehenden Organisation
- Entlastung von Linieninstanzen und Führungskräften
Nachteile
- Stabstelle hat kaum Weisungsbefugnisse
- keine personifizierte Verantwortung
- hoher Koordinationsaufwand
Die Matrixorganisation Diagramme-Beispiel
Folie 8
Vorteile und Nachteile der Matrixorganisation
Vorteile
- Förderung von Synergieeffekten
- direkte Verbindungswege
- Flexibilität der Reaktionen
- bereichs- und fachbereichsübergreifendes Denken
Nachteile
- hohes Konfliktpotenzial durch Kompetenzüberschneidung
- hoher Kommunikations- und Koordinationsaufwand
Auswahl der Aufbauorganisationsform Diagramme
Folie 9
Rolle der Aufbauorganisation bei Projekten
Die Aufbauorganisation:
1. stellt alle Organisationseinheiten in projektspezifische, hierarchische Beziehungen zueinander
- ist neben der Ablauforganisation Teil der Projektorganisation
- sorgt für eine optimale Eingliederung des PM in vorhandene Unternehmensstrukturen
- legt die Weisungsbefugnisse der übergeordneten Organisationseinheiten fest
- weist jeder Projektorganisationseinheit eindeutig abgegrenzte Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen zu
- definiert interne & externe Schnittstellen
- bestimmt und organisiert die Zusammenarbeit zwischen allen beteiligten Personen
Eine projektgerechte Aufbauorganisation mit klar definierten Zuständigkeiten und Rollenverteilungen ist…
…unabdingbar zur erfolgreichen Durchführung von Projekten.
Warum eine eigene Projektorganisation?
- bestehende Organisationsformen oft ungeeignet
a) nur ideal für die Erfüllung regelmäßig wiederkehrender
bekannter (meist fachorientierter) Geschäftsvorfälle
b) fehlende Flexibilität für rasche Reaktion auf Probleme und Änderungserfordernisse - Vorteile mit einer eigenen Projektorganisation
a) klare Führungsverantwortung und Entscheidungskompetenzen des Projektleiters für eine effektive Projektdurchführung
b) hohe Identifikation des Projektteams mit dem Projekt
c) Konflikte müssen nicht über die Hierarchien der Unternehmensorganisation ausgetragen werden
Vorteile mit einer eigenen Projektorganisation
1) klare Führungsverantwortung und Entscheidungskompetenzen des Projektleiters für eine effektive Projektdurchführung
2) hohe Identifikation des Projektteams mit dem Projekt
3) Konflikte müssen nicht über die Hierarchien der Unternehmensorganisation ausgetragen werden
Projektorganisationen ergänzen die…
…bestehenden Unternehmensorganisationen.
Die Projektaufbauorganisation besteht aus zwei Aspekten:
- Eingliederung des Projektes in die Unternehmensorganisation
- interne Organisation des Projektes (Projektleiter, Team, etc.)
Es lassen sich drei verschiedene
Projektaufbauorganisationen (PM-Formen) unterscheiden:
- Reines Projektmanagement: geeignet für große Projekte
(umfangreich, komplex und langfristig) - Matrix-Projektmanagement: geeignet für mittlere Projekte
- Einfluss-Projektmanagement (auch „Stabs- Projektmanagement): geeignet für kleinere Projekte (mit geringer Komplexität und geringem Risiko)
Merkmale des reinen Projektmanagements
- autonomes Projektmanagement, uneingeschränkte Projektbefugnisse
- Team wird komplett aus der Unternehmensorganisation für begrenzten Zeitraum des Projektes herausgelöst
- Projektleiter besitzt volle Autorität und somit alle notwendigen Weisungsbefugnisse über die Projektmitarbeiter
- Herausforderung: Auflösung nach Projektende
• drohender Know-how-Verlust
• Wiedereingliederung der Mitarbeiter
Was ist die Herausforderung bei reinem Projektmanagement?
Herausforderung: Auflösung nach Projektende
• drohender Know-how-Verlust
• Wiedereingliederung der Mitarbeiter
Was sind die Vorteile und Nachteile des reinen PMs?
Vorteile
- klare, eindeutige Projektverantwortung
- kurze Entscheidungswege
- schnelle Reaktionsmöglichkeiten
- optimale Ausrichtung auf Projektziele
- Identifikation mit Projektauftrag
Nachteile
- Gefahr der Isolierung
- Unsicherheit der Mitarbeiterstellen
- Gefahr der Parallelarbeit
- Koordinations- und Kompetenzprobleme
- Schwierigkeit der Aus- und Wiedereingliederung
- starre Organisationsform
- hohe Gemeinkosten
Reines Projektmanagement Diagramme
Folie 13
Einfluss-Projektmanagement Diagramme
Folie 15
Merkmale des Einfluss-Projektmanagements
- Unternehmensstruktur wird um Stabstelle ergänzt
- Projektleiter hat die Funktion eines überwachenden und
lenkenden Koordinators ohne Linienweisungsbefugnisse - Entscheidungen werden in der Linie getroffen
- Projektleiter kann nicht für Erfolg oder Misserfolg verantwortlich gemacht werden, jedoch großen Einfluss auf das Projektgeschehen ausüben
Vorteile und Nachteile des Einfluss-Projektmanagements?
Vorteile
- Eingliederung des Projektteams ohne größere organisatorische Eingriffe möglich
- flexibler Personaleinsatz
- gute Nutzung der Personalkapazitäten
Nachteile
- komplizierter Entscheidungsweg
- lange Reaktionszeiten
- Unklarheiten der Verantwortungsverteilung
Matrix-Projektmanagement Diagramme
Folie 17
Merkmale des Matrix-Projektmanagements?
1. vertikal oft funktionsorientiert und horizontal objekt- , d.h. projektorientiert
- Projektmitarbeiter werden aus unterschiedlichen Organisationseinheiten temporär zusammen gefasst
- Führungsverantwortung liegt bei Linienvorgesetzten, die fachliche Führung erfolgt durch Projektleiter
- Linienstruktur bleibt während der Projektlaufzeit erhalten und wird durch die Projektorganisation ergänzt
Vorteile und Nachteile des Matrix-Projektmanagements?
Vorteile
- flexible Eingliederung der Projektmitarbeiter in Projekt und Linie
- Fachverantwortung des Projektleiters
- flexible Nutzung von Spezialistenwissen im Projekt
- keine Wiederein- gliederungsprobleme
- Synergieeffekte
- optimale Ressourcennutzung
Nachteile
- hoher Abstimmungsbedarf zwischen Projekt und Fachabteilung
- hohes Konfliktpotential
- Projektabwicklung wird häufig durch Linienaufgaben gestört
- Projektleiter hat hohe Verantwortung, aber keine dementsprechenden Befugnisse
Auswahlkriterien für Projektaufbauorganisation sind:
- Projektgröße und -dauer
- Projektrisiko
- Geschwindigkeit der Projektplanung und -durchführung
- Größe des Unternehmens + vorhandene Organisationsform
- Verhältnis von Projekteigenleistung und Projektfremdleistungen (Projekttiefe)
- Zahl der Projekte, die gleichzeitig laufen (Multiprojektabwicklung)
- Verfügbarkeit der Ressourcen
- Notwendigkeit der interdisziplinären Zusammenarbeit
Auswahlkriterien Diagramme I
Folie 20
Auswahlkriterien Diagramme II
Folie 21
Auswahlkriterien Diagramme III
Folie 22
Bei Großprojekten wird die Projektorganisation nicht…
…starr strukturiert, sondern den Projektzyklen/ -phasen angepasst!
Diagramme Organisation von Großprojekten - Phasen!
Folie 23
Was ist der geeignete Art von Organisation für die Definitionsphase bei Grossprojekten und warum?
Definitionsphase
Einfluss - Projektorganisation
Auswahlgrund:
Kreativität und Ideenfindung stehen im Vordergrund. Durchführung des Projektes ist noch unsicher.
Was ist der geeignete Art von Organisation für die Entwurfsphase bei Grossprojekten und warum?
Entwurfsphase
Matrix - Projektorganisation
Auswahlgrund:
Eine hohe interdisziplinäre Zusammenarbeit unterschiedlichster Fachbereiche ist erforderlich.
Was ist der geeignete Art von Organisation für die Realisierungs- und Erprobungsphase bei Grossprojekten und warum?
Reine Projektorganisation
Auswahlgrund:
Das Projekt hat eine große geschäftspolitische, strategische Bedeutung für das Unternehmen.
Was ist der geeignete Art von Organisation für die Einsatzphase bei Grossprojekten und warum?
Projektmanagement in der Linie
Auswahlgrund:
Wartung und Einsatzunterstützung soll von den „zuständigen“ Stellen übernommen werden.
Was sind die Projektbeteiligte?
- Auftraggeber
Warum werden oftmals Arbeitsgruppen verwendet?
Da im Rahmen eines Projektes oftmals komplexe Aufgaben zu bearbeiten sind, werden zur Unterstützung des eigentlichen Projektteams Arbeitsgruppen installiert, die vom Projektteam konkret formulierte Aufgaben bearbeiten.
Eine solche Struktur könnte beispielsweise wie folgt aussehen: (Diagramme)
Folie 25
Zusammenhänge zwischen Projektbeteiligten - Diagramme
Folie 26
Definition von Projektleitung nach DIN 69902
Für die Dauer eines Projektes geschaffene Organisationseinheit, die für Planung, Steuerung und Überwachung des Projektes verantwortlich ist. Sie kann den Bedürfnissen der Projektphasen angepasst werden.
Definition von Projektteam nach DIN 69902
Ein Projektteam ist eine interdisziplinäre und hierarchieübergreifende Arbeitsgruppe, die in der Lage ist, eine bestimmte Aufgabe in Projektform zu lösen.
Was macht ein Projektbüro?
Ein Projektbüro:
Übersicht - Projektgremien Diagramme
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Was sind die Projektgremien
- Planungsgremium
- Steuerungsgremium
- Entscheidungsgremium
- Kommunikationsgremium
- Beratungsgremium
Was sind die Aufgaben von dem Planungsgremium?
Planungsgremium: Arbeitsgruppe, die das Projekt in der ersten Planungsphase vorantreibt
Was sind die Aufgaben von dem Beratungsgremium?
Was sind die Aufgaben von den Steuerungsgremien?
Was sind die Aufgaben von dem Kommunikationsgremium?
Was sind die Aufgaben von dem Entscheidungsgremium (Lenkungsausschuss & ggf. Lenkungskreis)?
Der Lenkungsausschuss macht die folgenden:
Der Lenkungskreis macht die folgenden:
1.
Einbindung der Entscheidungsgremien Diagramme
Folie 34
Unternehmensaufbauorganisation & Projektaufbauorganisation Pyramid Diagramme
Folie 35
