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NEU: Projektmanagement > Aufbauorganisation > Flashcards

Aufbauorganisation Flashcards

1
Q

Definition von Projektorganisation nach [DIN 69901-5]

A

Projektorganisation [DIN 69901-5]
Aufbau- und Ablauforganisation zur Abwicklung eines bestimmten Projekts

ANMERKUNG:
Die Projektorganisation kann aus Bestandteilen der vorhandenen Betriebsorganisation bestehen und
wird dann lediglich durch projektspezifische Regelungen ergänzt.

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2
Q

Definition von Projektaufbauorganisation nach [DIN 69901-5]

A

Projektaufbauorganisation nach [DIN 69901-5]
hierarchisch geordnete Projektorganisation mit z. B. Weisungsrechten, Zuständigkeiten oder Berichtspflichten

ANMERKUNG:
Die typische Darstellungsform ist das Organigramm.

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3
Q

Was ist die typische Darstellungsform der Projektaufbauorganisation?

A

das Organigramm

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4
Q

Was sind die typischen Aufbauorganisationsformen in Unternehmen?

A
  1. Aufbauorganisationen mit relativ uneingeschränkten Befugnissen:
    a) Linienorganisation
    b) Divisionale Aufbauorganisation
  2. Aufbauorganisationen mit mehr oder weniger eingeschränkten Befugnissen:
    a) Stablinienorganisation
    b) Matrixorganisation
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5
Q

Die Linienorganisation Diagramme-Beispiel

A

Folie 5

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6
Q

Vorteile und Nachteile der Linienorganisation

A

Vorteile

  1. klare hierarchische Kompetenzverteilung
  2. kurze Entscheidungswege
  3. optimale Ausrichtung auf Unternehmensziele

Nachteile

  1. Gefahr der Isolierung / Etablierung („Bereichsdenken“)
  2. Unsicherheit für Mitarbeiter mit Auslauf des Produktes
  3. Gefahr der Parallelarbeit
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7
Q

Die Divisionale Organisation Diagramme-Beispiel

A

Folie 6

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8
Q

Vorteile und Nachteile der divisionalen Organisation

A

Vorteile

  1. F&E sind näher am Markt
  2. bessere Risikoabschottung
  3. eigenverantwortliches Handeln und kleinere Einheiten
  4. Motivationserhöhung durch eigenverantwortliches Handeln

Nachteile

  1. sehr langer Weisungsweg
  2. geringer Informations- und Erfahrungsaustausch
  3. hoher Bedarf an qualifizierten Führungskräften
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9
Q

Was sind die Arten von Stablinienorganisation?

A
  1. Stablinien- organisation mit zentraler Stabstelle
  2. Stablinien- organisation mit dezentralen Stab- stellen
  3. Stablinien- organisation mit Stabhierarchie
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10
Q

Stablinienorganisation Diagramme-Beispiel

A

Folie 7

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11
Q

Vorteile und Nachteile der Stablinienorganisation

A

Vorteile

  1. gesteuerte Kooperation mit getrennt gesteuerten Bereichen
  2. geringe Veränderung der bestehenden Organisation
  3. Entlastung von Linieninstanzen und Führungskräften

Nachteile

  1. Stabstelle hat kaum Weisungsbefugnisse
  2. keine personifizierte Verantwortung
  3. hoher Koordinationsaufwand
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12
Q

Die Matrixorganisation Diagramme-Beispiel

A

Folie 8

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13
Q

Vorteile und Nachteile der Matrixorganisation

A

Vorteile

  1. Förderung von Synergieeffekten
  2. direkte Verbindungswege
  3. Flexibilität der Reaktionen
  4. bereichs- und fachbereichsübergreifendes Denken

Nachteile

  1. hohes Konfliktpotenzial durch Kompetenzüberschneidung
  2. hoher Kommunikations- und Koordinationsaufwand
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14
Q

Auswahl der Aufbauorganisationsform Diagramme

A

Folie 9

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15
Q

Rolle der Aufbauorganisation bei Projekten

A

Die Aufbauorganisation:
1. stellt alle Organisationseinheiten in projektspezifische, hierarchische Beziehungen zueinander

  1. ist neben der Ablauforganisation Teil der Projektorganisation
  2. sorgt für eine optimale Eingliederung des PM in vorhandene Unternehmensstrukturen
  3. legt die Weisungsbefugnisse der übergeordneten Organisationseinheiten fest
  4. weist jeder Projektorganisationseinheit eindeutig abgegrenzte Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen zu
  5. definiert interne & externe Schnittstellen
  6. bestimmt und organisiert die Zusammenarbeit zwischen allen beteiligten Personen
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16
Q

Eine projektgerechte Aufbauorganisation mit klar definierten Zuständigkeiten und Rollenverteilungen ist…

A

…unabdingbar zur erfolgreichen Durchführung von Projekten.

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17
Q

Warum eine eigene Projektorganisation?

A
  1. bestehende Organisationsformen oft ungeeignet
    a) nur ideal für die Erfüllung regelmäßig wiederkehrender
    bekannter (meist fachorientierter) Geschäftsvorfälle
    b) fehlende Flexibilität für rasche Reaktion auf Probleme und Änderungserfordernisse
  2. Vorteile mit einer eigenen Projektorganisation
    a) klare Führungsverantwortung und Entscheidungskompetenzen des Projektleiters für eine effektive Projektdurchführung
    b) hohe Identifikation des Projektteams mit dem Projekt
    c) Konflikte müssen nicht über die Hierarchien der Unternehmensorganisation ausgetragen werden
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18
Q

Vorteile mit einer eigenen Projektorganisation

A

1) klare Führungsverantwortung und Entscheidungskompetenzen des Projektleiters für eine effektive Projektdurchführung
2) hohe Identifikation des Projektteams mit dem Projekt
3) Konflikte müssen nicht über die Hierarchien der Unternehmensorganisation ausgetragen werden

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19
Q

Projektorganisationen ergänzen die…

A

…bestehenden Unternehmensorganisationen.

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20
Q

Die Projektaufbauorganisation besteht aus zwei Aspekten:

A
  1. Eingliederung des Projektes in die Unternehmensorganisation
  2. interne Organisation des Projektes (Projektleiter, Team, etc.)
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21
Q

Es lassen sich drei verschiedene

Projektaufbauorganisationen (PM-Formen) unterscheiden:

A
  1. Reines Projektmanagement: geeignet für große Projekte
    (umfangreich, komplex und langfristig)
  2. Matrix-Projektmanagement: geeignet für mittlere Projekte
  3. Einfluss-Projektmanagement (auch „Stabs- Projektmanagement): geeignet für kleinere Projekte (mit geringer Komplexität und geringem Risiko)
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22
Q

Merkmale des reinen Projektmanagements

A
  1. autonomes Projektmanagement, uneingeschränkte Projektbefugnisse
  2. Team wird komplett aus der Unternehmensorganisation für begrenzten Zeitraum des Projektes herausgelöst
  3. Projektleiter besitzt volle Autorität und somit alle notwendigen Weisungsbefugnisse über die Projektmitarbeiter
  4. Herausforderung: Auflösung nach Projektende
    • drohender Know-how-Verlust
    • Wiedereingliederung der Mitarbeiter
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23
Q

Was ist die Herausforderung bei reinem Projektmanagement?

A

Herausforderung: Auflösung nach Projektende
• drohender Know-how-Verlust
• Wiedereingliederung der Mitarbeiter

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24
Q

Was sind die Vorteile und Nachteile des reinen PMs?

A

Vorteile

  1. klare, eindeutige Projektverantwortung
  2. kurze Entscheidungswege
  3. schnelle Reaktionsmöglichkeiten
  4. optimale Ausrichtung auf Projektziele
  5. Identifikation mit Projektauftrag

Nachteile

  1. Gefahr der Isolierung
  2. Unsicherheit der Mitarbeiterstellen
  3. Gefahr der Parallelarbeit
  4. Koordinations- und Kompetenzprobleme
  5. Schwierigkeit der Aus- und Wiedereingliederung
  6. starre Organisationsform
  7. hohe Gemeinkosten
25
Q

Reines Projektmanagement Diagramme

A

Folie 13

26
Q

Einfluss-Projektmanagement Diagramme

A

Folie 15

27
Q

Merkmale des Einfluss-Projektmanagements

A
  1. Unternehmensstruktur wird um Stabstelle ergänzt
  2. Projektleiter hat die Funktion eines überwachenden und
    lenkenden Koordinators ohne Linienweisungsbefugnisse
  3. Entscheidungen werden in der Linie getroffen
  4. Projektleiter kann nicht für Erfolg oder Misserfolg verantwortlich gemacht werden, jedoch großen Einfluss auf das Projektgeschehen ausüben
28
Q

Vorteile und Nachteile des Einfluss-Projektmanagements?

A

Vorteile

  1. Eingliederung des Projektteams ohne größere organisatorische Eingriffe möglich
  2. flexibler Personaleinsatz
  3. gute Nutzung der Personalkapazitäten

Nachteile

  1. komplizierter Entscheidungsweg
  2. lange Reaktionszeiten
  3. Unklarheiten der Verantwortungsverteilung
29
Q

Matrix-Projektmanagement Diagramme

A

Folie 17

30
Q

Merkmale des Matrix-Projektmanagements?

A

1. vertikal oft funktionsorientiert und horizontal objekt- , d.h. projektorientiert

  1. Projektmitarbeiter werden aus unterschiedlichen Organisationseinheiten temporär zusammen gefasst
  2. Führungsverantwortung liegt bei Linienvorgesetzten, die fachliche Führung erfolgt durch Projektleiter
  3. Linienstruktur bleibt während der Projektlaufzeit erhalten und wird durch die Projektorganisation ergänzt
31
Q

Vorteile und Nachteile des Matrix-Projektmanagements?

A

Vorteile

  1. flexible Eingliederung der Projektmitarbeiter in Projekt und Linie
  2. Fachverantwortung des Projektleiters
  3. flexible Nutzung von Spezialistenwissen im Projekt
  4. keine Wiederein- gliederungsprobleme
  5. Synergieeffekte
  6. optimale Ressourcennutzung

Nachteile

  1. hoher Abstimmungsbedarf zwischen Projekt und Fachabteilung
  2. hohes Konfliktpotential
  3. Projektabwicklung wird häufig durch Linienaufgaben gestört
  4. Projektleiter hat hohe Verantwortung, aber keine dementsprechenden Befugnisse
32
Q

Auswahlkriterien für Projektaufbauorganisation sind:

A
  1. Projektgröße und -dauer
  2. Projektrisiko
  3. Geschwindigkeit der Projektplanung und -durchführung
  4. Größe des Unternehmens + vorhandene Organisationsform
  5. Verhältnis von Projekteigenleistung und Projektfremdleistungen (Projekttiefe)
  6. Zahl der Projekte, die gleichzeitig laufen (Multiprojektabwicklung)
  7. Verfügbarkeit der Ressourcen
  8. Notwendigkeit der interdisziplinären Zusammenarbeit
33
Q

Auswahlkriterien Diagramme I

A

Folie 20

34
Q

Auswahlkriterien Diagramme II

A

Folie 21

35
Q

Auswahlkriterien Diagramme III

A

Folie 22

36
Q

Bei Großprojekten wird die Projektorganisation nicht…

A

…starr strukturiert, sondern den Projektzyklen/ -phasen angepasst!

37
Q

Diagramme Organisation von Großprojekten - Phasen!

A

Folie 23

38
Q

Was ist der geeignete Art von Organisation für die Definitionsphase bei Grossprojekten und warum?

A

Definitionsphase

Einfluss - Projektorganisation

Auswahlgrund:
Kreativität und Ideenfindung stehen im Vordergrund. Durchführung des Projektes ist noch unsicher.

39
Q

Was ist der geeignete Art von Organisation für die Entwurfsphase bei Grossprojekten und warum?

A

Entwurfsphase

Matrix - Projektorganisation

Auswahlgrund:
Eine hohe interdisziplinäre Zusammenarbeit unterschiedlichster Fachbereiche ist erforderlich.

40
Q

Was ist der geeignete Art von Organisation für die Realisierungs- und Erprobungsphase bei Grossprojekten und warum?

A

Reine Projektorganisation

Auswahlgrund:
Das Projekt hat eine große geschäftspolitische, strategische Bedeutung für das Unternehmen.

41
Q

Was ist der geeignete Art von Organisation für die Einsatzphase bei Grossprojekten und warum?

A

Projektmanagement in der Linie

Auswahlgrund:
Wartung und Einsatzunterstützung soll von den „zuständigen“ Stellen übernommen werden.

42
Q

Was sind die Projektbeteiligte?

A
  1. Auftraggeber
43
Q

Warum werden oftmals Arbeitsgruppen verwendet?

A

Da im Rahmen eines Projektes oftmals komplexe Aufgaben zu bearbeiten sind, werden zur Unterstützung des eigentlichen Projektteams Arbeitsgruppen installiert, die vom Projektteam konkret formulierte Aufgaben bearbeiten.

44
Q

Eine solche Struktur könnte beispielsweise wie folgt aussehen: (Diagramme)

A

Folie 25

45
Q

Zusammenhänge zwischen Projektbeteiligten - Diagramme

A

Folie 26

46
Q

Definition von Projektleitung nach DIN 69902

A

Für die Dauer eines Projektes geschaffene Organisationseinheit, die für Planung, Steuerung und Überwachung des Projektes verantwortlich ist. Sie kann den Bedürfnissen der Projektphasen angepasst werden.

47
Q

Definition von Projektteam nach DIN 69902

A

Ein Projektteam ist eine interdisziplinäre und hierarchieübergreifende Arbeitsgruppe, die in der Lage ist, eine bestimmte Aufgabe in Projektform zu lösen.

48
Q

Was macht ein Projektbüro?

A

Ein Projektbüro:

49
Q

Übersicht - Projektgremien Diagramme

A

Folie 29

50
Q

Was sind die Projektgremien

A
  1. Planungsgremium
  2. Steuerungsgremium
  3. Entscheidungsgremium
  4. Kommunikationsgremium
  5. Beratungsgremium
51
Q

Was sind die Aufgaben von dem Planungsgremium?

A

Planungsgremium: Arbeitsgruppe, die das Projekt in der ersten Planungsphase vorantreibt

52
Q

Was sind die Aufgaben von dem Beratungsgremium?

A
53
Q

Was sind die Aufgaben von den Steuerungsgremien?

A
54
Q

Was sind die Aufgaben von dem Kommunikationsgremium?

A
55
Q

Was sind die Aufgaben von dem Entscheidungsgremium (Lenkungsausschuss & ggf. Lenkungskreis)?

A
56
Q

Der Lenkungsausschuss macht die folgenden:

A
57
Q

Der Lenkungskreis macht die folgenden:

A

1.

58
Q

Einbindung der Entscheidungsgremien Diagramme

A

Folie 34

59
Q

Unternehmensaufbauorganisation & Projektaufbauorganisation Pyramid Diagramme

A

Folie 35

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