Projekt und Projektmanagement Flashcards
Was ist ein Projekt?
- hat ein durch den Auftraggeber klar definiertes Ziel
- einmaliges Vorhaben und gelenkter Prozess
- gekennzeichnet durch die Einmaligkeit der Rahmenbedingungen
1. Temporäre Organisation
2. Beschränkte Ressourcen
Was ist Projektmanagement?
Ein Aufgabenblock in einem Projekt. Hat die Führungsaufgabe im Projekt.
Was ist “klassisches” PM?
Wir wesentlich von einer Person übernommen, der Aufgaben im Projekt delegiert.
Was ist agiles PM?
Die einzelnen Aufgaben werden in einem Team aufgeteilt
Welche Rollen gibt es innerhalb eines “klassischen” Projekts?
- Project Manager, führt Projekt zum Projektziel
- Project Mangement Team, unterstützt Project Manager
-Project Team, macht die Umsetzung
(Unterstützt bei einigen PM Aufgaben, meist aus Spezialisten)
Welche Rollen gibt es außerhalb eines Projekts?
Project Owner:
- definiert das Projektziel und überprüft es
- Setzt den Rahmen(Inhalt, Termin, Budget)
- Budget und Kunde können aber auch verschiedene Entitäten sein
Project Stakeholder:
- interessierte Menschen, welches das Projekt nicht gehört
- nicht immer offensichtlich
- direkt oder indirekter Einfluss auf Projekt
Was ist eine typische Darstellungsform für hierarchische Strukturen?
Organigramme
Wie kann man Rollen formalisieren?
Mithilfe von: RACI (Response Assignment Matrix [PMBoK],
Linear Responsibility Chart)
Wie ist RACI aufgebaut?
• Responsible, d.h. Durchführungsverantwortung
• Accountable, d.h. rechtliche oder kaufmännischer Verantwortung
• Consulted, d.h. fachliche Sicht
• Informed, d.h. Information an sonstige Stakeholder, z.T. auch
Informationsrecht
Was ist eine Aufbauorganisation?
Die Struktursicht einer Organisation, ist statisch.
Was ist eine Ablauforganisation?
Die dynamische Sicht auf eine Organisation, meist Prozesse.
Welche Aufbauorganisationsformen gibt es?
- Linienorganisation
- Matrixorganisation
- Projektorganisation
Was ist eine Linienorganisation?
Eine strikt hierarchische Aufteilung, z.B. in Forschung, Vertrieb
Was ist eine Matrixorganisation?
Enthält 2 Dimensionen.
Dimension 1: Disziplinarische Führung
Dimension 2: Fachliche Führung
Was ist die Organisationsform Projektorganisation?
Organisation weitestgehend nach Projekten, z.B. Consulting
• Prinzipiell erzeugen die Projekte temporäre Linien -> Namensgebend
• Minimale Aufbauorganisation, d.h. es gibt einen kleiner Organisationskern, der die Projekte überdauert
Wie kann man Projektorganisation noch definieren?
Die Struktur des Projekts an sich.
• „Die Gesamtheit der Organisationseinheiten und der Aufbau- und
Ablauf-organisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines
Projekts.“
Welche 3 Varianten der Linienorganisation gibt es?
Variante 1
• Linienprojektorganisation, Projekt wird in einem Bereich durchgeführt
• Projektmanagement berichtet dem Linien-Manager
Variante 2:
• Einflussprojektorganisation, Projekt mit Stabsstelle für Projektmanagement
• Projektmanagement berichtet direkt Top Level Management, z.B. Vorstand, Geschäftsführung etc.
Variante 3:
• Projekt bildet eine neue temporäre Linie
• Projektmanagement berichtet an Senior Manager
Was sind Vorteile und Nachteile von Linienorganisation?
- Projekte sind einfach zu etablieren
- Klare aber häufig lange Entscheidungswege, mögliche Silobildung
Was sind Vorteile und Nachteile von Matrixorganisation?
- Stets mehrere Vorgesetzte, die Einfluss nehmen können
* Zusammenarbeit in querschnittlich aufgestellten Teams ist vertraut
Was sind Vorteile und Nachteile von Projektorganisation?
-nicht für alle Firmenziele geeignet
Welche 2 optionalen Elemente einer Aufgbauorganisation gibt es noch?
- Lenkungsauschuss
- Projektbüro
Was ist ein Lenkungsausschuss?
- beurteilt Fortschritt
- entscheidet über Änderungen an z.B. Ziel, Termin
- höchste Eskalationsinstanz
Was ist ein Projektbüro?
Bei Lesart „Projekt Sekretariat“, dann meist Projektbüro oder Project Office
• Projekt-spezifisch oder zentrale Dienstleistung für alle Projekte einer Organisation
• Unterstützung des Project Managers in operativer Arbeit
• Unterstützt bei Planungs-, Erfassungs- und Informationsaufgaben
Bei Lesart „Center of Excellence“, dann meist Project Management Office (PMO)
• Zentrale Bereitstellung der Project Management Kompetenz einer Organisation
• Definition des Project Management Standards, der Prozesse und Tools einer
Organisation
• Training der Organisation
-> keine einheitliche Definition, kann auch kombiniert sein als PMO
Welche Erfolgsfaktoren für ein Projekt gibt es?
- eindeutiges und klares Projektziel, Budget, Zeitrahmen
- rechtzeitige und ausreichende Ausstattung mit Personal und Ressourcen
- konstantes Team
- Management Support
- “Qualität” des Teams
- Projektmanagement
- Kommunikation
Was sind Sprints in einem Projekt?
Eine Iteration der Arbeit wo die Produktfunktionalität in Stücke implementiert wird.
Was ist das Wasserfallmodell?
Phasen werden sequentiell durchlaufen. Heutzutage nicht mehr realistisch genug.
Was ist das iterativ-inkrementelle Phasenmodell?
Alle Projektphasen iterieren, bis das Ergebnis inkrementell fertig ist.
- Vorteil: Lernschleifen
- Nachteil: starres System, kein Ende der Iteration vorgesehen
Welche Kernprozesse im PM gibt es?
- Initiating
- Planning
- Executing
- Closing
- Monitoring&Controlling
Was macht der Prozess Initiating?
Folgende Sachen klären:
- Projektziel
- Projektorganisation und Vorgehen
- Projektauftrag(Personal, Material, Kosten- und Zeitrahmen)
- Stakeholder
Initiating wird bei Projektstart und bei jeder Phase angewendet.
Was umfasst der Prozess Planning?
-Qualitätsplanung
-Kommunikationsplanung
-Human Ressource Planung
-Risiko Management
-Einkäufe
etc.
Findet Anwendung bei Projektstart, jede Phase, jede Änderung.
Interagiert mit Executing.
Was gehört zum Prozess Executing?
- Projektplan ausführen
- Qualitätssicherung sicher stellen
- Team managen
- Kommunikation sicherstellen
- Stakeholder Management
Greift im ganzen Projekt und in jeder Phase.
Interagiert mit Planning Prozesse.
Was umfasst der Prozess Monitoring & Controlling?
- Status des Projekts oder einer Phase zu erfassen
- Stand des Projekts/Phase gegen Projektplan prüfen
- Änderungen am Projekt/Phase und deren Konsequenzen
- Risiken, Abweichungen erkennen
- Qualität sicherstellen
Was umfasst der Prozess Closing?
- formaler Abschluss des Projekts oder einer Phase
- Übergang zweier Phasen
- Abnahme der Projekt- bzw Phasenergebnisse
Was sind Projektmanagementprozesse?
Wird in Projekten mit einer bestimmten Projektorganisation innerhalb einer Organisation mit einer eigenen Organisationsform genutzt, um ein in Phasen zerlegtes Projekt zu managen, damit das Projektziel erreicht. Dabei interner oder externer ProjektOwner gesetzt und wird von Project Stakeholdern beeinflusst
