Planen, Vorbereiten und Durchführen von Arbeitsaufgaben Flashcards
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Mit welchem Werkzeugen kann man ein Projekt planen und überwachen?
Zum Beispiel mithilfe eines Netzplans, eines Gantt-Diagramms oder eines Projektstrukturplans können Projekte gemanagt und überwacht werden.
Was ist ein Netzplan?
Der Netzplan findet Anwendung bei der Terminplanung von Projekten und stellt im Projektmanangement die Dauer von Aktivitäten im Projekt dar. Sowohl ihre zeitliche Anordnung als auch logische Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten werden grafisch dargestellt.
Kritische Pfade und Pufferzeiten der einzelnen Aktivitäten sowie Gesamtpufferzeiten sind erkennbar.
Was ist ein Gantt-Diagramm?
In einem Gantt-Diagramm werden alle Aktivitäten eines Projektes mit Hilfe einer Zeitachse dargestellt. Die Zeitachse wird horizontal in der ersten Zeile des Diagramms dargestellt. Alle Aktivitäten werden dann in den darunter liegenden Zeilen in der ersten Spalte benannt und zeitlich mit einem waagerechten Balken dargestellt. An der Länge der Balken kann die Dauer, der Beginn und das Ende der Aktivität erkannt werden. Sich überschneidende Aktivitäten werden durch überlappende Balken dargestellt. Eine Visualisierung des kritischen Pfades ist möglich. Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aktivitäten werden mit Hilfe von Pfeilen verdeutlicht.
Vorteil
* für kleine und mittlere Projekte sehr übersichtliche Darstellung der Aktivitäten
Nachteil
* bei einer großen Anzahl von Aktivitäten wird die Darstellung schnell unübersichtlich
Was versteht man unter dem Top-Down-Ansatz beim Projektstrukturplan?
Der Top-Down-Ansatz des Projektstrukturplans verfolgt das Ziel, dass der Weg vom Ganzen zu Detail führt. Dazu wird das Gesamtprojekt in mehrere Teilaufgaben zerlegt.
Schritte zur Erreichung dieses Ziels sind:
* Benennung des Gesamtprojekts
* Zerlegung des Gesamtprojekts in Arbeitspakete oder Teilaufgaben
* Benennung der Teilaufgaben
* weitere Zerlegung der Teilschritte, bis Arbeitspakete vorliegen
Der Top-Down-Ansatz wird immer dann gewählt, wenn bereits Erfahrungen vorliegen mit ähnlichen Projekten oder die Inhalte des zu planenden Projektes aus vorherigen Projekten bereits bekannt sind.
Was versteht man unter dem Begriff Bottom-Up-Ansatz beim Projektstrukturplan?
Der Bottom-Up-Ansatz des Projektstrukturplans verfolgt das Ziel, dass der Weg vom Detail zum Ganzen führt. Die Grundidee ist, dass abgegrenzte, detaillierte Teilprobleme gelöst werden, um dann mit deren Hilfe größere, darüber liegende Probleme zu lösen. Bei sehr innovativen Lösungen kommt dieser Ansatz zum Einsatz.
Folgende Punkte sind dabei zu berücksichtigen:
* Festlegung der auszuführenden Aufgaben
* Klärung der Beziehungen der Teilaufgaben in der Baumstruktur
* Errichtung einer Baumstruktur, um Aufbau und Zusammensetzung zu erkennen
* Überprüfung auf Vollständigkeit und Einmaligkeit aller Teilaufgaben
Was versteht man unter dem 4-Phasen-Modell beim Projektmanagement?
Das 4-Phasen-Modell beschreibt die grundlegenden Phasen beim Projektmanagement. Eine der ersten und grundlegenden Managementaufgaben in einem Projekt ist die Planung von Projektphasen.
Dieses 4-Phasen-Modell gliedert ein Projekt in folgende Phasen ein:
* Projektdefinition
* Projektplanung
* Projektdurchführung und Controlling
* Projektabschluss
Als Alternative existiert noch das 5-Phasen-Modell, wo die 1.Phase die Initiierung des Projekts darstellt.
Was bezeichnet man als kritischen Pfad beim Netzplan?
Der Kritische Pfad, auch als kritischer Weg bezeichnet, ist der Weg von Anfang bis zum Ende aller Aktivitäten eines Netzplans, auf dem die Summe aller Pufferzeiten minimal oder Null wird. Die Gesamtprojektdauer wird somit durch den kritischen Pfad bestimmt. (DIN 69900:2009-01 Projektmanagement - Netzplantechnik; Beschreibungen und Begriffe)
Einzelne Aktivitäten innerhalb des Projekts können im Rahmen ihrer Pufferzeit zeitlich verschoben oder verlängert werden, ohne dabei die Gesamtprojektdauer zu gefährden.
Merke: Beim kritischen Pfad ist der Gesamtpuffer = Null
Bitte ergänze die fehlenden Elemente und Bezeichnungen eines Vorgangs des Netzplans.
Enthält Bild Kartenr 8
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Was versteht man unter Forming, Storming, Norming und Performing im Teambildungsprozess?
Forming: Orientierungsphase, in der sich alle Gruppenmitglieder kennenlernen. Vieles ist in dieser Phase noch unklar. Man kennt die Teammitglieder nicht richtig. Die Aufgaben und Rollen sind nicht verteilt, Ziele sind noch nicht definiert.
Storming: Sogennante Nahkampfphase, in der die Ziele zunehmend klarer werden. Eine Rollenverteilung bildet sich allmählich heraus. Teammitglieder kommen sich näher und erste Machtkämpfe entstehen. Der Projektleiter fungiert gleichermaßen als Schlichter und Antreiber.
Norming: Organisationsphase des Teams, in der klare Strukturen und Regeln gebildet werden. Das Team muss sich wichtige Fragen zur Zielerreichung stellen und die Spielregeln sowie die Einhaltung dieser Regeln im Team definieren. Die Projektleiter übertragen Mitarbeitenden Aufgaben, setzen Teambesprechungen an und machen Erfolge sichtbar.
Performing: Hochleistungsphase, in der die Selbstorganisation des Teams im Vordergrund steht. Die Teams werden zunehmend kreativer und flexibel. Fragen wie “Wer hat was zu tun?” sind klar im Team kommuniziert. Das Team ist jetzt leistungsfähig und arbeitet effizient sowie eigenständig.
Was bezeichnet man als Kick-Off-Meeting?
Die offizielle DIN-Definition (DIN-69901-5) für das Kick-Off-Meeting lautet wie folgt:
Das Kick-Off-Meeting findet nach erfolgter Projektplannung und vor der eigentlichen Durchführung statt. An einer Kick-Off-Veranstaltung nehmen mindestens alle Mitglieder des Projektteams teil. Darüber hinaus können Auftraggeber und weitere relevante Stakeholder einbezogen werden.
Was versteht man unter einer Meilenstein-Planung?
Die Meilenstein-Planung ist eine Form der Projektplanung und verfolgt bestimmte Ziele wie:
* eine grobe Terminplanung für das gesamte Projekt
* essenzielle Ereignisse (Meilensteine) im Projekt transparent zu machen
* Übersicht über Verzögerungen und deren möglice Auswirkungen auf andere Termine sichtbar machen
* Leistungsfortschrittsorientierung zur Bewertung des Projektverlaufs
* Schaffen von Zwischenzielen zur Motivation der Mitarbeitenden
Welche Vorgehensmodelle solltest du im Projektmanagement, insbesondere in der Anwendungsentwicklung kennen?
Klassische Modelle
* Wasserfallmodell
* V-Modell
* Spiralmodell
Agile Modelle
* Scrum
* Kanban
* Inkrementelles Vorgehensmodell
* Extreme Programming (XP)
Wähle Anhand der Darstellung den kritischen Pfad aus.
Enthält Bild Kartenr 13
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Der kritische Pfad ist immer der Pfad, der keine Gesamtpufferzeiten enthält und somit das Gesamtprojekt gefährden kann.
Erläutere die Vor- und Nachteile des Wasserfallmodells.
Vorteile
* Abfolge der Projektschritte klar erkenntlich
* sehr einfache Nachverfolgung des Projektschritte möglich
* einfache Planung und Kontrolle aller Projektphasen
* leichte Einarbeitung für neue Teammitglieder
Nachteile
* keine Iterationsschritte möglich
* Schwierigkeit bei großen Projekten ist, bereits zu Projektbeginn alles im Detail festzulegen
* Unflexibel, wenn sich Anforderungen während des Projekts ändern
* Risiko bei unklaren Anforderungen, dass das Ergebnis nicht den tatsächlichen Anforderungen entspricht
Was sind Bestandteile einer Risikoanalyse?
Die Risikoanalyse ist Bestandteil des Risikomanagements. Zu den Bestandteilen der Risikoanalyse gehören:
* die Risikobeurteilung
* die Risikokommunikation
* die Risikoklassifizierung
* die Risikoprävention
Risikoanlaysen werden u.a. angewandt in den Bereichen IT-Systeme und IT-Dienstleistungen, bei Großveranstaltungen, in der Produktentwicklung, in der Pharmaindustrie sowie beim Arbeitsschutz.
Was versteht man unter dem Begriff Stakeholder?
Ein Stakeholder gehört zu den internen und externen Anspruchsgruppen, die gewisse Ziele und Interessen vertreten.
Der Begriff Stakeholder stammt aus dem Englischen und bedeutet so vie wie Teilhaber oder Anspruchsberechtigter. Im Englischen kann “Stake” auch mit Einsatz, Anteil oder Anspruch, Erwartung übersetzt werden.
Der Stakeholder ist jemand, dessen Erwartungen bzw. Einsatz auf dem Spiel steht und der daher Interesse and der Zielerreichung hat. Der Begriff “Stakeholder” wird nicht nur für Personen verwendet, die tatsächlich einen Einsatz geleistet haben, sonder für alle, die ein Interesse am Verlauf oder Ergebniss eines Prozesses, eines Projektes oder Investments haben.
So können beispielsweise auch Kunden/Kundinnen oder Mitarbeitende die Funktion von Stakeholdern einnehmen.
Welches sind die Hauptziele der Datensicherheit?
Vertraulichkeit
Vertraulichkeit bedeutet, dass Daten nur befugten Personen zur Verarbeitung zugänglich sind.
Integrität
Integrität bedeutet, dass Daten/Systeme korrekt, unverändert bzw. verlässlich sind.
Verfügbarkeit
Verfügbarkeit oder Erreichbarkeit aller Systeme sowie die Verhinderung von Systemausfällen der IuK-Systeme.
Wie errechnet sich der Gewinn eines Unternehmens?
Der Gewinn eines Unternehmens berechnet sich anhand dieser Formel:
Gewinn = Erlös - Kosten
Die Erlöse sind alle Einnahmen, die dur Verkauf von Waren und Dienstleistungen entstehen.
Zu den Kosten zählen die variablen und fixen Kosten, wie Rohstoffkosten, Mietkosten sowie Personalkosten.
Was versteht man unter einer Machbarkeitsanalyse?
Eine Machbarkeitsanalyse ist eine erweiterte Machbarkeitsprüfung, die neben technisch-wissenschaftlichen Analysen auch Tests oder Simulationen beinhaltet sowie Experten hinzuziehen kann. Sie wird immer dann durchgeführt, wenn der Misserfolg eines Projekts wahrscheinlich ist, oder es unkalkulierbare Risiken birgt.
Der Hauptteil der Machbarkeitsstudie stellt die Machbarkeitsprüfung dar. Wesentlichen Punkte sind:
* organisatorische Umsetzung
* wirtschaftliche Machbarkeit
* technische Machbarkeit
* Ressourcen und Verfügbarkeit
* zeitliche Umsetzung
* rechtliche Umsetzung
Was sind Ziele einer Machbarkeitsanalyse?
Die Machbarkeitsanalyse ist der Hauptbestandteil der Machbarkeitsstudie.
Im Wesentlichen werden folgende Ziele verfolgt:
* Ist das Projekt technisch machbar?
* Ist eine organisatorische Umsetzung möglich?
* Ist es rechtlich Umsetzbar (Lizenzkosten und Patente)?
* Wie sieht es mit der Wirtschaftlichkeit aus (z.B. Budget, Finanzierung)?
* Sind genug Ressourcen vorhanden bzw. verfügbar (z.B. Material, Menschen, Maschinen und Zeit)?
* Ist es zeitlich umsetzbar?
Zu den technisch-wissenschaftlichen Analysen der Machbarkeitsanalyse gehören auch Pilottests und Computersimulationen sowie Expertenmeinungen und -studien.
Wie berechnet sich der Deckungsbeitrag bei Unternehmen?
Der Deckungsbeitrag ist eine Teilkostenberechnung, welche sich aus der Differenz zwischen den erzielten Erlösen und den variablen Kosten berechnet.
Der Deckungsbeitrag ist der Beitrag, der zur Deckung der Fixkosten zur Verfügung steht.
Deckungsbeitrag = Erlös - variable Kosten
Welche Arten von Äußerungen sind in einem Kundengespräch eher blockierend?
In der Kundenkommunikation sind Äußerungen eher blockierend als förderlich, die folgende Eigenschaften aufweisen:
* Belehrungen
* Killerphrasen wie: “Das können nur wir!”
* Erzeugen von Druck
* Termindruck auf Kunden ausüben
* Konkurrenz diskreditieren
In welchem Softwaresystem werden in der Regel Supportanfragen verarbeitet?
Es gibt eine Reihe von Synonymen für eine supportanfragende Software.
Folgende Begrifflichkeiten existieren wie:
* Ticketing-System
* User-Helpdesk-System
* Support-Ticketing-System
* Service-Ticket-System
* Task-Tracking-System
* Request-Tracking-System (RTS)
Bei diesen Softwarelösungen geht es grundsätzlich um Empfang, Bestätigung, Klassifizierung, Bearbeitung sowie die Pflege von Kundenanfragen in Form von sogenannten Tickets bzw. Fällen/Cases. Die eingehenden Kundenanfragen können klassisch per Telefon, per Mail, per Faxe oder in einem Online-Tool entgegengenommen werden. Moderne Tracking-Systeme haben in der Regel eine komplexe Datenbank sowie eine Schnittstelle zu einem Webportal, wo der Kunde den Bearbeitungsstatus jederzeit verfolgen kann.
Nenne die Vorteile für ein User-Helpdesk-Ticketsystem.
Vorteile eines User-Helpdeks-Ticketsystems sind:
* alle Ticket-Bearbeiter können auf die Service- und Fehlerhistorie zurückgreifen
* es dient der Weiterentwicklung des Produkts oder des Service
* durch Kategorisierung in Level können Gruppen von Experten, die speziell für die Tätigkeit in diesem Level zuständig sind, besser koordiniert werden
* durch den Einstatz der Wissensdatenbank können die Fehleranalyse sowie deren Lösung zur Wiederhertellung des Produkts/Service unterstützt werden
* durch Online-Ticketsysteme können Kundenerfahrungen gezielt gesammelt und ausgewertet werden
