Organisaties en structuren

Question 1

Wat is een organisatie en wat zijn de belangrijkste kenmerken ervan?

Answer 1

• Een organisatie is een samenwerkingsverband tussen mensen en middelen met als doel effectief en efficiënt een bepaald doel te bereiken, vaak gericht op winst maken.
• Organisaties worden beïnvloed door zowel interne factoren zoals groei, veranderingen in het personeel en leiderschapsstijlen, als externe factoren zoals marktevoluties en technologieën.

Question 2

Wat is organisatiestructuur?

Answer 2

• Organisatiestructuur verwijst naar de manier waarop taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn verdeeld over personen en afdelingen binnen een organisatie.

Question 3

Wat is het verschil tussen centralisatie en decentralisatie?

Answer 3

• Centralisatie verwijst naar een organisatiestructuur waarin beslissingsbevoegdheden geconcentreerd zijn op één plaats, meestal aan de top van de hiërarchie.
• Decentralisatie verwijst naar een organisatiestructuur waarin beslissingsbevoegdheden verdeeld zijn over meerdere plaatsen, inclusief lagere niveaus in de organisatie.

Question 4

Wat is een Spanwijdte van een structuur?

Answer 4

het aantal mensen waaraan een leider direct leiding geeft

Question 5

Wat is delegeren?

Answer 5

Delegeren verwijst naar het overdragen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan een lager hiërarchisch niveau. Het betekent in feite het uit handen geven van werk.

Question 6

Wat is een platte structuur?

Answer 6

Een platte structuur verwijst naar een organisatiestructuur met weinig niveaus tussen het topmanagement en de laagste managers. Het houdt in dat er minder hiërarchie en meer directe communicatie is binnen de organisatie.

Question 7

Wat is een steile structuur?

Answer 7

Een steile structuur verwijst naar een organisatiestructuur met veel niveaus tussen de hoogste en laagste managers. Dit impliceert een meer uitgesproken hiërarchie en beperkte directe communicatie tussen de verschillende niveaus.

Question 8

Wat is horizontale differentiatie en welke indelingen kunnen worden gebruikt?

Answer 8

• Horizontale differentiatie verwijst naar het verdelen van taken op hetzelfde niveau in de organisatie.
• Enkele voorbeelden van indelingen zijn: functie-indeling (bijv. installatie servers of helpdesk, webontwikkeling), product-indeling (bijv. autoverzekeringen, levensverzekeringen), geografische indeling (bijv. Vlaams-Brabant en Limburg) en marktindeling (bijv. supermarkten of restaurants).

Question 9

Wat is een organisatiediagram (organogram) en waarvoor wordt het gebruikt?

Answer 9

• Een organisatiediagram, ook wel organogram genoemd, is een schematische voorstelling van hoe taken formeel zijn verdeeld over personen en afdelingen binnen een organisatie, inclusief de gezagsverhoudingen.
• Het wordt gebruikt om de structuur van de organisatie visueel weer te geven en de hiërarchische relaties tussen verschillende posities

Question 10

Wat is een Organisatiestructuur?

Answer 10

De wijze waarop taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden verdeeld zijn over personen en afdelingen

Question 11

Wat is een Formele organisatie?

Answer 11

een verdeling van het werk in de organisatie, en
iedereen heeft functie- en taakbeschrijvingen

Question 12

Wat is een Informele organisatie?

Answer 12

gebaseerd op contacten, relaties en taakverdelingen
buiten de formele organisatie om; dit vult een formele organisatie aan

Question 13

Wat zijn de kenmerken van een Lijnorganisatie?

Answer 13

• Piramidestructuur
• Meeste werknemers op de werkvloer
• Iedere werknemer heeft een leidinggevende
• Aantal leidinggevenden neemt af richting de top
• Helemaal bovenaan staat de directeur

Question 14

Wat zijn de voordelen van een Lijnorganisatie?

Answer 14

• Duidelijke en eenvoudige verantwoordelijkheden
• Goed afgebakende bevoegdheden
• • Snelle beslissingen mogelijk (duidelijk wie welke beslissingen moet nemen)

Question 15

Wat zijn de nadelen van een Lijnorganisatie?

Answer 15

• Risico op bureaucratie (overmaat aan regels)
• Weinig flexibiliteit
• Eilandjes i.p.v. samenwerking

Question 16

Wat zijn de kenmerken van een Lijn-staforganisatie?

Answer 16

vorm van lijnorganisatie met naast de
directie nog een staf van deskundigen
Staf bestaat meestal uit mensen met een
bepaalde specialisatie – vb. accountant
De staf staat de directie bij door te adviseren
en te ondersteunen.

Question 17

Wat zijn de voordelen van een Lijn-staforganisatie?

Answer 17

Eenheid van beslissingen/aansturing
- inschakelen van deskundigen/specialisten
- Staf ontlast de managers
- Staf kan samenwerking tussen verschillende afdelingen bevorderen

Question 18

Wat zijn de nadelen van een Lijn-staforganisatie?

Answer 18

• Staf is te theoretisch bezig
• Staf draagt te weinig verantwoordelijkheid voor de resultaten
• Staf ondermijnt de werking van de afdelingsmanagers
• Staf gaat een eigen leven leiden (wanneer lijn en staf te weinig contact hebben)

Question 19

Wat zijn de kenmerken van een Functionele staforganisatie?

Answer 19

Indeling per Functie
die het team doet.
bv. Inkoop, verkoop, productie

Question 20

Wat zijn de kenmerken van een Divisie organisatie?

Answer 20

Indeling
* P : per product (bv boeken, bladen, …)
* M : per markt (bv kleinhandel, groothandel)
* G : geografisch (bv Vlaanderen, Wallonië)

Question 21

Wat zijn de kenmerken van een Project- en matrixstructuur?

Answer 21

Organisatiestructuur gebaseerd op projecten.
Projecten worden opgezet om specifieke doelen te bereiken en hebben een duidelijk begin en einde.
Teamleden worden tijdelijk toegewezen aan projecten op basis van hun vaardigheden en expertise.
Projectmanagers hebben de verantwoordelijkheid voor het plannen, organiseren, coördineren en controleren van het project.
De communicatielijnen lopen vaak horizontaal tussen teamleden binnen het project.
Na afronding van het project worden de teamleden opnieuw toegewezen aan andere projecten of afdelingen.

Matrixstructuur:
Organisatiestructuur waarbij medewerkers worden toegewezen aan zowel een functionele afdeling als aan projecten of teams.
Medewerkers hebben een duidelijke functionele rol binnen hun afdeling en werken tegelijkertijd aan projecten.
Er zijn twee autoriteitslijnen: de functionele lijn (voor functionele taken) en de projectlijn (voor projecttaken).
Projectmanagers hebben beperkte autoriteit over de teamleden, terwijl functionele managers verantwoordelijk zijn voor de functionele aspecten van het werk.
Teamleden rapporteren zowel aan de projectmanager als aan de functionele manager.
Deze structuur bevordert samenwerking, informatie-uitwisseling en het delen van middelen tussen afdelingen en projecten.

Question 22

Wat zijn de voordelen van een Project- en matrixstructuur?

Answer 22

Hergebruik over entiteiten heen
- Specialisten bij elkaar brengen
- Samenwerking met elkaar i.p.v. naast elkaar

Question 23

Wat zijn de nadelen van een Project- en matrixstructuur?

Answer 23

• Mensen hebben 2 bazen
• Eenheid van bevel ontbreekt
• Tegenstrijdige belangen mogelijk&raquo_space; kan leiden tot conflicten

Question 24

Wat zijn de kenmerken van een Ententestructuur?

Answer 24

• Vorm van horizontale organisatie
• Iedereen heeft gelijke rechten en plichten.
• Iedereen bepaalt samen het beleid.
• Er is voortdurend overleg (horizontale
  communicatie)
• Vb. Groepspraktijk dokter, advocaten

Question 25

Wat zijn de voordelen van een Ententestructuur?

Answer 25

• Iedereen is betrokken bij de besluitvorming
• er wordt optimaal gebruik gemaakt van deskundigheid

Question 26

Wat zijn de nadelen van een Ententestructuur?

Answer 26

• Niet geschikt voor grote organisaties

Question 27

Met wie moet je als eerste praten als je een conflict of probleem hebt met een collega klant of wanneer iemand zijn taken niet goed uitvoert of afspraken niet nakomt?

Answer 27

• Altijd eerst proberen om er samen met de persoon in kwestie uit te komen.
• Open en constructieve feedback geven is hierbij belangrijk.

Question 28

Als het niet lukt om het probleem samen op te lossen, wie kun je dan waarschuwen?

Answer 28

• Je kunt het probleem escaleren naar de directe leidinggevende van de persoon (“N+1”).
• Licht de leidinggevende in over het probleem in de hoop een oplossing te vinden.

Question 29

Waarom is het belangrijk om op het juiste moment en op de juiste manier te escaleren?

Answer 29

Om snel tot een goede oplossing te komen en iets gedaan te krijgen.
Om niemand voor het hoofd te stoten en de bestaande verantwoordelijkheden te respecteren.
Om ervoor te zorgen dat er in de toekomst een goede samenwerking mogelijk blijft.

Question 30

Welke manieren kun je gebruiken om te escaleren binnen een organisatie?

Answer 30

Een gesprek of afspraak initiëren.
Escalatie via een stuurgroep.
Communicatie via e-mail (hoewel dit vaak niet het meest geschikte medium is).
Absoluut niet via “alternatieve” sociale media, chat, de plaatselijke krant, enz.