Automatisering inschatten

Question 1

Wat is het doel van automatisering in te schatten?

Answer 1

Het doel van het inschatten van kosten voor automatisering is om een realistisch beeld te krijgen van de financiële investering die nodig is voor het uitvoeren van het automatiseringsproject. Het helpt bij het bepalen van het budget en het nemen van weloverwogen beslissingen over de haalbaarheid van het project.

Question 2

Wat zijn mogelijke kosten waar rekening mee moet gehouden worden?

Answer 2

• functionaliteiten van je pakket of IT-systeem
• Welke profielen en mensen heb je nodig en wat kosten ze?
• Betaal je ze intern of extern?
  Resources: welke extra hardware, software, mensen, licenties zijn nodig
• Opleiding van helpdesk en eindgebruikers
• Organisatie en beheer van Helpdesk
• Kosten van de SaaS, IaaS cloud

let op! kosten van implentatie, aankoop en onderhoud

Question 3

Wat zijn mogelijke baten waar rekening mee moet gehouden worden?

Answer 3

• Positieve effecten van automatisering of IT-systeem
• kostenreductie (minder systemene, minder manueel werk, ….)
• Minder kans op storingen, onderbrekening,… (en wat kosten die vandaag en hoe dikwijls komen ze voor)
• Minder mensen nodig (en wat kosten die mensen vandaag)
• Standaardisatie, snellere netwerken, …
• Controleer of de gewenste functionaliteiten en baten ook echt bereikt worden

Question 4

Wat moeten we doen als we het werk gaan inschatten voor kostinschatting?

Answer 4

• Houd rekening met alle taken, niet alleen ontwikkeling of installatie maar ook opleiding, uitrol, onderhoudskost
• Houd rekening met wie het doet (profiel, intern/extern, …) > heeft invloed op de kosten
• Denk aan andere benodigde resources (hardware, software, …) of opleidingkosten
• Naast kosten, ook opbrengsten: denk na over wat je gaat besparen in de toekomst

Question 5

Wanneer is een kosten/baten analyse interessant?

Answer 5

• Voorafgaand aan het project (“Loont het de moeite?” “Welke oplossing is best?”)
• Tijdens het project (“Zijn we goed en juist bezig? Blijft het zinvol?”)
• Na afronding van het project (“Hebben we onze business case gehaald?”)

Question 6

Wat is het Stappenplan voor het opstellen van een kosten/baten analyse?

Answer 6

1. Stel de verwachte kosten van de projectimplementatie op
2. Zijn er recurrente kosten?
3. Wat zijn de verwachte baten?