Automatisering: zelf doen of uitbesteden

Question 1

Waarom zouden we automatisatie zelf doen?

Answer 1

1. We kunnen het zelf goedkoper.
2. We willen onze (soms geheime) processen niet delen met een buitenstaander.
3. We willen dat de werkzaamheden net zo worden uitgevoerd als dat we het zelf zouden doen.

Question 2

Indien we zelf automatiseren wat is belangrijk voor een succesvol resultaat?

Answer 2

Tijd, Aandacht en kennis (TAK)

• Je moet er voldoende tijd aan kunnen besteden die je kan combineren met andere
  werkzaamheden.
• Genoeg aandacht schenken komt de kwaliteit van het werk ten goede. Ga er dus serieus mee om
  en beschouw het niet als: “het er even bij doen”.
• Je moet de juiste kennis hebben.

Question 3

Hoe maak je een goede afweging?

Answer 3

Om een goede keuze te maken: kijk naar bekendheid en beschikbare kennis van de werkzaamheden

Expertise en middelen: Beoordelen of het bedrijf de benodigde kennis en middelen intern heeft. Bij gebrek aan interne expertise kan uitbesteding een optie zijn.

Kosten: Grondige kosten-batenanalyse uitvoeren om interne kosten te vergelijken met uitbestedingskosten. Uitbesteding kan kostenefficiënt zijn voor een eenmalig project met hoge ontwikkelingskosten.

Tijd en snelheid: De deadline en snelheid van implementatie overwegen. Een externe partij kan sneller zijn, maar intern ontwikkelen kan meer tijd vergen.

Complexiteit van het project: Bij complexe taken met gespecialiseerde kennis kan uitbesteding aan een ervaren partij verstandig zijn.

Strategische focus: Evalueren of de taak past bij de kernactiviteiten en strategische doelstellingen van het bedrijf. Uitbesteding kan een goede keuze zijn als het niet tot de kernactiviteiten behoort

Question 4

Wat kost outsourcing?

Answer 4

Outsourcing leidt tot een andere soort van kosten.
Pas op voor op het eerste zicht “verborgen kosten”.
Inventariseer het totaal van de kosten goed.
* Kosten van het uitbestedingsproces: opstellen van een kosten/baten analyse, selectie
van de leverancier, transitie
* De contractbeëindiging na afloop
* Het aansturen van de leverancier en opvolgen van de opdracht

Question 5

Wat zijn de voordelen van outsourcing?

Answer 5

• Kostenbesparing
• Profiteren van expertise van de partner
• Beschikbaarheid van (genoeg) mensen met de juiste vaardigheden
• Flexibel capaciteitsbeheer (je kan je bezetting beter beheren en flexibel aanpassen)
• Continuïteit (ook bij uitval wegens ziekte en ontslag)
• Je kan talenten aantrekken die schaars zijn op de markt
• Risico’s worden door de outsourcing partner gedragen
• Tijdswinst

Question 6

Wat zijn problemen die kunnen voorvallen bij outsourcing?

Answer 6

• Zwak management “offshore” (bij het bedrijf aan wie je uitbesteed)
• Onvoorspelbaar gedrag door verschillen in cultuur en taal
• Onzakelijk gedrag door andere gewoonten
• Onvoldoende competenties bij de offshore bedrijven
• Communicatie problemen met offshore landen (taal, afspraken, misverstanden,…)

Question 7

Wat zijn mogelijke oplossingen bij problemen die kunnen voorvallen bij outsourcing?

Answer 7

• Inzicht krijgen in mekaars cultuur en gewoontes
• Een goed ritme van dagelijkse en wekelijkse meetings
• Een goede online projectmanagement tool
• Duidelijke afspraken, duidelijke requirements