Noções Preliminares Flashcards
Conceito
ADMINISTRAÇÃO GERAL
Conceito:
Conjunto de atividades, princípios, regras e normas que tem o objetivo de Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar (mnemônico “P.O.D.C.”) os esforços de grupos de indivíduos que se associam visando atingir um resultado em comum de forma eficiente, eficaz e efetiva;
Conceito de administração realizada “diariamente”:
Nos induz a pensar em uma administração mais “operacional” (orientada para rotina, procedimentos). Cabe a Administração preocupar-se, por ser responsável pela coordenação das partes e dos esforços, com o desenvolvimento e com a utilização dos recursos da organização de modo eficiente e eficaz.
(orientar, dirigir e controlar também são válidos)
Estudo da Administração: Melhorar o desempenho das organizações através das melhores ações;
Quatro perspectivas da Administração:
- Um conjunto de atividades;
- Os dirigentes de uma organização;
- O local onde as decisões são tomadas em uma organização;
- É a ÁREA DE ESTUDO que elabora ferramentas que ajudem as Organizações a alcançarem seus objetivos;
Conceito de Administração como PROCESSO:
→ Processo de Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar (mnemônico “P.O.D.C.”) o uso dos recursos e Competências a fim de alcançar objetivos organizacionais;
→ Alcançar objetivos “pelo trabalho” e por intermédio de pessoas e outros recursos organizacionais;
→ Processo dinâmico de tomar decisões sobre o uso de recursos para realizar objetivos
→ A tarefa da administração é: interpretar os objetivos propostos pela empresa e transformá-los em ação empresarial por meio de diferentes funções, como planejamento, organização, direção e controle.
Resumindo:
Funções administrativas relacionadas (P.O.D.C.) + Alcançar objetivos organizacionais
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Administração como uma “triangulação” entre Ciências, Tecnologia e Arte (visão de Henri Mintzberg):
- Ciências: Análise metódica e sistemática de Fatos e Evidências;
- Tecnologia: Aplicação prática e metódica de princípios e teorias científicas;
- Arte: Visão, intuição, abordagem criativa e inovadora;
ATENÇÃO: Conceitua a Administração a partir da experiência prática de grandes gestores.
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Conclusões sobre os diferentes conceitos Administrativos:
1. Ela ocorre DENTRO das Organizações VISANDO atingir objetivos;
2. Feito por meio de PESSOAS;
3. Ela lida com diversas situações: Complexas, Inesperadas e Conflitivas;
4. Ela deve buscar e aproveitar novas oportunidades de negócios;
5. O administrador deve saber usar SIMULTANEAMENTE: Os CONCEITOS (teoria) + AÇÕES (prática);
Conceito de Organização
Conceito Geral:
- Organização é a combinação de esforços individuais para alcançar propósitos coletivos. Permite atingir objetivos que seriam impossíveis para uma pessoa sozinha.
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Definição de Chiavenato (2004):
Organizações são o conjunto de pessoas e recursos que trabalham em conjunto para atingir um objetivo comum.
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Relação entre Administração e Organização:
Administração: Ciência (ou arte, segundo Mintzberg) que direciona pessoas e recursos para alcançar objetivos comuns.
Organização: Local onde os recursos e pessoas são estruturados e onde as funções administrativas acontecem.
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Diferença entre Administração e Organização:
- Administração: Função de direcionar pessoas e recursos.
- Organização: O local onde as funções administrativas são realizadas.
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Organização como “Função Administrativa”
( É a letra “O” do mnemônico POD C):
- No contexto administrativo, a organização refere-se à distribuição de tarefas, atribuição de autoridades e responsabilidades, e estruturação organizacional;
- Corresponde ao ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e órgãos responsáveis pela administração. Envolve estabelecer relações entre esses recursos e atribuições.
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Organização como SISTEMA DE RECURSOS:
- Ela é um conjunto de pessoas e recursos;
- Ela pode ser de 2 tipos: Formal X Informal
Organizações Formais e Informais
-
Organizações Formais:
→ Divisão racional do trabalho.
→ Estrutura e funções estabelecidas com base em manuais, regulamentos e organogramas.
→ Exemplos: Empresas, órgãos públicos, associações, fundações.
-
Organizações Informais:
→ Formadas espontaneamente a partir de relacionamentos de amizade ou inimizade dentro da organização formal.
→ Não aparecem nos organogramas, não possuem regulamentos ou manuais.
→ Exemplo: Grupo de amigos de trabalho em uma confraternização.
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Resumo Visual:
- Administração: Função de coordenar e direcionar.
- Organização: O ambiente ou estrutura onde essa função ocorre.
- Organizações Formais: Estrutura definida, regulada.
- Organizações Informais: Estruturas espontâneas, não regulamentadas.
Níveis Organizacionais
Definição:
Os níveis organizacionais são segmentos da organização que se distinguem pelas atividades realizadas e pelo nível de autoridade. Esses níveis são fundamentais para o funcionamento e hierarquia de uma empresa.
Três Níveis Organizacionais:
1. Nível Estratégico (Institucional):
- Quem: CEO’s, Presidentes, Diretores.
- Função: Definir os rumos da organização e focar no ambiente externo e no longo prazo.
→ Exemplo: Definir novas parcerias internacionais, decidir a entrada em novos mercados.
2. Nível Tático (Departamental/Gerencial):
- Quem: Gerentes.
- Função: Coordenar e fazer a ligação entre o nível estratégico e o operacional. Foco no médio prazo e na coordenação de setores.
→ Exemplo: Gerenciar as metas de um departamento de marketing ou de RH.
3. Nível Operacional (Chão de Fábrica):
- Quem: Supervisores;
- Função: Acompanhar e garantir a execução das tarefas cotidianas. Foco no curto prazo;
→ Exemplo: Acompanhar o andamento da produção diária, controle de qualidade.
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- Administração é aplicável a todos os níveis organizacionais!
- A administração se aplica desde o nível estratégico (formulação de estratégias) até o nível operacional (execução de tarefas).
Os 4E’s da Administração Pública
1. EFICIÊNCIA:
- Definição: Relaciona-se aos MEIOS e MÉTODOS utilizados para atingir os objetivos. É o uso racional e econômico dos insumos na produção de um bem ou serviço..
→ Exemplo: Reduzir o custo unitário de uma vacina em uma campanha de vacinação, mantendo a mesma qualidade.
- Dica: USAR BEM OS RECURSOS / Fazer certo e com economia de recursos;
- A eficiência pode ser medida pela minimização do custo total ou dos meios necessários para obter a mesma quantidade e qualidade de produto.
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2. EFICÁCIA:
- Definição: Capacidade de atingir / alcançar os objetivos e resultados pretendidos. Foco nos fins e no propósito;
- Compara as metas que estabeleci com os resultados que obtive;
→ Exemplo: Garantir que o maior número de crianças de 0 a 4 anos seja vacinado em uma campanha de vacinação.
- Dica: Fazer as coisas necessárias para alcançar o objetivo.
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3. EFETIVIDADE:
- Definição: Relaciona-se aos EFEITOS e IMPACTOS no longo prazo. É o resultado final da ação, medido pelos benefícios gerados para a sociedade.
→ Exemplo: A diminuição ou erradicação de casos de paralisia infantil após a campanha de vacinação.
- Dica: IMPACTO real das ações ao longo do tempo. Alcançar resultados mais benéficos para sociedade = IMPACTO = efetividade na área pública.
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4. ECONOMICIDADE:
- Definição: Refere-se a minimizar os custos sem comprometer a qualidade. Considera as alternativas disponíveis no mercado.
→ Exemplo: Buscar fornecedores que ofereçam o melhor custo-benefício para as vacinas.
- Dica: Gastar menos com a melhor qualidade possível.
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Resumo Rápido dos 4E’s:
- Eficiência: Fazer certo (otimizar os recursos).
- Eficácia: Fazer o que é necessário (Ou seja, atingir os objetivos).
- Efetividade: Fazer com impacto duradouro (gerar benefícios a longo prazo).
- Economicidade: Fazer com o menor custo (economizando, sem perder a qualidade).
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Exemplo Prático (Campanha de Vacinação):
- Eficiência: Reduzir o custo por dose da vacina.
- Eficácia: Atingir a maior cobertura vacinal no grupo-alvo.
- Efetividade: Diminuir os casos de paralisia infantil ao longo do tempo.
- Economicidade: Conseguir vacinas de qualidade pelo menor preço possível.
Funções Administrativas
(Processo Administrativo)
Planejamento:
- Definição: Estabelecer objetivos e definir os meios para alcançá-los. É a função que orienta a organização, definindo seus rumos.
- Produto Principal: Planos.
- Dica: Decide o que fazer e como fazer. (IDEIAS)
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Organização:
- Definição: Distribuição de tarefas, recursos, autoridades e responsabilidades. Estrutura e molda a organização para atingir os objetivos.
- Dica: Prepara a estrutura para funcionar adequadamente. (RECURSOS)
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Direção:
- Definição: Conduz as atividades das pessoas, coordenando-as para atingir os objetivos organizacionais. Inclui liderança, motivação, orientação, e comunicação.
- Dica: Guiar as pessoas para o cumprimento das metas. (PESSOAS)
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Controle:
- Definição: Monitora o desempenho e compara os resultados com os objetivos traçados, ajustando ações quando necessário.
- Dica: Verifica o que foi feito e corrige desvios. (RESULTADOS)
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Ciclo Interativo:
Interdependência: As funções administrativas estão interligadas e atuam ciclicamente:
→ O Controle pode levar a ajustes no Planejamento.
→ A Direção está diretamente relacionada com a Organização de pessoas e recursos.
Relação com Outras Áreas:
- Administração de Pessoas: Está ligada principalmente à Direção (motivação e liderança).
- Gestão da Qualidade: Envolve o Planejamento e o Controle (definir padrões e corrigir falhas).
- Gestão de Projetos: Engloba todas as funções (planejar, organizar, dirigir e controlar).
Classificações Alternativas (Autores):
- Fayol (POC3): Planejar, Organizar, Comandar, Coordenar, Controlar.
- Dale (PODC): Planejar, Organizar, Dirigir, Controlar.
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Resumo Final:
- As funções administrativas (Planejamento, Organização, Direção e Controle) são os métodos pelos quais a Administração alcança os objetivos comuns.
- Lembre-se que todos os temas em Administração (como Gestão de Pessoas, Qualidade, Projetos) estão relacionados a uma ou mais dessas funções.
Memorização (Dica):
- POD C (Planejamento, Organização, Direção, Controle) ajuda a lembrar facilmente das quatro funções básicas!
Papéis do Administrador
(Henry Mintzberg)
♦ Papéis do Administrador: São as FUNÇÕES que um gestor desempenha / exerce;
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1. Papéis Interpessoais
Esses papéis estão relacionados com o status e autoridade formal do administrador.
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Representação/Símbolo:
O administrador representa a organização em eventos, firmando parcerias e contratos. Ele é a face pública da organização.
→ Exemplo: Participar de eventos externos em nome da empresa.
-
Líder:
Refere-se à capacidade de influenciar, engajar e motivar os subordinados para alcançar os objetivos organizacionais.
→ Exemplo: Estimular a equipe a atingir metas de desempenho.
-
Contato/Elemento de Ligação:
O administrador cria e mantém uma rede de contatos dentro e fora da organização.
→ Exemplo: Estabelecer relações com fornecedores e parceiros estratégicos.
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2. Papéis Informacionais
Papéis que envolvem a coleta, disseminação e transmissão de informações.
Monitor/Coletor:
Coleta informações tanto internas quanto externas através de contatos e pesquisas.
→ Exemplo: Buscar relatórios sobre o mercado e ambiente econômico.
Disseminador:
Transmite informações relevantes da alta direção para os subordinados.
→ Exemplo: Compartilhar estratégias de longo prazo com a equipe de trabalho.
Porta-voz:
Leva informações da organização para fora, agindo como um canal de comunicação.
→ Exemplo: Dar entrevistas à mídia sobre os resultados da organização.
3. Papéis Decisórios
Envolvem a tomada de decisões com base nas informações coletadas.
Empreendedor:
Identifica oportunidades e adapta a organização para mudanças, desenvolvendo novos projetos e produtos.
→ Exemplo: Implementar um novo processo produtivo.
Solucionador de Distúrbios ou Problemas:
Resolve crises, disputas internas e situações problemáticas dentro da organização.
→ Exemplo: Gerenciar um conflito entre departamentos ou resolver uma crise financeira.
Alocador de Recursos:
Distribui os recursos da organização, como orçamento, mão de obra e materiais.
→ Exemplo: Definir como o orçamento será alocado entre os diferentes departamentos.
Negociador:
Atua nas negociações internas e externas para firmar parcerias e manter o funcionamento da organização.
→ Exemplo: Negociar contratos com fornecedores ou acordos sindicais.
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Resumo Final:
- Papéis Interpessoais: Representação, Líder, Contato.
- Papéis Informacionais: Monitor, Disseminador, Porta-voz.
- Papéis Decisórios: Empreendedor, Solucionador de Problemas, Alocador de Recursos, Negociador.
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Memorização (Dica):
- Interpessoais: Focado nas pessoas e contatos.
- Informacionais: Envolvendo informações e comunicação.
- Decisórios: Relacionados a decisões e alocação de recursos.
Habilidades do Administrador
(Robert L. Katz)
♦ HABILIDADES: É a capacidade do gestor converter a TEORIA em PRÁTICA para cumprir os Papéis Gerenciais;
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1. Habilidades Técnicas
O que são?
Envolvem o uso de conhecimento especializado e a execução de técnicas e procedimentos específicos do trabalho.
Onde são mais importantes?
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Nível Operacional
(gerentes de primeira linha e trabalhadores operacionais)
→ Exemplo: Saber operar uma máquina ou dominar um software específico.
2. Habilidades Humanas
O que são?
Capacidade de lidar com pessoas, motivar, liderar, resolver conflitos e comunicar-se de forma eficaz.
Onde são mais importantes?
- **Nível Intermediário **(gerencial), mas são essenciais em todos os níveis organizacionais.
→ Exemplo: Gerenciar conflitos entre membros da equipe ou liderar um time para alcançar um objetivo.
3. Habilidades Conceituais
O que são?
Envolvem a visão global da organização, a facilidade de trabalhar com ideias, estratégias e abstrações. São essenciais para diagnóstico e resolução de problemas em um contexto amplo.
Onde são mais importantes?
Alta Administração (nível estratégico).
→ Exemplo: Formular estratégias para posicionar a empresa em um novo mercado.
Níveis Organizacionais e Habilidades
- Operacional: Predominância das habilidades técnicas.
- Intermediário (gerencial): Predominância das habilidades humanas.
- Alta Administração: Predominância das habilidades conceituais.
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Resumo Final:
- Técnicas: Domínio de ferramentas e processos (operacional).
- Humanas: Relacionamento interpessoal e liderança (gerencial, todos os níveis).
- Conceituais: Visão estratégica e resolução de problemas amplos (alta administração).
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Dica para Memorização:
Técnicas → Trabalho direto.
Humanas → Trabalho com pessoas.
Conceituais → Trabalho com ideias e estratégias.
