M019 - Personalmanagement, Organisation Und Operative Planung Flashcards
Was sind die 3 Hauptbestandteile von „Führen eines Unternehmens“?
Planen
Kontrollieren
Organisieren
Was ist das POSDCoRB-Konzept?
Beschreibt die wichtigsten Aufgaben des Managements
Steht für:
Planing
Organizing
Staffing
Directing
Coordination
Reporting
Budgeting
Definition „Management“
- Leitung eines Unternehmens oder Bereichs in einem Unternehmen
Institutionell: Personen mit Leitungsaufgaben
Funktionell: Aufgaben der Manager -> planen, organisieren, führen, kontrollieren
Definition „Leitbild“
schriftliche Erklärung einer Organisation über ihr Selbstverständnis und ihre Grundprinzipien.
Handlungsrahmen (Leitplanken) für Vorgehen und Entscheidungen im Unternehmen
Definition „Vision“
Generelle unternehmerische Leitidee.
Beschreibt eine anzustrebende und erreichbare Zukunft.
-> Keine konkreten Termine & Zahlen in der Vision
Welche verschiedenen Ansätze zur Umsetzung von strategischen Zielen gibt es? (5)
- Top-down
- Bottom-up
- bipolare Strategie
- Keil-Strategie
- Multiple-Nucleus-Strategie
Wie zeichnet sich der „Top-down“ Ansatz aus?
- Vom Allgemeinen zum Detail oder vom Vorstand zum Mitarbeiter
Vorteil: kann auf bestimmte Zielgrößen ausgerichtet werden; schnelle Umsetzung mit wenig Diskussion
Nachteil: MAs können sich ggf. Nicht damit identifizieren
Wie zeichnet sich der „Bottom-up“ Ansatz aus?
- Vom speziellen zum Allgemeinen; Abteilungen erarbeiten Vorschläge welche com Management geprüft werden
Vorteil: Bessere Identifikation; Know-How ist in den Teams vorhanden
Nachteil: Erschwert die Abstimmung zwischen den Bereichen
Wie funktioniert die „bipolare Strategie“?
Kombination aus top-down & bottom-up
Wie funktioniert die „Keil-Strategie“?
Entscheidungen und Veränderungen werden vom mittleren Management (Abteilungsleiter) initiiert und in beide Richtungen kommuniziert
Wie funktioniert die „Multiple-Nucleus-Strategie“?
Es werden Pilot-Projekte initiier und gestartet
Nenne die Schritte der Umsetzung von Strategien (6)
- Rahmenbedingungen festlegen
- Stärken / Schwächen identifizieren (SWOT)
- Strategische Ziele formulieren (SMART)
- Taktische Maßnahmenbereiche festlegen
- Operative Einzelmaßnahmen ableiten
- Kontrolle anhand von Kennzahlen (KPIs)
Definition Planung
Entwurf einer „Ordnung“ nach der sich das betriebliche Geschehen in Zukunft richten soll
Definition Kontrolle
Geplante Maßnahmen werden mit dem Ergebnissen verglichen, Abweichungen erkannt, Gründe dafür analysiert und Korrekturmaßnahmen erarbeitet
Welche Arten der Kontrolle gibt es? (5)
Ex-post Kontrolle: nach der zeitlichen Zielerreichung
Ist-Ist Kontrolle: zwei Bereiche untereinander nach tatsächlichen Kennzahlen
Soll-Ist Kontrolle: Geplante Zielgröße mit der erreichten vergleichen
Wird-Ist Kontrolle: Wurde ein Prognosewert erreicht
Ex-ante Kontrolle: Vor der zeitlichen Zielerreichung
Definition Menschenbild
Vorstellung vom Wesen eines Menschen, basierend auf impliziten oder expliziten Annahmen (und Übertragung auf den Mitarbeiter)
Beschreibe die Menschenbilder Theory nach „Douglas McGregor“
Unterteilung in Menschenbild X & Y.
X:
- faul
- Abneigung gegen Arbeit
- wenig Ehrgeiz
- keine Verantwortung
- wollen angeleitet werden und streben nach Sicherheit
Y:
- lehnen Arbeit nicht ab
- akzeptieren Zielvorgaben
- Eigeninitiative und Selbstkontrolle
- suchen Verantwortung und streben nach Selbstverwirklichung
-> Fokus auf Theorie Y und alle MAs wie Y behandeln
-> altmodischer Ansatz
Beschreibe die Menschenbilder nach „Edgar Schein“
Unterteilung in 4 Gruppen.
Rational-ökonomischer Mensch:
- wird monetär motiviert und arbeitet vernunftgetrieben
- wenig Eigenantrieb, braucht Kontrolle
-> klare Arbeitsanweisungen und Arbeitszeitregelungen
Sozialer Mensch:
- benötigt Interaktion mit anderen Menschen
- Motivation aus sozialen Bedürfnissen
-> Keine Isolation, kommunikative Führung, Teamarbeit
Sich selbst verwirklichende Mensch:
- selbstmotiviert, Selbstkontrolle
- strebt nach Autonomie, sucht nach Sinn der Arbeit
-> Arbeitsumgebung mit Freiheiten und Entscheidungsmöglichkeiten
Komplexer Mensch:
- vielschichtig und wandlungsfähig
- lernfähig, situativ differenzierend
-> Personalentwicklung wichtig, neue Qualifikationen
Definition Unternehmenskultur
Das implizite Bewusstsein eines Unternehmens welches sich aus dem Verhalten der Unternehmensmitgliedern ergibt und diese steuert / sich auf diese auswirkt
Welche Ebenen der Unternehmenskultur gibt es nach Schein? (3)
sichtbare / hörbare, direkt beobachtbare Ebene:
- Artefakte: Büro, Kleidung, Slang/Jargon, Rituale
Nur indirekt beobachtbare Ebene:
- Werte: Unternehmensgrundsätze, Leistung
Nicht beobachtbare Ebene:
- Beziehung zur Umwelt
- Menschenbild
- menschliche Aktivität / Beziehung
Welchen Ansatz zur Umweltanalyse bei einer SWOT gibt es?
Den PESTEL Ansatz:
Political
Economic
Sociocultural
Technological
Environmental
Legal
Definition Kernkompetenzansatz
Annahme, dass ein optimales Verhältnis der unternehmenseigenen Ressourcen die Kernkompetenzen im Unternehmen definieren
Was müssen Kernkompetenzen sein? (4)
- wertvoll
- selten
- schwer zu imitieren
- nicht substituierbar
Welche grundsätzlichen Arten von operativen Planungs- und Kontrollinstrumenten gibt es? (2)
Qualitative Methoden:
- verschiedene Sichtweisen und weiche Faktoren werden einbezogen
Quantitative Methoden:
- Konzentration auf Zahlen und Fakten
Welche Qualitativen Methoden der operativen Planungs- und Kontrollinstumente gibt es? (3)
- Delphi Methode
- Szenario Analyse
- Kreativitätstechniken
Was ist die Delphi-Methode und wie funktioniert sie?
Es ist eine systematische und mehrstufige Expertenbefragung um Lösungsideen zu generieren und zukünftige Ereignisse und Entwicklung möglichst umfassend einschätzen zu können.
-> Für Prognosen und Lösungsideen
Ablauf:
1. Definition des Untersuchungsbereichs
2. Identifikation und Gewinnung von Experten
3. Getrennte Befragung der Experten
4. Aggregation der Ergebnisse und Plausibilitätsprüfung
5. Rückmeldung der Ergebnisse an die befragten Experten -> Wieder zu 3. um weiter zu verfeinern
6. Ermittlung einer Prognose/Strategie durch Konsens der Experten
-> Die gewonnen Daten können dann z.B. in einer Szenario-Analyse weiterverwendet werden
Nachteile:
- sehr zeitaufwendig
- es ist nicht vorhersehbar ob die gewonnen Daten verwendet werden können
- starke Abhängigkeit von den Experten (Kompetenz, Erfahrung)
Wie funktioniert die Szenario Analyse und was ist sie?
Analysemethode zur nachvollziehbaren Prognose zukünftiger Entwicklungen (Best-Case, Worst-case, Trend)
- Vorbereitung und Definition
- Feldanalyse: Einflussfaktoren identifizieren und Strukturieren
- Prognostik: Analyse der Faktoren und ihrer Wechselwirkungen auf das Unternehmen
- Szenarien Abbildung: Ableiten von möglichen Szenarien unter Berücksichtigung der Störfaktoren
- Szenarien Transfer: Die gewonnen Erkenntnisse in taktische und operative Maßnahmen übersetzen
Nenne verschiedene Kreativitättechniken (5)
- Brainstorming / Brainwriting
- 6 Denkhüte (verschiedene Denkrichtungen einnehmen)
- 635-Methode (Weiterentwicklung von Ideen)
- Kopfstandtechnik ( Perspektivenwechsel)
- Mind-mapping
Welche Quantitative Methoden der operativen Planungs- und Kontrollinstumente gibt es? (4)
- Betriebswirtschaftliche Kennzahlen
- Gantt-Diagramm
- Netzplan
- Nutzwertanalyse
Was ist das „Ökonomische Prinzip“?
Menschen sind bestrebt ein bestimmtes Ziel mit dem Einsatz möglichst geringer Mittel zu erreichen
Maximal-Prinzip: Aus gegebenem Input maximalen Output
Minimal-Prinzip: gegebenen Output mit minimalen Mitteln
Optimal/Extremum-Prinzip: Input und Output auf optimales Ergebnis abgestimmt
Welche BWL Kennzahlen gibt es mit HR Kontext? (5)
Gewinn: Produktive Mitarbeiter haben Einfluss auf die Menge und Qualität
Deckungsbeitrag: Betrag für administratives Personal + Management
Produktivität = Output / Input -> Grundlage für den Personalbedarf
Wirtschaftlichkeit = Output / Input (monetär)
Rentabilität = Erfolgsgröße (Gewinn) / eingesetztes Kapital
Was ist das Gantt - Diagramm?
Zeitlicher Ablauf von Plänen mit ihren Teilschritten in Form eines Balkendiagramms
- Puffer
- kritischer Pfad
Was ist ein Netzplan?
Zeitlicher Ablauf einzelner Planungsschritte und deren zeitlicher und sachlicher Zusammenhang
Was ist die Nutzwertanalyse?
Ein nicht monetäres Bewertungsverfahren in dem mittels Gewichtung qualitative und quantitative Ziele vergleichbar gemacht werden
-> Auswahlentscheidung
Was ist das SOR - Modell?
-> Auswirkungen von Personalmaßnahmen ablesen
Unterteilung in:
Stimulus / Reiz -> Gehalt, Anerkennung, Führung
Organismus -> Bereitschaft, Erfahrung
Response / Reaktion -> Zufriedenheit, Produktivität, Motivation, Leistung
Was ist die Personalbestandsplanung?
- Daten über das aktuelle Personal + den zukünftigen Personalbestand (Zu- und Abgänge)
- qualitative & quantitative Daten
Was ist die Personalbedarfsplanung
- Anzahl & Qualifiaktion der künftig benötigten Mitarbeiter
- qualitativ & quantitativ
Was ist die Personaleinsatzplanung?
- Zuordnung der Mitarbeiter zu Stellen
- Berücksichtigung von zeitlichen, örtlichen, finanziellen Belangen
- gleicht Bestand und Bedarf qualitativ, quantitativ und zeitlich aufeinander ab
Welche 4 Aspekte gibt es zur Bemessung der individuellen Leistung?
- Erfassung des verfügbaren Leistungspotenzials
- Leistungsbereitschaft ermitteln
- Motivation und Produktivität voneinander abhängig
- 5 Dimensionen einer motivierenden Arbeitsplatzgestaltung (Aufgabenvielfalt, Ganzheitscharakter der Aufgabe, Bedeutungsgehalt der Aufgabe, Autonomie des Handelns, Feedback) - Anforderungen der Stelle
- Arbeitsbedingungen
Aus welchen 4 Schritten besteht die Skontrationsrechnung?
- Diagnose
- Anzahl Mitarbeiter (absolute Kennzahl)
- Eigenschaften Mitarbeiter: Alter, Geschlecht, Arbeitszeit, Gehalt, etc. (relative Kennzahl)
- Zeitkapazität (Vollzeitäquivalent FTE) - Projektion
- Renteneintritte ermitteln
- ausgesprochene Kündigungen
- endende Arbeitsverhältnisse
- neue Arbeitsverträge
- Unterscheidung in: selbst initiierte Veränderung / autonome Veränderung
- Fluktuation - Handlung
- Vergleich von Beatand mit Bedarf (quantitativ & qualitativ) -> Maßnahmen ableiten (einstellen, entlassen)
- innerbetriebliche Umbesetzung
-> Planbestand zum Zielzeitpunkt - Prognose
- Durchführbarkeit der Handlungen
- zeitliche / finanzielle Restriktionen
Welche Arten der Fluktuation gibt es? (3)
- natürliche Fluktuation
- interne Fluktuation
- externe Fluktuation
Was versteht man unter natürlicher Fluktuation?
- Tod, Krankheit, Alter
- Vom Unternehmen kaum beeinflussbar aber teilweise planbar
-> Maßnahmen zur Kompensation altersbedingter Austritte
-> Familienorientierte Maßnahmen
Was versteht man unter interner Fluktuation?
- Versetzungen, Beförderungen (im Unternehmen)
- Vom Unternehmen initiiert und gut planbar
-> In Abstimmung mit Mitarbeiter und Qualifikation
Was versteht man unter externer Fluktuation?
- Verlassen des Unternehmens (Kündigung)
-> Analyse der Arbeitsbedingungen und Auswahlverfahren
Wie lautet die BDA-Formel zur Berechnung der Fluktuationsquote?
Abgänge / durchschnittlichen Personalbestand * 100%
Welche Arten von Fehlzeiten gibt es? (3) Und was steckt dahinter?
vertragliche Fehlzeiten
- Urlaub, Mutterschutz
betriebliche Fehlzeiten (planbar)
- Fort- und Weiterbildung
persönliche Fehlzeiten (nicht planbar)
- Krankheit -> Gesundheitsfördernde Maßnahmen
- Absentismus (Motivationsdefizit)
- Präsentismus (in der Arbeit trotz Beeinträchtigung)
Wie lautet die Formel zur Berechnung der Fehlzeitenrate?
Fehlzeit / Sollarbeitszeit * 100
In DE zwischen 4-5%
Welche Gründe für Fluktuation und Fehlzeiten gibt es? (3x2)
Persönliche Gründe:
- bessere Angebote
- Familienplanung
Gesellschaftliche / wirtschaftliche Gründe:
- Abhängigkeit zur Konjunktur
- Sozialsysteme
Betriebliche Gründe:
- Arbeitszufriedenheit und Motivation
- Arbeitsklima und Identifikation
Welche möglichen Kosten können durch Fluktuation und Fehlzeiten entstehen? (4)
- Geringere Produktivität nach Kündigung
- Produktivitätsverlust bei nicht nachbesetzen
- Kosten der Neubesetzung und Einlernung
- Wissens- und Erfahrungsverluste
Welche möglichen Maßnahmen gegen eine Erhöhung der Fluktuation / Fehlzeiten gibt es? (3)
- Maßnahmen zur Identifikation, Bindung und Motivation der Mitarbeiter
- Arbeitsbedingungen anpassen
- Perspektiven schaffen
Was ist die Vorgehensweise zur Personalbedarfsplanung?
-> Ermittlung des Zeitbedarfs pro Aufgabe
- Ermittlung des Bruttopersonalbedarfs (Soll)
-> Menge * Zeit - Reservebedarf berücksichtigen
-> Fehl-, Erholungs-, Verteilzeit - Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf - Bestand
-> quantitativ & qualitativ
-> Personalneubedarf / Personalersatzbedarf
Wie funktioniert die quantitative Bedarfsanalyse?
- Meist wird der REFA Ansatz genutzt um die Auftragszeit zu ermitteln
-> Dabei wird in Rüstzeit und Ausführungszeit unterschieden
-> Die Ausführungszeit besteht aus Grundzeit, Erholungszeit (5-10% Aufschlag), Verteilzeit (bis 15%) - Die Verteilzeit teilt sich dann noch in Sachlich und Persönlich
Dabei können folgende beiden Methoden angewandt werden:
- Multimomentansatz (Stichprobenerhebung)
- Elementarzeitansatz (Unterteilung in kleine Einheiten)
Berechnung dann mit der Rosenkranzformel
Wie geht die Rosenkrannzformel und wofür wird sie verwendet?
-> Berechnung des Personalbedarfs (PB)
PB = SUM(m*t) / T * Z
M = Häufigkeit der Aufgabe
T = Zeitbedarf der Aufgabe
T = Tarifliche Arbeitszeit
Z = Zusatzfaktor (Erholungs-, Verteilzeit)
Welche qualitativen Personalanforderungen gibt es? (4)
- Geistige Anforderungen (Fachkentnisse)
- Körperliche Anforderungen (Geschicklichkeit)
- Verantwortungsübernahme (Eigene Arbeit)
- Umgebungseinflüsse (Temperatur, Lärm)
Was ist die Personaleinsatzplanung?
Die Zuordnung von Arbeitsaufgaben zu Fähigkeiten
Basis: Bedarfs- und Bestandsanalyse
Welche gesetzlichen Rahmenbedingungen gibt es zur Arbeitszeit- und Entgeldgestaltung? (4)
- ArbZG, TzBfG
- Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen
- Mindestlohn
- Arbeitskosten (zusätzlich ca. 30%)
Welche Freiheiten für Arbeitnehmer gibt es zur Arbeitszeit- und Entgeldgestaltung? (3)
- Länge der Arbeitszeit (Teilzeit)
- Kurzarbeit
- Lage der Arbeitszeit (Gleitzeit, Arbeitszeitkonto)
Welche Faktoren sind wichtig bei der Entgeldgestaltung? (5)
- anforderungsberecht
- leistungsgerecht
- marktgerecht
- fair und gerecht
- soziale Aspekte berücksichtigen
Welche Arten der Personalbeurteilung gibt es? (4)
- Mitarbeiterbeurteilung (Zielvereinbarung)
- Vorgesetztenbeurteilung
- Mitarbeiterbefragung
- 360°-Beurteilung
Welche Beurteilungsfehler gibt es bei der Personalbeurteilung? (9)
- Halo- oder Überstrahlungseffekt (Auffäligkeiten überschatten)
- Kleber-Effekt (einmal gut, immer gut)
- Nikolaus-Effekt (letzter Eindruck bleibt hängen)
- Benjamin-Effekt (Erfahrung / Alter -> jüngere werden strenger bewertet)
- Hierarchie-Effekt (umso höher umso besser muss jemand sein)
- Kontakteffekt (mehr Kontakt = besser)
- Selbstbezug (selbst als Maßstab)
- Milde / Strenge-Effekt (Allgemeine Tendenzen)
- Tendenz zur Mitte (Bewertung hin zur Mitte)
Was ist Personalmarketing und wobei geht es dabei intern und extern?
-> Verkauf des Arbeitsplatzes und der damit verbundenen notwendigen Maßnahme (Image)
Extern: Neue Mitarbeiter akquirieren, Image
Intern: Motivationsfunktion, Bindung der Mitarbeiter
