Lektion 4: Datenmanagement-Szenarien Flashcards
Was ist “Datenmanagement”?
Teil des Informationsmanagements
Bereitstellung von Daten (unternehmensintern,-extern,-übergreifend) z.B. Material-, Lager, Kundenbestandsdaten in entsprechender Quantität und Qualität, verdichtet und adressatengerecht aufbereitet
Erschließung neuer Datenquellen zur Informationsgewinnung
Nenne und Beschreibe die Aufgaben des Datenmanagements:
- Datenanalyse: Identifizierung der relevanten Daten & Auseinandersetzung der Datenentstehen/-verwendung
- Datenmodellierung: Beschreibung von Inhalt, Struktur und Bedeutung der Daten
- Datenbeschaffung: intern, übergreifend, extern, unstrukturierte Daten sind über Metadaten zu beschreiben
- Datenspeicherung: Auswahl und Bereitstellung der Speicherorte und Speichermedien unter Berücksichtigung der Datensicherheit, der störungsfreien Datenzugriffe und der Wirtschaftlichkeit (Datenkomprimierung!)
- Datensicherung: Sicherstellen von Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität der Daten sowie der datenhaltenden Systeme, Vollständigkeit und Unverfälschtheit von Daten
- Daten-Reengineering: Prozess der Anpassung der Datenarchitektur und der dahinterliegenden Datenmodelle an sich verändernde Anforderungen durch die Aufgaben- und Entscheidungsträger eines Unternehmens, Dateneliminierung
- Datenmigration: Komponenten der unternehmerischen Informations-infrastruktur teilweise oder vollständig unter Berücksichtigung von Aspekten der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit ausgetauscht werden
Was ist Dokumentenmanagement und was sind die Ziele?
= datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente aus allen Kommunikationskanälen eines Unternehmens. Erstellung, Erfassung, Ablage, Verteilung sowie dem Wiederauffinden und der Weiter-verarbeitung von Dokumenten.
Ziele
- Informationsflüsse (z. B. Informationen zu Fristen) zügig und störungsfrei zu gestalten
- Such-, Zugriffs- und Bearbeitungszeiten zu verkürzen
- Bearbeitungsschritte lückenlos nachvollziehbar und damit revisionssicher zu archivieren
Ausbuchung der Dokumente, Versionierung, Sicherung älterer Versionen, Qualitätsmanagement Prüfugroutinen
Bestandteil des Enterprise Content Management Systems.
Was sind Aufbewahrungspflichten?
Die Aufbewahrungsfrist ist gesetzlich verankert (HGB und Steuerrecht und GoBD) und gilt für geschäftliche und steuerrechtlich relevante Unterlagen. Diese müssen zwischen sechs und zehn Jahren ordnungsgemäß und revisionssicher archiviert werden.
Definiere Verwaltung & Buchhaltung
- Verwaltung unterstützt Produktion oder auch Beschaffung und Absatz durch die Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der Geschäftsprozesse
- Buchhaltung: der lückenlosen, zeitlich und sachlich geordneten Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens auf der Basis von Belegen. Keine Buchung ohne Beleg
Was sind ERP-Systeme? Nenne Vorteile und Beispiele
= Enterprise ResourcePlanning, betriebliches Informationssystem aus mehreren Komponenten zur Unterstütung aller operativen Prozesse, basieren auf einer zentrale Datenbank
Bestandteile: Finanzbuchhaltung, KLR
Vorteile: Arbeitsabläufe beschleunigen, mehr Effizient und Flexibilität, mehr Zusammenarbeit zwischen Verantwortungsbereichen, Compliance-Vorschriften
SAP SE, Microsoft Cooperation, Oracle Cooperation, Infor Globl, Solutions Breisach, SAGE
Was sind Vorteile einer Cloudbasierteren Softwarelösung?
- modularer Aufbau: bedarfsgerecht
- orts-und zeitunabhängig
- ggf. regelmäßige Aktualisierung
sevDesk der sevDesk GmbH, SAGE Business Cloud der Sage GmbH, lexoffice der Lexware GmbH, debitoor der Debitoor GmbH sowie DATEV-Cloud der DATEV eG.1.
Materialwirtschaft
- Planung, Steuerung und Kontrolle der Materialbestände und -bewegungen
- Hauptaufgaben: Einkauf, die Lagerhaltung, die Disposition und die Rechnungsprüfung.
- Logistik: Transport, die Warenumschlagsstellen, Instandhaltung, Entsorgung
- IT-Unterstützung: Materialien bedarfsgerecht, Quantität, Qualität
Datenarten
1. Stammdaten: Basisinformationen Materialien, Artikel, Lieferanten, Stücklisten, Teile oder Produkte, keine zeitlichen Bezüge, periodische Aktualisierung
- Bestandsdaten sind zustandsorientierte Daten, welche die Mengen- und Wertestruktur
materialwirtschaftlicher Prozesse über Zeiträume beschreiben.Lager-, Reservierungs-, Melde-, Bestell- oder Auftragsbestände. - Bewegungsdaten sind ereignis- beziehungsweise zeitbezogene Daten, die die Ausprägungen von
Bestandsdaten verändern. Wareneingänge, Lagerentnahmen, Warenausgänge oder Kontenbewegungen. - Bedarfsdaten werden aus der Produktions- oder Absatzplanung übernommen oder aus Prognosen abgeleitet. Beispiele für Bedarfsdaten sind Artikelbedarfe oder Verbrauchsreihen
in ERP-Systeme von SAP integrierbare Modul SAP MM Materials Management (SAP SE),
Was ist RFID und welche Vorteile bringt es mit sich?
= RFID (Radio Frequency Identification) Tracking von Materialien in Echtzeit
- Daten befinden sich auf einem elektronischen Datenspeicher (Transponder oder RFID-Tag)
- kontaktlose Übertragung über elektromagnetische Felder zu einer RFID-Sender- und Empfängereinheit
Vorteile: Effizientere Gestaltung, fehlerhafter Materialbewegungen zu reduzieren, Qualitätssteigerungen, Kosten senken
Was beinhaltete die Auftragsbearbeitung und welche Softwareprodukte gibt es hierzu?
= alle Tätigkeiten von der Angebotskalkulation und -erstellung über die Auftragserfassung bis hin zur Rechnungsstellung.
Ziel: Auftragsabwicklung möglichst störungsfrei und effizient, Reklamationen reduzieren
Fokus der Softwareauswahl auf Warenwirtschaftssysteme
SAP Business One (SAP SE), SAGE 50 Quantum oder SAGE 50cloud (SAGE GmbH)
Welche Daten werden im Rahmen der Auftragsbearbeitung erzeugt?
greift auf vorhandene Daten zu und pflegt Daten z.B. Kundenstammdaten, Auftragsnummer, Angaben zum Vertrieb, Preiskonditionen & Liefermodalitäten prüfen, Abgleich Lagerbestand, Nachbestellung, Produktionsaufträge, Daten zu Kooperationspartnern, Rechnungserstellung, Daten zu Außenhandel
Bei Dienstleistungsunternehmen: Verfügbarkeiten, Qualifikationen oder Stundensätze für Mitarbeiter ein, Stamm-, Bestands- und Bewegungsdaten,
Was sind Lieferketten? Und welche IT Unterstützung wird benötigt?
= Vernetzung der Geschäftsprozesse mehrerer Unternehmen verstanden, die
von der ersten Wertschöpfungsstufe bis hin zum Endkunden Leistungen erbringen.
= eher Liefernetz oder Supply Network
= die Planung, Steuerung und Kontrolle der Material-, Güter-, Dienstleistungs-, Informations- und Wertflüsse entlang der Lieferkette ausgerichtet.
Ziel: Effizient, umweltbezogen, sozial, wirtschaftlich
Voraussetzung: Enge Abstimmung mit Partnern
Interorganisationssystem (IOS) wird benötigt: B2B Integration zum Datenaustausch und gemeinsamen Datennutzung
Unterscheidung Transaktionsbasiert: Empfang, Verarbeitung, Weitergabe prozessbezogener Daten aus Lieferkette
analytische Systeme: Aufbereitung von Daten und Optimierung
Aufbaustufen:
- elektronische Datenaustausch & Daten-Sharing: Informationsverarbeitung zur Vernetzung der Geschäftsprozesse entlang der unternehmensübergreifenden Lieferkette.
- Application-Sharing: gemeinsame Nutzung von Informationssystemen
Elektronischer Datenaustausch
- frei (wenig strukturierte Infos) oder standardisiert nach zuvor festgelegter Regeln der Vereinbarungen des EDI (Electronic Data Interchange) (zwischen Informationssystemen)
- gemeinsame Definition der Schnittstellen vermeidet Medienbrücke, Störungen in Datenaustausch
Vorteile EDI: hohe Datendurchgängigkeit, Zuverlässigkeit, Effizienzvorteile
EDIFACT: Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (sehr teuer)
Alternativen: XML/EDI
Datensharing
= lieferkettenweite Datennutzung auf Basis einer einheitlichen Datenbasis (Daten aus Unternehmen und externe Daten)
eine Dankenbank oder mehrere netzwerkartig verbundene IT-Systeme
autonomer Zugriff auf lokale Teilsysteme
Vorteile: Verzicht auf redundante Datenhaltung, Erhöhung Datenkonsistenz
