Lektion 1: Begriffe und Motivation zum Prozessmanagement

Question 1

Warum ist Prozessmanagement wichtig?

Answer 1

Why: nachhaltiger Geschäftserfolg abhängig von gut gesteuerten und effizient arbeitenden Prozessen

• stärkere Standardisierung und Effizienthebung
• Intensivierung der Digitalisierung
• Kundenbedürfnisse steigen
• Verknüpfung von Qualitäts- und Prozessmanagement
• Operationalsierung der Unternehmensstrategie

Herausforderungen: Mangel an Veränderungsbereitschaft der Mitarbeiter, Führungskräfte unterstützen Prozesse nicht

Question 2

Definiere “Prozess” und erläutere einen typischen Prozessablauf. In welchem Zusammenhang stehen hierbei “Effektivität” und “Effizient”?

Answer 2

Grundprinzip: Eingabe - Verarbeitung - Ausgabe
Definition = Abfolge von logisch zusammenhängenden Aktivitäten, durch deren Durchführung aus vorher festgelegten Eingabefaktoren ein bestimmtes Ergebnis erzeugt wird. Prozessziele sollten erfolgen (SMART)

1. Startereignis (Kundenanforderungen)
2. Input (Ressourceneinsatz - Elemente die zur Ausführung der Produktionsschritte relevant sind) Effizienz
3. Prozess aus mehreren Teilprozessen (logische Folgebeziehung, Prozessdokumentation mit Prozessmodellierung + Prozesssteckbrief + mitgeltende Dokumente) (Verfahrungsvorgaben - intern/extern), Verknüpfungsmechanismen
   - -> Effektivität (Zielerfüllung/Kundenanforderungen erfüllt) vor Effizienz
4. Output
5. Endereignis (Kundenzufriedenheit )
   - -> Kunde-zu-Kunde-Prozess

• Kunden-Lieferanten-Prinzip: davorliegende Teilprozess immer explizit als Lieferant des nachfolgenden Teil- prozesses (anforderungsgerechte Lieferverpflichtung), Gleichwertigkeit zwischen externen und internen Kunden, Quality Gates

Question 3

Beschreibe die vier Phasen des Prozessmanagements nach Gadatsch

Answer 3

1. Phase ab 1900: Aufbauorganisation verbreitet (hierarchische Struktur), Taylorismus, Ablauforganisation wichtiger (zunächst organisatorischer Einheit zugeordnen), Effizienterer Ressourceneinsatz
2. Phase: Auslöser Weiterentwicklung der EDV (80er), Entwicklung des AODV (aktionsorientierten Datenverarbeitng) als Vorgänger des Prozessmanagements z.B. Überwachung von Lagerbeständen, Semi-Straight-Through-Processing (Teils IT, Teils manuell), Workflowmanagement-Systeme erst später. Weiterer Auslöser Qualitätsmanagement (TQM), Mängel früher aufdecken
3. Phase: Wildwuchs ordnen, Kunden-Lieferantenlogik, Strategie, Integration in IT-Systeme und Berichtswesen, Drill Down-Funktionen (Teilprozesse identifizieren), Ursachenforschung, ERP-Systeme
4. Phase: Digitalisierung von Prozessen, Verarbeitung großer Datenmengen, standortunabhängig, bedarfsgerechterer Kunden-Output generieren

Question 4

Nenne die 7 Motivatoren für Prozessmanagement aus der Managementperspektive

Answer 4

1. Resultatsorientierung (Output & Prozessanforderungen bekannt)
2. Kundenorientierung (Kunden/Lieferantenpnzip –> Leistungsbewerter)
3. Beitrag ans Ganze (Prozess spiegelt Strategie/Ziele wieder)
4. Kontrollierbarkeit (Ziele operationalisieren, KPIs)
5. Wiederholbarket (Standarisierung, Messdaten, Optimierbarkeit)
6. Verantwortlichkeit (Ownership-Prinzip, Motivation, Transparenz)
7. Führbarkeit (Übersicht, leichter führbar)

Question 5

Nenne und beschreibe Risiken und Herausforderungen bei Prozessänderungen

Answer 5

Allgemeine Projektrisiken: Zeit, Kosten, Qualität/Ergebnis

Spezifische Risiken:

1. Unklares, utopisches oder kein Zielbild (Kundenbedürfnisse kennen, Hierarchieebenen der Prozesslandschaft)
2. Prozessmanagement in Zertifizierungszyklen (Rückgang der Management Attention, Reduktion Ressourcen)
3. Aufbauorganisation schlägt Ablauforganisation (hindernde Machtstrukturen)
4. Überlagerung unterschiedlicher Managementkonzepte (Synergieverluste)
5. Uneinheitliche oder zu viele „Standards“ für die Prozessmodellierung
6. Unzureichende hierarchische Verankerung des Prozessmanagements (eingeschränkte Durchsetzungskraft)
7. Prozessmanagement wirkt nur in großen Organisationen
8. Prozessmanagement und Digitalisierung (Prozess UND IT, Transformationskonzept notwendig)

Question 6

Erläutere den Begriff “Methodenkompetenz”

Answer 6

= Fähigkeit zur Problemlösung, die passenden Informationen und das benötigte Fach-Know-how zusam- menzustellen und die Probleme durch Priorisierung und strukturierte Entscheidungsfindung zu lösen.

+ Kombination mit Fach- und Sozialkompetenz

Question 7

Nenne und beschreibe die 4 Phasen des Prozessmanagements

Answer 7

= Abbildung eines Projektablaufs in einer strukturierten Schrittabfolge

1.Phase: Prozessarbeit vorbereiten
Prozesse identifizieren mittels Priorisierungsmodells (extern/intern)
Prozess-Verantwortliche und Prozessorganisation festlegen

2.Phase: Prozesse modellieren und analysieren
Ist-Prozesse modellieren und Messkriterien festlegen (KPIs)

3.Phase: Prozesse designen
Stärken/Schwächen Analyse führt zum Sollprozess oder Gap-Analyse

4.Phase: Prozesse evaluieren
Prozesse mit Messgrößen verstehen
Zielwerte festlegen (quantitativ und qualitativ)

Question 8

Wie unterscheiden sich Workflows und Prozesse? Nenne die unterschiedlichen Typen von Workflows.

Answer 8

Workflows = Prozesse die auf der Basis von Algorithmen und Modellen gesteuert werden, sprich die technsche Umsetzung und Organisation von Datenflüssen (Informatik)

Prozesse = konzeptionelle Natur, organisatorische Verrichtungsabfolge, Zuordnung von Verantwortlichkeiten (BWL)

Typen von Workflows:

1. generelle Workflows: (strukturiert, wiederholbar, planbar, Detaildeinition, vollständige IT-Unterstützung) z.B. Reisekostenabrechnung
2. flexible Workflows: (weniger strukturiert, größere Entscheidungsmöglichkeiten) z.B. Versicherungsvertrag
3. ad-hoc Workflows: (unstrukturivert, kaum planbar, Reihenfolge jedes Mal neu festlegen) z.B. Marketingkampagne
4. Grad der Computerisierung (vollautomatisiert, teilautomatisiert, frei)