La gestión del almacén en la pyme. Flashcards
¿Como se organiza un almacén?
Se considera que un almacén está ordenado cuando los productos son fáciles de encontrar, tenemos
información de la situación del inventario y cumplimos con la demanda de los clientes, tanto a nivel
de plazos de entrega como de cantidades. Para organizar un almacén es necesario hacer un minucioso
trabajo de planificación, organización y control de todos los procesos que se llevan a cabo.
Independientemente de su tamaño, podríamos dividir un almacén en cinco áreas: recepción, almacenaje,
tránsito, preparación de pedidos y expedición. Un almacén optimizado permite un flujo eficiente de los
materiales entre las diferentes áreas, ahorrando tiempo en cada uno de los pasos.
Las características de un almacén dependerán del producto que se necesite almacenar (tamaño, cantidad
y características) y del tipo de demanda (si se trata, por ejemplo, de una demanda estacional, permanente
u ocasional). Se debe almacenar la mercancía justa. Ni mucha, ya que implica inversión paralizada y riesgo de obsolescencia, pero tampoco poca, cosa que podría derivar en problemas para satisfacer la demanda.
Procesos de almacén
Recepción de la mercancía-Registro y clasificación-Almacenaje-Mantenimiento-Gestión de pedidos-Preparación del material para us distribución.
Consejos para definir el mapa del almacén
- Minimizar los recorridos: clasificar la zona de almacenaje según su frecuencia de uso. Los artículos con más rotación deben situarse cerca de la salida y, al contrario, los artículos con menos rotación deben almacenarse en espacios más alejados.
- Clasificar los productos según su tipo y tamaño: los artículos más pesados deben colocarse en ubicaciones bajas de manera que sea más ágil transportarlos y, por el contrario, los artículos ligeros pueden ocupar los espacios más altos.
- Aprovechar al máximo el espacio tanto vertical (estanterías) como horizontal (pasillos).
- Mercancía accesible en su totalidad.
- Los materiales peligrosos deben situarse en sitios apartados y seguros, con los mecanismos de seguridad necesarios.
- Facilitar que las zonas de tráfico tengan forma de Y, ya que así se facilita el desplazamiento de la maquinaria.
- Informatizar el almacén: utilizar la tecnología necesaria para automatizar al máximo la captura de datos y la automatización del transporte y el almacenaje.
El etiquetado de los artículos
En un almacén todo debe estar etiquetado: los pasillos, las estanterías, los contenedores y/o palets y el producto. Las etiquetas son la pieza clave para mantener un control sobre el stock. Hay diversas maneras de clasificar los productos y cada empresa debe escoger la que sea más adecuada a sus necesidades.
La sistematización de los procesos
de trabajo
Un almacén no es solo un gran espacio donde almacenar productos: es una de las piezas clave del
funcionamiento de una empresa.
En su logística intervienen múltiples procesos –que se detallan a continuación- y que deben ser lo más
rápidos y eficientes posible para reducir tiempo y costos. En la mayoría de casos, la tecnología se ha
convertido en una aliada para la optimización de estos procesos.
-La recepción y el aprovisionamiento
-La gestión de ubicaciones
-Los movimientos internos
-El picking o la preparación de pedidos
-La expedición
-Gestión de salidas
-La logística inversa o devoluciones
1.La recepción y el aprovisionamiento
-Descarga Es importante hacer una previsión para tener a punto los recursos necesarios para la descarga del producto: montacargas, rampas, plataformas móviles, etc.
-Verificación Consiste en comprobar que la cantidad y el estado de la mercancía que se recibe es la adecuada. Para agilizar este proceso, es básico que el encargado de recibir el producto tenga un listado de todo el material a recepcionar con la información clave: procedencia, cantidad y hora de recepción. En cuanto más automatizado esté este paso, más rápido se podrá verificar el producto. Seguidamente se firmará el albarán como conforme o no conforme y, si se da este último caso, se abrirá un parte de incidencias.
-Desembalaje y
comprobación
al detalle de la
mercancía.
-Registro de los productos recibidos en los sistemas de gestión de la compañía.
-Etiquetaje Es importante tener sistemas de etiquetaje automáticos y de lectura.
2.La gestión de ubicaciones
No todos los espacios tienen la misma importancia en un almacén, ni sirven para lo mismo.La gestión de ubicaciones se ocupa de intentar reducir el tiempo de los movimientos de entrada, de salida e internos. Para determinar las ubicaciones, se deberá tener en cuenta la frecuencia de entradas y salidas, el tipo de producto, el transporte que vamos a necesitar para los desplazamientos internos y el tiempo y espacio que se necesita para preparar los pedidos.
3.Los movimientos internos
Para que nuestra gestión del almacén esté optimizada, es necesario minimizar el coste del manejo del producto. Conseguirlo pasa por reducir al máximo los movimientos dentro del almacén, como las reubicaciones, las reposiciones, el picking o el remonte de palets, y automatizarlos en todo lo posible.
Para determinar cuál es la mejor manera de realizar los movimientos dentro del almacén debe estudiarse detenidamente toda la información posible referida al producto y el espacio.
4.El picking o la preparación de pedidos
El picking es una de las actividades que se realizan en el almacén con mayor coste ya que implica una gran dosis de trabajo manual. Los empleados deben desplazarse hasta la zona de almacenaje para coger los productos, llevarlos al espacio de preparación de pedidos, dejarlos listos y, si es necesario, devolver la parte sobrante. Esto sucede porque, en la mayoría de los casos, los clientes piden determinadas unidades de mercancía y no palets enteros, de modo que debemos dedicar un tiempo a seleccionarlas. Para reducir el coste del picking se deben minimizar los desplazamientos y automatizar el proceso lo máximo posible. Podemos aplicar diferentes sistemas de picking:
5.La expedición
Antes de su salida del almacén, el pedido pasa el proceso de expedición que consiste en el embalaje y etiquetado, la verificación de la mercancía y, finalmente, la emisión de la documentación de salida.
Embalaje y etiquetado
En función del tipo de mercancía se debe utilizar un embalaje u otro para protegerla para el posterior transporte. Existen diferentes técnicas como el retactilado o el flejado. Por su parte, el etiquetado servirá para identificar el material que incluye la carga una vez embalada e incluirá la información necesaria.
Verificación de la mercancía
Es el último proceso de comprobación antes del envío. Algunos almacenes pesan o fotografían la mercancía.
Emisión de la documentación de salida
Esta parte es de vital importancia, ya que toda salida del almacén debe ir acompañada de un albarán o nota de entrega.
6.Gestión de salidas
Una vez preparados los pedidos debe gestionarse la salida del producto del
almacén.
Se trata un proceso mecánico en el que se tienen que seguir diversos pasos: comprobación de que el destinatario y el contenido del pedido son correctos, introducción de los datos de la partida en el sistema para generar una salida de inventario y, por último, verificación de la salida.
Es esta parte del proceso se recomienda:
• Hacer una lectura de los ítems con códigos de barras, si se trabaja con ellos.
• Verificar el inventario de manera constante para que no se produzcan errores.
• Introducir en el sistema datos importantes como información de los proveedores y detalles del albarán.
7.La logística inversa o devoluciones
Las devoluciones deben gestionarse de manera ordenada y planificada ya que también son una parte del negocio. Un buen proceso de logística inversa será aquel que integre fácilmente la mercancía de vuelta al almacén tanto a nivel físico como a nivel informático. Debe evitarse que los productos devueltos se estanquen en zonas intermedias a la espera, por ejemplo, de ser reparadas. Para ello, toda empresa deberá seguir un protocolo claro que le permita reaccionar rápidamente.
¿Qué es el cross-docking?
El cross-docking es una de las opciones más eficientes que ofrece la gestión de un almacén, ya que consiste en evitar la fase de almacenaje. Con el cross-docking, los productos entran y salen ya preparados para la distribución. El sistema se basa en el flujo constante de la mercancía ahorrando costes de almacenaje y manipulación.
La gestión del inventario
La gestión del inventario consiste en realizar una gestión adecuada del registro, es decir, de las entradas
y las salidas de los productos en el almacén.
Si se hace bien, la empresa tendrá información suficiente para determinar el stock mínimo para abastecer a los clientes y hacer frente a un posible aumento de la demanda, sin excesos que puedan incrementar los costos. Se evitará así que el producto quede obsoleto en el almacén o que se produzcan robos, cosa que puede evitar costes a la organización. Encontrarse sin existencias (rotura de stocks) tiene un coste muy elevado para la empresa ya que puede implicar la pérdida de la venta, gastos derivados de incumplimiento de contrato o la obligación de gestionar
pedidos de substitución.
¿Cada cuándo debemos hacer un inventario?
Inventarios permanentes
Es un sistema de inventariado que actualiza al momento la información de compras y ventas. Normalmente se ayuda de tecnologías como la radiofrecuencia (RFID) o los lectores de etiquetas. También puede hacerse con actualizaciones constantes de la base de datos de contabilidad. Este tipo de inventariado es rentable cuando se trata de empresas grandes que pueden asumir el coste de la implantación de la tecnología o en empresas más pequeñas con un volumen de ventas reducido que les permite tener al día el inventario de manera manual.
Inventario periódico
Se trata de un sistema basado en la realización de auditorías regulares para actualizar la información de seguimiento del inventario. En este caso, periódicamente se hacen inventarios en el mismo almacén con trabajadores que,conocedores del volumen de ventas y compras, comprueban si hay divergencias. Este tipo de inventariado es el escogido por empresas pequeñas que pueden hacerlo, incluso, diariamente y a las que no cuesta saber qué se ha vendido y que no.
