Klassisches PM: Projektplanung Flashcards
Mögliche Bestandteile eines Projektplans
- Kostenschätzung
- Projektspezifisches Vorgehensmodell
- Kommunikationsplan
- Aktivitätenzeitplan
- Personaleinsatzplanung
- Risikoanalyse
- Kostenplanung
- Projektziele
- Projektdefinition
- Meilensteinplan
- Projektvorgaben
- Aufwandsschätzung
- Offene Punkte, ausstehende Entscheidungen
Projektstrukturplan (PSP)
= Strukturierte Aufgliederung des Gesamtprojekts in Teilprojekte, Aufgaben und Arbeitspakete
- Ziel: Reduzierung der Komplexität des Projekts, Erleichterung der Planung, Vollständigkeitsprüfung, Überwachung und Steuerung
- Grundlage für Planoptimierung
- Erstellung durch Projektleiter in enger Abstimmung mit allen Projektbeteiligten
- Inhaltliche Gliederung des Projekts (keine zeitliche Strukturierung!!!)
- Festlegung der Verantwortlichkeit pro Arbeitspaket
- es werden verschiedene Methoden genutzt *
- erfasst alle relevanten Tätigkeiten eines ProjektsM
*Methoden Projektstrukturplanung
- Funktionsorientierte Gliederung (häufigste Methode)
- Zeitorientierte Gliederung
- Objektorientierte Gliederung
Arbeitspakete
= Projektstruktureinheit auf unterster Ebene im PSP
- Darstellung von Projektnummer, -name, -leiter,
- Arbeitspaketnummer, -name, -verantwortlicher,
- Kostenträger
- Ziel/Ergebnisse
- Voraussetzung (Vorgängerbeziehung)
Zu Beachten:
- nur 1 Verantwortlicher pro AP
- Bearbeitung eines AP weitgehend unabhängig von anderen AP möglich
- Eindeutige Abgrenzung zu anderen AP
- Eindeutige Zielsetzung
- Vorgabe eines überschaubaren Zeit- und Kostenrahmens
- Gliederung grösserer AP mittels Zwischentermine
Meilensteinplan
= Zusammenfassende Darstellung aller Meilensteine eines Projekts
Meilenstein
= wichtiges, abgrenzbares Teilziel eines Projektes; Basis für Entscheidungen im Projekt, Zahlungen an Externe
Meilensteinplan Merkmale
- an (leicht) überprüfbare Ereignisse geknüpft
- Eindeutig (Phase muss zu 100% abgeschlossen sein)
- Gliederung in Projektabschnitte
- Fixierter Plantermin
Meilensteinplan Zweck
- Instrument zur Projektfortschrittmessung
- Strukturierung des Arbeitsablaufs
- Dokumentation von (Zwischen-) Ergbenissen
- Selbstkontrolle
Gantt-Diagramm
Terminplanung (Ablaufplanung)
= Strukturierte Darstellung der zeitlichen Abfolge einzelner Arbeitspakete und deren Abhängigkeiten untereinander.
Darstellung Terminplan
Beispiel, Vorteil, Nachteil
- Tätigkeitenliste
- Einfache Auflistung der Projektaktivitäten. z.B. To-do-Liste
- sehr einfach erstellbar, wenig komplex, auch für unerfahrenen Betrachter nachvollziehbar, für einfache lineare Verläufe geeignet
- Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten nur verbal darstellbar - Balkendiagramm:
- Anordnung der Aktivitäten als “Balken” auf Zeitstrahl
- Einfach erstellbar, wenig komplex, leicht verständlich
- Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten nur mittels “Vernetzung” darstellbar (aufwendig) - Netzplan:
- Vernetzte Darstellung der Aktivitäten mit sämtlichen Abhängigkeiten
- Sehr genaue Planungsgrundlage, Abhängigkeiten gut darstellbar, bei komplexen vernetzten Abläufen geeignet
- Aufwendig, sehr komplex, nur für geschulte Betrachter aussagekräftig
Balkendiagramm (Gantt-Chart)
- das erste Arbeitspaket hat keinen Vorgänger, das letzte AP hat keinen Nachfolger
- alle anderen AP haben mindestens einen Vorgänger und einen Nachfolger
Abhängigkeiten:
Ende-Anfang (EA) = Normalfolge (Sequenz) = Anfang von B gekoppelt an Ende von A
Anfang-Anfang (AA) = Anfangsfolge = Anfang von B gekoppelt an Anfang von A
Ende-Ende (EE) = Endfolge = Ende von B gekoppelt an Ende von A
Anfang-Ende (AE) = Sprungfolge = Ende von B gekoppelt an Anfang von A
Netzplan
- zeitliche Lage AP wird durch frühestmöglichen Anfangstermin zzgl. AP-Dauer oder spätmöglichsten Endtermin abzgl. AP-Dauer ermittelt
- wenn SA-FA=0, dass ist AP zeitkritisch (kein Puffer)
Bild anschauen!!!
1. Reihe: FA=Frühester Anfangstermin; FE=frühester Endtermin
2. Reihe: Nr.=Lfd. Nr. des AP; Dauer=Durchlaufzeit des AP; Wer?=Verantwortlicher Bearbeiter
3. Reihe: SA=Spätester Anfangstermin; SE=Spätester Endtermin
Kritischer Pfad:
Ressourcenplanung
= Planung des Projektmitarbeitereinsatzes (Termin und Auslastung)
- Basis: Arbeitspakete
- AP-Verantwortliche schätzen Aufwand pro Mitarbeiter
Grundlagen für Schätzung:
- Beaufschlagung der Schätzung um Sicherheitsfaktor (hierdurch jedoch Kosten- und Durchlaufzeit-Steigerung
- Angabe des Aufwandes in Personentagen, -wochen oder -monaten
- Angabe des Ressourceneinsatzes in Prozent der Normalarbeitszeit (z.B. 50% = 4 Stunden pro Tag Verfügbarkeit im Projekt)
- Konsolidierung der Aufwandsschätzung pro AP
- Durchführung einer Auslastungsbetrachtung pro Mitarbeiter (Unter-/Überlast)
Auswahlkriterien Teammitglieder
- Spezielle Kenntnisse über Auftraggeber und/oder Projekt
- Spezielle Erfahrungen/Fähigkeiten
- Motivation
- Zeitliche Verfügbarkeit während des gesamten Projektes
- Integrationsfähigkeit
- Positive Beziehungen zu Mitarbeitern des Auftraggebers
- Bereits Teil eines eingespielten Teams
Personalorganisation
Variante 1: Linienmitarbeiter bleiben für die Dauer des Projekts in ihren jeweiligen Abteilungen, d.h. organisatorisch und räumlich getrennte Bearbeitung der AP des Projektes
Vorteile: Wenig Struktur- und Administrationsaufwand, evtl. schneller Start möglich
Nachteile: Zugriff auf Teammitglieder evtl.schwierig, weniger Synergien durch Ad-Hox-Gespräche
Variante 2: Projektmitarbeiter werden organisatorisch und räumlich für die Projektdauer zusammengelegt (Task Force)
Vorteile: Enge und evtl. schnellere Zusammenarbeit des Teams möglich
Nachteile: Höherer Aufwand und evtl. Kosten; Teammitglieder werden häufig “verschoben”
Kostenplanung
= Planung sämtlicher Projektkosten
Basis: Projektstrukturplan; Kostenauflistung je AP
Planoptimierung
= Optimierung der Projektplanung mit dem Ziel, dass das Projektergebnis frühestmöglich mit einem optimalen Aufwand-Nutzen-Verhältnis zu erreichen
- Simulation mehrerer Planungsvarianten (DV-gestützt)
Optimierungsparameter Planung
- Zeit: Reduzierung des Zeitbedarfs entlang des kritischen Pfads
- Ressourcen: Vermeidung von Unter- und Überlastung durch Verschieben, Arbeitsteilung, Fremdvergabe, etc. Vermeidung von “Fehlbesetzungen”
- Kosten: Ziel=Budgeteinhaltung; bei Überschreitung ggf. Projektumfang bzw. Ziele reduzieren, Rationalisierungsmassnahmen ergreifen
Risikoanalyse
= gedankliche Antizipation möglicher Risiken und der Wahrscheinlichkeit daraus resultierender Schäden
- Basis; systematische Analyse anhand des Projektstrukturplans zur Erkennung finanzieller, organisatorischer und technischer Risiken
Finanzielle Risiken
Konventionalstrafen, Personalkostenanstieg, Gesetzesänderungen, Beschaffungskostenanstieg, Zahlungsunfähigkeit des Kunden
Organisatorische Risiken
unrealistische Planung, unklare Aufgabenbeschreibung, Ausfall von Mitarbeitern, Terminverzug,…
Technische Risiken
Maschinen-/Anlagenausfall, Technologieänderungen, neue Produkte, neue Verfahren
Risikobeurteilung Fragen
- Eintrittswahrscheinlichkeit eines Schadens aus einem Risiko
- Grösse des potentiellen Schadens
- Wie lassen sich Eintrittswahrscheinlichkeiten und/oder potentielle Schadenshöhe reduzieren?
Risikoanalyse Schritte
- Risikoidentifikation: Was könnte das Projekt gefährden? –> Systematische Erfassung im “Risk Log”
- Risikoanalyse: Wie gross ist die Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung? –> Risk Log “Berechnung”; Umfasst Szenario- und Sensitivitätsanalysen
- Risikostrategie und -steuerung: Wie soll auf ein Risiko regiert werden, wie kann Schaden/Risiko minimiert werden? –> Beeinflussung der Einzelrisiken; Ziel –> Verringerung der Eintrittswahrscheinlichkeit und/oder Begrenzung des möglichen Schadens
- Risikokontrolle: Wo steht das Risiko heute? Ist es abgeschwächt oder stärker geworden? –> Soll-Ist-Analyse durch geeignetes Kontrollsystem
Schadensarten
Risiko:
-Ereignis, von dem nicht sicher ist ob es eintreten oder in welcher Höhe es Schaden verursachen wird
- lässt sich hinsichtlich der Wahrscheinlichkeit des Eintritts und/oder der Schadenshöhe quantifizieren
Schaden:
- Folge des Eintritts des Ereignisses, es wird zwischen Kosten, Qualität, Zeit und Personen unterschieden
Beide können wirtschaftlich, finanziell oder organisatorisch sein
Risikocheckliste
- Allgemeine Projektrisiken
- Technik- und Ergebnisrisiken
- Vorgehensrisiken
- Kaufmännische Risiken
- Personelle Risiken
- Umwelt- und Umfeldrisiken
- Zuliefererrisiken
- Vertragsrisiken
Risikofaktoren internationaler Projekte
- Wirtschaft
- Technik
- Geographische Lage
- Kultur
- Gesetze und Bestimmungen
Risikofaktor Wirtschaft
- Landesspezifische Wirtschaftsstruktur
- Wirtschaftliche Allgemeinsituation
- Unternehmensrecht
- Wirtschaftsverträge mit Ausländern
- Situation auf dem Arbeitsmarkt (qualitativ/ quantitativ)
- Währung, Devisenkurs
- Zahlungsgewohnheiten
- Steuersystem
- Import-/Exportzölle
Risikofaktor Technik
- Vorgegebene Normierungen, Standards
- Infrastruktur, technische Unterstützung
- Sicherheitsbestimmungen
- Umweltgegebenheiten und mögliche Einschränkungen, klimatische Verhältnisse
- Energieversorgung
Risikofaktor Geopraphische Lage
- Klima
- Entfernungen
- Topographie
- Zeitunterschiede
Risikofaktor Kultur
- Mentalität
- Management Style
- Verhaltensnormen
- Rollenverständnisse
- Sprache
- Verhältnis Individuum/Gruppe
- Religion, Gebräuche, Riten, Traditionen
- Verhalten gegenüber Ausländern
Risikofaktor Gesetze und Bestimmungen
- Vorhersagbarkeit von Rechtsentscheidungen
- Rechtssicherheit, Korruption
- Richtige Textauslegung
- Unbekannte Besitzgegenstände
- “informelle Gesetze”, Gewohnheitsrecht
Risk evaluation
Score, Level of impact, Probability of Occurence
Level of impact: 1) Minor, 2) Moderate, 3) Significant, 4) Major, 5) Severe
Probability of Occurence: 1) Very unlikely (0-20%), 2) Unlikely (20-40%), 3) Possible (40-60%), 4) Likely (60-80%), 5) Almost certain (80-100%)
Risk response strategy
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Risikoanalyse
Risiken in Projekten grösser…
… je unbekannter die Technik ist
… je länger das Projekt dauert
… je komplexer die Aufgabe ist
… je mehr Menschen daran beteiligt sind
… je mehr Unternehmensprozesse durch das Projekt verändert werden
… je grösser die Abhängigkeit von Menschen bzw. Firmen sind
Beispiele einfügen!!!
Massnahmenplanung
- Ziel: Reduzierung Anzahl Risiken, Eintrittswahrscheinlichkeiten und Schwere Auswirkungen
- Ansatz: Risikoanalyse Checkliste
–> beinhaltet:
1) Arbeitspaket
2) Aufgaben mit grossem Risiko (pro AP)
3) Mögliche Ursachen
4) Präventive Massnahmen
5) Korrektive Massnahmen (fachlich, terminlich, finanziell)
Risikostrategien
1) Akzeptieren und beobachten
2) Vermeiden
3) Abschwächen
(siehe Bilder)
Risikokontrolle
- regelmässiges Meeting mit Projektleitern zum AKtualisieren des “Risk Logs”
- Ansprechen Risiken in Steuerungskreisen
- Projektmeetings mit den Risk Ownern
