Klassisches PM: Projektdurchführung Flashcards
Def. Projektdurchführung
= Abarbeitung der Projektaufgaben unter aktiven Steuerung von Projektleiter
- beinhaltet regelmässige Planungsreviews (Soll-Ist-Analysen) und Risikoanalysen
- Projektfortschritt wird auf Basis der AP gemessen
- fortlaufende Aktualisierung der Projektplanung steigert Planungssicherheit bzgl. Erreichen der vereinbarten Ziele
Voraussetzung Projektdurchführung
Projektgenehmigung/-freigabe (setzt i.d.R. Projektstrukturplan, Zeitplan, Meilensteinplan, Ressourcen- und Kostenplan voraus)
Aufgaben Projektsteuerung
- Planabweichungen feststellen –> Ursachen analysieren ->Konsequenzen ziehen
Def. Team
- Gruppe von Personen
- Fähigkeiten ergänzen einander
- engagieren sich für eine gemeinsame Sache, gemeinsame Leistungsziele und gemeinsamen Arbeitseinsatz
- ziehen sich gegenseitig zur Verantwortung
- bilden auf Basis der Arbeit enge, persönliche Beziehungen
Unterschiede Gruppe vs. Team
Gruppe vs. Team:
Interesse: eigene vs. gemeinsame
Ziele: unterschiedliche vs. dieselben
Organisation: locker vs. straff
Motivation: muss vs. will
Konkurrent: nach innen vs. nach aussen
Kommunikation: verdeckt vs. offen
Vertrauen: wenig vs. stark
Team Dynamik, Phasen Modell nach Tuckmann
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Phase 1, Forming: Team handelt als Individuen, Zweck des Teams und individuelle Rollen sind unklar
Phase 2, Storming: Konflikte während die Leute ihren Platz im Team etablieren
Phase 3, Norming: Einigkeit im Team, individuelle Rollen sind klar, der Leader managt dies
Phase 4, Performing: Team hat klare Strategie und geteilte Vision, es handelt autonom und löst Probleme
Richtiges Verhalten eines Projektleiters
- motiviert zum Mitdenken und -handeln
- fördert Selbstständigkeit
- signalisiert Offenheit und Gesprächsbereitschaft
- delegiert Verantwortung
- erklärt Gesamtzusammenhänge, beachtet Kenntnisstand der Mitarbeiter, unterstreicht Bedeutung der Aufgaben, stellt “Kontrollfragen”, zeigt Randbedingungen auf
- schafft Mitsprachemöglichkeiten
- zeigt Entwicklungsperspektive für Mitarbeiter auf
- fördert Teamgeist
- zeigt Engagement und ist ein Vorbild
- verteilt Tadel und Lob, greift einzelne Beteiligte nicht persönlich an
- grenzt niemanden aus
- ist für persönliche Anliegen offen
- feiert gemeinsame Erfolge zusammen
Fehlverhalten Projektleiter
- unzureichende Kommunikation & Transparenz
- gestörtes Vertrauensverhältnis/ Beziehungsebene
- personenorientierte Anschuldigungen
- zu starre Richtlinien, fehlender Gestaltungsfreiraum
- unklare Formulierung der Aufgabenpakete
- Sollvorgaben anstelle von Zielvereinbarungen
- Nicht-Beachtung oder “Klauen” von Mitarbeiter-Ideen
Stakeholder im Projektumfeld Projekt-Intern
- Projekt Sponsor
- Steuerungsboard (Steering Committee)
- Projektmitglieder
Stakeholder im Projektumfeld Projekt-Extern
- Kunde
- Lieferant
- Linienmitarbeiter im Unternehmen (z.B. Vertrieb, Marketing, IT-Abteilungen etc.)
Termin-Trend-Analyse
= Technik zur Anschaulichen Darstellung des Projektstatus
Voraussetzung: realistischer Terminplan mit kontrollfähigen Meilensteinen, Prognose zur Erreichung der Meilensteine (vorzeitig, rechtzeitig, zu spät)
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Steuerungsgrössen/KPIs
**Fertigstellungsgrad (%) **= Anzahl abgeschlossener Arbeitspakete / Anzahl Arbeitspakete * 100 (%)
**Schätzgüte **= Geplanter Aufwand abgeschlossenes AP / Aufgelaufener Aufwand abgeschlossenes AP
**Termineinhaltung **= Soll-Termin eines AP - Ist-Termin eines AP
**Budgeteinhaltung **= Sol- Budget eines AP - Ist-Budget eines AP
Formel Fertigstellungsgrad (%)
= Anzahl abgeschlossener Arbeitspakete / Anzahl Arbeitspakete * 100 (%)
Formel Schätzgüte
= Geplanter Aufwand abgeschlossenes AP / Aufgelaufener Aufwand abgeschlossenes AP
Formel Termineinhaltung
= Soll-Termin eines AP - Ist-Termin eines AP
Formel Budgeteinhaltung
= Sol- Budget eines AP - Ist-Budget eines AP
Steuerungsmassnahmen
= Aktivitäten zur Korrektur einer “Projektschieflage” hinsichtlich Terminen, Ressourcenverbrauch, Kosten etc.
!Achtung! Interpendenzen beachten (zB. Kapazität erhöhen senkt Durchlaufzeit, aber steigert die Kosten)
Massnahmen bei Terminverzug
- mehr Ressourcen - Kapazität erhöhen
- Apsprache mit Zulieferern - Durchlaufzeit senken
- Kritische Pfade hinterfragen - kürzen
Massnahmen bei Aufwands-/Kostenüberschreitung
- Kommunikation im Team
- Mitarbeiterzahl reduzieren
- Abstriche bei Risiko-Mitigation (Nicht ratsam)
- Kostenpunkte hinterfragen - Günstigere Partner/ Zulieferer
Umgang mit Zusatzforderungen (= Out-of-Scope)
- Forderung schriftlich fixieren, genau hinterfragen und bewerten
- dem Auftraggeber detaillierte Prüfung zusagen
- Prüfung, ob Forderung gerechtfertigt ist
- zusätzlichen Aufwand bzw. Konsequenzen auf Projektziele abschätzen
- Auswirkungen bei Umsetzung vs. Ablehnung abschätzen (z.B. Mehrkosten vs. Vertrauensverlust)
- Interne und externe Abstimmung durchführen
- Entscheidung treffen
Def. Zusatzforderungen
= Forderung des Auftraggebers, die nicht von Anfang an bekannt sind
Gefahr: Nicht-Erreichung der Projektziele (Kosten, Ressourcen, Zeit, Qualität,…)
Beispiele Zusatzforderungen
- zusätzliche Leistungen
- zusätzliche Bearbeitung
- Verkürzung der Bearbeitungszeit
- Änderungen bereits abgestimmter Rahmenbedingungen
- zusätzliche Zwischentermine
- zusätzliche bzw. neue Auftragnehmer
Projektstatusbericht Def.
= Unterlage zur Information des Auftraggebers/Entscheiders über den Projektstand
Anlässe für Projektstatusbericht
- turnusmässiger Bericht (z.B. monatlich), Sonderbericht (bei gravierenden Abweichungen), Meilensteinbericht (bei Erreichung von Meilensteinen)
Inhalte des Projektstatusbericht
- Stand der Arbeiten
- Projektfortschritt im Berichtszeitraum
- Soll-Ist-Vergleich termine, Aufwände/Kosten
- Qualität
- Abweichungsanalyse
- Probleme (spezieller Fokus bei Sonderberichten)
- Massnahmen/ Handlungsalternativen
- Auswirkungen auf das Projektziel
Vorbereitung von Präsentationen
- Abstimmung mit Auftraggeber
- Projektinterne Abstimmung
- Erstellung von Unterlagen
- Gestaltungshinweise
- Ablaufhinweise
Vorbereitungen von Präsentationen: Abstimmung mit Auftraggeber
- Ort, Zeitpunkt, Dauer der Präsentation
- Zuhörerkreis (Personenzahl, Kenntnisse, Absichten, Einstellungen zum Projekt)
- Reihenfolge der Vortragenden
- Verfügbarkeit (technischer) Hilfsmittel
- werden bestimmte “Aussagen” gewünscht?
- vorab-Übersendung der Präsentationsunterlagen gewünscht?
Vorbereitungen von Präsentationen: Erstellen von Unterlagen
- Erstellung von Gestaltungsvorlagen
- Auswahl von Bildern, Texten, Graphiken
- Auswahl der Kernfolien (2-3 Minuten pro Folie), “Eisbergstrategie”
- Reihenfolge der Folien
- Kalkulation der Zeit für die Präsentationserstellung
- Wer kann bei der Folienerstellung helfen?
Vorbereitungen von Präsentationen: Projektinterne Abstimmung
- Kernaussage(n) der Präsentation
- gibt es problematische Aussagen?
- Einsatz von Hilfsmitteln (Beamer, Flipchart, Folien,…)
- Teilnehmer an der Präsentation (Vortragende, Zuhörer aus Projektteam)
Vorbereitungen von Präsentationen: Gestaltungshinweise
- Was ist die Kernaussage –> in Titel und Folie widerspiegeln
- pro Folie 1 Sachverhalt
- höchstens 3 Schriftgrössen pro Folie
- höchstens 6-8 Zeilen pro Folie
- kurze Wörter/ Sätze verwenden, Bulletpoints
- pro Folie maximal 50 Worte
- pro Unterpunkt höchstens 6-8 Worte
- höchstens 3-6 Zahlen pro Folie
- Zahlen runden
Vorbereitungen von Präsentationen: Ablaufhinweise
- Begrüssung
- Tagesablauf/ Agenda (inkl. Pause) erklären
- Präsi mit einleitenden Worten beginnen, nicht mit Folie
- Lesbarkeit für Teilnehmer beachten
- Zeit zum Lesen, Hören und Verstehen der Folie geben
- immer die nächste Folie im Blick haben
- wesentliche Aussage der nächsten Folie mitteilen bevor diese aufgelegt wird
- Vom Ganzen ins Detail: erst Gesamtzusammenhang erklären, dass Einzelheiten
