Klassisches PM: Projektinitiative Flashcards
Projektidee
- potentiell jede Hierarchiestufe im Unternehmen; ggf. Anstoss von Aussen
- Ausgangspunkt: Problemsituation oder vermutetes Optimierungspotential; bei Grossprojekten ggf. Machbarkeitsstudie
Interne Projekte
- Auftraggeber & Projektdurchführende gehören der selben Organisation an
- kein Vertragsverhältnis zwischen Auftraggeber und Aufragnehmer
- Projektdurchführung (überwiegend) mit internen Ressourcen
Beispiele:
- Einführung Qualitäts-Standard
- Umfrage Mitarbeiterzufriedenheit
- Einführung eines neuen Produktes
- Abbau eines Standortes
Externe Projekte
- Auftraggeber und Auftragnehmer gehören unterschiedlichen Organisationen an
- Vertragsverhältnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer
- Aktivitäten vor Projektbeginn: Anfrage/ Ausschreibung, Angebot, Auftrag
- Projektende = Abnahme durch Auftraggeber
- i.d.R. hoher Arbeitsanteil beim Auftragsnehmer; Zuleistungen (mit i.d.R. geringem Arbeitsanteil) durch Auftraggeber-Organisation
Beispiele:
- Anbau einer neuen Produktionshalle
- Einführung einer neuen Software
- Umfrage Kundenzufriedenheit
Projektidee - Bewertungsverfahren generell
- Ziel: Ermittlung der besten Lösungsvariante für ein Problem
- Ansatz: Vergleich geeigneter Varianten
Kriterien für die Anwendung von Bewertungsverfahren: Transparenz, Datenverfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Systematik, Anschaulichkeit der Ergebnisse, EDV-gerechtes Vorgehen (bei komplexen Vorhaben)
Die verschiedenen Bewertungsverfahren Kategorien
- Quantitativ bewertende Verfahren
- Qualitativ abstufende Verfahren
- ABC-Analyse
- Verbal argumentatives Verfahren
Quantitativ bewertende Verfahren
Beispiel: Zahlenmässiger Vergleich quantitativer Grössen wie Kosten, Erlöse, Umweltbelastungen etc.
Vorteil: gut nachvollziehbar, Management Sicht
Nachteil: Erzählt nur eine Teil des Projekts, Gefahr bei der Gewichtung von Zahlen
Qualitativ abstufende Verfahren
Beispiel: Nutzwertanalyse: Definition von Bewertungskriterien und Gewichtungsfaktoren; Ermittlung von Erfüllungsgraden; Errechnung eines Nutzwertes pro Alternative
Vorteil: Sehr gute Vergleichbarkeit
Nachteil: Fehlende Kosten-Sicht, nur gut mit den richtigen Kriterien
ABC-Analyse
Beispiel: Einstufung definierter Kriterien hinsichtlich deren Relevanz (A=hoch, C=gering); Priorität ergibt sich aus Häufigkeit der Einstufung in Klassen
Vorteil: Bestes Verfahren wenn richtig aufgebaut, Objektiver Prozess
Nachteil: Gefahr ein Ausschlusskriterium zu übersehen (nur gut wenn die Einstufung richtig ist)
Verbal argumentatives Verfahren
Beispiel: Darstellung qualitativer und quantitativer Kriterien mit “Diskussion” der Prioritäten
Vorteil: Gruppen- oder Schwarmintelligenz, Beteiligung Aller
Nachteil: Momentaufnahme, Nicht analytisch, Gefahr etwas zu übersehen
Projektantrag
Konkretisierung der Projektidee mit folgenden Inhalten:
- Ausgangssituation: Problembeschreibung, Schilderung der Projektauslöser
- Projektabgrenzung: Aufgaben und Organisationseinheiten, die betroffen sind/ nicht betroffen sind
- Ziel: qualitative und quantitative Projektziele
- Aufgaben: Darstellung der abzuarbeitenden Aufgaben
- Aufwand: Kosten und Zeitaufwandsschätzung
- Termine: Start- und Endtermin sowie zeitliche Abhängigkeiten des Projektes
- Restriktionen und Rahmenbedingungen
- Nutzen und Risiken: Nutzen des Projektes, Risiken bei Durchführung und Nicht-Durchführung des Projektes
Projektauftrag
= Orientierungsrahmen für die Projektarbeit
- Inhalt: Projektbeschreibung, Projektfreigabe durch Auftraggeber
- Basis: Projektantrag, welcher genehmigt wird “Projektfreigabe”
- Zusätzliche Informationen (sofern nicht im Projektantrag enthalten): Budgethöhe, Fristen, Meilensteine, Projektleiter und Mitarbeiter (namentlich), Projektinformationssystem
- Abstimmung und verbindliche Definition des Projektziels
Projektcharta
- Projektleiter
- Projektziel: SMART Projektziel
- Projektbeschreibung: Inhalt Projekt
- In-Scope: Erwartete und benötigte Deliverables
- Out-of-Scope: Was nicht gemacht wird
- Annahmen
- Risiken, Probleme oder Abhängigkeiten
Projektauftragshintergründe
- Wer sind die Ansprechpartner beim Auftragsgeber
- Probleme Auftragserteilung (Leistungen, z.B. ausgeklammerte, Kosten z.B. enger Kostenrahmen, Termine z.B. enge Meilensteine, Personen z.B. Gegner der Auftragserteilung)
- Internes Ziel des Auftrages aus Sicht Auftragsgeber
- Worauf ist bei der Bearbeitung besonders zu achten? (Interne Probleme beim Auftragsgeber; Gewünschtes Ergebnis; Wichtige Termine;Gesetze/Verordnungen/Interne Vereinbarungen, Darstellungsart/ -form/ -umfang)
- Gab es Vorarbeiten die berücksichtigt werden müssen?
Geheimhaltungspflicht gegenüber bestimmten Personen/Oragnisationen/Presse - Chance für Folgeaufträge
- Wurden für den Auftragsgeber bereits Aufträge abgewickelt? Wenn ja Art der Aufträge, Bearbeiter, Probleme
- Existieren Verträge/Absprachen mit Unterauftragnehmern
Rollen im klassischen PM
- Lenkungsausschuss bzw. Steering Committee (SteerCo)
- Auftraggeber:in (meist eine Organisation)/Sponsorin
- Projektleiter:in
- Projektmitarbeiter:in
- Project Management Office (PMO)
Lenkungsausschuss bzw. Steering Committee (SteerCo)
- höchste Instanz innerhalb eines Projekts
- Mitglieder oftmals Teile der Unternehmensführung oder Vertreterinnen
- Kontrolle des Projektstatus im Vergleich zum Plan
