Kapitel 4 - Projekte Planen Flashcards
Planungsablauf, wann kann ein Projekt beginnen?
Die Projektplanung kann erst beginnen, wenn die Prpjektaufgabe mit allen relevanten Vorraussetzungen, Randbedingungen und Gegebenheiten erfasst wurde. Die Basis dazu bilden Pflichtenheft/Lastenheft bzw. Kundenauftrag oder Vorstudien (Feasibilty Studies), worin die sachlichen Inhalte des Vorhabens ebenso beschrieben sind wie die groben Terminvorstellungen und die personellen und wirtschaftlichen Überlegungen
Planungsablauf
Projektaufgabe --> Strukturplanung --> Ablaufplanung --> Terminplanung --> Ressourcenplanung --> Kostenplanung --> Realisierung
Die Planungsdokumente sind dem Auftraggeber (extern oder intern) zur Freigabe der Realisierung vorzulegen.
Strukturplanung?
Das Gesamtvorhaben wird in seine einzelnen Elemente (Teilaufgaben –> Arbeitspakete) zerlegt und logisch gegliedert
Ablaufplanung?
Der Ablaufplan liegt die Reihenfolge gest, in der die Arbeitspakete des Projektes bearbeitet werden müssen. Für jedes Arbeitspaket ist der Aufwand zu ermitteln (z.B. in Arbeitsstunden oder Manntagen), wie viele Mitarbeiter für ein Arbeitspaket eingesetzt werden können.
Diese Aussagen sollen vorzugsweise von den Verantwortlichen der Arbeitspakete gemacht werden.
Terminplanung?
Die Übertragung der Zeitangaben auf das Kalenderjahr ergibt den Terminplan
Ressourcenplanung
Personal, Betriebsmittel und Werkstoffe sind für die Durchführung von Projekten erforderlichen Ressourcen.
Kostenplanung
Kostenrahmen unterliegt den Restriktionen, die durch den Projektauftrag vorgegeben sind.
Projektstruktur
Definition nach DIN 69901
die Gesamtheit der wesentlichen Beziehungen zw. den Elementen eines Projektes
Projektstrukturplan
Man erhält die Projektstruktur, indem man das Projekt “top-down” sukzessive aufspaltet. Der Projektstrukturplan wird aus mehreren Ebenen von Teilaufgaben und Arbeitspaketen gebildet, die hierarchisch in der Form eines Organigramms angeordnet werden.
Projektstrukturplan ist, neben der Zielbeschreibung, das zentrale Dokument des Projektmanagement.
Teilaufgabe?
ist ein Teil eines Projektes, das im Projektstrukturplan weiter aufgeteilt werden kann.
Arbeitspakete?
die Teile der untersten Gliederungsebene, die nicht weiter aufgegliedert werden können.
- stellt eine konkrete Aufgabe dar
- alle Arbeitspakete zusammen summieren sich zum gesamten Leistungsumfang des Projektes
- Für jedes Arbeitspaket gibt es einen Verantwortlichen / verantwortliche Abteilung
generelle Gliederungskriterien für die Struktureinteilungen
- objektorientierte Gliederung:
der Projekt Gegenstand wird in seine Komponenten unterteilt, z.B. bei der Planung einer Fachmesse: Messestand, Standpersonal, Kundeninformation - funktionsorientierte Gliederung
die Gliederung orientiert sich an den auszuführenden Arbeiten und spiegelt häufig den Phasenablauf des Projektes wider. z.B. Fachmesse: Konzeption, Planung, Realisierung - gemischtorientierte Gliederung
Mischformen –> z.B. die erste(n) Ebene(n) objekt- oder phasenorientiert und die Feingliedeung funktionsorientiert
Für ein Arbeitspaket sollten folgende Angaben festgelegt werden:
- Verantwortlicher
- Teammitglieder
- ausführende Kostenstelle
- Kostenträger
- Stundenbudget
- Kostenkalkulation
- Starttermin
- Endtermin
- Bezeichung ders Arbeitspaketes
- Codenummer
Bei der Erstellung von Projektstrukturplänen sollte auf jeder Strukturebene beachtet werden, dass:
- die Struktur auf jeder Ebene vollständig ist
- das Gliederungskriterium (z.B. Objektorientierung) strikt eingehalten wird
der Projektstrukturplan ist die Basis für die:
- Definition der Subziele und Schnittstellen
- Projektorganisation
- Ablaufplanung
- Terminplanung
- Kapazitätsplanung
- Kostenzuordnung und -kalkulation
- Risikoanalyse
- Abgrenzung der Verantwortung
Codenummer?
ein Zahlencode kann als Hilfsmittel eingesetzt werden um einzelne Teilaufgaben oder Arbeitspakete eindeutig zu definieren. Die Codierung der Arbeitspakete und Teilaufgaben dient dann gleichzeichtig als Kostenträgernummer. Durch die sukzessive Summierung der Kostenwerte ergeben sich die Kosten je Teilbereich und die Gesamtkosten.
Netzplantechnik
ist eines der leistungsfähigsten Hilfsmittel bei der Planung und Steuerung der Projektentwicklung
In der Fünfzigerjahre wurden drei verschiedene Methoden entwickelt:
- bei dem amerikanischen Chemiekonzern Du Pont –>
- ->CPM Critical Path Method
- bei der US Marine –>
PERT (Program Evaluation and Review Technique) - bei Electricité de France –>
MPM (Metra Potenzial Method)
Begriffe aus dem Vorgangsknotennetz
Vorgang:
Zeitverbrauchendes Geschehen mit definiertem Anfang und Ende
Knoten:
Der Knoten stellt einen Vorgang dar. Die Knoten werden als Rechtecke / Kreise gezeichnet und zur eindeutigen Identifizierung durchnummeriert (z.B. Strukturplancodierung). In den Knoten werden beschreibende Daten eingetragen (z.B. Dauer, Zeiten, Kosten)
Pfeil:
Verbindung zw. 2 Knoten. Logische und zeitliche Anordnungsbeziehungen zw. 2 Vorgängen.
Folge:
quantifizierbare Abhängigkeit zw. Vorgängen. Die Gesamtheit der Folgen bildet die Ablaufstruktur.
Dauer D:
Zeitspanne vom Anfang bis zum Ende eines Vorganges
Vorgänger:
Einem Knoten unmittelbar vorausgehender Vorgang
Nachfolger:
Einem Knoten unmittelbar nachfolgender Vorgang
Meilenstein:
Knoten mit der Zeitdauer “0”. Entscheidungssituation. Häufig als Raute dargestellt.
Start:
Erster Knoten im Netzplan
Ende:
Erster Knoten im Netzplan
Zeitpunkt
festgelegter Punkt im Ablauf, dessen Lage durch Zeiteinheiten beschrieben und auf einen Nullpunkt bezogen ist
Frühester Anfangszeitpunkt FAZ
Frühester Endzeitpunkt FEZ
Spätester Anfangszeitpunkt SAZ
Spätester Endzeitpunkt SEZ
Zeitabstand
Zeitwert einer Anordnungsbeziehung (Zeitdauer zw. 2 Vorgängen)
Termin
Durch Kalenderdatum und/oder Uhrzeit ausgedrückter Zeitpunkt
Berechnung des einfachen Zeitnetzplanes
- Vorwärts-Rechnung
Es wird vom erstem Vorgang (Startvorgang) die frühestmöglichen Lagen fortschreitend berechnet - Rückwärts-Rechnung
Man geht vom Projektende her rekursiv vor und berechnet so die spätestmöglichen Lagen der Vorgänge
Pufferzeiten:
Gesamtpufferzeit GP
Zeitspanne zw. frühester und spätester Lage eines Vorganges, die zur Verschiebung oder Ausdehnung eines Vorganges maximal zur Verfügung steht, ohne den Projektendtermin zu gefährden, wenn sich alle Vorgänger in der frühesten Lage und alle Nachfolger in der spätesten Lage befinden.
Pufferzeiten:
Freie Pufferzeit FP
Zeitspanne, um die ein Vorgang gegenüber seiner frühesten Lage verschoben werden kann, ohne die früheste Lage nachfolgender Ereignisse zu beeinflussen.
Kritischer Vorgang:
Vorgang, mit Gesamtpufferzeit = 0
Kritischer Weg
Folge von Vorgängen vom Projektanfang bis zum Projektende, deren Gesamtpufferzeit alle = 0 sind.
Unterschiedliche Anordnungsbeziehungen:
- Normalfolge NF
Anordnungsbeziehung vom Ende eines Vorgangs zum Anfang seines Nachfolgers
z.B.: Maschinen fertigen –> Maschinen montieren - Anfangsfolge AF
Anordnungsbeziehung vom Anfang eines Vorgangs zum Anfang seines Nachfolgers
z.B.: Baugrube ausheben –> Erde transportieren - Endfolge EF
Anordnungsbeziehung vom Ende eines Vorgangs zum Ende seines Nachfolgers
z.B.: Inbetriebnahme –> Abnahme - Sprungfolge SF
Anordnungsbeziehung vom Anfang eines Vorgangs zum Ende seines Nachfolgers
z.B.: Notstrom starten –> Energie abschalten
Balkendiagramm
Auch als “Gantt-Diagramme” bekannt (entwickelt von einem Amerikaner namens Gantt am Ende des 19. Jahrhunderts.
Eine Datenpläne sind sehr anschaulich unübersichtlich und machen den Zeitverlauf (kurz, lang) unmittelbar deutlich, allerdings zeigen sie in ihren einfachen Form keine Abhängigkeit zwischen den Vorgängen auf.
Dies kann durch behoben werden, indem man weitere Informationen wie die Abhängigkeitslinien in die Balkenpläne einträgt. Zusätzlich können beispielsweise Pufferzeiten, Angaben über kritische Aktivitäten, die jeweiligen Ressourcen und andere nützliche Daten in den Balkenplänen ausgewiesen und visualisiert werden. –> Transplantechnik
Netzpläne und Balkenpläne
Netzpläne und Balkenpläne sind keine alternativen, sondern komplementäre Techniken. Die heutige Projektsteuerunhssoftware benutzt Netzplanalgorithem zur Berechnung der zeitlichen Lage und Balkenpläne zur übersichtlichen Darstellung der Planungsergebniss. Moderne Projektmanagement-Software zeigt die Balkenpläne mit Verbindungslinien und Zusatzinformationen im so genannten Transplanformat.
Einsatzmittel?
Werden auf der Grundlage der Arbeitspakete geplannt
- Arbeitskräfte
- Betriebsmittel (Maschinen, Fahrzeuge etc.)
- Werkstoffe (Baumaterial, Treibstoff, etc.)
Methode der Aufwandsschätzung
- Parametrische Methode
- Analogiemethode
- Kennzahlenmethode
- Sonstige Methoden
Parametrische Methode?
- -> formelmäßiger Zusammenhang zwischen Projektgröße und Aufwand
- werden schwerpunktmäßig bei Software-Projekten angewendet
- auf der Basis einer Auswertung bereits abgeschlossener Programme lässt sich mittels linearer Regression ein funktionaler Zusammenhang zw. Leistungsmerkmalen (z.B. de Bildschirmmasken, Größe der Datenbank, Zahl der Druckformate usw.) einerseits und Aufwand (z.B. Programmierstunden) anderseits feststellen. Mit Hilfe einer solchen Funktion kann im Voraus der Aufwand eines neuen Programms kalkuliert werden.
Analogiemethoden?
- -> Nutzung von Erfahrungsdaten aus früheren Projekten
- im Anlagenbau angewendet
- Anlagen bestehen aus einzelnen Modulen, deren Aufwandsdaten systematisch erfasst und gespeichert werden. So können bei neuen Projekten die Module und damit die Aufwandsdaten entsprechend des neuen Auftrages zusammengestellt werden.
Kennzahlenmethode?
- -> Multiplikator, Produktivität, Prozentsatz
- Kennzahlen werden durch Analogieschlüsse aus bekannten Zusammenhängen gewonnen
Sonstige Methoden?
- Bottom Up
der Ressourcenbedarf für alle Arbeiten wird dann aufaddiert - Top Down / Target Costing
das Gesamtaufwandsvolumen wird vorgegeben und die maximalen Kosten und Einsatzmittelmengen pro Arbeitspaket werden daraus abgeleitet - Expertenschätzung
Erfahrene Fachleute sind meist in der Lage, recht gut den Ressourcenbedarf abschätzen zu können
Ausfallzeiten bei der Einsatzmittelplanung
Bei der Einsatzmittelplanung sollten alle Ausfallzeiten wie Urlaubstage oder Seminarbesuche der Beteiligten berücksichtigt werden. Auch ein unproduktive Zeiten ist zu denken: ein 8 Stunden Tag hat meist nur 6 produktive Stunden. Für unvorhergesehe Ausfallzeiten (z.B. durch Krankheiten), Pannen oder andere Überraschungen kann der Ressourcenbedarf generell um 5% erhöhr werden.
Einsatzmittelbedarf EMB
EMB = Arbeitsumfang / (Dauer x Stunden/Zeiteinheit)
Kapazität?
Der Einsatzmittel-Bestand, also die Anzahl aller zu einem Zeitpunkt vorhandenen Einsatzmittel einer Art
3 verschiedene Varianten des Kapazitätsabgleiches
- Ausgleich im Rahmen der Pufferzeit
- zusätzliche Einsatzmittelmengen
- Projektverlängerung
Kostenkalkulation:
Definition: Projektkostenträger
ein Projektergebnis oder Teilergebnis, dem Projektkosten nach dem Verursachungsprinzip zugeordnet werden.
Kostenstelle
Die Betriebsbereiche und Abteilungen, die für die Realisierung der jeweiligen Arbeitspakete zuständig sind, werden Kostenstellen genannt.
Kostenarten
Die bei der Bearbeitung der Arbeitspakete oder Vorgänge anfallenden unterschiedlichen Kosten
- direkte Kosten: enstehen durch den Verbrauch von Einsatzmitteln
- indirekte Kosten: werden ducrch Verwaltungskosten, Verpackungen, Frachten, Gewährleistung usw. verursacht
Personalkosten gesamt
Direkte Personalkosten + Personalgemeinkosten
Lohnstundensatz
= Personalkosten gesamt / Arbeitsstunden gesamt
Maschinenabhängige Gemeinkosten
- Abschreibungen
- Instandhaltung und Wartung
- Werzeugkosten
- Kalkulatorische Zinsen
- Raumkosten
- Energiekosten
Maschinenstundensatz
= Summe Maschinengemeinskosten / Maschinenlaufzeit gesamt
Materialeinzelkosten
Einstandpreise (falls Material fremdbeschafft wird) oder innerbetriebliche Verrechnungspreise (Herstellkosten)
Materialkosten
= Materialeinzelkosten + Materialgemeinkosten (%)
Kosten je Arbeitspaket
–> Addition aller bewerteten Einsatzmittelmengen und der Einmalkosten.
K = T∙D∙(∑(Zi ∙Si)) + EK
K = Gesamtkosten eines Arbeitspaketes / Vorganges
T = Umrechnungsfaktor von Zeiteinheiten auf Stunden
D = Vorgangsdauer in ZE
i = 1..n = unterschiedliche Einsatzmittel
Zi = Eingesetzte Anzahl pro Einsatzmittel i (z.B. Zahl der Monteure, Zahl der Fahrzeuge)
Si = Stundensatz je Einsatzmittel i
EK = Einmalkosten
Kostenplan
- tabellarische Darstellung:
Kostentabelle wird analog zum Gantt-Diagramm übersichtlich aufgebauzt. Als Ergebnis erhält man die pro Zeiteinheit anfallenden Kosten während der Projektzeit. - graphische Darstellung
Projektkostenverläufe können graphisch durch Kostensummenkurven dargestellt werden. Die Ksotensummenkurve zeigt, wie viele Kosten zu einem bestimmten Zeitpunkt aufgelaufen sind
Realisierungsfreigabe
Zum Abschluss der Planungsphase wird die Planung vom Auftraggeber abgenommen & genehmigt und als Referenzwert dokumentiert (“Basisplan”)
