Introdução à Arquivologia

Question 1

1. (Cespe/UnB/TRE/BA – Técnico Judiciário – Área Administrativa/2010) Acerca de arquivologia, julgue o item a seguir.

Os documentos de arquivo devem ser organizados a partir dos mesmos princípios aplicados na organização das bibliotecas, principalmente no que se refere aos métodos de classificação.

Answer 1

1. O Cespe perguntou se os documentos de arquivo devem ser organizados a partir dos mesmos princípios aplicados na organização das bibliotecas, sobretudo no que se refere aos métodos de classificação. Ora, este item está errado, pois tanto na classificação quanto em outros aspectos do tratamento documental, sabemos que há distinções entre os métodos aplicados nas bibliotecas e nos arquivos.

Question 2

2. (Cespe/UnB/TSE – Técnico Judiciário – Área Administrativa/2007) É possível estabelecer uma série de diferenças entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas diferenças, assinale a opção correta.
   a) Os documentos de arquivo são produzidos e conservados com objetivos funcionais e os de biblioteca, com objetivos culturais.
   b) Os documentos de arquivo são colecionados de fontes diversas e os de biblioteca, por atividades organizacionais.
   c) Os documentos de arquivo são classificados a partir de métodos predeterminados e os de biblioteca, pelas particularidades das atividades geradoras.
   d) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca, em um único exemplar ou em limitado número de cópias.

Answer 2

2. Esta questão trata também das diferenças entre os arquivos e as bibliotecas. No estudo dessa matéria, percebemos que os documentos de arquivo são produzidos com objetivos administrativos e funcionais, enquanto os documentos de biblioteca nascem com objetivos culturais. Portanto, a letra a está correta.

Question 3

3. (Cespe/UnB/Anac – Técnico Administrativo/2009) Acerca das teorias e dos princípios arquivísticos, julgue o item a seguir.

A instituição de interesse público com objetivo de conservar, estudar e colocar à disposição do público coleções de peças e objetos de valor cultural é considerada um arquivo.

Answer 3

3. Ainda tratando do assunto relativo às distinções entre as instituições custodiadoras de acervos, este item do Cespe afirma que o arquivo possui o objetivo de colocar à disposição do público coleções de peças e objetos de valor cultural. Ora, isto é objetivo mais específico dos museus, não guardando relação, portanto, com a finalidade dos arquivos. Assim, a afirmação é falsa.

Question 4

4. (Cespe/UnB/MPS – Agente Administrativo/2010) Pode-se denominar arquivo também a instituição ou o serviço que tem a custódia de documentos, com a finalidade de fazer o processamento técnico, garantir a conservação e promover a utilização dos arquivos.

Answer 4

4. Quanto às acepções possíveis do termo “arquivo”, o item está correto, pois podemos, como vimos nos estudos introdutórios, considerar o arquivo como um órgão, departamento ou setor institucional que tem a custódia de documentos arquivísticos e executa toda a cadeia do tratamento documental no âmbito organizacional.

Question 5

5. (FCC/TRE/PI – Técnico Judiciário – Área Administrativa/2009) A determinação segundo a qual os arquivos originários de uma instituição devem manter sua individualidade, sem misturar-se aos de origem diversa, é conhecida como princípio:
   a) do respeito à ordem original;
   b) da classificação;
   c) da destinação;
   d) do isolamento;
   e) da proveniência.

Answer 5

5. Importante questão sobre os princípios da arquivologia. O princípio da proveniência é o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística e diz que os arquivos originários de uma instituição devem manter sua individualidade, sem se misturarem a arquivos de outras origens. Numa instituição arquivística pública, por exemplo, os conjuntos de documentos de um órgão não podem ser misturados ou mesclados com os de outros órgãos. Portanto, a alternativa e é a correta.

Question 6

6. (Cespe/UnB/Anac – Técnico Administrativo/2009) A função primária do arquivo é funcional, isto é, ser instrumento da administração. Em um segundo momento, considera-se o valor para a história e a cultura de uma sociedade.

Answer 6

6. Neste item, o Cespe afirma que o objetivo principal do arquivo é de caráter funcional e administrativo, sendo que, apenas em um segundo momento, considera-se o valor histórico e cultural. O item está correto. Pensemos, para ilustração, no exemplo da Carta de Pero Vaz de Caminha, em que ela foi produzida com uma finalidade administrativa, isto é, informar ao rei de Portugal sobre o descobrimento de novas terras, sendo considerada uma Carta de valor histórico apenas num momento posterior.

Question 7

7. (Cespe/UnB/DPF – Escrivão da Polícia Federal/2009) Acerca de arquivologia, julgue o item a seguir.

O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento.

Answer 7

7. Observe que esta questão se relaciona principalmente ao assunto relativo aos princípios da Arquivologia. A afirmação se refere ao princípio da organicidade, segundo o qual os arquivos refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora, em suas relações internas e externas. Deve-se sempre considerar que o documento de arquivo guarda uma relação intrínseca com seu organismo produtor, daí o princípio da organicidade. Portanto, o item está correto.

Question 8

8. (Cespe/UnB/AGU – Agente Administrativo/2010) O arquivo corrente é formado por documentos que estão em trâmite, mas que não são consultados frequentemente porque aguardam sua destinação final.

Answer 8

8. Este item versa sobre a característica que, de forma decisiva, define o status de “corrente” aos documentos. De acordo com a teoria arquivística, os arquivos correntes são aqueles que são frequentemente consultados e utilizados. Essa é a característica fundamental de definição dessa idade do ciclo de vida dos documentos. O item está errado, portanto, porque afirma que os arquivos correntes não são objeto de consulta e utilização frequente.

Question 9

9. (Cespe/UnB/AGU – Agente Administrativo/2010) Os documentos, após cumprirem o prazo determinado para sua permanência no arquivo corrente, são recolhidos ao arquivo especializado.

Answer 9

9. O item dp Cespe afirma que os documentos, após cumprirem o prazo determinado para sua permanência no arquivo corrente, são recolhidos ao arquivo especializado. Isso é falso, pois, de acordo com a teoria das três idades, os documentos são recolhidos ao arquivo permanente. Portanto, não há recolhimento para arquivo especializado.

Question 10

10. (Cespe/UnB/DPU – Agente Administrativo/2010) Com relação aos procedimentos adotados nos arquivos permanentes, assinale a opção correta:
    a) é vedada a reprodução parcial ou total dos documentos em suporte papel;
    b) a pesquisa é facultada ao público externo;
    c) os documentos existentes são passíveis de eliminação;
    d) os documentos públicos posteriormente serão transferidos para o Arquivo Nacional;
    e) é comum o empréstimo de documentos, inclusive para órgãos externos.

Answer 10

10. A questão aborda o assunto dos arquivos permanentes. Neste assunto, verificamos que a consulta e a pesqusa aos documentos são facultadas ao público externo, diferentemente do que ocorre na esfera dos arquivos corrente e intermediário. Assim, a alternativa correta é a letra b. É sempre necessário lembrar que o arquivo permanente não empresta documentos, ou seja, a consulta deve ser feita na própria instituição custodiadora desses documentos.

Question 11

11. (Cespe/UnB/FE-DF/1996) Os arquivos utilizados frequentemente pela administração
    a) arquivo administrativo;
    b) arquivo de consulta;
    c) arquivo corrente;
    d) arquivo intermediário;
    e) arquivo vivo.

Answer 11

11. Esta questão quer saber quais são os arquivos utilizados frequentemente pela administração. Ora, vimos que essa característica relaciona-se exclusivamente à fase dos arquivos correntes. Portanto, a alternativa correta é a letra c. É importante atentar para o fato de, na teoria arquivística, não serem aceitos os termos arquivo vivo e arquivo morto.

Question 12

12. (Cespe/UnB/Caesb/1997) Alguns documentos acumulados por uma empresa, após determinado prazo de guarda, poderão vir a ser eliminados. Nesses documentos não se incluem:
    a) convites diversos;
    b) orçamentos para aquisição de material permanente;
    c) atos de criação e atos constitutivos;
    d) duplicatas de originais;
    e) folders de cursos realizados por outros órgãos.

Answer 12

12. A questão quer saber quais são os documentos que não são elimináveis, ou seja, que devem ser arquivados permanentemente por seu organismo produtor. Nesse sentido, os documentos vitais da empresa não podem ser descartados, pois eles são referentes a criação, constituição, consolidação e evolução institucional. Portanto, a alternativa correta é a letra c.

Question 13

13. (Cespe/UnB/TJ-DF/1997) Em arquivo, os documentos de relativa importância e que após sua tramitação devem ainda ser mantidos, em lugar apropriado, por um período mais longo, em função de razões legais ou administrativas, são chamados de:
    a) permanentes;
    b) públicos;
    c) correntes;
    d) privados;
    e) intermediários.

Answer 13

13. Importante questão acerca dos arquivos intermediários, objeto da alternativa da letra e, que é a correta nesta questão. Os arquivos intermediários são constituídos de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados e utilizados. São conjuntos de documentos que devem ser retidos por determinados períodos devido a razões administrativas e legais.

Question 14

14. (Esaf/Aneel/2006) As atividades realizadas nos arquivos correntes são as seguintes, exceto:
    a) preservação de documentos históricos;
    b) expedição de documentos;
    c) empréstimo e consulta;
    d) arquivamento;
    e) protocolo.

Answer 14

14. A Esaf pergunta sobre a alternativa que não corresponde às atividades executadas no âmbito dos arquivos correntes. Ora, logo percebemos que se trata da alternativa a, que se refere à preservação de documentos históricos. Sabemos que essa atividade é própria dos arquivos permanentes.

Question 15

15. (Cespe/UnB/MEC/2005) Julgue os itens em certo ou errado.
    1) A função principal dos arquivos correntes é possibilitar o descarte dos documentos de valor secundário.
    2) A fase intermediária corresponde aos documentos recebidos pelo processo de transferência dos arquivos correntes.
    3) Nos arquivos de caráter permanente, o processamento técnico é atribuído individualmente aos documentos.
    4) No que se refere aos procedimentos operacionais adotados nos arquivos, concluído o processo de recolhimento à terceira fase, os documentos serão submetidos a um último descarte.

Answer 15

15. O Cespe afirma no item 1 que a função principal dos arquivos correntes é possibilitar o descarte dos documentos de valor secundário. O item está errado tanto porque o arquivo corrente não tem esse objetivo principal, quanto porque, mesmo se tivesse, não poderia descartar documentos com valor histórico. A alternativa 2 está correta, pois o termo correto que denomina a passagem de documentos dos arquivo corrente para o intermediário é transferência. O item 3 é falso, uma vez que o tratamento no âmbito dos arquivos é atribuído a conjuntos de documentos. E, por fim, o item 4 é errado, pois não existe possibilidade alguma de descarte no âmbito dos arquivos permanentes.

Question 16

16. (NCE/CVM – Técnico Arquivologia/2008) Solon Buck, ex-arquivista dos Estados Unidos, conceitua arquivo como o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Nesse sentido, a principal finalidade do arquivo é:
    a) restaurar documentos;
    b) zelar pela segurança da informação;
    c) preservar documentos;
    d) servir à administração;
    e) elaborar instrumentos de pesquisa.

Answer 16

16. Importante questão da banca examinadora do Núcleo de Computação Eletrônica. É relevante porque questiona sobre a principal finalidade do arquivo em uma instituição. Nesse sentido, conforme podemos verificar também no conceito constante do enunciado, os arquivos são gerados por um organismo na consecução de suas funções e atividades e são conservados, por fim, para as próprias necessidades funcionais ou administrativas desse órgão produtor. Portanto, a letra d representa a resposta correta. Para facilitar esse entendimento, lembremos sempre daquele exemplo da Carta de Pero Vaz de Caminha, em que tal documento, primeira e primordialmente, é elaborado para fins administrativos de informação à Coroa Portuguesa sobre o evento do descobrimento das novas terras; nessa perspectiva, a Carta só se torna documento histórico após a consecução dos seus objetivos primários.

Question 17

17. (Cespe/Correios – Analista de Correios/2011) Com relação a arquivos correntes e intermediários, julgue os próximos itens.

O recolhimento de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermediário é realizado por meio do plano de destinação.

Answer 17

17. Este item induz o candidato ao erro, uma vez que, sutilmente, afirma que o procedimento operacional de passagem de documentos ao arquivo intermediário é denominado recolhimento. Sabemos que tal afirmação está errada, pois essa operação é tecnicamente chamada de transferência. Observe também que a intenção do Cespe é confundir o candidato quanto ao conceito de plano de destinação. De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística, tal plano é o esquema no qual se fixa a destinação de documentos, como, por exemplo, a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente.

Question 18

18. (Cespe/Correios – Analista de Correios/2011) Quando os documentos são organizados a partir de um plano de classificação nos arquivos correntes, é desnecessário elaborar novo plano de classificação no arquivo intermediário.

Answer 18

18. Está perfeita a afirmação. Não há razão para a organização possuir dois ou mais planos de classificação. Tal instrumento de gestão arquivística deve ser único numa instituição, devendo ser capaz de instruir os funcionários a classificar de forma adequada os documentos independentemente da idade em que estejam. A classificação estabelecida nos arquivos correntes servirá, portanto, para a organização dos arquivos intermediários.

Question 19

19. (Cespe/TRE-ES – Analista/2011) Acerca das políticas de acesso a documentos de arquivo, julgue os próximos itens.

O acesso a documentos mantidos no arquivo intermediário é restrito aos acumuladores ou aos que tenham autorização concedida por quem produziu ou recebeu o documento.

Answer 19

19. Correta a afirmativa do Cespe É necessário observarmos que os documentos em idade intermediária ainda continuam sendo propriedade do setor que os gerou, sendo permitido o acesso mediante o consentimento da referida unidade. Exemplificando, a Divisão de Finanças de um órgão público somente poderá acessar os documentos do Setor Pessoal por meio da autorização deste. Observemos que, no âmbito dos arquivos permanentes, o acesso é aberto a todos, inclusive a terceiros.

Question 20

20. (FCC/TRT – 11 a Região-AM – Analista Judiciário/2012) O arquivo corrente distingue-se dos arquivos das demais fases por:
    a) contar com maiores recursos de automação;
    b) ser essencial ao funcionamento cotidiano da instituição;
    c) ficar sob o controle da alta cúpula administrativa;
    d) dispor de documentos em melhor estado de conservação;
    e) desfrutar de maior prestígio na hierarquia institucional.

Answer 20

20. A letra b é a que mais se aproxima do conceito peculiar de arquivos correntes, portanto é a que representa a resposta da questão. Contrária e relativamente aos arquivos intermediários e permanentes, aqueles são muito mais utilizados e acessados para a execução das funções e atividades quotidianas das organizações. Portanto, são os mais importantes para o desenvolvimento institucional, uma vez que se constituem elementos fundamentais para o embasamento da atuação administrativa do dia a dia das instituições.