Automação/GED Flashcards
1
Q
- (Cesgranrio/BNDES/2002) As informações controladas pela GED:
a) são exclusivamente arquivadas em meios informáticos;
b) podem ser informações criadas, revisadas e arquivadas em papel;
c) podem ser informações digitais, gerenciadas em papel;
d) só se aplicam aos documentos eletrônicos;
e) necessitam ser escaneadas para terem validade legal.
A
- Questão importante sobre o conceito de Gerenciamento Eletrônico de Documentos. De acordo com essa matéria, o GED é um conjunto de tecnologias que possibilita o gerenciamento de forma eletrônica ou digital de documentos, sendo que esses documentos podem ser de variados suportes. Portanto, em sintonia com a definição de GED, a resposta correta é a letra b.
2
Q
- (Cespe/UnB/TRE-MT – Técnico Judiciário – Área Administrativa/2010) Assinale a opção correta com relação à microfilmagem e ao uso das novas tecnologias. a) A microfilmagem permite a redução do espaço físico na guarda de documentos, mas o seu uso ainda é restrito devido à não aceitação do microfilme como prova legal.
b) A migração de suportes é uma técnica importante para combater a rápida obsolescência dos software e hardware, que compromete a preservação de documentos digitais.
c) A digitalização de documentos é vantajosa, pois permite o acesso múltiplo e simultâneo aos documentos e, além disso, possui ampla aceitação legal.
d) A opção pelo uso da microfilmagem deve embasar-se apenas no exame dos custos ou da economia decorrentes de seu emprego.
e) A microfilmagem, por limitações técnicas, é restrita aos documentos em suporte papel.
A
- Importante questão sobre as estratégias utilizadas no âmbito do gerenciamento dos documentos eletrônicos. Nesse sentido, observe que a letra b está correta, pois, como sabemos, a migração é uma das técnicas principais para assegurar a preservação dos documentos digitais. No gerenciamento desses documentos é imprescindível a adoção de metodologias de migração das informações digitais para novas mídias e suportes, no sentido de evitar a ação da obsolescência tecnológica.
3
Q
- (Cesgranrio/BNDES/2002) A tecnologia automatizada Document Management implementada pela GED, é uma grande contribuição à arquivística, inclusive com relação à(ao):
a) automação da transferência de documentos ao arquivo permanente;
b) controle de acesso à documentação permanente;
c) automação do setor de protocolo;
d) digitalização de microfilmes;
e) gerenciamento da imagem dos documentos.
A
- Essa questão da Cesgranrio aborda a finalidade de uma das tecnologias componentes do conceito de GED. Como consta nesse assunto, a tecnologia automatizada DM – Document Management é uma contribuição à arquivística no que se refere à automação do setor de protocolo. Portanto, a letra c está certa.
4
Q
- (Cesgranrio/BNDES/2002) A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um conjunto de procedimentos informatizados, com a finalidade de:
a) otimizar e racionalizar a gestão documental;
b) automatizar a produção de guias e inventários;
c) elaborar tabelas de temporalidade para o arquivo permanente;
d) substituir o acesso direto aos documentos antigos ou delicados, facilitando a conservação física;
e) divulgar documentos históricos pela internet.
A
- A questão pergunta sobre o objetivo geral do GED no programa de gestão documental de uma instituição. Ora, como sabemos, o GED tem a finalidade de otimizar e racionalizar a gestão documental. É de fundamental relevância perceber que a gestão automatizada, mediada pelas estruturas computadorizadas, deve ser encarada como um mecanismo importante e dinâmico de auxílio à gestão dos documentos arquivísticos.
5
Q
- (Cespe/Anatel/2004) Julgue o item a seguir em certo ou errado:
1) ( ) O gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é bastante eficaz em uma organização moderna e informatizada, já que elimina a necessidade de se manter um acervo de documentos em suporte papel.
2) ( ) Digitalização pode ser definida como a reprodução por varredura eletrônica, permitindo a visualização do documento em terminal ou sua impressão em papel.
A
- Observe os itens dessa questão do Cespe. Ela afirma no item 1 que o GED elimina a necessidade de se manter um acervo de documentos em suporte papel. Ora, este item está errado, pois, como sabemos, o GED não permite que a instituição elimine totalmente os seus arquivos originais em suporte papel, por exemplo, devido à insegurança existente quanto à aceitação legal dos documentos digitalizados. Por outro lado, o item 2 está correto, uma vez que apresenta corretamente o conceito de digitalização.
6
Q
- (Cespe/UnB/MPAM/2002) Com a digitalização é possível que se produzam arquivos eletrônicos de imagens mapeadas em bits ou de dados por meio de reconhecimento ótico de caracteres. Sob o ponto de vista arquivístico:
a) os documentos a serem digitalizados não precisam ter uma ordenação prévia que permita a recuperação das informações contidas;
b) os documentos devem ser digitalizados, sem ser necessária a observação dos padrões de digitalização;
c) os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um tratamento técnico preliminar, executado por profissionais capacitados;
d) a digitalização, em qualquer caso, resolve os problemas de arquivo de um órgão, diminuindo o espaço de guarda e facilitando o acesso;
e) a digitalização substitui a necessidade do trabalho do profissional de arquivos.
A
- Questão importante, que versa sobre a digitalização dos documentos arquivísticos. A letra c é a alternativa correta, pois é sempre necessário, antes da digitalização dos documentos, que seja feito um tratamento técnico preliminar dos arquivos, no sentido de organizá-los corretamente. É de se ressaltar que tal procedimento também é necessário no processo de microfilmagem.
7
Q
- (Cespe/UnB/Cohab/2004) Julgue o item a seguir em certo ou errado:
Para uma organização moderna e informatizada, existe o que se chama de gerenciamento eletrônico de documentos (GED). O GED elimina completamente a necessidade de se manter um acervo de documentos em papel.
A
- A afirmação neste item está errada, pois, como já sabemos, o GED não elimina totalmente a necessidade de se manter um acervo de documentos originais, nesse caso, em suporte papel.
8
Q
- (Cesgranrio/BNDES – Técnico de Arquivo/2008) Uma empresa necessita organizar os seus documentos e, após a organização, pretende utilizar uma tecnologia nova para preservação e acesso aos documentos, visando à otimização da recuperação da informação. Assim, busca na área arquivística uma orientação para a melhor tecnologia a usar. Esta orientação direciona para o uso de scanner, visando a converter documentos convencionais (papel) em imagens eletrônicas, codificadas, e que são apropriadas para armazenamento magnético ou ótico, o que compõe a técnica de:
a) desmodulação;
b) descompactação;
c) digitalização;
d) integralização;
e) masterização.
A
- De acordo com o enunciado dessa questão da Cesgranrio, a alternativa correta é a contida na letra c, pois a digitalização é a técnica de reprodução que converte documentos convencionais – geralmente em suporte papel – em imagens eletrônicas para armazenamento e utilização posterior.
9
Q
- (Cespe/UnB/TJ-DF – Analista Judiciário/2008) O documento eletrônico tem como vantagem a densidade máxima da informação em um suporte muito pequeno, no qual a mensagem terá de passar por reconstrução legível por máquina para ser entendida.
A
- A afirmação contida no item está corretíssima. Vejamos: primeiramente se afirma que, no contexto do documento eletrônico, há densidade máxima de informação em suporte muito pequeno. Nesse sentido, um CD, por exemplo, comporta uma grande quantidade de documentos digitalizados. Em segundo lugar, a parte final do item também está correta, pois esses documentos precisam ser lidos por computador.
10
Q
- (Cespe/UnB/ INSS – Analista do Seguro Social/2008) Julgue os itens seguintes, quanto à gestão de documentos eletrônicos e à digitalização de documentos arquivísticos.
A avaliação e a destinação dos documentos arquivísticos digitais obedecem a uma legislação específica e diferenciada daquela que regulamenta os documentos em suporte papel.
A
- A afirmação deste item está errada, pois é necessário sempre lembrar que o conceito de arquivo independe do suporte em que a informação está registrada. Portanto, a avaliação dos documentos eletrônicos não obedece a uma legislação diferenciada.
11
Q
- (Cespe/UnB/INSS – Analista do Seguro Social/2008) Informações e documentos arquivísticos que tenham sido produzidos, recebidos ou armazenados em meio digital, devido às especificidades que apresentam, não podem ser eliminados.
A
- O item está errado, pelas mesmas razões apresentadas no comentário da questão anterior, ou seja, o suporte documental não é relevante para o conceito essencial de arquivo. Necessário sempre lembrar, portanto, que o conceito de arquivo independe do suporte em que a informação está registrada. Portanto, eles poderão ser eliminados, assim como os documentos registrados em suportes convencionais, como o papel, por exemplo.
12
Q
- (FCC/TRE-MS – Técnico Judiciário – Área Administrativa/2007) No mundo dos documentos eletrônicos:
a) o princípio da proveniência é substituído pelo da pertinência;
b) há densidade máxima de informação em um mínimo de suporte;
c) a descrição deve privilegiar os instrumentos seletivos;
d) não há necessidade de proceder à avaliação;
e) a classificação por assunto é preferível à abordagem funcional.
A
- Essa questão é importante. Vejamos, desde logo, que a letra b é a alternativa que está correta. Nesse sentido, um CD, por exemplo, comporta uma grande quantidade de documentos digitalizados. Observe que a alternativa contida na letra a está errada, pois a informatização dos arquivos não substitui ou anula os princípios e técnicas do tratamento documental arquivístico.
13
Q
- (Cespe/UnB/ TJ-DF – Analista Judiciário/2008) Mesmo que o futuro aponte para uma Arquivologia sem papel e os suportes documentais sejam eletrônicos, as três idades documentais não desaparecerão.
A
- A afirmação está correta. O tratamento arquivístico, bem como o seu conceito, independe dos suportes que a informação arquivística esteja registrada. É importante lembrar que a informatização dos arquivos não substitui ou anula os princípios e técnicas do tratamento documental arquivístico.
14
Q
- (Cespe/UnB/ MPU – Técnico Administrativo/2010) Quanto às tipologias documentais e aos suportes físicos, julgue o próximo item: Os documentos originais considerados de guarda permanente somente poderão ser eliminados depois de microfilmados e digitalizados.
A
- A afirmação contida neste item é falsa. Documentos originais considerados de guarda permanente não podem ser eliminados. Lembre-se também, nesse sentido, que por imposição contida no art. 2 o da Lei n o 5.433/1968, os documentos históricos não poderão ser eliminados, mesmo se já microfilmados.
15
Q
- (Cespe/UnB/ MPU – Técnico Administrativo/2010) Quanto às tipologias documentais e aos suportes físicos, julgue o próximo item: O problema relacionado à obsolescência dos equipamentos e dos programas de informática, que compromete a preservação de documentos digitais, pode ser resolvido com o uso de laminação.
A
- Falsa a afirmação apresentada neste item. Como sabemos, a laminação é um processo relacionado à restauração de documentos convencionais, como o suporte papel, por exemplo, que consiste no reforço de documentos deteriorados ou frágeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa gramatura, fixadas por adesivo natural, semissintético ou sintético, por meio de diferentes técnicas, manuais ou mecânicas. Portanto, o processo de laminação não guarda relação com a preservação de documentos digitais.
