Diagnóstico e Avaliação Documental Flashcards
1
Q
- (Cespe/UnB/TRT-17 a Região/2004) Por diagnóstico de arquivos entende-se:
a) o recolhimento da massa documental acumulada;
b) a elaboração de planos de destinação de documentos;
c) a execução das determinações da Tabela de Temporalidade;
d) a aplicação das normas Isad(G);
e) a análise das informações básicas sobre os arquivos.
A
- Esta questão aborda o assunto referente ao diagnóstico realizado nos arquivos. O diagnóstico é a análise das informações básica dos arquivos. É um estudo de caráter amplo, realizado sobre os serviços de arquivo de um órgão. Portanto, a alternativa correta é a contida na letra e. A título de informação, observe que a letra d se refere a uma norma internacional aplicada no processo de descrição arquivística no âmbito dos arquivos permanentes.
2
Q
- (Cespe/UnB/DPU – Agente Administrativo/2010) O instrumento auxiliar adotado na gestão de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperação desses documentos denomina-se plano de:
a) descarte;
b) retenção;
c) arquivamento;
d) avaliação;
e) classificação.
A
- O Cespe perguntou sobre o instrumento da gestão de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperação de documentos. Ora, sabemos que é o plano de classificação o instrumento que possui esse objetivo, distribuindo os documentos corretamente em classes documentais. Portanto, a alternativa correta é a contida na letra e.
3
Q
- (FCC/TRE-PI – Técnico Judiciário – Área Administrativa/2009) Para que a avaliação seja coerente com os princípios arquivísticos, é preciso que os documentos se submetam, primeiramente, a um:
a) processo de microfilmagem;
b) registro topográfico;
c) processo de digitalização;
d) plano de classificação;
e) quadro de equivalência.
A
- Questão muito importante. É necessário que haja na instituição um plano de classificação previamente estabelecido para subsidiar o processo de avaliação dos documentos arquivísticos. Portanto, é importante que a avaliação seja realizada depois de os documentos estarem devidamente classificados, de modo a conferir eficiência a esse processo de valoração dos documentos. Portanto, a alternativa contida na letra d é a correta.
4
Q
- (Cespe/UnB/CL-DF/2006) Julgue os próximos itens em certos ou errados, acerca de arquivo e avaliação de documentos.
1) ( ) O processo de avaliação de documentos de arquivo é realizado atendendo-se a requisitos estabelecidos, como análise e seleção dos documentos, indicando-se, com precisão, o prazo para retenção ou descarte, estabelecendo-se a destinação do documento.
2) ( ) A tabela de temporalidade de documentos é um instrumento de destinação. Ela é o resultado do processo de avaliação e contém a determinação de prazos para transferência, recolhimento e eliminação de documentos. Para que uma tabela de temporalidade possa ser adotada, ela deve ser primeiro aprovada por uma autoridade competente.
A
- . Os dois itens dessa questão estão corretos. O primeiro porque é correto afirmar que a avaliação estabelece prazos para retenção dos documentos nas fases corrente e intermediária, bem como define a destinação final deles, isto é, eliminação ou recolhimento para guarda permanente. O item 2 também está certo porque, como sabemos, este é o próprio conceito de tabela de temporalidade, que deve ser primeiramente aprovada por uma autoridade competente para que seja implementada numa instituição.
5
Q
- (Cespe/UnB/Polícia Federal/2004) A avaliação documental é uma função típica adotada mundialmente no tratamento técnico de acervos arquivísticos. Em relação a essa função, julgue os itens que se seguem:
1) ( ) A avaliação documental provoca, necessariamente, aumento de recursos humanos e de materiais.
2) ( ) A avaliação dos documentos permite aumentar o índice de recuperação da informação.
3) ( ) A aplicação dos critérios de avaliação possibilita ganho de espaço físico.
4) ( ) Como um dos requisitos básicos de sua função, o responsável pela avaliação documental deve conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição a ser avaliada.
A
- Acerca da avaliação, observemos os quatro itens dessa questão. O item 1 está errado, uma vez que é um benefício proporcionado pela avaliação documental à diminuição de gastos relacionados a recursos humanos e a materiais empregados nos arquivos, pois a avaliação possibilitará a identificação de uma grande massa de documentos arquivísticos destituídos de valores primário e secundário e que, portanto, serão eliminados. O item 2 está certo, pois o volume documental será reduzido consideravelmente após a eliminação dos documentos inúteis, possibilitando então uma melhor organização e consequente recuperação de informações. O item 3 está correto, pois devemos considerar que muitos documentos serão descartados, desocupando os espaços físicos da empresa. O item 4 está correto porque é imprescindível que a avaliação documental seja executada por indivíduos conhecedores da estrutura e do funcionamento da instituição a ser avaliada.
6
Q
- (Cespe/UnB/MI/2006) Os resultados esperados de um processo de avaliação de arquivo incluem o(a):
1) ( ) Aumento do índice de recuperação da informação.
2) ( ) Conquista de espaço físico e redução de peso.
A
- As duas alternativas estão corretas de acordo com o rol de benefícios proporcionados pela avaliação documental.
7
Q
- (Cespe/UnB/Antaq – Técnico Administrativo/2009) Acerca de arquivamento e procedimentos administrativos, julgue o item a seguir.
O método de avaliação dos documentos de um arquivo aplica-se a unidades isoladas e não ao conjunto dos documentos.
A
- O item não está correto, pois afirma erroneamente que avaliação é aplicada a unidades isoladas. É importante nesta questão lembrar as características peculiares ao tratamento arquivístico nos arquivos. Nessa perspectiva, os documentos nos arquivos são tratados a partir dos conjuntos documentais, diferentemente de bibliotecas e museus, em que o tratamento técnico é atribuído a unidades isoladas. Portanto, a avaliação documental é atribuída ao conjunto de documentos arquivísticos.
8
Q
- (Consulplan/TSE – Analista Judiciário/2012) Embora a qualidade de um profissional arquivista não esteja na capacidade de decorar regras, números e unidades de medidas diversas, é necessário dominar as terminologias e ter a clareza de que a fundamentação dos processos de avaliação é a:
a) proveniência;
b) função;
c) fase intermediária;
d) temporalidade.
A
- Questão da Consulplan que, embora não complexa, requer uma certa atenção por parte do candidato. Para se atribuir um valor a um determinado conjunto documental, é imprescindível, antes de tudo, que seja identificada a sua efetiva função na instituição. Deve-se questionar sobre qual o real papel daquele registro no fundo arquivístico, e seu consequente nível de relevância. A partir daí, torna-se então possível a definição dos prazos de guarda e da sua destinação final. Portanto, a letra b é o gabarito. Observe-se também que a literatura arquivística recomenda que a avaliação documental seja realizada ainda na idade corrente, no sentido de maior eficiência de tal processo arquivístico.
9
Q
- (Cespe/UnB/MTE – Agente Administrativo/2008 ) Acerca do arquivo, julgue o item a seguir.
A estrutura básica de uma tabela de temporalidade deve, necessariamente, contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação final – eliminação ou guarda permanente –, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.
A
- Perfeita a afirmação contida neste item do Cespe. Observe, no livro, no tópico dessa matéria, a estrutura de uma tabela de temporalidade. Desse modo, concluiremos que a tabela deve possuir informações referentes aos conjuntos documentais, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, e a destinação final, além de um campo para observações que visam facilitar a aplicação desse instrumento de gestão arquivística.
10
Q
- (Cespe/UnB/MPU – Técnico Administrativo/2010) Acerca da avaliação de documentos, julgue o item subsequente: A destinação final dos documentos deve ser a eliminação, a guarda temporária no arquivo intermediário, a guarda permanente ou a eliminação por amostragem.
A
- A afirmação contida neste item é falsa. Lembre-se de que a destinação final de documentos se resume, em termos gerais, a duas possibilidades, isto é, eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Portanto, não há possibilidade de a destinação final dos documentos arquivísticos envolver a guarda de caráter temporário no arquivo intermediário.
11
Q
- (Cespe/UnB/MPU – Técnico Administrativo/2010) Acerca da avaliação de documentos, julgue o item subsequente: O processo de avaliação de um documento tem como resultado a elaboração da tabela de temporalidade do documento.
A
- Correta a afirmação contida neste item, A tabela de temporalidade e destinação de documentos é o instrumento de gestão arquivística produzido a partir do processo de avaliação documental. É, portanto, o resultado desse processo. A tabela de temporalidade corporifica, de forma concreta, as diretrizes estabelecidas na etapa da avaliação quanto aos prazos de guarda e a destinação final dos documentos.
12
Q
- (Cespe/UnB/MPU – Técnico Administrativo/2010) Acerca da avaliação de documentos, julgue o item subsequente: Os prazos de guarda dos documentos nos arquivos do tipo corrente e intermediário devem ser definidos com base na legislação pertinente e nas necessidades administrativas.
A
- Este item está correto. O processo de avaliação documental é, por um lado, um ato vinculado à legislação em vigor e, por outro, um ato discricionário de cada empresa. O prazo prescricional que a legislação determinar para cumprimento deverá ser obrigatoriamente respeitado. Porém, matérias sobre as quais a legislação não dispõe serão objeto de análise de cada instituição, de acordo com critérios definidos pela mesma, com base em suas próprias necessidades e no interesse administrativo.
13
Q
- (FCC/TRT – 23 a Região-MT – Analista Judiciário/2011) Quando um documento passa a servir a fins distintos daqueles para os quais foi originalmente produzido, o processo de avaliação lhe atribui valor:
a) informativo;
b) probatório;
c) intrínseco;
d) legal;
e) secundário.
A
- Devemos ter mais atenção para a identificação da resposta. Relativamente a todas as outras letras,a alternativa e é a que mais corretamente responde à questão. Observe que os valores informativo e probatório, contidos respectivamente nas alternativas representadas pelas letras a e b, também podem ser elementos constituintes do valor secundário, conforme a literatura arquivística. Nessa perspectiva, a própria Lei n o 8.159/1991, em seu art. 8 o , § 3 o , dispõe que os arquivos permanentes são os conjuntos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Desse modo, podemos concluir que o valor secundário, opção da letra e, representa a alternativa correta por ser a mais completa de todas, inclusive pelo fato de abranger ou conter os valores informativo e probatório.
14
Q
- (Cespe/Correios – Analista de Correios/2011) Acerca da avaliação de documentos, julgue os itens seguintes.
Quando tem valor probatório, o documento deve ser preservado permanentemente, porque ele é um testemunho privilegiado da trajetória do órgão público ou empresa privada que o acumulou.
A
- Como comentado em questão anterior, o valor probatório geralmente é um elemento constituinte do valor secundário dos arquivos, situação que justifica a guarda permanente. O valor probatório é uma qualidade pela qual os documentos arquivísticos permitem conhecer, principalmente, a estrutura e o funcionamento da instituição que os produziu ou acumulou. Portanto, a afirmativa está correta.
15
Q
- (Consulplan/TSE – Técnico Judiciário/2012) Sabe-se que a avaliação constitui uma etapa da gestão de documentos. Entende-se por avaliação o (a):
a) Sequência de operações que visa distribuir em classes os documentos de um arquivo.
b) Conjunto de procedimentos que visa à identificação documental e a elaboração de instrumentos de pesquisa.
c) Processo relacionado à análise de documentos, com vistas a estabelecer sua destinação em conformidade com os valores que lhes forem atribuídos.
d) Conjunto de processos desenvolvidos por uma instituição para a atuação de suas competências específicas.
A
- Questão da Consulplan que aborda o conceito de avaliação documental. Sabemos que a avaliação documental é o processo de análise de documentos de arquivo, desenvolvido por comissão competente, que estabelece os prazos de guarda e a destinação final de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Portanto, o objeto da letra c está correto. A letra a refere-se ao conceito de classificação e a letra b ao conceito de descrição arquivística dos arquivos permanentes, sendo que a alternativa d é bastante evasiva em sua essência, também não se aplicando à avaliação documental.
