Gestão de Documentos

Question 1

21. (Cespe/UnB/STJ/1999) A legislação arquivística brasileira estabelece os fundamentos legais acerca dos arquivos públicos e privados. De acordo com tal legislação, gestão de documentos é:
    a) um dos princípios básicos da arquivística;
    b) um conjunto de procedimentos visando à guarda permanente dos documentos;
    c) um conjunto de normas internas expedidas pela instituição, visando ao controle da produção documental;
    d) uma etapa arquivística que corresponde aos procedimentos adotados na avaliação de documentos;
    e) um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou a seu recolhimento para guarda permanente.

Answer 1

21. Veja que a questão do Cespe pergunta sobre o conceito de gestão documental contido na legislação arquivística brasileira. Ela se refere à definição contida na Lei Federal nº 8.159/1991, que em seu art 3º define a gestão documental.Observe, portanto, que a alternativa da letra e está correta, sendo que as demais alternativas não possuem a definição correta e completa estabelecida naquela Lei.

Question 2

22. (Cespe/UnB/TRE-BA – Técnico Judiciário – Área Administrativa/2010 ) Com relação à gestão de documentos, julgue o item que segue.

A gestão de documentos visa ao tratamento do documento desde o momento de sua criação ou recepção em um serviço de protocolo até a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

Answer 2

22. O item do Cespe versa sobre a abrangência das atividades da gestão documental. Tal gestão documental, como sabemos, ocorre nas fases corrente e intermediária, tendo em vista a destinação final dos documentos, isto é, eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Portanto o item está correto, uma vez que a gestão documental se preocupa com toda a cadeia de tratamento dos documentos até o momento da sua destinação final.

Question 3

23. (Cespe/UnB/TRT – 17 a Região-ES – Analista Judiciário/2009) A gestão de documentos visa a uma intervenção inicial na segunda idade documental, o arquivo intermediário, com a finalidade de aplicar métodos de economia e eficácia na gestão dos arquivos.

Answer 3

23. O item diz que a gestão documental visa a uma intervenção inicial na segunda idade, isto é, no arquivo intermediário. Como sabemos, a gestão documental é aplicada não só na fase intermediária, isto é, ela se aplica também nas fases corrente e intermediária. Portanto, o item é falso.

Question 4

24. (Cespe/UnB/AGU – Agente Administrativo/2010) A fase da gestão de documentos que inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária é denominada fase de utilização de documentos.

Answer 4

24. O item afirma corretamente que as atividades relacionadas à 2a fase da gestão documental, isto é, a fase de utilização de documentos, inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Tais atividades, portanto, não guardam relação com as duas outras fases da gestão, isto é, produção e avaliação documental.

Question 5

25. (Cespe/UnB/TST/2003) A gestão de documentos inclui o (a) (itens certos ou errados):
    1) ( ) produção de documentos;
    2) ( ) avaliação de documentos;
    3) ( ) permuta de documentos;
    4) ( ) reprodução de documentos;
    5) ( ) arquivamento de documentos.

Answer 5

25. Esta questão quer saber quais são os itens que estão inclusos na gestão documental. Foi objeto de recurso com relação ao item 4. Observemos primeiramente o item 1, produção: trata-se de um item correto, uma vez que é a primeira fase da gestão documental. O item 2 também está correto, visto que é a terceira fase. O item 3 está errado, pois permuta é um processo próprio das bibliotecas, que não acontece nos arquivos. O gabarito desta questão considerou como errado o item 4. Porém, numa análise crítica sobre esse item, constatamos que a reprodução, realizada com critérios adequados e econômicos, é um processo que deve estar contido no programa de gestão documental da empresa, pois não podemos deixar de reproduzir documentos no âmbito organizacional. Sempre haverá necessidade de determinados documentos serem copiados, por exemplo. O item 5, por seu turno, está correto, pois o arquivamento é uma das atividades desenvolvidas no âmbito da gestão documental.

Question 6

26. (Cespe/UnB/DPU – Agente Administrativo /2010) Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedência ou local. Nessa situação, o método de arquivamento adotado denomina-se:
    a) por assunto;
    b) onomástico;
    c) geográfico;
    d) ideográfico;
    e) alfabético.

Answer 6

26. A questão pergunta sobre o método de arquivamento que considera a procedência ou local para efeitos de organização dos documentos. Como observa-se no âmbito dos métodos de arquivamento, isto se relaciona ao método geográfico. Portanto, a alternativa correta é a letra c.

Question 7

27. (Cespe/UnB/Ancine /2006) Julgue os itens seguintes em certos ou errados, de acordo como os métodos de arquivamento.
    1) Considere a hipótese de arquivamento a seguir. FILIAIS

– Centro-Oeste

– Nordeste

– Norte

– São Paulo FORNECEDORES

– Matéria-prima

– Máquinas de grande porte

– Equipamentos de escritório PESSOAL – FOLHA DE PAGAMENTO

– de A até J

– de K até M

– de N até Z Com base na situação apresentada, é correto afirmar que o principal critério utilizado para tal fim foi o de arquivamento por assunto.

2) Considerando-se as regras de alfabetação para arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, está incorreta a sequência a seguir:

Junqueira, Antonio Carlos Negra, Marco Antonio Serra Neto, Carlos José de Araújo Souza, José Paulo de

Answer 7

27. Importante questão sobre os métodos de arquivamento. Após a observação do esquema classificatório apresentado, podemos afirmar que o item 1 está correto, pois o método principal aplicado foi ideográfico, isto é, o de arquivamento por assunto. Necessário lembrar que na tarefa do arquivamento, pode ser aplicado um método principal e, secundariamente, métodos auxiliares para a organização dos arquivos. O item 2, como pode se observar, está correto também, por estar incorreta a sequência de arquivamento apresentada, pois constata-se que não foram observadas em todos os nomes as regras de alfabetação.

Question 8

28. (Cespe/UnB/Infraero/1997) As três fases básicas da gestão de documentos arquivísticos são:
    a) armazenamento, recuperação e descarte;
    b) elaboração, controle e difusão;
    c) análise, classificação e seleção;
    d) produção, utilização e destinação;
    e) ordenação, tratamento e eliminação.

Answer 8

28. Esta questão procura saber quais são as três fases da gestão de documentos arquivísticos. Nesse sentido, como sabemos, está correta a letra d, que se refere a produção, utilização e destinação. Como visto, podem ser considerados equivalentes os termos avaliação e destinação, uma vez que se avalia a documentação para dar o destino final a ela, sendo que esse destino final é, portanto, fruto da avaliação.

Question 9

29. (Cespe/UnB/Crea-DF/2003) Com relação à gestão de documentos, é correto afirmar que ela (itens certos ou errados):
    1) ( ) assegura, de forma eficiente, a produção, a administração, a manutenção e a destinação de documentos;
    2) ( ) assegura somente a eliminação dos documentos que tenham valor administrativo fiscal;
    3) ( ) contribui para o acesso e a preservação dos documentos que devem ser guardados permanentemente por seus valores históricos ou científicos.

Answer 9

29. Observamos os três itens dessa questão: o item 1 está correto porque é objetivo da gestão documental garantir que todos os processos de tratamento desde a produção até a destinação final sejam realizados de modo eficiente e econômico. O item 2 é falso porque diz que a gestão documental objetiva apenas a eliminação dos documentos administrativos fiscais. A gestão documental faz muito mais que isso, como sabemos. Por fim, o item 3 está correto, pois ela colabora para a preservação dos documentos considerados de valor permanente.

Question 10

30. (Cespe/UnB/TRE-TO/2005) Assinale a opção que apresenta as fases básicas da gestão de documentos.
    a) produção, avaliação e recolhimento;
    b) tramitação, avaliação e divulgação;
    c) produção, utilização e destinação;
    d) tramitação, uso e divulgação;
    e) produção, valoração e controle.

Answer 10

30. Observe que essa é mais uma questão que pergunta sobre as fases da gestão documental. Como sabemos, são três: produção, utilização e destinação. Portanto, a letra c está correta. É importante não confundir a teoria das três idades com as três fases básicas da gestão documental.

Question 11

31. (Cespe/UnB/Radiobras/2005) As atividades de análise, seleção e fixação dos prazos de guarda dos documentos caracterizam a fase de:
    a) destinação de documentos;
    b) utilização de documentos;
    c) produção de documentos;
    d) criação de documentos;
    e) fluxo de documentos.

Answer 11

31. A questão do Cespe quer saber qual é a fase da gestão documental que possui como características as atividades de análise, seleção e fixação dos prazos de guarda dos documentos. Isto se refere à fase de destinação dos documentos, objeto da letra a, que é, portanto, a correta.

Question 12

32. (Cespe/UnB/TRE-MT/2005) Julgue o item a seguir em certo ou errado:

A gestão de documentos atende, fundamentalmente, os documentos da fase corrente.

Answer 12

32. O item afirma de forma errada que a gestão documental atende apenas à fase corrente, de modo fundamental. Isso é falso, pois, como sabemos, a gestão documental ocorre nas fases corrente e intermediária. Portanto, o item está errado.

Question 13

33. (Cespe/UnB/Censipan/2006) Julgue o item seguinte em certo ou errado:

Gestão de documentos é o nome dado, de modo geral, ao conjunto de medidas e rotinas que visa garantir o controle dos processos de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas instituições.

Answer 13

33. A afirmação desse item, que se refere ao conceito de gestão documental, está correta, uma vez que podemos observar que a essência da definição é completamente compatível com o conceito observado nos estudos dessa matéria.

Question 14

34. (Cespe/UnB/Infraero/1997) Os métodos básicos de arquivamento de documentos mais comumente utilizados em arquivística são:
    a) numérico, cronológico, histórico e classificatório;
    b) decimal, por assunto, ideográfico e alfabético;
    c) enciclopédico, cronológico, indexatório e numérico;
    d) analítico, geográfico, numérico e cronológico;
    e) alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.

Answer 14

34. A questão pergunta sobre os métodos de arquivamento mais comumente utilizados na arquivística. Como estudamos neste capítulo, sabemos que os principais métodos são relativos à alternativa da letra e, isto é, alfabético, numérico, geográfico e ideográfico.

Question 15

35. (Cespe/UnB/Polícia Federal/2004) Julgue o item a seguir em certo ou errado:

Para bem ordenar os documentos, o responsável pelo arquivo dispõe de vários métodos, como o geográfico, o alfabético e o numérico-cronológico.

Answer 15

35. Item correto, pois dentre os métodos utilizados na arquivística para a organização dos documentos, encontram-se os métodos geográfico, alfabético e numérico cronológico.

Question 16

36. (Cespe/Abin – Oficial Técnico de Inteligência/2010) Acerca do gerenciamento da informação e da gestão de documentos aplicada aos arquivos governamentais, julgue o item subsequente.

O plano de classificação e a tabela de temporalidade de documentos são instrumentos técnicos fundamentais para o gerenciamento da informação dos órgãos públicos, e a existência do plano é fundamental para a devida aplicação da tabela.

Answer 16

36. Correta a afirmação contida no item do Cespe. Como avaliar adequadamente os documentos arquivísticos sem a existência prévia de um plano de classificação? Isso não é possível, pois somente após a elaboração de uma matriz de classificação os documentos poderão ser corretamente avaliados. Porém, é importante não confundir os conceitos distintos de plano de classificação e de tabela de temporalidade.

Question 17

37. (NCE/CVM – Técnico Arquivologia/2008) O arquivamento de nomes de pessoas físicas ou jurídicas obedecem às chamadas regras de alfabetação. Dos títulos abaixo, aquele que vem em primeiro lugar no arquivo, utilizando o método dicionário, é:
    a) Terceiro Simpósio de Pintores Brasileiros;
    b) 4 o Simpósio Brasileiro de Escultura;
    c) Quinta Assembleia Internacional de Economia;
    d) III Congresso Brasileiro de Arquivologia;
    e) II Assembleia de Física.

Answer 17

37. Questão que versa sobre a regra de alfabetação que dispõe especificamente sobre a ordenação de registros relativos a congressos, seminários e assemelhados. É importante lembrarmos, essencialmente, que o número referente às edições dos eventos são colocados entre parênteses após tais nomes ordenados conforme o dicionário. Portanto, desse modo, a alternativa e representa a resposta desta questão.

Question 18

38. (Ceperj/Iterj – Analista/2012) Segundo a extensão de sua atuação (abrangência), os arquivos podem ser:
    a) especiais e centrais ou gerais;
    b) regionais e centrais ou gerais;
    c) comerciais e setoriais ou centrais;
    d) públicos e centrais ou gerais;
    e) setoriais e centrais ou gerais.

Answer 18

38. Sabemos que, numa organização, em termos gerais, os arquivos são organizados em setores ou departamentos administrativos (arquivos correntes) e em arquivos denominados centrais ou gerias (arquivos intermediários e/ou permanentes). Para facilitar essa compreensão, poderemos também nos lembrar das definições acerca dos modais de centralização e descentralização dos arquivos. Portanto, a letra e é a resposta para essa questão.

Question 19

39. (Ceperj/Iterj – Analista/2012) Os métodos de arquivamento pertencem aos dois sistemas básicos de acesso:
    a) direto e indireto;
    b) público e privado;
    c) secreto e público;
    d) sigiloso e privado;
    e) objetivo e subjetivo.

Answer 19

39. Os métodos de arquivamento pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. No sistema indireto, para localizar um documento, necessita-se consultar um índice, enquanto no sistema direto a busca é feita diretamente onde está guardado o documento. Assim, a letra a é a opção verdadeira.

Question 20

40. (Ceperj/Iterj – Analista/2012) Quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada são pequenos, deve-se adotar um método alfabético, que poderá obedecer à ordem:
    a) enciclopédica ou composta;
    b) dicionária ou enciclopédica;
    c) dicionária ou cronológica;
    d) duplex ou decimal;
    e) simples ou decimal.

Answer 20

40. A letra b é a resposta correta. Conforme estudamos na seção referente ao método ideográfico - por assunto –, vimos que as ordens dicionária e enciclopédica são as duas modalidades alfabéticas desse método.