Inköp Lektion 3 Behovsanalys och leverantörsmarknadsanalys Flashcards
Vad innebär en Behovsanalys?
Behovsanalysen innebär en kvalitetssäkring. Kan grundas i interna såväl som externa behov. Genom förstudier kartläggs behovet. Behovsanalys är ett första stadium i en upphandling. Alla upphandlingar föregås av en behovsanalys. Då görs en analys av hur verksamhetens behov kan tillgodoses. Beslut tas om upphandling ska genomföras eller om befintliga avtal kan användas
Vad är en Leverantörsmarknadsanalys?
Man analyserar leverantörsmarknaden utifrån dem kraven man har satt upp i behovsanalysen. Systematisk insamling, klassifikation och analys av data beaktandes alla relevanta faktorer som påverkar inköp av varor och tjänster med syftet att möta aktuella och framtida företagskrav
Varför bör man göra en leverantörsmarknadsanalys?
- En inköpare bör känna leverantörsmarknaden för de produkter hen ansvarar för. Ha koll på övriga leverantörer, nya inkommande osv.
- En analys av leverantörsmarknaden ger:
Översikt av kunskap om vad marknaden har att erbjuda
Underlag för val av upphandlingsförfarande
Information för upprättande av förfrågningsunderlag
Hur kan man söka efter leverantörer?
Att söka leverantörer kommer från outsourcing. Man kan gå ut i sökmotorer och googlar för att hitta leverantörer. Det finns även leverantör-databaser (svenska och internationella) man kan hitta via branschorganisationer och föreningar för att se företagstillhörighet. I branschtidningar och kataloger kan man även hitta leverantörer men dock används inte kataloger lika flitigt idag. Man kan även prata med konkurrenter som kan kallas för kollegor för att få ut kunskap och källor om leverantörer. Man kan även söka leverantörer genom ambassader, handelskammare, business sweden. Det är alltså viktigt att söka brett.
Hur bearbetar man datan från en leverantörsmarknadsanalys samt hur ska vi hantera resultatet?
Man kan skaffa sig en bruttolista av företag genom att söka leverantörer på öppna databaser, man skaffar sig en longlist av möjliga leverantörer. Denna lista kan innehålla flera hundratals företagsnamn och man måste därför börja sålla bland leverantörerna. Man går då från en longlist ner till en shortlist= Nettolista. För att kunna gå ner till en shortlist måste vi satt upp ett antal kriterier för de företag vi vill gå vidare med en offertförfrågan. Dessa kriterier fastställs i behovsanalysen. Man tillämpar då urvalskriterierna i bruttolistan för att få fram de 3-5 företag man vill gå vidare med.
Externt
- Återkoppling
- Feedback
Internt
- Viktigt att förvalta informationen för framtiden, kan spara mycket tid och arbete.
- Databas, det måste vara sökbart – rutiner
-Transparens
Vad är målet med en leverantörsmarknadsanalys?
- Förändra antal leverantörer för varugrupp/produkt osv - Vara uppdaterade på vår kundsida. Vilka leverantörer är mitt ansvar?
- Omförhandla avtal med befintliga leverantörer?
- Utveckla eller konkurrensutsätta befintliga leverantörer?
- Byta strategi för varugrupp/produkt?
- Hitta nya leverantörer till befintliga produkter?
- Hitta leverantören till nya produkter?
- Hitta leverantören som ger lägre pris/totalkostnad, kortare ledtider?
Försök att göra en uppdatering av listan en gång i kvartalet.
Vad bör en inköpare veta efter en analys av leverantörsmarknaden?
En inköpare bör känna leverantörsmarknaden för de produkter han/hon hanterar
En analys av leverantörsmarknaden ger:
Översikt av och kunskap om vad marknaden har att erbjuda
Underlag för val av upphandlingsförfarande
Information för upprättande av förfrågningsunderlag
Ge exempel på behov man måste ta reda på i behovsanalysen
Ledtider
Partistorlekar, har vi plats? måste kolla med säljarna om vi kan beställa mindre men oftare
Leverans i rätt tid, transportsidan behöver vara involverad, hur ser kunden behov ut säljsidan
Leverans av rätt kvalitet
Information,
Kundbehov = Vi har krav från kunderna på leveranstider och hur mycket kunderna vill köpa.
Vad är RFP?
Request for proposal (förslag)= Hämta offerter ur ett urval av leverantörer.
Man vill att leverantörerna kommer med förslag på hur man lägger upp en förstudie som är en grund i vår behovsanalys. Detta kan vara något man går ut till en konsult med. Detta kan vara att man inte har koll på sina egna behov om man exempelvis ska köpa in en ny produkt och behöver hjälp då man saknar kunskap. Förslag kan vara mycket mer än en offert.
Vad är RFI?
RFI= Request for information, innebär att man behöver mer information. Man kanske kommit en bit på vägen från bruttolistan men sen vet man inte riktigt allt man vill veta. Då kan man skicka en RFI till företaget i form av ett mail där man berättar att företaget är en möjlig leverantör tillsammans med de frågor man har. Detta gör att vi kommer vidare till vår shortlist
Vad är RFQ?
RFQ= Request for quotation (offert) = Detta är en offert/anbudsförfrågan. Detta kan vara exempelvis vara att man vill ha hjälp lite av ett förslag på hur man kan utveckla vissa krav. Här har man prisat det, volym-antal, leveranstider o.s.v. RFQ ger därför ett svar på exakta bestämmelser medan RFP ger svar på frågor om exempelvis sortimentet och produkter som man inte har bra koll på. partistorleken för vad kunden vill köpa utav oss?
Vad är en sekundär leverantör samt primär?
Primär = den första leverantören Sekundär = den som är underleverantören
Vad är dem olika sourcing strategierna?
Primär sourcing (eng. First Tier Sourcing). Sourcing efter leverantörer vars produkter betalas och levereras direkt mellan beställaren och leverantören.
Sekundär sourcing, underleverantörssourcing (eng. Second Tier Sourcing)
Sourcing efter underleverantörer som levererar till (samt fakturerar till) beställarens leverantör.
Hybrid sourcing En kombination av de båda, t.ex. när Primär sourcing används för leverantör
av sammansatta enheter medan sekundär sourcing används för komponenter, material till den sammansatta
enheten.
Exempel: Jeans Tillverkaren köper färdiga, tillskurna och sydda fickor av en leverantör (primär).
Jeans Tillverkaren väljer och avtalar även de som ska leverera tyg och tråd till fick tillverkaren
(sekundär) för att säkerställa sina kvalitets- och hållbarhetskrav.
Vad är single sourcing?
Brukandet av en enda leverantör inom en viss varugrupp
Vad är dual sourcing?
Brukandet av två eller flera leverantörer för en varugrupp
