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6 - Personalcontrolling > Grundlagen > Flashcards

Grundlagen Flashcards

1
Q

Wie viel % krank im Jahr

A

4-5

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2
Q

Was sind Beispiele für interessante aggregierte Personaldaten?

A

-durchschnittliches Gehalt pro geleisteter Stunde
-Aufgliederung in Kosten für z.B. urlaub, Vermögensbildung, Feiertage, Arbeit
-Berechnung Lohnstückkosten und Produktivität

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3
Q

Verständnis des Begriffs Personalcontrolling

A

1) Controlling des Personals
2) Controlling der Personalarbeit

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4
Q

Beschreibe Controlling des Personals

A

Überwachung und Steuerung der Mitarbeiterressourcen insgesamt, beinhaltet Personalbeschaffung, -entwicklung, -bedarfsplanung, Kostenkontrolle, Leistungsanalyse und Mitarbeiterbindung.

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5
Q

Beschreibe Controlling der Personalarbeit

A

Controlling der Personalarbeit: Überwachung und Steuerung der Prozesse und Aktivitäten der Personalabteilung, wie Personaladministration, Gehaltsabrechnung, Personalplanung, Mitarbeiterbeurteilung, Schulung und Entwicklung, Compliance mit arbeitsrechtlichen Bestimmungen.

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6
Q

Definition Personalcontrolling

A

Personalcontrolling beschreibt eine Funktion oder Einheit im Unternehmen mit dem ziel durch ein planungs- und kontrollgestütztes, Evaluationsdenken Entscheidungen zum Personalmanagement zu unterstützen, in Bezug zu deren ökonomischen und sozialen Folgen

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7
Q

Zweck Personalcontrolling

A

das optimale Verhältnis von Personalaufwand zu Personalleistung unter Berücksichtigung von aktuellen und zukünftigen (wirtschaftlichen) Entwicklungen des Unternehmens
und dessen Umfeldes

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8
Q

Ziel des Personalcontrollings

A

Schaffung der Voraussetzung für und Erstellung von sinnvollen Kennzahlen (Operationalisierung) und Begleitung der Zielerreichung für zielsetzungsgerechte Entscheidungen
–> Daten extrem wichtig, brauche Zahlen, an denen ich das Unternehmen messen kann

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9
Q

Was beschreibt den Zielbildungsprozess

A

eine konsequente Ableitung der Kennzahlen des Personalcontrollings aus dem Zielkontext des Unternehmens und Herunterbrechen auf die relevanten Ebenen und Prozesse

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10
Q

Elemente der Zielklarheit (5)

A

 klar abgegrenzter Inhalt
 Bestimmung der Zieleigenschaften (qualititativ /
quantitativ)
 eindeutiger Maßstab (Definition der Messkriterien / Indikatoren)
 zeitlicher Bezug
 Präferenz bei Zielkonflikten

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11
Q

Ziele des Controllings mit den definierten Zielen

A

 Messung von personalwirtschaftlichen Zielen anhand von definierten Indikatoren
 Soll-Ist-Vergleich
 Ableitung von Maßnahmen

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12
Q

Primäre Betrachtungsobjekt des Personalcontrollings

A

die Belegschaft des Unternehmens. Typischerweise stehen dabei nicht einzelne Mitarbeiter, sondern immer Mitarbeitergruppen oder die Gesamtheit der Beschäftigten im Fokus. (Schutz persönlicher Daten)

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13
Q

Betätigungsfelder Personalcontrolling

A
  • Mitarbeiterzahlen (z.B. Personalstand)
  • Personalplanung (z.B.Ressourcenbedarf, Einsatz-/Nachfolgeplanung)
  • Personalkostenplanung
  • Arbeitszeiten und -kosten
  • Prozesskosten
  • Ermittlung weiterer Kennziffern (z.B. Krankenquote, Trainingsquote)
  • Risikomanagement ( Human Resources Risikomanagement)
  • Erhebung von Stimmungsbildern ( Mitarbeiterbefragung)
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14
Q

Übergeordnete Aufgabe PersonalcontrollingPersonalcontrolling

A

Schwerpunkte aller Controlling-Tätigkeiten, die sich direkt aus den jeweiligen Zielen ableiten lassen

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15
Q

Untergeordnete Aufgaben des Controllings

A

Controllingtätigkeiten ergebend aus folgenden AUfgaben/Zielen:

  • Planung, Kontrolle und Steuerung
  • Informationsversorgung und Berichterstattung (Informationsanalyse, - beschaffung, -aufbereitung, -übermittlung)
  • Transparenz
  • Frühwarnsystem, -erkennung
  • Umfeldanalyse
  • Sensibilisierung der Führungskräfte
  • Evaluation: Wert und Nutzen, Erfolgsbezug der Personalarbeit erhöhen: Effektivität, Effizienz, Kosten
  • Koordination und Integration
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16
Q

Funktionen des Personalcontrollings

A
  • Integrations- und Schnittstellenfunktion (wo werden Daten gesammelt und gespeichert?)
  • Transparenz- und Frühwarnfunktion
  • Strategische Funktion
  • Beratungs- und Lotsenfunktion
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17
Q

Instrumente des Personalcontrollings

A

Quantitative / qualitative Kennzahlen, Kennzahlensysteme
* Benchmarking
* Balanced Scorecard
* Szenario-Techniken
* Portfolios
* statistische Ursachen-Wirkungsanalyse
* Prozessbetrachtung /Prozesskostenrechnung
* Sonstige

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18
Q

Instrumente 1 PC

A

Quantitative/qualitative Kennzahlen
Soll-/Ist-Vergleiche
Kennzahlensystem
Szenarien (Personalplanung)
Benchmarking

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19
Q

Instrumente 2 PC

A

Prozessanalyse, Redesign,
Prozesskostenrechnung

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20
Q

Instrumente 3 PC

A

Grob-/Feinkonzept,
Pflichtenheft

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21
Q

Anwendungsbereich Quantitative / qualitative Kennzahlen, Kennzahlensysteme, Szenarien, Benchmarking

A

Transparenz schaffen, Steuerung, Früherkennung,
Verhaltensänderungen herbeiführen, Wirtschaftlichkeitsrechnung

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22
Q

Anwendungsbereich Prozessanalyse, Redesign, Prozesskostenrechnung

A

Optimierung der Einheit/Abteilung, stärkere Kundenorientierung, Qualitätssteigerung, Innovationen fördern

23
Q

Was sind Grob/Feinkonzept und Pflichtenheft?

A

-Ableitung und Konzeptionierung des Zielbilds
–> was konkret ist der Auftrag an das Personalcontrolling im Unternehmen?

24
Q

Anwendungsbereich Grob-/Feinkonzept Pflichtenheft

A

Kosten- Nutzen-Analyse, klare Strukturen, Schaffen und Festhalten der Betrachtungs- und Wissensbasis

25
Q

Datentypen Personalcontrolling

A

1) Ist-Daten
2) Vorausschau-Daten
3) Prognose-Daten

26
Q

Beschreibe Ist-Daten

A

personenbezogene Daten (z. B. Mitarbeiterzahlen, Ausbildungsprofile der Mitarbeiter, Personalkosten pro Mitarbeiter, zur Verfügung stehende Kapazität etc.) und Daten der gegenwärtigen Organisationsstruktur (z. B. Planstellen und organisatorische Einheiten mit ihren Eigenschaften).

27
Q

Beschreibe Vorausschau Daten

A

als gesichert geltende, personenbezogene Zukunftsdaten mit sehr hoher Eintrittswahrscheinlichkeit, die im Personalsystem bereits erfasst bzw. hinterlegt und somit „greifbar“ sind (z. B. zukünftige Ein- und Austritte, Versetzungen, Wechsel in den Ruhestand,
Arbeitszeitveränderungen, Beendigung der Ausbildungszeit etc.) oder bereits gesicherte
Veränderungen in der Organisationsstruktur.

28
Q

Beschreibe Prognose-Daten

A

ungesicherte, oft nicht an bestimmbare Personen gebundene, personenbezogene
Zukunftsdaten aus Trends, Hochrechnungen oder Fortschreibungen (z. B. Fluktuation, erwartete
Mutterschutz- und Elternzeiten, Studienanfänger/-abschlüsse).

29
Q

Beschreibe quantitatives PC

A

Erhebung, Verarbeitung und Steuerung quantitativer Daten.
Quantitative Daten (einzeln oder kumuliert):
Personalkosten, Personalkapazitäten, Mitarbeiterzahlen etc.

30
Q

Beschreibe qualitatives PC

A

Erfassung, Aufbereitung und Bereitstellung, sowie Steuerung
qualitativer Daten
Qualitative Daten: Mitarbeiterzufriedenheit, Leistungsbereitschaft, nicht durch Messmethoden, aber beispielsweise durch Mitarbeiterbefragungen ermittelbare Kenntnisse und Fertigkeiten, soziale und methodische Kompetenzen, Betriebsklima, Innovationskraft und –Bereitschaft etc.

31
Q

Möglichkeiten quantitativer Kennzahlen

A

Wiedergabe eines quantifizierbaren Sachverhalts und von Zusammenhängen
in einfacher verdichteter Form als absolute Kennzahlen oder Verhältniszahlen oder Indikatoren (Ersatzgrößen, wenn keine direkte Erfassung möglich ist)

32
Q

Vorteile quantitatives PC

A
  • Vergleichbarkeit
  • Transparenz
  • Verdichtung von Informationen
  • Analyse komplizierter Zusammenhänge
  • Business Partnering (= gleicher Sprachstil)
  • Machtaspekt
33
Q

Nachteile quantitatives PC

A
  • zu simplifizierende Darstellung
  • Scheingenauigkeit
  • Zahlenfriedhöfe / Kennzahlenflut
  • gefälschte Zahlenwerte (Kennzahlengläubigkeit)
  • Vergleich unterschiedlich definierter Kennzahlen
34
Q

Typen quantitativer Kennzahlen

A

1) Absolute Kennzahlen
-Summen (Mitarbeiter)
-Differenzen (Kostenanstieg zum Vorjahr)
-Mittelwert (Durchschnittliche Vakanz einer Stelle)
2) Verhältniszahlen
-Gliederungszahlen (Anzahl der Trainingstage on the job)
-Beziehungszahlen (Trainingskosten / Mitarbeiter)
-Indexzahlen (Verhältnis Trainingskosten zu Basisjahr)

35
Q

Beschreibe Kennzahlensysteme

A

Beziehungssystem von Kennzahlen - Steigerung der Aussagefähigkeit regelmäßige steuerungsrelevante Kennzahlen auf 15–20 halten (wirt. Aufwand)

36
Q

Kriterien Kennzahlensysteme

A
  • Verknüpfung
  • Logischer Zusammenhang
  • Aggregationsniveau
  • Strategische Steuerung
37
Q

Vorteile Kennzahlensysteme

A
  • Treffen von Entscheidungen (Management-Informationen)
  • Reduzierung/Aufbereitung komplexer Sachverhalte auf wenige Größen
  • Informations- und Steuerungsinstrumente
  • Nutzung für Zielvereinbarung möglich
38
Q

Probleme Kennzahlensysteme

A
  • zu hohes Aggregationsniveau qualifizierter Interpretation
  • Vergleichbarkeit der Daten
  • Risiko der Kennzahleninflation
39
Q

Arten Kennzahlensysteme

A
  • BSC (Ordnungssystem)
  • DuPont Schema (Differenzierung einer übergeordneten Kennzahl in Unterkennzahlen –>Rechensystem)
40
Q

Anwendungen / Instrumente qualitatives PC

A
  • 180° Feedback (Entwicklungsinstrument: Selbstbild – Fremdbild)
  • Potential-/Motivations-/Zufriedenheitsanalyse
  • Mitarbeiterbefragung
  • Bildungscontrolling
  • Austrittsinterviews
  • Feedback-Bögen
  • Zielvereinbarungen / Leistungsbeurteilungssysteme * Transferbögen
41
Q

Beschreibe strategisches PC

A

zukunftsorientiert
* Unterstützungsfunktion der Unternehmensführung bei Aufbau, Nutzung und Erhalt der Personalressourcen als Erfolgspotential

42
Q

Definition strategisches PC

A

konzentriert sich auf die Ziel- und Programmevaluation. Dabei geht es um die Evaluation der Personalstrategie innerhalb der Unternehmensstrategie und die Evaluation der Umsetzung von Strategien in konkreten Maßnahmen und Instrumenten

43
Q

Beschreibe operatives PC

A

gegenwartsorientiert
- Unterstützung des Tagesgeschäfts
- primäre Ausrichtung auf handlungesbezogene und wiederkehrende Arbeitsvorgänge

44
Q

Definition operatives PC

A

beschäftigt sich im quantitativen Bereich vor allem mit Kosten- und Wirtschaftlichkeitsgrößen, im qualitativen Bereich mit der Qualität und Wirksamkeit von Prozessen, Strukturen, sowie
Denk- und Verhaltensmustern von Führung und Personalmanagement. Es ist durch einen
Gegenwartsbezug und eine unmittelbare Orientierung am Tagesgeschäft zu charakterisieren

45
Q

Beschreibe Faktororientiertes PC

A
  • Optimierung des Faktoreinsatzes Personal
  • unternehmensweite Betrachtung des Einsatzfaktors Personal
46
Q

Ziele faktororientiertes PC

A
  • Kostensenkung
  • Überprüfung der strategische Ausrichtung der Personalinstrumente
  • Pflege Faktor Personal
  • Einheitliche Berichterstattung
  • Transparenz und Entscheidungsverbesserung
47
Q

Beschreibe prozessorientiertes PC

A
  • Optimierung der Personalarbeit
  • Analyse und Gestaltung der Prozesse im Rahmen der Personalarbeit
48
Q

Ziele prozessorientiertes PC

A
  • Steigerung von Effektivität (richtigen Dinge?)
  • Steigerung von Effizienz (machen wir die Dinge richtig?)
  • Schaffung von Kosten- und Leistungstransparenz
  • Flexibilisierung und Wertschöpfungsorientierung
  • Stärkung des Personalbereiches
49
Q

Faktororientierte Kennzahlen

A

 Altersstruktur
 Führungskräftequote
 Frauenquote
 Ist-Besetzungen
 Soll-Besetzungen
 Lohnsumm

50
Q

Prozeßorientierte Kennzahlen

A

 Produktivität der Personalbeschaffung (Beschaffungsvorgänge pro Beschaffungsmitarbeiter; Einstellungen pro Beschaffungsmitarbeiter)
 Produktivität der Administration (Kosten pro Abrechnung)
 Effizienz der Beschaffungswege(Bewerbungen pro Beschaffungsweg; Einstellungen pro Beschaffungsweg)

51
Q

Kreislauf Kern des Personalcontrollings

A

1) Kontrolle
2) der Soll-Größen und Ist-Größen
3) zur Findung eines Deltas
4) daraus Maßnahmen entwickeln
5) die Maßnahmen umsetzen
1) Erfolgskontrolle

52
Q

Ziele Kern des PC

A
  • Ziele operationalisieren, messbar machen
  • Eindeutigkeit schaffen
  • konkrete Empfehlungen abgeben
53
Q

Landkarte des Personalcontrolling

A

Optimierung des Personalcontrolling setzt sich zusammen aus
1) Faktororientiertes PC
- strategisches PC (z.B. HR-Portfolio)
- operatives PC (z.B. Personalstatistik)
2) Prozessorientiertes PC
- strategisches PC (Szenarioanalyse)
- operatives PC (Prozesskostenrechnung)

6 - Personalcontrolling (6 decks)

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