Cours 12 - L'organisation et modalités de gestion d'un CIUSSS

Question 1

Pourquoi une planification stratégique?

Answer 1

▪Orienter dans une même direction les actions du réseau de la santé
▪Énoncer les priorités dégagées des consultations
▪Répondre aux grands enjeux auxquels le système de santé doit faire face
▪Identifier des objectifs clairs et réalistes (ex: Augmenter les services de soutien à domicile)

Question 2

Qu’est-ce qu’une entente de gestion et d’imputabilité?

Answer 2

Entente entre le MSSS et le CIUSSS. Ces ententes scellent l’engagement commun des parties à atteindre les objectifs convenus, mesurés par des indicateurs.
Indique au PDG quelles sont les cibles pour le CIUSSS/CISSS

Question 3

Donne un exemple d’indicateur dans l’entente de gestion.

Answer 3

Délai moyen d’accès pour un service spécialisé chez les enfants de moins de 5 ans présentant un TSA
ou
% d’écoles publiques avec qui le CIUSSS collabore à des actions en promotion et en prévention de la santé en contexte scolaire
–> Les cibles sont très précises en lien avec des indicateurs précis

Question 4

Décrit la population du CIUSSS du nord-de-l’île-de-Montréal (CIUSSS NIM)

Answer 4

• Une population plus jeune qui vieillit moins rapidement
• Importants écarts entre les territoires sur le plan des
  habitudes de vie (activité physique, tabagisme, …)
• Conditions socioéconomiques moins favorables dans Ahuntsic-Montréal-Nord
• Bilan de santé moins favorable dans Ahuntsic-Montréal- Nord (HTA, diabète, asthme, MPOC)
• Utilisation des services préventifs inégale

Question 5

Quels sont les 3 secteurs du CIUSSSNIM

Answer 5

-Nord de l’Île-Saint-Laurent
-Ahuntsic-Montréal-Nord
-La Petite-Patrie-Villeray

Question 6

Ce qui distingue le CIUSSSNIM des autres.

Answer 6

-Proportion de la population qui ne peut soutenir une conversation dans l’une des langues officielles
-Proportion de la population de 65 ans + vivant sous le seuil du faible revenu
–> On doit adapter nos stratégies en fonction des particularités de notre population

Question 7

Quelles sont les problématiques, les objectifs de l’équipe quartier à Montréal-Nord?

Answer 7

Pauvreté, sous-scolarisation, multiethnicité, criminalité, toxicomanie, exclusion sociale, problématiques familiales et de santé mentale, etc.

Objectifs
▪Intervenir de façon proactive et aller dans les milieux de vie
▪Créer des liens avec les personnes difficiles à rejoindre, et le réseau élargi
▪Rétablir les ponts entre les citoyens et les acteurs offrant des services
▪Favoriser l’empowerment et l’engagement du citoyen et de son réseau
▪Développer une pratique professionnelle complémentaire

Question 8

Quelles sont les stratégies possibles pour contrer les problématique du quartier Montréal-Nord?

Answer 8

▪Porte-à-porte
▪Visite des commerces et institutions, école, résidences pour personnes âgées
▪Tournée des organismes communautaires
▪Tournée des parcs, présence dans les rues aux heures stratégiques ▪Participation à des activités et fêtes citoyennes

*Souvent une clientèle plus difficile à amener vers services

Question 9

Quelles sont les valeurs et principes de gestion

Answer 9

Valeurs: Collaboration - Professionnalisme - Respect

Principes de gestion
-Tous ensemble : Établir des attentes claires, des décisions transparentes, le droit à l’erreur, sans blâme ni jugement

-Toujours meilleurs : Remettre en question le statu quo, chercher à s’améliorer chaque jour, innover en osant penser et faire autrement

-Ici et maintenant : Agir dans le moment présent pour éliminer les irritants d’aujourd’hui avant qu’ils ne deviennent les problèmes de demain, être près de nos équipes pour les écouter et les coacher.

Question 10

Qu’est-ce qu’une salle de pilotage?

Answer 10

• Les salles de pilotage sont des mécanismes de coordination concrets centrés sur la création de valeur pour l’usager
• Gestion axée sur l’amélioration de la performance
• Alignement stratégique
• Cohérence organisationnelle dans le réseau
• Levier de transformation organisationnelle

Question 11

Quels sont les 3 niveaux de gestion?

Answer 11

-Stratégique (Performance globale de l’organisation)
-Tactique (Lien entre: objectifs des équipes et de la haute direction. Indicateurs qui permettent d’atteindre le niveau stratégique)
-Opérationnel (Gestion de la performance au niveau de la création de valeurs –> aux yeux du client)

Question 12

À quoi sert la station visuelle opérationnelle (5 éléments)?

Answer 12

1. Assurer la cohérence organisationnelle
2. Faciliter la circulation de l’information
3. Faire de la résolution de problèmes et s’améliorer en équipe
4. Rendre visible les opportunités d’améliorations et les problèmes
5. Gérer ensemble (dans l’équipe) les priorités

Question 13

Quels sont les rôles du commissariat aux plaintes et à la qualité des services?

Answer 13

▪ Équilibrer les pouvoirs
▪ Promouvoir les droits
▪ Rétablir le lien de confiance
▪ Utiliser l’expérience de l’usager comme levier d’amélioration

Question 14

Selon la hiérarchie, le commissariat aux plaintes répond à qui (il est en dessous de qui)?

Answer 14

Conseil d’administration
–> Permet d’avoir une posture neutre

Question 15

Quels sont les conseils professionnels qui composent le conseil d’administration (CA)?

Answer 15

-CMPD: Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens
-CI: conseil des infirmières et infirmiers
-CM: conseil multidisciplinaire
-CSF: conseil des sage-femmes

Question 16

On relève que quel conseil professionnels au CA?

Answer 16

Conseil multidisciplinaire

Question 17

Qu’est-ce que les conseils professionnels?

Answer 17

• Formés de l’ensemble des professionnels de la santé de l’établissement
• Formulent des avis et des recommandations concernant les moyens à prendre pour améliorer la qualité, l’organisation des services et les compétences des membres qu’ils représentent
• Permet aux professionnels d’exprimer leur voix directement aux administrateurs, afin d’influencer les décisions quant aux services offerts et aux meilleures pratiques à mettre de l’avant.

–> Les conseils politiques

Question 18

Qu’est-ce que les comités de pairs?

Answer 18

*Comités formés de professionnels membres du conseil multidisciplinaire

*Permettent de répondre à différentes préoccupations cliniques rencontrées
par un groupe de professionnels

▪Objectif: Améliorer la qualité des soins et services à la clientèle

*Avantages des comités de pairs:
-Financement (libération d’heures)
-Soutien administratif
-Rayonnement

Question 19

Comment cela fonctionne pour effectuer une soumission d’un projet pour comité de pairs?

Answer 19

Remplir formulaire de présentation
-Identification
-Projet: titre, description, objectifs visés, moyens retenus, indicateurs, échéancier
-Approbation (oui ou non)

Question 20

Qu’est-ce que le comité des isagers?

Answer 20

*Renseigner les usagers sur leurs droits et obligations
* Promouvoir l’amélioration de la qualité des conditions de vie des usagers, et évaluer leur degré de satisfaction à l’égard des services de l’établissement
* Défendre les droits et les intérêts collectifs des usagers
* Accompagner et assister, sur demande, un usager dans toute démarche qu’il entreprend

Question 21

Quel est le cheminement d’un projet organisationnel?

Answer 21

1. Analyse du problème
2. Présentation en salle de pilotage stratégique
3. Présentation en comité de direction

Question 22

Quel outil utilisé lors de la présentation en salle de pilotage stratégique?

Answer 22

Fiche d’intention de projet: 3 min pour convaincre

–> stratégies incontournables ou prioritaires.
–> Volet financier

*Stratégie incontournable = liée à l’atteinte des cibles et règlements

Question 23

Qu’est-ce qu’une charte de projet?

Answer 23

-Présentée au comité de direction (étape 3)
-tout ce qu’on doit documenter (problème, situation actuelle, situation désirée, écarts-causes fondamentales, présentation du projet, principaux livrables et contributeurs, personnel touché par le projet, contraintes, enjeux, risques identifiés, échéancier souhaité, auto-évaluation du projet)
-Ressemble au devis de projet

Question 24

Quelles sont les préoccupations du gestionnaire que nous devons avoir en tête lors de la présentation d’un projet?

Answer 24

-Priorités organisationnelles
-Équilibre budgétaire-efficience
-Cohérence avec l’offre de service
-Entente de gestion et d’imputabilité
-Bulletin
-Qualité des services
-Engagement du personnel
-Capacité (portefeuille de projets)

Question 25

Quels sont les autres leviers à utiliser lors de la présentation d’un projet?

Answer 25

*Les plaintes des usagers

*Les incidents et accidents

▪Les critères de conformité évalués par des instances externes (Ordres professionnels, visites ministérielles des CHSLD et des ressources intermédiaires, agrément Canada)

▪Autres: Préoccupations des tables de concertation communautaires…

Question 26

Comment influencer les décisions de gestion?
Au delà des arguments « logiques »

Answer 26

▪Semer la graine
▪S’intéresser aux facteurs motivationnels des collaborateurs
▪Préparer une proposition « clef en main »
▪Faire preuve de leadership: ne pas attendre d’être sollicité
▪Recherche de partenaires qui ont des objectifs ou défis semblables
▪Faire de notre projet… un peu le projet de l’autre

Question 27

Quels sont les ingrédients ou leviers de succès du projet en lien avec gestion organisationnelle?

Answer 27

Votre projet:
▪Contribue à l’atteinte des objectifs de la direction ou de l’organisation (entente de gestion et d’imputabilité, plan d’action santé publique, etc.)
▪Répond à une problématique documentée ou à un défi de l’organisation (plaintes, accidents, agrément, etc.)
▪Est adapté aux besoins spécifiques de la population du territoire desservi (responsabilité populationnelle)
▪Est cohérent avec la vision (Vrai Nord), les valeurs et les principes de gestion

Question 28

Quels sont les ingrédients ou les leviers de succès lors de la gestion de projet?

Answer 28

Votre projet:
▪Présente des objectifs clairs
▪Inclus des indicateurs qui vont permettre d’en apprécier les
résultats
▪Identifie des étapes, des responsables, des échéances
▪Tient compte de la capacité de l’organisation (ressources)
▪Est coordonné par une équipe de projet et sollicite les bons collaborateurs aux moments opportuns
▪Tient compte des enjeux de gestion du changement (communication !!!)
▪Devient une recette qui peut être partagée

Question 29

Quels sont les ingrédients ou les leviers de succès pour assurer une capacité à influencer?

Answer 29

▪Vous avez discuté du problème avec les directions, instances ou personnes concernées
▪Vous avez identifié des intérêts communs
▪Vous avez de façon informelle semé l’enthousiasme chez vos collègues et préparé le changement
▪Vous avez trouvé un angle novateur
▪Vous avez préparé un « pitch de vente » pour le gestionnaire qui devra défendre votre projet (chef de programme, coordonnateur ou directeur)

Question 30

Pour bâtir leur modèle de gestion de la performance, les CISSS et CIUSSS se basent généralement sur des dimensions…
4 dimensions

Answer 30

d’accessibilité, de qualité, de capital humain et d’efficience

Question 31

Qu’est-ce que le vrai nord?

Answer 31

Le Vrai Nord est la vision à long terme qui guide les décisions et les actions de l’organisation. Elle contient les indicateurs stratégiques à suivre pour l’année ou les années à venir, lesquels sont intégrés aux dimensions de la performance de l’organisation.

Question 32

Qu’est-ce qu’une salle de pilotage?

Answer 32

Une salle de pilotage est un espace visuel dédié où les membres d’une équipe se rencontrent régulièrement pour discuter de leur performance et l’améliorer.

Question 33

Salle de pilotage stratégique

Answer 33

-Performance globale de l’organisation et les enjeux stratégiques sont discutés.

Question 34

Salle de pilotage tactique

Answer 34

Lien entre: objectifs des équipes et haute direction

Question 35

Salle pilotage niveau opérationnel

Answer 35

Gestion performance a/n de la création de valeurs (aux yeux du client)

–> le cycle de résolution de problème est plus court et les rencontres sont plus fréquentes qu’au niveau stratégique et tactique –> doit avoir lieu le plus souvent possible, soit une fois par jour ou même une fois par quart de travail pour les équipes cliniques

Question 36

Démarche de résolution de problème PDCA dans salles de pilotage

Answer 36

« Plan-Do-Check-Act »

Question 37

explique le mur Plan

Answer 37

Le mur « Plan » présente les grandes orientations de l’organisation ou de la direction. Le Vrai Nord peut donc s’y retrouver.

Question 38

Explique le mur Do

Answer 38

Le mur « Do » présente l’ensemble des projets en cours sous forme de liste de projets ou de A3

Question 39

Explique le mur Check

Answer 39

Le mur « Check » présente les indicateurs découlant du Vrai Nord de l’organisation.

Question 40

Le mur Act

Answer 40

le mur « Act », parfois appelé réponse-action, présente les actions à prendre d’ici les prochaines rencontres.

Question 41

Démarche Kata

Answer 41

quatre grandes étapes : connaître le défi ; saisir la condition actuelle ; définir la (prochaine) condition cible ; et expérimenter.
-Le kata d’amélioration permet d’agir rapidement et de tester chaque action entreprise