Cours 10 - Théories et développement de l'organisation Flashcards
Dans les théories organisationnelles, que sont les théories descriptives?
Elles décrivent un phénomène, elles aident à l’expliquer, à le comprendre.
Dans les théories organisationnelles, que sont les théories prescriptives?
Elles sont orientées vers l’actions, les lignes directrices, les conseils, les interventions à faire.
Qu’est-ce que la bureaucratie?
Théorie prescriptive.
L’objectif était de structurer le travail pour permettre à une organisation d’être plus efficace en fonction de certains principes.
But: créer une structure rationnelle de l’organisation de travail et des principes qui allaient faciliter le fonctionnement efficace d’une organisation.
Que sont les (3) caractéristiques d’une organisation efficace selon la théorie de la bureaucratie?
- Division du travail :
Spécialisation de chacun des postes (ex : chaîne de montage). - Délégation de l’autorité :
Chaque personne répond à une personne qui est supérieure à elle = structure hiérarchique, chaîne de commandement. - Éventail de commandement :
Nombre de subordonnés sous un superviseur (marge de contrôle optimale).
Que sont les théories X et Y?
Théories descriptives qui s’intéressent aux interactions entre les subordonnés et superviseurs.
L’attitude et les croyances du superviseur à propos de leurs subordonnées déterminent l’approche de gestion (management) qui en retour affecte les comportements des subordonnées. (Prophétie autoréalisatrice!)
Qu’est-ce que la théorie X?
Théorie descriptive.
Les gestionnaires perçoivent les employés comme :
- Résistants aux besoins organisationnels.
- Manquant d’ambition.
- N’aimant pas les responsabilités.
- Pensant à eux seuls, pas à l’organisation.
- Résistants au changement.
- Pas très intelligents.
Les superviseurs doivent donc :
- Être responsables d’organiser tous les éléments de l’organisation.
- Doivent diriger les activités des subordonnés.
- Selon 2 approches:
«Soft»: permissif, éviter les conflits.
«Hard»: coercitif, superviser étroitement.
Qu’est-ce que la théorie Y?
Théorie descriptive.
Les gestionnaires perçoivent les employés comme :
- N’étant pas résistants aux besoins organisationnels; ils le sont devenus à la suite d’expériences.
- Aimant travailler lorsqu’il est gratifiant.
- Capables de s’autoréguler s’ils croient aux objectifs organisationnels.
- S’engageront dans le travail s’ils y trouvent des récompenses, surtout intrinsèques.
Les superviseurs doivent donc :
- Tout faire pour reconnaître et développer les capacités et l’autonomie de leurs employés.
- Instaurer des conditions de travail qui permettent aux employés d’atteindre leurs buts personnels à travers les buts de l’organisation.
- Organiser, non pas diriger le travail.
Qu’est-ce que la théorie des systèmes ouverts?
Théorie descriptive.
L’organisation est vue comme un organisme qui importe de l’énergie, qui transforme l’énergie en quelque chose d’autre et produit un bien ou service comme extrant.
Que sont les (10) caractéristiques des systèmes ouverts?
1- Importer l’énergie (embaucher).
2- Transformer l’énergie (créer des produits/services).
3- Extrant (vendre les produits/services).
4- Cycle d’évènement (horaire de travail).
5- Éviter l’entropie (éviter la mort; rester profitable comme organisation).
6- Importer de l’information (faire une étude de marché).
7- Maintenir un état d’homéostasie (équilibrer le budget annuel).
8- La spécialisation (créer des titres d’emploi spécialisé).
9- Coordonner et intégrer (superviser les employés).
10- Équifinalité (il y a plusieurs manières efficaces de gérer une organisation).
Qu’est-ce que la théorie sociotechnique?
Théorie prescriptive.
L’organisation est vue comme un ensemble d’interdépendance entre les facteurs humains (personnes) et les facteurs techniques (technologie) au travail (environnement organisationnel).
S’intéresse à l’influence des personnes sur la technologie et l’influence de la technologie sur les personnes.
- Personne : les employés et leurs relations (système social).
- Technologie : équipement, matériel, outils (système technique).
- Environnement : le contexte physique et social de l’organisation.
En lien avec la théorie sociotechique, d’où provient l’efficacité organisationnelle?
- De l’optimisation conjointe des deux systèmes.
- Si l’un d’eux fonctionne mal, l’organisation risque de rencontrer des problèmes/ dysfonctionnements.
- Exemple : l’arrivée des ordinateurs personnels.
En lien avec la théorie sociotechique, qui contrôle les variances?
L’employé qui vit cette variance (contrôle interne) et non son supérieur immédiat (contrôle externe).
Exemple : un vendeur gère une plainte d’un client, un mineur gère le bris de sa machine.
Expliquez les pratiques de management selon la conception sociotechnique.
- L’humain = complément de la machine.
- L’humain = ressource à développer.
- Le contrôle est interne (autorégulation).
- Style participatif.
- Les buts des membres et de l’organisation sont considérés comme importants.
Qu’est-ce que le développement organisationnel (D.O.)?
Le développement organisationnel constitue un ensemble de théories, de valeurs , de stratégies et de techniques basées sur les sciences du comportement visant un changement planifié de l’environnement de travail afin d’améliorer le développement individuel et la performance organisationnelle à travers la modification des comportements au travail chez les membres de l’organisation.
C’est une famille de techniques visant à aider les organisations à se développer de manière optimale.
Quelles sont les (5) interventions que peut viser le développement organisationnel?
- La réorganisation des postes au sein de l’organisation.
- La réorganisation du travail et des tâches
- La coordination du travail.
- La communication entre les membres de l’organisation.
- La culture organisationnelle / Le climat organisationnel.
Selon le développement organisationnel, qu’est-ce qu’implique le fait de faire un changement organisationnel (4)?
- Un changement important dans le fonctionnement de l’organisation.
- Un effort considérable dans l’organisation ou dans des secteurs impliqués.
- Les employés de tous les niveaux de l’organisation (les leaders sont les plus importants).
- Un agent de changement (interne ou externe).
Que sont les (5) étapes du processus du développement organisationnel?
1) Le sentiment d’urgence.
2) Le diagnostic.
3) La détermination des objectifs.
4) L’implantation du changement.
5) Consolidation.
Dans le développement organisationnel, qu’est-ce que l’agent de changement?
Personne ou groupes de personnes ayant une expertise et qui travaillent avec l’organisation pour l’aider à implémenter les changements désirés au sein de l’organisation.
Son rôle est d’agir à titre de facilitateur pour garder les membres de l’organisation centrés sur les tâches et faciliter les communications.
- Agent interne : membre de l’organisation du département RH ou de D.O.
- Agent externe : firme de consultation en D.O.
Donnez un exemple d’agent de changement.
Les CRHA qui font de la facilitation durant la transition radicale vers le télétravail en temps de confinement à cause du Covid-19.
Quels sont les (4) types d’intervention en développement organisationnel?
- La gestion par objectifs.
- Les sondages organisationnels.
- La consolidation d’équipe.
- Les T-Groups.
Intervention en développement organisationnel: Qu’est-ce que la gestion par objectifs?
Technique de gestion du changement basée sur la théorie de fixation des buts
Les objectifs sont fixés :
- Au niveau de la haute direction
- Au niveau des paliers de gestion intermédiaires
- Au niveau des employés
Le but fixé devient un outil de motivation.
- Qui dirige l’effort
- Qui permet d’évaluer la performance.
- Qui permet de coordonner les efforts individuels.
Que sont les (5) étapes d’implantation de la gestion par objectifs?
- La direction fixe des objectifs pour l’organisation.
- Les gestionnaires sont formés pour fixer des objectifs.
- Rencontres subordonné-superviseur pour fixer les objectifs.
- Les employés travaillent à l’atteinte de leurs objectifs.
- L’atteinte des objectifs est évaluée.
Intervention en développement organisationnel: Que sont les sondages organisationnels?
Administrer un sondage auprès des membres de l’organisation concernant leurs opinions, leur satisfaction au travail, leurs conditions de travail, etc.
- Idéalement avec des questionnaires standardisés.
- Possibilités d’ajouter des items personnalisés/«fait maison».
Permet de cibler des besoins d’amélioration potentiels.
Que sont les (4) étapes des sondages organisationnels?
1) Déterminer les objectifs du sondage.
2) Implanter le sondage.
3) Analyser les résultats.
4) Donner une rétroaction sur les résultats:
- Dans un rapport.
- Dans des réunions d’équipe.
Intervention en développement organisationnel: Qu’est-ce que la consolidation d’équipe?
Ensemble de techniques qui permettent d’accroître l’efficacité d’équipes de travail au niveau de:
- Approche orientée vers la tâche = Apprendre comment travailler de manière plus efficace ensemble: Gestion du travail de l’équipe (planification et organisation du travail, suivi, soutien à l’innovation).
- Approche interpersonnelle = Aider les membres de l’équipe à mieux communiquer et interagir ensemble: Soutien interpersonnel (coopération, communication, soutien psychologique, gestion des conflits).
Donnez (2) exemples de consolidation d’équipe.
- Le «shout out» (reconnaissance d’un pair / du groupe):
À la fin chaque rencontre d’équipe (avant la crise, 1 fois au 2 semaines, durant la crise, 1 fois par semaine), chaque membre du groupe est invité à faire un « shout out » à un collègue qui s’est démarqué durant les derniers jours. - Le « tea time» (la pause de l’après-midi):
À 15h00, sur Google Hangout (avec vidéo), l’équipe prend le thé ensemble. Pour socialiser l’équipe de jour avec l’équipe de soir, développer des relations interpersonnelles entre collègues, renforcer le sentiment d’appartenance à l’organisation.
Intervention en développement organisationnel: Que sont les T-Groups?
Intervention visant à augmenter la communication et les habiletés interpersonnelles des employés à travers l’utilisation d’exercice en groupe.
Les personnes reçoivent une rétroaction constructive de la part des autres.
Ce type de formation a été très populaire, mais ont reçu de nombreuses critiques
- Avait possiblement un effet négatif sur le climat de travail.
- Se transformait en groupe de psychothérapie.
Que sont les rôles des interventions en développement organisationnel?
- La gestion par objectifs: Outil motivationnel.
- Les sondages organisationnels: Cibler les besoins d’amélioration.
- La consolidation d’équipe: Accroître l’efficacité des équipes.
- Les T-Groups: Le développement des habiletés personnelles.
Les programmes de développement organisationnel sont-ils efficaces?
Il est difficile de conclure sur l’efficacité de chacune des méthodes.
Souvent, il y a plus d’une technique qui est utilisée. Mais il est difficile de faire de la recherche-action dans les organisations.
Les programmes de D.O. sont plus susceptibles d’être efficaces s’ils sont soutenus par la haute direction.
Que sont les principaux types de changements dans la gestion du changement?
- Le contenu du changement.
- L’ampleur du changement
- L’étendue du changement
Que représente le contenu du changement?
On observe qu’est-ce qui change? Changement d’ordre supérieur ou inférieur: mission, positionnements stratégiques, programmes et produits et services.
(ex: la mission, l’organisation du travail, la culture, les styles de gestion, la technologie, les services…)
- Principe de hiérarchisation: chaque niveau supérieur englobe le niveau inférieur
- Principe de cohérence interne: Les changements doivent en harmonie et non en opposition.
Que représente l’ampleur du changement?
On observe à quelle vitesse le changement s’opère-t-il ? De Radical à Incrémental.
- Changement radical: Changement important, fondamental qui vise le changement du système lui-même et non les éléments à l’intérieur. L’ensemble du fonctionnement de l’organisation est questionné, y compris ses objectifs.
- Changement incrémental: Le changement est moins profond, on vise à faire une correction progressive des problèmes et à augmenter l’efficience du système.
Que représente l’étendue du changement?
On observe qui est visé par le changement?
De local à global.
Qu’est-ce que la gestion du changement?
Contenu X Ampleur X Étendue.
- Contenu: Ordre inférieur à supérieur.
- Ampleur: Incrémental à radical.
- Étendue: Locale à globale.
Qu’est-ce que le champ des forces dans le changement?
Les forces facilitatrices et les forces restrictives impact le changement afin de trouver un équilibre quasi-stationnaire.
Que sont les (3) phases du changement?
1) Décristallisation:
Étape à laquelle il y a une prise de conscience, soit que les façons de faire habituelles ne permettent pas/plus d’obtenir les résultats souhaités. Un élément déclencheur permet la reconnaissance du besoin de changer.
2) Déplacement:
Étape qui requiert un effort, soit de rejeter la situation antérieure «push» ou rendre attrayante la nouvelle situation «pull».
3) Recristallisation:
Étape où un nouvel équilibre quasi-stationnaire s’établit en fonction des forces facilitatrices et restrictives. Pour favoriser la recristallisation il faut que les bénéfices de la nouvelle situation > que les bénéfices de la situation antérieure.
Vrai ou Faux? Aucun changement ne peut réussir sans l’acceptation et la participation des employés.
Vrai. C’est pourquoi on cherche à amener les employés à accepter le changement plutôt qu’à y résister.
Comment fait-on pour amener les employés à accepter le changement organisationnel plutôt qu’à y résister?
En identifiant les préoccupations des employés selon les 7 phases de préoccupations:
1- Aucune préoccupation.
2- Préoccupations centrées sur soi.
3- Préoccupations centrées sur l’organisation.
4- Préoccupations centrées sur le changement.
5- Préoccupations centrées sur l’expérimentation.
6- Préoccupations centrées sur la collaboration.
7- Préoccupation par le transfert du changement dans les départements ou sites.
Expliquez les sept phases de préoccupations du changement.
- Indifférence
1. Aucune préoccupation: Ne se sent pas personnellement concerné par le changement.- Inconfort/ambivalence
- Préoccupations centrées sur soi: Incidences du changement sur lui-même et sur son poste? Conséquences du changement sur son rôle, ses responsabilités, son statut, son degré d’autonomie et son pouvoir décisionnel?
- Préoccupations centrées sur l’organisation: Impacts et conséquences du changement sur l’organisation? Jusqu’à quel point l’organisation est sérieuse dans le maintien du changement à long terme?
Désire s’assurer que son investissement en temps et en énergie en vaudra la peine. - Préoccupations centrées sur le changement: Façon dont le changement est conduit? Scénario de mise en œuvre et son implication dans le changement? Cherche des réponses à sa méconnaissance du changement. Attentif et souhaite obtenir davantage de précisions sur le changement.
- Apprentissage
- Préoccupations centrées sur l’expérimentation: Temps, conditions, aide et soutien? Disposé à se conformer au changement et à en faire l’essai. Sentiment d’incompétence par rapport à ses nouvelles fonctions.
- Continuité/Pérennité
- Préoccupations centrées sur la collaboration: Intéressé à collaborer et à coopérer avec d’autres. Partager son expérience avec collègues et s’enquérir de leurs façons de faire.
- Préoccupation par le transfert du changement dans les départements ou sites: Préoccupations centrées sur l’amélioration du changement. Recherche de nouveaux défis. Désire améliorer ce qui existe déjà, souhaite améliorer ou généraliser le changement Remet en question ses méthodes de travail.
- Inconfort/ambivalence
Expliquez le soutien du superviseur attendu dans chacune des phases de préoccupations du changement.
1- Aucune préoccupation: Déstabiliser le destinataire et démontrer l’importance du changement.
2- Préoccupations centrées sur soi: Rassurer sur ce qui changera et sur ce qui ne changera pas. Abaisser le niveau d’incertitude. Écouter les peurs et les attentes.
3- Préoccupations centrées sur l’organisation: Démontrer l’engagement des dirigeants. Expliquer la légitimité, la vision, les objectifs et les effets positifs du changement sur l’efficacité. Démontrer l’engagement des dirigeants. Expliquer la légitimité, la vision, les objectifs et les effets positifs du changement sur l’efficacité.
4- Préoccupations centrées sur le changement: Créer l’adhésion en expliquant les détails du changement. Consulter le destinataire ou le faire participer.
5- Préoccupations centrées sur l’expérimentation: Faciliter le transfert des acquis. Planifier la transition Former et accompagner le destinataire.
6- Préoccupations centrées sur la collaboration: Encourager les échanges. Devenir une organisation apprenante.
7- Préoccupation par le transfert du changement dans les départements ou sites: Valoriser l’expertise. Favoriser l’émergence de pistes d’amélioration.
Quelles sont les erreurs fréquentes en gestion du changement?
- Estimer que la pertinence ou la raison d’être d’un changement va de soi.
- Prendre pour acquis que l’être humain est de nature réfractaire au changement.
- Sous-estimer le pouvoir et la capacité d’influencer de différents groupes au sein de l’organisation ou à l’extérieur de l’organisation.
- Se concentrer uniquement sur la préparation d’un plan de communication et son application.
- Amorcer prématurément un changement au détriment d’une planification soignée.
- Sous-estimer les coûts de la gestion du changement;
- Minimiser le rôle des aspects humains.
Quels sont les facteurs de succès de la gestion du changement?
- Implication de la haute direction.
- Leadership transformationnel.
- Expériences antérieures positives de changements organisationnels.
- Le niveau d’engagement au travail des employés.
- La flexibilité des employés.
- Ressources suffisantes.
