COMPRAS Flashcards
¿De que se encarga?
El área de compras es encargada de identificar al mejor proveedor y gestionar la compra.
El circuito de compras se encarga del conjunto de actividades que se generan desde el momento en que se detecta la necesita de adquirir un bien o servicio y finalizan con la adquisición de este (si es un servicio cuando se efectúa)
Formas de compras
- Normales (Típicas)
- Extraordinarias (Atípicas)
- Compras menores
- Importación
Explicación de las formas de compras normales
La organización se encuentra acostumbrada, poseen procedimiento formal asociado.
Materia prima, productos terminados.
Explicación de las compras extraordinarias
Son compras que no se realizan con frecuencia y en general conllevan un gasto mayor.
Una máquina nueva, un auto, un nuevo edificio, etc.
Explicación de las compras menores
Son las compras cotidianas, se caracterizan por ser compras chicas y por lo tanto pueden ser realizadas por cualquier empleado.
Lamparita, un café
Importación
Se caracterizan por tener al Proveedor en el extranjero. Puede dividirse en Compras Normales o Extraordinarias. Esta última modalidad requiere de la autorización de un responsable.
Acciones a cumplir
*Determinar el nivel de la compra
*Elegir al grupo de posibles proveedores y obtener las cotizaciones
*Adjudicar el pedido al proveedor más conveniente
*Recibir la mercadería adquirida
*Registrar la compra, incorporando mercadería al stock
*Cancelar cuentas a pagar y actualizar estados contables
Sectores participantes
*Proveedor: proporciona los artículos solicitados.
*Recepción: recibe y controla la mercadería.
*Compras: selecciona el Proveedor.
*Almacenes (o Depósito): es quien detecta la necesidad de abastecimiento.
*Cuentas a Pagar: toma conocimiento de la adquisición del compromiso de pago.
*Contaduría: contabiliza la transacción
Documentos intervinientes
*Solicitud de Compra.
*Solicitud de Presupuesto (Pedido de Cotización)
*Presupuesto (o Cotización)
*Orden de Compra.
*Parte de Recepción
*Remito.
*Factura.
Procedimientos que componen el circuito de compras
- Solicitud de Compra en Almacenes
- Selección de Proveedores en Compras
- Adjudicación de la Compra en Compras
- Recepción de la Mercadería en Recepción
- Almacenamiento de la Mercadería en Almacenes
- Registro Contable en Contaduría
- Recepción de la Factura en Cuentas a Pagar
Normas de control interno: Sobre el proceso en sí
*El inicio del proceso de compra debe estar respaldado por el pedido formal de un funcionario responsable y designado para tal efecto
*La adjudicación de la compra debe realizarse a partir de la evaluación de diferentes presupuestos y no en función del criterio personal de jefe o encargado de Compras
*El volumen de la Compra debe guardar relación con las necesidades reales de consumo
Normas de control interno: Sobre documentación
*Todos los formularios deben ser prenumerados para poder ser identificados de manera unívoca
Normas de control interno: Sobre mercadería
*Sobre la cantidad y la calidad de la mercadería recibida se debe efectuar un control exhaustivo
Normas de control interno: Sobre responsables
*La persona designada para efectuar la Compra debe desarrollar su tarea en un área específica (Compras), independientemente de Almacenes, Recepción y Contaduría.
*El responsable de la selección del proveedor debe ser funcionario específicamente para tal fin (no debe existir vínculo alguno entre los proveedores y el empleado).
