Chapitre 7 Flashcards
Pouvoir compter sur du personnel compétent et honnête de même que sur un système comptable bien conçu est essentiel en affaires. Un système efficace fait preuve:
- de contrôle
- de compatibilité
- de souplesse
- d’informations adaptées aux besoins des utilisateurs
- d’un bon rapport coûts-avantages
Pourquoi faut-il avoir du contrôle?
Les contrôles internes protègent les actifs et éliminent le gaspillage. Il s’agit des méthodes et des procédures utilisées pour autoriser les opérations, garantir le respect des politiques de gestion, protéger les biens et les documents, etc.
Pourquoi faut-il un système compatible?
Un système compatible est un système qui s’harmonise avec les activités, le personnel et la structure organisationnelle de l’entreprise. Un système d’information compatible s’adapte aux besoins particuliers de l’entreprise
Pourquoi faut-il un système souple?
Les entreprises évoluent, elles développent de nouveaux produits et modifie leurs activités et échelle salariale. Ces changements nécéssite parfois aussi de modifier le système comptable. Un système est souple lorsqu’il peut intégrer les changements sans exiger de refonte complète
À quoi ca sert d’avoir un système qui contient des informations adaptées aux besoins des utilisateurs?
Un système comptable qui traite les données receuillies, mais qui ne produit pas d’informations utilisables est un système déficient. Imaginons une entreprise qui achète un progiciel comptable qui n,est pas suffisamment modifiable pour produire les informations spécialisées qu’elle avait l’habitude de produire au moyen de son ancien système. Ce n’est pas très efficace!
À quoi ca sert d’avoir un système qui offre un bon rapport coûts-avantages?
Les gestionnaires recherchent un système qui offre un maximum d’avantages au moindre coût possible, en d’autres termes une solution qui présente un bon rapport qualité-prix
Outre le personnel et les procédures nécessaires à son fonctionnement, un système comptable informatisé comprend deux grands volets, lesquels?
1) Un volet matériel
2) Un volet logiciel
Le volet matériel est constitué de quoi?
Le volet matériel est constitué du matériel électronique: les ordinateurs, les moniteurs, les imprimantes ainsi que le réseau qui les relie. La plupart des systèmes ont besoin d’un réseau qui relie les ordinateurs entre-eux.
Le volet logiciel est constitué de quoi?
Il comprend le l’ensemble des programmes exécutés par l’ordinateur. Un logiciel de comptabilité lit, affiche et stocke les données relatives aux opérations. Il produit également les informations pouvant être utilisées pour faire fonctionner l’entreprise
Les progiciels comptables peuvent aussi être intégrés dans quoi? Qu’est-ce que c’est?
Les progiciels comptables sont intégrés dans la base de données de la société. La base de donnée, ou système d’information de gestion de plusieurs entreprises intègre à la fois des données comptables et des données non comptables.
Pourquoi le personnel qui utilise le système comptable doit être correctement formé?
La gestion d’un système comptable informatisé requiert de porter une grande attention à la sécurité des données et à la selection des personnes qui, au sein de l’entreprise, y auront accès
Quelles sont les 3 étapes du traitement des données?
1) L’entrée
2) Le traitement
3) La sortie
Que peut-on dire sur les données d’entrée ?
Les données d’entrée proviennent de documents source comme les commandes des clients, les reçus de caisse et les bordereaux de dépôts bancaires. Elles sont généralement regroupées par catégories. Par exemple, une entreprise peut saisir les ventes au comptant séparément des ventes à crédit et des achats
Que peut-on dire sur le traitement?
Dans un système manuel le traitement englobe l’enregistrement des opérations, le report dans les comptes et l’établissement des états financiers. Le système informatisé traite lui aussi les opérations, mais il omet les étapes intermédiaires. Les données saisies sont automatiquement reportés dans les grand livre, puis traités en vue de la production d’informations sous forme d’états financiers
Que peut-on dire sur les données de sorties?
Ce sont des informations d’aide à la prise de décision, présentées notamment sous forme d’états financiers. Les gestionnaires sont en mesure de prendre de meilleures décisions lorsque les informations sont produites par un système comptable efficace. Dans un système comptable informatisé, une balance de vérification est un document produit par le système, mais dans un système manuel, c’est une étape du traitement menant à l’établissement d’états financiers.
Pourquoi est-il important d’avoir un plan comptable bien structuré?
Pour convertir les comptes et leurs soldes en états financiers et autres documents correctement organisés, l’élément production d’informations d’un système comptable informatisé repose entièrement sur des plages de numéros
L’enregistrement d’opérations dans un système comptable nécessite une étape supplémentaire que nous n’avons pas encore abordée. Laquelle?
Quelle que soit leur taille, les entreprises classent leurs opérations par catégories afin de pouvoir les gérer plus efficacement. Dans un système manuel élargi, ventes à crédit, achats à crédit, encaissement et décaissement sont traités selon 4 catégories distinctes. À chaque catégorie d’opérations correspond un journal auxiliaire
Quels sont les 5 types de journaux et à quoi servent-ils?
1) Journal des ventes (pour l’enregistrement des ventes à crédit)
2) Journal des encaissements (Pour l’enregistrement des encaissements)
3) Journal des achats (Pour l’enregistrement des achats à crédit)
4) Journal des décaissements ( pour l’enregistrement des décaissements)
5) Journal général (pour l’enregistrement des opérations qui ne figurent pas dans les journaux auxiliaires)
Qu’est-ce que le journal de paie?
Le paiement des salaires constitue une autre catégorie d’opérations, lesquelles sont enregistrées dans le journal de paie
En ayant pleins de journaux auxiliaires, qu’est-ce qui va dans le journal général dans ce cas?
Les opérations ne correspondant à aucun des journaux auxiliaires, notamment les écritures de régularisation et de clôture, sont enregistrées dans le journal général.
Qu’est-ce que le menu?
Un menu est une liste dans laquelle l’utilisateur choisit des fonctions informatiques. Lorsque vous utilisez un système organisé en menus, vous accédez d’abord au menu principal et choissisez ensuite la fonction qui vous intéresse à partir d’un sous-menu
Qu’est-ce qu’un système de planification des ressources de l’entreprise? (PRE)
Les systèmes PRE peuvent intégrer la totalité des données de l’entreprise dans un entrepôt de données unique. Les systèmes PRE introduisent dans un logiciel les données relatives à l’ensemble des activités de l’entreprise, de l’achat au service à la clientèle, en passant par la production
Quels sont les avantages que les systèmes PRE présentent?
1) Parce qu’il permet l’intégration des données et des systèmes, un système PRE centralisé peut, à long terme, générer des économies substantielles
2) Le système PRE aide les entreprises à s’adapter aux changements, un changement dans les ventes se répercute dans les systèmes des achats, des livraisons et de la comptabilité
3) Un système PRE peut remplacer des systèmes logiciels distincts, tels que les systèmes de ventes et de la paie
Est-ce qu’un système PRE coute bien cher?
Oui, un système PRE coûte cher à long terme. Une installation de grande envergure peut coûter des millions de dollars. Sa mise en place est un investissement considérable en temps et en ressources humaines
Quelles sont les 8 étapes du cycle comptable en système informatisé?
- Commencer avec le solde des comptes du grand livre en début de période
- Analyse et classe les opérations commerciales par types. Accède aux menus appropriés pour l’entrée des données
- Reporte automatiquement les opérations par lots ou en temps réel
- Génère les soldes avant régularisations après chaque report
- Permet d’accéder au besoin à la balance de vérification en tant que report
- Entre et reporte les écritures des régularisations, imprime les états financiers
- Exécute automatiquement les procèdures de clôture après avoir effectué une sauvegarde des documents comptables de la période
- Crée automatiquement les soldes d’ouverture de la prochaine période
Quelles sont les 8 étapes du cycle comptable en système manuel?
- Commencer avec le solde des comptes du grand livre en début de période
- Analyser et classer les opérations commerciales par types, enregistrer les opérations dans des journaux auxiliaires ou dans le journal général
- Reporter les écritures des journaux dans les comptes du grand livre
- Calculer le solde avant régularisations de chaque compte, à la fin de la période
- Entrer la balance de vérification dans un chiffrier et compléter ce dernier
- Enregistrer et reporter les écritures de régularisations, établir les états financiers
- Enregistrer et reporter les écritures de clôture
- Établir la balance de vérification après clôture, cette balance de vérification devient l’étape 1 de la périodde ultérieure
Qu’est-ce que le journal des ventes?
La plupart des entreprises commerciales vendent leurs stocks à crédit. Ces ventes à crédit sont enregistrées dans le journal des ventes. Les ventes à crédit des biens ne faisant pas partie des stocks sont relativement peu fréquentes et peuvent être enregistrés dans le journal général.
Pour chaque opérations dans un journal des ventes, qu’est-ce que le comptable entre?
- La date
- Le numéro de facture
- Le nom et le numéro du client
- Le montant de l’opération
Pourquoi est-il important d’enregistrer les noms des clients concernés?
Dans la pratique, l’entreprise a besoin de connaitre la somme à recevoir de chacun de ses clients. Sinon, comment pourrait-elle savoir qui lui doit de l’argent, à qu’elle date le paiement est dû et quel en est le montant?
Qu’est-ce que le journal des encaissements?
Les opérations d’encaissement sont chose courante pour la plupart des entreprises, l’encaissement des sommes dues par un client constituant la force vitale des affaires. Pour enregistrer un grand nombre d’opérations d’encaissement, les comptables utilisent la journal des encaissements
Qu’est-ce que le journal des achats?
Les entreprises commerciales font de fréquents achats de stocks et de fournitures. Il s’agit habituellement d’achats à crédit. Le jounal des achats sert à constater les achats à crédit des stocks, fournitures et autres biens. Il peut également servir à enregistrer les charges à crédit. Les achats au comptant sont enregistrés dans le journal des décaissements
Qu’est-ce que le journal des décaissements?
Les entreprises effectuent la plupart de leurs décaissements par chèque, pour des raisons de suivis. Les paiements par chèque sont enregistrés dans le journal des décaissements. Ce journal auxiliaire est aussi appelé registre des chèques. À l’instar des autres journaux auxiliaires, il contient plusieurs colonnes destinées à l’enregistrement des décaissements qui reviennent souvent.
Qu’est-ce que la note de crédit?
Il arrive que le client retourne de la marchandise au vendeur et que celui-ci lui accorde un rabais sur vente, parce que la marchandise est défectueuse ou pour une autre raison. La conséquence des retours et rabais sur ventes est la même: Ils réduisent le chiffre d’affaires net et les comptes clients, au même titre qu’un escompte sur ventes. Le document émis par le vendeur pour signaler un crédit au compte du client s’appelle une note de crédit. Ce document indique que l’entreprise crédite au client la marchandise retournée par ce dernier. Lorsqu’une entreprise émet une note de crédit, elle débite le compte des retours et rabais sur ventes et crédite les comptes clients
Une entreprise qui connait un gros volume de retour peut faire quoi?
Elle peut utiliser un journal auxiliaire pour les retours et rabais sur vente
Qu’est-ce que la note de débit?
Lorsqu’une entreprise retourne de la marchandise au vendeur, il arrive que l’envoi s’accompagne dMun document appelé note de débit. Ce document stipule que l’acheteur ne doit plus au vendeur le montant des marchandises retournées. L’acheteur débite le montant correspondant du compte fournisseur au vendeur et lle crédite au compte des stocks
À la fin de a période, un fois les reports effectués, on devrait constater les égalités suivantes dans le grand livre général:
Total débit = Total crédit
Une balance de vérification permettrait de vérifier que le total des débits est égal au total des crédits
À la fin de a période, un fois les reports effectués, on devrait constater les égalités suivantes dans le grand livre général et grand livre auxiliaire des comptes clients:
Solde du compte collectif des comptes clients = Somme des soldes individuels des comptes clients du grand livre auxilaire
À la fin de a période, un fois les reports effectués, on devrait constater les égalités suivantes dans le grand livre général et grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs:
Solde du compte collectif des comptes fournisseurs = Somme des soldes créditeurs du grand livre auxiliaires des comptes fournisseurs
L’informatisation des journaux auxiliaires en vue de créer des modules de traitement comptable n’exige pas de changements radicaux dans la configuration du système comptable. Les concepteurs de systèmes créent un écran spécialisé pour chaque application comptable. L’écran spécialisé des ventes à crédit invite l’utilisateur, qui entre les données sur le terminal ou la caisse enregistreuse, à saisir les renseignements suivants:
- La date
- Le numéro de client
- Le nom du client
- Le montant de la vente
- Le coût des marchandises vendues
Est-ce que les méthodes que les entreprises emploient pour la collecte et l’enregistrement des opérations est touchée par les normes IFRS?
Non, sauf dans la mesure où les entreprises qui communiquent leur information selon les IFRS peuvent être tenues de recueillir plus d’informations afin de préparer et de présenter l’information financière correctement
Quels sont les 4 principaux éléments de traitement de données d’un système comptable?
1) Journal général
2) Journaux auxiliaires
3) Grand livre général
4) Grands livres auxiliaires
À quel moment effectuons-nous le report des données des journaux dans le grand livre général?
Mensuellement ( ou plus souvent au besoin)
À quel moment effectuons-nous le report des données des journaux dans les grands livres auxiliaires?
Quotidiennement
