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Projektmanagement > Beschaffungsmanagement > Flashcards

Beschaffungsmanagement Flashcards

1
Q

Erläutern Sie den Begriff “Beschaffungsmanagement”

Definition

A

__Beschaffungsmanagement im Projekt__
Beschreibt die erforderlichen Prozesse für den Kauf oder Erwerb von Produkten, Dienstleistungen und Ergebnisse, die von außerhalb des Projektteams für die Durchführung der Projektarbeit benötigt werden.

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2
Q

Erläutern Sie die Rolle des Projektleiters im Beschaffungsmngt

A

Keinen Vertrag abschließen ohne Projektleiter, da dieser Verträge zu erfüllen hat.
Falls nicht möglich, muss dieser Zugang zu den Verträgen haben.

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3
Q

Was macht einen Vertrag aus?

A

Übereinstimmende Willenserklärung von 2 Parteien:
Angebot und Annahme des Angebotes.
Keine bestimmte Form muss eingehalten werden
Vertrag kann mündlich abgeschlossen werden.

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4
Q

Nennen Sie die Kennzeichen schriftlicher Veträge

A
  • Bestimmung zu Inhalt und Umfang
  • Leistungen der Vertragspartner
  • Zahlungsbestimmungen
  • Mitwirkungspflichten
  • Urheberrechte
  • Liefertermine
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5
Q

Erläutern Sie die Rolle des Projektleiters im Vertragsmanagement

A
  • Durchführen einer Risikoanalyse für den Vertrag
  • Erfüllung der Vertragsinhalte
  • Kommunikation mit Lieferanten
  • Kommunikation mit Auftraggeber
  • Vertragsadministration
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6
Q

Nennen Sie die Prozesse des Beschaffungsmanagement

A
  1. Planen der Einkäufe und Beschaffungen
  2. Planen des Vertragswesens
  3. Lieferantenanfragen
  4. Lieferantenauswahl
  5. Vertragsabwicklung
  6. Vertragsbeendigung
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7
Q

Erläutern Sie den Unterprozess “Make or Buy-Analyse” (Planen der Einkäufe und Beschaffungen)

A

-Make or Buy-Analyse
Bei externer Beschaffung müssen die damit verbundenen indirekten Kosten im Sinne von Transaktionskosten berücksichtigt werden.
-Gründe für Kaufentscheidung: Risiken reduzieren (Kosten, Zeit, Ausführung, Umfang der Arbeit) .
-Gründe für Eigenfertigung:
Ideale Raum- und Personalvoraussetzungen. Kontrolle über Arbeitsergebnis ist gegeben.
Das Projekt könnte betriebsgeheime Informationen enthalten, die so nicht nach außen getragen werden müssen.

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8
Q

Vertragsauswahl (Planen der Einkäufe und Beschaffungen)

A

Auswahl passender Vertragsformen soll Risiken zwischen Auftraggeber und -nehmer passend verteilen, und Lieferanten zu höchster Effizienz und Leistungsbereitschaft motivieren

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9
Q

Nennen Sie wichtige Faktoren bei der Vertragsauswahl (Planen der Einkäufe und Beschaffungen)

A

Wie genau kann Umfang und Leistung definiert werden?
Wie wahrscheinlich sind Änderungen nach Projektstart? Wie oft werden Änderungswünsche auftreten? Inwiefern soll auf den Auftragnehmer Einfluss ausgeübt werden?
Über welches Know-how verfügen Auftraggeber / Auftragnehmer?
Welches sind branchenübliche Vertragsformen für Auftraggeber und Auftragnehmer?

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10
Q

Erläutern Sie den Vertragstyp “Kostenerstattungsverträge”

A
  1. Kostenerstattungsverträge
    Erstatten die tatsächlichen Kosten des Auftragnehmers.
    Geben diesem Gewinnaufschlag für das Erreichen oder Übererfüllen besonderer Ziele.
    Auftraggeber trägt höchstes Risiko (Steigung der Kosten).
    Varianten:
    Fixer Gewinnaufschlag:
    Dies hilft bei steigenden Kosten, da nicht noch ein steigender Gewinnaufschlag nötig wird.
    Prozentualer Gewinnaufschlag:
    Auftraggeber zahlt auf die Kosten des Auftragnehmers einen prozentualen Gewinnaufschlag, was diesen zum Kostentreiben motivieren kann.
    Anreizzahlung:
    Kosten des Auftragnehmers, sowie ein fester Gewinnzuschlag, als auch Boni zur Erreichung einzelner Ziele vereinbart
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11
Q

Erläutern Sie den Vertragstyp “Verträge auf Zeit-und Materialbasis”

A
  1. Verträge auf Zeit- und Materialbasis:
    Ähneln Kostenerstattungsverträgen in soweit als ihr Ende offen ist, und der Gesamtwert der Leistungen zum Zeitpunkt des Abschlusses noch nicht feststeht.
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12
Q

Erläutern Sie den Vertragstyp “Festpreisverträge”

A
  1. Festpreisverträge:
    -Die am häufigsten auftretende Vertragsform
    -Bewertet ein definiertes Produkt mit einem fixen Gesamtpreis
    -Bergen große Risiken für beide Vertragsparteien: Das im Projekt zu erstellende Produkt kann nicht vollständig definiert werden.
    Können ebenfalls Anreize enthalten: Das definierte Produkt in kürzerer Zeit oder zu geringeren Kosten zu produzieren
    Varianten:
    - Festpreisverträge mit Anreizzahlung
    -Festpreisverträge mit Preisanpassung
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13
Q

Erläutern Sie die “Leistungsbeschreibung”

A

Bestandteil eines jeden Vertrags ist eine Leistungsbeschreibung.
Sie ist ein Ergebnis der Beschaffungsplanung und definiert den Beschaffungsgegenstand so genau, dass der potenzielle Lieferant beurteilen kann, ob er die Leistung liefern kann und zu welchem Termin du Preis.

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14
Q

Nennen Sie die Elemente einer Leistungsbeschreibung

A

Zeichnungen, Spezifikationen, technische Beschreibungen

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15
Q

Nennen Sie die wichtigsten Merkmale der Leistungsbeschreibung

A

Endergebnis:
Legt fest, was das fertigen Produkt können muss und was nicht, und wie es gefertigt werden soll. Die getroffenen Vereinbarungen bilden im Anschluss die Basis der Abnahme

Gebrauchszweck:
Legt neben dem Endergebnis meist auch die entscheidenden Merkmale fest. Die Beschreibung ist damit auch Grundlage der Leistungserstellung und nicht nur der Abnahme .

Design:
Legt genau fest, wie die Leistungen aussehen und wie sie erstellt werden soll.

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16
Q

Nennen Sie für die Vertragstypen jeweils Vor- und Nachteile

A

Kostenerstattungsverträge
Vorteile: Im Vergleich zum Festpreis kostengünstiger, da kein Risikoaufschlag notwendig.
Relativ geringer Aufwand, um Inhalt und Umfang zu definieren.
Nachteile: Erfordert erhöhte Überwachung und Verwaltungsaufwand,
Auftragnehmer hat nur geringen Anreiz die Kosten zu kontrollieren, da der Gesamtpreis nicht feststeht.

Verträge auf Zeit-und Materialbasis
Vorteile: Schnell zu erstellen, einfache Vertragsgestaltung,
Geeignet zur kurzfristigen Personalaufstockung.
Nachteil: Auftragnehmer hat keinen Anreiz die Kosten zu kontrollieren, nur für kleinere Projekte angemessen.

Festpreisverträge
Vorteile: Weniger Verwaltungsaufwand für den Auftraggeber, Auftragnehmer hat starken Anreiz, die Kosten zu kontrollieren, Gesamtpreis steht fest
Nachteil: Mehr Aufwand für den Auftraggeber, um den Umfang zu definieren, Teurer als Kostenerstattung wegen Risikoaufschlag des Auftragnehmers.

17
Q

Nennen Sie wichtige Merkmale von Ausschreibungsunterlagen

A
  • Enthalten immer eine Leistungsbeschreibung
  • strukturierte, genaue und vollständige Angaben für den Lieferanten
  • Beschreibung der gewünschten Form des Angebots und alle notwendigen vertraglichen Regelungen z.B.: Kopie des Mustervertrags
  • restriktiv genug sein, um einheitliche, vergleichbare Angebote zu erhalten
  • flexibel genug sein, um Lieferanten Spielräume zur besseren Erfüllung der Anforderungen zu geben
  • Enthalten bereits den Vertrag (abzüglich kleinerer Änderungen)
18
Q

Nennen Sie Ausprägungen der Ausschreibungsunterlagen

A

Request for Proposal (RFP)
Anfrage eines detaillierten Angebots für eine komplexe Leistungserbringung

Invitation forBid (IFB)
Anfrage eines Angebots für eine gut spezifizierbare Leistung mit Festpreis
Lieferant mit dem niedrigsten Preis erhält den Zuschlag

Request forQuotation (RFQ) 
Preis pro Stunde oder pro Material wird angefragt
Wird meist bei preisgünstigen Handelsartikeln nachgefragt

Oben genannte Vertragsformen sind bilateral, d.h. beide Vertragsparteien unterschreiben Im Gegensatz zur Bestellung, die nur der Auftragnehmer (unilateral) unterschreibt.

19
Q

Nennen Sie Merkmale von Bieterkonferenzen

A

-Auftraggeber trifft sich im Vorfeld mit den Lieferanten:
Vermittlung eines einheitlichen und verständlichen Bilds der fachlichen und vertraglichen Anforderungen.
-Für die Lieferanten besteht die Möglichkeit Fragen zu stellen: Deren Antwort fließt in die Ausschreibungsunterlagen ein.
-Wichtig ist, dass alle Lieferanten während des Ausschreibungsprozesses den gleichen Kenntnisstand haben.
-Ziel der Bieterkonferenz ist es, sicherzustellen, dass die Preisgestaltung der Lieferanten optimal auf den Bedarf des Projekts abgestimmt ist .
-Der zu leistende Aufwand wird transparent und ermöglicht eine angepasste Preisgestaltung:
Der zu zahlende Mindestpreis kann ermittelt werden.
-Kollisionen, (geheime/betrügerische) Absprachen müssen vermieden werden
wichtig: Bieterkonferenzen hat Vorteile für beide Seiten.

20
Q

Nennen Sie die Kriterien für die Lieferantenauswahl

A

Gewichtungssystem: Bewertung und Gewichtung der Preise nach zuvor festgelegten Kriterien gewichtet, z.B: Preis, Vorerfahrung, Know-how, Liefertermin, Qualifikation der Mitarbeiter.

Rasterverfahren: Aussortieren der Angebote, die die Mindestanforderungen nicht erfüllen.

Unabhängige Schätzung: Vergleich der Preise der Anbieter mit einer internen erstellten/beauftragten Kostenschätzung.

Vorerfahrung bei der Zusammenarbeit.

21
Q

Nennen Sie Merkmale von Vertragshandlungen

A

Verhandeln ist ein miteinander Sprechen von zwei oder mehreren Parteien mit verschiedenen Interessen, wobei jede Partei ein bestimmtes Ergebnis erreichen will.

Beide Parteien haben den Willen zum Interessensausgleich (Geben und Nehmen).

Der Abschluss der Verhandlungen hat eine rechtliche Bedeutung und beinhaltet einen Interessensausgleich.

Es darf keine vollständige Abhängigkeit der einen Partei von der anderen Partei vorliegen.

22
Q

Nennen Sie Ziele von Vertragshandlungen

A
  • faires und angemessenes Angebot zu erhalten.

- gute Beziehung zum Lieferanten zu entwickeln

23
Q

Nennen Sie unfaire Taktiken bei Vertragsverhandlungen

A

Provozieren, Stören, Beleidigen, taktlose Fragen stellen.
Ironie, jemanden unglaubwürdig machen, moralisieren.
Verschleppen, ablenken, Verwirren, Abstreiten der Kompetenz, Lügen, bestechen, Zeit schinden.

24
Q

Erläutern Sie wie sich der Projektleiter bei unfairen Taktiken verhalten sollte

A
  • Nicht die gleichen Methoden anwenden.
  • Eine ungeplante Pause machen, bzw. Verhandlungen verschieben .
  • Gelassen und souverän bleiben, unfaire Aussagen überhören
  • Nicht in Verteidigungshaltung gehen und auf emotionale Scharmützel einlassen.
  • Auf die eigene Linie konzentrieren und kurz und präzise antworten.
  • Freundlich um Wiederholung der Aussage bitten.
25
Q

Erläutern Sie ein Ablaufschema einer Verhandlung

A

Eröffnung: Gesprächspartner kennenlernen, Vertrauen aufbauen, Bedürfnisse des Gesprächspartners erkennen.

Analyse der Probleme: Ziele, Stärken, Schwächen der anderen Partei ergründen, Bilanz zwischen den eigenen und fremden Zielen aufstellen.

Versuch einer Problemlösung: Herausarbeiten der Gemeinsamkeiten und Unterschiede, Kompromiss anstreben.

Abschluss: Zusammenfassen der Ergebnisse, Punkte festhalten, über die Einigkeit erzielt wurde (evtl. strittige Punkte ausklammern).

Vereinbarung: getroffene Vereinbarungen dokumentieren, ggf. rechtlicher Abschluss z.B. durch Vertragsunterzeichnung.

26
Q

Aufgabe der Vertragsabwicklung

A

Sorgt dafür, dass die Leistungen des Zulieferers den vertraglichen Anforderungen entspricht.

27
Q

Beschreiben Sie die Beziehung zwischen Projektleiter OE Beschaffung

A

Der Projektleiter sollte die Möglichkeit haben, per Projektvertrag Änderungen an Beschaffungsverträgen vorzunehmen.
Es ist im Vorfeld wichtig klare Vorgehensweisen und Befugnisse zu definieren.

28
Q

Beschreiben Sie die Beziehung zwischen Projektleiter Lieferant

A

Projekterfolg kann oft von der Unternehmenskultur und Kommunikationsbereitschaft von Lieferanten abhängen.
Deshalb sollten die Anforderungen in Bezug auf die Kommunikation an den Lieferanten definiert werden.
Definierte regelmäßige Meetings und Berichte zur Problemerkennung.
Bei der Festlegung sollten die Gepflogenheiten des Lieferanten berücksichtigt werden.
Die persönliche Chemie zwischen Projektleiter und Lieferanten spielt eine große Rolle.
Probleme zwischen den Parteien liegen nicht immer offen auf der Hand und sind nicht auf den ersten Blick zu sehen, da sie evtl. durch die unterschiedlichen Unternehmenskulturen bedingt sind.

29
Q

Beschreiben Sie die Vertragsauslegung

A

In der Projektlaufzeit kann die Situation auftreten, dass man erkennt, dass die Vertragsinhalte nicht eindeutig sind.
Vertragsauslegung ist eine schwierige Situation, die oft einen Rechtsbeistand erfordert.
Basis ist immer der Vertrag.
Vertragsauslegung basiert auf der Analyse der Absicht beider Vertragsparteien und den eigenen Richtlinien .
Es ist sinnvoll festzulegen, wie mit unklaren Vertragslagen umgegangen werden sollte, bevor sie auftreten.

30
Q

Beschreiben Sie das Steuerungssystem für Veränderungen

A

-vertraglich festgeschrieben
-Auswirkung von Veränderungen hängt vom Vertragstyp ab
-unkritisch bei Verträgen auf Materialkosten und Zeitbasis
-Bei Festpreisprojekten muss nachverhandelt werden.
Vertragsänderungen nur mit beidseitiger Zustimmung wirksam.

31
Q

Beschreiben Sie die Vertragsbeendigung

A
  1. Verifizierung :
    Sicherstellen, dass die vertraglich vereinbarten Leistungen erfüllt wurden.
  2. Administrativer Abschluss:
    Zusammenstellen der Vertragsdokumentation.
    Zum Projektabschluss kann noch ein Beschaffungsaudit durchgeführt werden, der dazu dient, künftige Beschaffungsprozesse zu verbessern.
32
Q

Erläutern Sie die Organisation des Beschaffungsmanagements

A

Organisationen können die Beschaffung und das Vertragsmanagement zentral oder dezentral organisieren.

Zentrale Vertragsverwaltung:
bedeutet, dass eine einzelne Stelle in der Organisation für alle Projekte zentral Verträge vergibt und steuert.

Dezentralisierte Vertragsverwaltung:
Bedeutet, dass jeder Projektleiter seine Verträge selbst abschließt.

33
Q

Nennen Sie jeweils Vor- und Nachteile für zentrale und dezentrale Vertragsverwaltung

A

Zentral:
Vorteile: Höheres fachliches Knowhow, Standardisierte Vorgehensweise, Bestellungen können über mehrere Projekte koordiniert werden.
Nachteile:
Zentralstelle kann Engpass werden, Spezielle Projektbedürfnisse werden weniger berücksichtigt,
Kommunikation zwischen Projektleiter und Lieferant muss evtl. über Zentralstelle erfolgen.

Dezentral:
Vorteil: Projektleiter hat mehr Einfluss, Projektgegebenheiten können stärker berücksichtigt werden.
Nachteil: ErhöhterAufwand und Kosten, da alle Projekte die Vertragsverwaltung durchführen,
Kein Spezialwissen über Vertragsverwaltung vorhanden.

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