9. Stavljanje predmeta u pismohranu i čuvanje

Question 1

Kako se odlažu predmeti u pismohranu?

Answer 1

• prema klasifikacijskim oznakama, po rednim brojevima

Question 2

Tko i kako pregledava spise predmeta prije odlaganja u pismohranu?

Answer 2

• ovlašteni službenik koji je radio na spisu i dao uputu pisarnici za razvođenje
• kronološkim redom složiti pismena s prilozima prema datumu nastanka / primitka, tako da se na vrhu predmeta nalazi posljednje pismeno u predmetu –> ako su omoti spisa oštećeni, moraju se staviti novi

Question 3

Što podrazumijeva sređivanje i čuvanje predmeta u pismohrani? (5)

Answer 3

1. posebno se odlažu predmeti upravnog postupka, a posebno predmeti neupravnog
2. predmeti određenog stupnja tajnosti čuvaju se odvojeno od ostalih predmeta
3. svaka klasifikacijska oznaku treba imati poseban omot u kojem se predmeti slažu po broju predmeta unutar klasifikacijske oznake
4. na svaki posebni omot stavlja se:
   * naziv tijela,
   * klasifikacijska oznaka i
   * oznaka ,,a/a”
5. dovršeni predmeti, osnovne i pomoćne evidencije i ostali evidentirani materijali čuvaju se u sređenom stanju do izlučivanja ili predaje nadležnom arhivu

Question 4

Tko rukuje predmetima stavljenim u pismohranu?

Answer 4

• službenik pisarnice ovlašten za rad u pismohrani

Question 5

Što sadrži potvrda o izdavanju predmeta iz pismohrane? (5)

Answer 5

• klasifikacijsku oznaku predmeta,
• datum uzimanja,
• datum vraćanja spisa predmeta,
• potpis službenika koji preuzima spis,
• oznaka UUJ
• stoji na mjestu preuzetog spisa predmeta, a po povratku potvrda se ulaže u vraćeni spis

Question 6

Kome i kako se mogu izdavati predmeti stavljeni u pismohranu? (2)

Answer 6

1. nadležnim UUJ - uz potvrdu

2. osobama izvan tijela - uz pisano odobrenje čelnika tijela

Question 7

Što je knjiga pismohrane?

Answer 7

= pomoćna evidencija koju vodi pisarnica radi pregleda cjelokupnog građe odložene u pismohranu

(ako se elektroničkim putem ne vidi koji su predmeti u pismohrani)

Question 8

Što se dodatno upisuje u knjigu pismohrane?

Answer 8

• akt o uništenju gradiva ili

predaji gradiva nadležnom arhivu

Question 9

Što se stavlja na svaki dio građe odložene u pismohranu?

Answer 9

• redni broj knjige pismohrane pod kojom je upisana

Question 10

Tko donosi akt o uništenju gradiva ili predaji nadležnom arhivu?

Answer 10

• čelnik tijela