2. Primitak, otvaranje i pregled pošiljki Flashcards
Kada i gdje se obavlja primitak pismena i drugih pošiljki (novčana pisma, paketi, brzojavi)?
- na određenom mjestu u pisarnici,
- svakog radnog dana u uredovno radno vrijeme tijela,
- prima ovlašteni službenik pisarnice
Mogu li se pismena i druge pošiljke primati IZVAN REDOVNOG RADNOG VREMENA?
- mogu ako je u tijelu organizirana služba dežurstva
pošiljke preuzima dežurni službenik
Kako se primaju pismena i druge pošiljke u unutarnjim ustrojstvenim jedinicama?
- čelnik tijela može odrediti da se pismena upućena tim UUJ primaju u tim jedinicama ako vode poseban upisnik i zapisnik ili imaju osnovane baze dokumenata u slučaju elektroničke obrade dokumenata,
ALI bez odgode ubilježiti i u elektroničkoj evidenciji pisarnice
Opiši postupak s pismenima koja podliježu plaćanju upravne pristojbi?
ako nije priložen dokaz o plaćenoj upravnoj pristojbi:
1. PRIMITAK NEPOSREDNO OD STRANKE - službenik pisarnice će odbiti primitak
- PRIMITAK PUTEM POŠTANSKE SLUŽBE, ELEKTRONIČKIM PUTEM - službenik će zaprimiti, ali će staviti službenu bilješku uz otisak prijemnog štambilja
Opiši postupak kada stranka traži predaju podneska usmeno na zapisnik?
- službenik pisarnice uputit će stranku službeniku iz nadležne UUJ
Opiši postupak u slučaju kada tijelo nije nadležno za primitak podneska?
- službenik pisarnice upozorit će podnositelja da tijelo nije nadležno za primitak tog podneska i uputiti ga na nadležno tijelo (ako se zna koje je tijelo nadležno)
- ako stranka i dalje zahtjeva da se podnesak primi, službenik je dužan zaprimiti, staviti službenu bilješku uz otisak prijemnog štambilja i dostaviti u rad
Opiši postupak potvrde primitka pismena NEPOSREDNO OD STRANKE.
- na zahtjev stranke potvrđuje se stavljanjem otiska prijemnog štambilja na kopiju ili poseban papir, a
u otisak štambilja upisuje se: - datum primitka
- brojčana oznaka
- potvrdu potpisuje službenik koji je primio podnesak
Opiši postupak potvrde primitka pismena OD DRUGIH TIJELA PUTEM DOSTAVLJAČA.
- potvrđuje se stavljanjem:
- datuma,
- potpisa
- štambilja s nazivom tijela
u dostavnoj knjizi za mjesto, na dostavnici ili povratnici
Opiši postupak potvrde primitka pismena PUTEM POŠTANSKE SLUŽBE I PODIZANJEM IZ POŠTANSKOG PRETINCA.
- službenik ne smije podići pošiljku ako je oštećena –> tražit će od nadležne poštanske službe da komisijski utvrdi stanje i sadržaj pošiljke i tek tada smije preuzeti pošiljku zajedno sa zapisnikom o komisijskom nalazu
Opiši postupak potvrde primitka pismena ELEKTRONIČKIM PUTEM.
- elektroničkim putem dostavljeno pismeno smatra se podnijetim tijelu u trenutku kad je zabilježeno na poslužitelju za primanje takvih poruka –> službenik koji je primio će pošiljatelju potvrditi primitak
- ako se iz tehničkih razloga ne može pročitati pismeno, obavijestit će se pošiljatelja, koji je dužan ponovno poslati u ispravnom elektroničkom obliku koji je u uporabi u tijelu kojem šalje ili ga dostaviti na drugi način
Treba li zabilježiti točno vrijeme dostave?
- točno vrijeme (sat i minuta) upisuje se na omotnici ako službenik nije ovlašten za otvaranje pošiljke
ili kad je određeno posebnim propisima
Opiši postupak otvaranja pošiljki U RADNO VRIJEME.
- pošiljke u zatvorenim omotnicama naslovljene na tijelo - službenik pisarnice;
- pošiljke označene određenim stupnjem tajnosti - čelnik tijela ili druga službena osoba koju on za to ovlasti;
- pošiljke na čijoj je omotnici pored naziva tijela naznačeno osobno ime čelnika ili druge službene osobe tijela,
kao i pošiljke u vezi s raspisanom licitacijom, natječajima ako je na omotnici naznačeno da ih može otvoriti samo čelnik tijela, druga službena osoba ili komisija - službenik pisarnice ne smije potvrditi primitak niti otvoriti
–> upisat će se u knjigu primljene pošte i uz potpis predati naslovljenoj osobi ili komisiji
(čelnik tijela može ovlastiti drugu službenu osobu da potvrdi i otvori pošiljke naznačene na njegovo ime)
Opiši postupak otvaranja pošiljki IZVAN RADNOG VREMENA.
- pošiljke prima dežurni službenik –> ako nije ovlašten za otvaranje, a vidi da se radi o hitnoj pošiljci, obavijestit će službenu osobu ovlaštenu za otvaranje takve pošiljke
Opiši postupak pregleda pošiljki.
- prilikom otvaranja i pregleda sadržaja treba paziti da:
- se ne ošteti njihov sadržaj
- se pismena i prilozi ne pomiješaju
- pojedino pismeno ili prilog ne ostanu u omotnici
- ako:
1. neko od pismena označenih na omotnici nedostaje,
2. su primljeni samo prilozi bez pismena,
3. broj priloga navedenih u pismenu ne odgovara broju primljenih priloga
4. se ne može utvrditi tko je pošiljatelj, - -> to će se navesti u službenoj bilješci uz otisak prijemnog štambilja
Opiši postupak pregleda pošiljki PRIMLJENIH PREPORUČENO.
- prilaže se omotnica u slučajevima:
1. kad je datum predaje pismena poštanskoj službi preporučeno važan za računanje rokova (žalbe, natječaji)
2. kad se iz samog pismena ne može utvrditi pošiljatelj, a ti su podaci označeni na omotnici - ako je u jednoj omotnici dostavljeno više pismena uz koje treba priložiti omotnicu, omotnica će se priložiti uz jedno od tih pismena, a na ostala pismena upisat će se brojčana oznaka pismena uz koje je priložena omotnica
Opiši postupak pregleda pošiljki kad su oštećene omotnice ili postoji sumnja o neovlaštenom ili zlonamjernom otvaranju.
- prije otvaranja sastaviti službenu bilješku, u nazočnosti i uz potpis još 2 službenika, o vrsti i opsegu oštećenja
Opiši postupak pregleda pošiljki kad je ona naslovljena na drugo tijelo, pravnu ili fizičku osobu.
- staviti bilješku: “Pogrešno dostavljeno” uz naznaku kome se pismeno dostavlja te se dostaviti kome je upućeno
- upisuje se u knjigu otpremljene pošte
Opiši postupak pregleda pošiljki ako je uz podnesak priložen novac ili neka druga vrijednost.
- kratkom bilješkom utvrditi vrstu ili vrijednost, iznos novca upisati u odgovarajuću rubriku prijemnog štambilja –> vrijednosti predati, uz potpis primitka na samom podnesku, službeniku ovlaštenom za materijalno-financijsko poslovanje
Kako se razvrstavaju primljena pismena?
- pismena predmeta upravnog postupka
* pismena predmeta neupravnog postupka
Kako se razvrstana pismena raspoređuju?
- na unutarnje ustrojstvene jedinice upisivanjem brojčane oznake UUJ u odgovarajuću rubriku prijemnog štambilja
Tko obavlja razvrstavanje i raspoređivanje primljenih pismena?
- službenik pisarnice koji otvara i pregledava primljene pošiljke
- čelnik tijela može odrediti da to obavlja neki drugi službenik
Tko i kako utvrđuje brojčane oznake unutarnjih ustrojstvenih jedinica?
- čelnik tijela “Planom klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja pismena”, tako da:
- obuhvaća sve poslove iz djelokruga toga tijela
- donosi se krajem tekuće godine za sljedeću kalendarsku godinu
- ne smiju se mijenjati ni brisati oznake, ali se mogu dodavati nove, ako to zahtijevaju promjene nastale u vezi ustrojstva i djelokruga tijela
- s Planom moraju biti upoznati svi službenici
Gdje se stavlja otisak prijemnog štambilja?
- u gornjem desnom uglu 1. stranice pismena, a ako tamo nema mjesta, na drugom pogodnom mjestu 1. stranice
- ako na 1. stranici nema dovoljno mjesta, staviti na pogodno mjesto zadnje stranice pismena
- ako su sve stranice pismena u potpunosti popunjene, staviti na papir i pričvrstiti uz pismeno
Stavlja li se prijemni štambilj na priloge?
- NE
