833 делопроизводство Flashcards
Для чего необходимы поля Рубрика и Подрубрика? Что делать, если их нет в карточке?
С помощью рубрикации можно группировать документы в соответствии с их содержанием. Это позволяет сотрудникам быстрее находить документы по нужной теме.
Чтобы получить список всех документов по нужной тематике, в карточке рубрики в выпадающем списке Поиск нажмите на кнопку Документы по рубрике:
ВАЖНО. Чтобы сотрудники могли определять рубрики для документов, попросите аналитика добавить поля Рубрика и Подрубрика на карточку нужных типов документов с помощью редактора форм.
Что необходимо сделать, чтобы наглядно подтвердить факт получения письма и его регистрации? А если у меня нет кнопки?
Чтобы наглядно подтвердить факт получения письма и его регистрации, документ можно преобразовать в формат PDF и добавить отметку о поступлении.
Преобразование в PDF с отметкой о поступлении недоступно для входящих писем, полученных через сервисы обмена.
Если документ не был преобразован, в истории документа появится запись с комментарием об ошибке. Такая ситуация возможна для зашифрованных документов и документов с некорректным форматом.
В этом случае обратитесь к администратору системы.
Можно ли выбрать для загрузки сразу несколько приложений к документу? какие ограничения, повторный выбор
Да
Карточка документа
Связи
Добавить приложения
(загружаем сразу несколько документов)
Можно ли изменить тип простого документа и приложения? Какие особенности?
Изменить тип простого документа и приложения можно только один раз
В карточке документа на панели действий нажмите на кнопку Сменить тип.
В списке для выбора доступны все типы документов, на создание которых у вас есть права, кроме доверенности.
При смене типа сохраняются подписи на документе, связи с другими документами, информация о выдаче документа, информация о помещении в дело, права доступа, история работы.
Какие действия может совершить руководитель по результату рассмотрения документа?
Вынесена резолюция
Принято к сведению
Отправлено на исполнение (если хотите самостоятельно выдать поручения по документу. В этом случае перед выполнением задания создайте поручения. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Создать поручение. Заполните открывшуюся карточку поручения и отправьте его на исполнение. Чтобы создать еще одно поручение, повторно нажмите на кнопку Создать поручение в карточке задания.
После выполнения задания инициатору задачи на рассмотрение документа придет уведомление о том, что по документу созданы поручения.)
Вернуть инициатору - если документ нужно отправить на доработку
Переадресовать рассмотрение
Важно. Если поручения не были отправлены на исполнение, то при выполнении задания с результатом Отправлено на исполнение, появится сообщение:
В каких случаях необходимо использовать простое поручение, а в каких составное?
Простое поручение создается для выполнения работ одним исполнителем. При необходимости для совместной работы над поручением назначаются соисполнители. При этом исполнитель контролирует выполнение работ соисполнителей и принимает результаты их работы. Также для поручения может назначаться контролер, который принимает итоговые результаты от исполнителя.
Составное поручение создается для выполнения работ несколькими равноправными исполнителями независимо друг от друга. Как правило, составные поручения используются для исполнения приказов, распоряжений и протоколов совещаний.
За каждый пункт поручения отвечает назначенный исполнитель. При этом пункт поручения может иметь свой срок и индивидуальное описание работ. Для совместной работы могут назначаться соисполнители, а для приемки результатов работ – свой контролер.
В какой момент контролеру приходит задание в простом и составном поручениях?
Простое:
после выполнения заданий соисполнителями исполнитель получит задания на приемку работ;
после приемки всех работ исполнитель выполняет свое задание;
контролер по поручению получит одно задание на приемку работ исполнителя. Он может принять выполненные работы или отправить на доработку.
Составное:
Контролер получит задания на приемку работ от каждого исполнителя. Если для пункта поручения указан индивидуальный контролер, то задание отправится ему. Он может принять выполненные работы или отправить на доработку.
Что происходит при нажатии кнопки Запросить отчет в карточке поручения? Кто может запросить отчет о ходе работ по поручению?
Контролер, автор поручения или помощник автора может запросить отчет по исполнению поручения у исполнителя
Примечание. Если вы запросили отчет из карточки простого поручения или из карточки пункта составного поручения, поле *Исполнитель заполнится автоматически и будет доступно только для просмотра. Если вы запросили отчет из карточки составного поручения, укажите одного из исполнителей работ по поручению.
Какие существуют способы узнать текущее состояние исполнения поручения?
- Контролеру придет задание на приемку
- Список «Поручения» (слева в модуле Делопроизводство)
- Отчет «Контроль сроков исполнения поручений»
- Мониторинг состояния поручения (в карточке поручения на вкладке Поручение) Тут можно посмотреть историю
- Поиск (по документу, по контролеру, )
Помощник руководителя отправил поручение, указав в поле Выдал руководителя. Кому придет задание на приемку работ?
Сотруднику, от имени которого отправлена задача исполнителем текущей задачи;
То есть, ксли помощник отправлял поручение, но во вкладке Выдал указал руководителя, то задание на приемку придет помощнику.
Если руководитель отправляет, то придет руководителю
Кого можно указать в поле Контролер в задаче на исполнение поручения?
Кого угодно
Вам поступило задание на печать согласованного исходящего документа. Вместе с документом необходимо распечатать лист согласования. Какие существуют способы формирования листа согласования в Directum RX?
Также отчет может быть сформирован из карточек заданий:
*на согласование документа по регламенту с руководителем, или другими сотрудниками. Например, когда согласующему нужно посмотреть примечания к документу от других участников согласования;
*на печать документа. Например, когда секретарь формирует лист согласования и распечатывает его для передачи руководителю на подписание документа;
*на подписание и подтверждение подписания документа;
*на рассмотрение адресатом и обработку резолюции.
Чтобы сформировать отчет из карточки задания, на панели действий нажмите на кнопку Лист согласования:
В результате:
*если у документа отсутствуют подписи для формирования листа согласования, появится соответствующее сообщение. Отчет не будет сформирован;
*если документ был согласован или подписан, то откроется документ в формате PDF:
список рассылки исходящих. как пользоваться
Сохраните список адресатов, чтобы повторно использовать при следующей отправке документов. Для этого в карточке исходящего документа на закладке «Адресаты» укажите всех получателей письма и нажмите на кнопку Сохранить список.
Список рассылки также можно создать в справочнике. Таким способом сотрудник может заранее настроить для себя списки, а администратор – стандартные списки для всей организации. Для этого:
В каких случаях ответственный за ознакомление формирует и распечатывает бланк листа ознакомления?
Отчет предназначен для мониторинга ознакомления сотрудников с документом. При ознакомлении в электронном виде он содержит подтверждение того, что сотрудник посмотрел документ.
Распечатывает, если принято в организации, что сотрудникам надо поставить личную подпись
Как распечатать бланк листа ознакомления?
- Отчёт “Лист ознакомления”
2.
