Администрирование системы Flashcards
В компанию принят новый сотрудник. Какую минимальную настройку необходимо произвести, чтобы он мог начать работать в Directum RX?
Администрирование
Пользователи
Создать + Сотрудник
Персона (В этом же окне)
Подразделение (Можно сделать настройки доступа в зависимости от подразделения или должности, тогда необходимо выбрать должность)
Учетная запись
На должность руководителя одного из подразделений был принят новый сотрудник. В какие
справочники Directum RX необходимо внести изменение?
Подразделение
Должность
(Остальные сменятся автоматически (доступ к документам, роль в согласовании и т.д.) в зависимости от настроек)
Коммерческий директор не состоит по штату ни в каком подразделении. Как занести его в систему?
Можно создать “виртуальное подразделение” и назвать его соответствующе, например “Служба коммерческого директора”
В вашей компании проекты резолюций руководителя по входящим документам готовит его помощник.
Какую настройку необходимо произвести в системе?
Сотрудника нужно занести в справочник “Ассистенты руководителей” (Компания - персонал)
Поставить галочку - готовит резолюцию для руководителя
В какую роль необходимо добавить сотрудника, чтобы он мог осуществлять настройку системы?
Администрирование
Роли
Администраторы
График работы вашей организации с 8-30 до 17-30. Какие настройки необходимо произвести, чтобы
система учитывала данную информацию при расчёте срока заданий?
Компания
Группа Связанная информация
Календари рабочего времени
Для одного из подразделений вашей организации установлена шестидневная рабочая неделя. Как
учесть данную специфику при настройке системы?
Компания
Группа Связанная информация
Календари рабочего времени
Частный календарь рабочего времени
Отметить 6 рабочих дней и 1 выходной
Ваша компания состоит из управляющей компании и нескольких филиалов. Вы создали запись в
справочнике «Наши организации» для управляющей компании. Как отразить филиалы в системе?
Создать организацию
Компания
Группа Организационная структура
Создать нашу организацию
Заполнить поле “Головная организация”
Могут ли делопроизводители, входящие в одну группу регистрации, регистрировать документы,
относящиеся к разным документопотокам: входящий, исходящий, внутренний, договоры?
Настройки документооборота
Настройки регистрации
Группы регистрации
Да, можно регистрировать документы из разных документопотоков при условии, что проставлены флажки для нужных документопотоков
Что необходимо сделать, чтобы при регистрации входящих писем в Directum RX их нумерация
продолжила нумерацию, которая велась в бумажном журнале регистрации?
Настройки документооборота
Настройки регистрации
Журналы регистрации
В карточке нужного журнала регистрации
На панели задач выбрать “Установить очередной номер”
Какие дополнительные права получит сотрудник, если его указать «Ответственным за группу
регистрации»?
- Изменяет состав участников группы регистрации
- изменяет состав подразделений, которые обслуживает его группа регистрации
- создает и настраивает журналы регистрации
- создает и настраивает виды документов и способы доставки
- устанавливает очередной номер а журнале регистрации
- создает настройки регистрации
- настраивает номенклатуру дел
Необходимо, чтобы регистрация документов в журнале регистрации «Входящие письма» каждый год
начиналась заново. Какую настройку в системе необходимо произвести?
Настройки документооборота
Группа регистрация и нумерация
Настройки регистрации
Журналы регистрации
Поле “Период нумерации” - год
Могут ли несколько групп регистрации регистрировать входящие письма в одном журнале?
Для каждого журнала регистрации возможно выбрать только одну группу регистрации.
В системе настроены две группы регистрации, обрабатывающие входящие письма. Будут ли участники
одной группы регистрации видеть документы, зарегистрированные в журналах другой группы?
Да, они могут их видеть
У участников группы регистрации нет ограничений на просмотр других документов
В системе настроено несколько видов входящих писем: «Входящее письмо (общее)», «Входящая заявка
на отгрузку», «Входящая рекламация». Наиболее часто пользователи создают документы первого вида.
Какую настройку необходимо произвести для упрощения создания таких документов?
Настройки документооборота
Группа Классификация документов
Виды документов
Проставить галочку “Вид документа по умолчанию”
В соответствии с регламентами вашей организации руководитель должен рассмотреть входящее
письмо в течение 2 рабочих дней. Какие настройки необходимо произвести в системе?
Настройки документооборота
Группа Классификация документов
Виды документов
В нужном виде документа выбрать поле “Отправка” - “Рассмотрение дней”
Нужно ли создавать права подписи для руководителей подразделений, которые участвуют в
согласовании документов и подписывают их с результатами «Согласовано» и «Не согласовано»?
Настройки документооборота
Право подписи
Не обязательно, так как право подписи дает право подписывать со статусом “Утверждено”. Такой статус автоматически дается руководителю организации
Вы указали генерального директора в поле Руководитель в карточке нашей организации. Что еще
необходимо настроить, чтоб он мог подписывать все документы организации с результатом
«Утверждено»?
Не нужно ничего настраивать, ему автоматически системой даются такие права.
Исходящее письмо будет подписывать заместитель директора, однако вы не можете его выбрать в поле
Подписал карточки документа. Почему? Перечислите возможные причины.
- Не выбран нужный вид исходящего документа
2.У сотрудника нет права подписи
Настройки документооборота
Право подписи
Тут не выбран сертификат ЭП
3. Документ меньше определенной заранее суммы
4. Выбрана не та организация
Могут ли несколько групп регистрации регистрировать документы одного и того же документопотока
(например, Исходящие)?
Да, могут
В каких случаях, при настройке права подписи, для заместителя руководителя указывают значение поля
Приоритет больше, чем у руководителя организации?
Потому что по умолчанию руководитель организации подписывает, но если нужно выбрать для подписания конкретного вида документа другого сотрудника, то выбирается приоритет выше
Вы создали новый вид документа «Служебная записка», в карточке которого указали в поле Тип
нумерации - «Нумеруемый», установили флажок Автоматическая нумерация. Что еще необходимо
настроить в системе, чтобы пользователи смогли создавать документы данного вида?
Создать Журнал регистрации
и создать Настройку регистрации, которая будет распределять этот документ в журнал автоматически
Группу регистрации создавать не надо
Для сотрудника на вид документа «Договор поставки» не выданы права с типом «Выбор в документе», но
сотрудник смог создать в системе новый документ этого вида. Укажите, как он смог это сделать?
Настройки документооборота
Виды документов
Справа “Права доступа”
Для сотрудника на вид документа «Договор поставки» не выданы права с типом «Выбор в документе», но
сотрудник смог создать в системе новый документ этого вида. Укажите, как он смог это сделать?
????????????
Можно ли использовать один и тот же этап согласования в разных правилах согласования? Приведите
примеры
Да.
Например, мы создаем:
Настройка документооборота
Вкладка Процессы
Группа Настройка согласования
Этапы согласования
Там создаем этап, который в дальнейшем сможем просто выбирать и перетаскивать на схему
Вы хотите изменить исполнителя в настроенном этапе «Печать документа, срок – 2 часа» (тип этапа
«Печать»). Повлияют ли изменения на другие регламенты?
Да, например мы поменяли срок на этапе подписания с 1 до 10 дней. Теперь во всех схемах, где есть этот этап подписания, срок поменяется.
Для согласования исходящих писем настроено одно общее правило согласования. Необходимо, чтобы
для исходящих писем подразделения «Служба директора» по умолчанию подбиралось другое правило
согласования. Как выполнить эту настройку в Directum RX?
Настройка документооборота
Вкладка Процессы
Группа Настройка согласования
Правила согласования
Создать
Создаем правило и в нём указываем конкретный вид документа и конкретное подразделение
Можно поставить приоритет повыше, чтобы при создании письма для конкретного подразделения срабатывало это правило
Ваш руководитель не работает в системе Directum RX и подписывает документы в бумажном виде, а
результат подписания в систему заносит его помощник. Как настроить правила согласования, в рамках
которых документы должны быть подписаны руководителем?
Можно создать руководителя в системе, но передать права на согласование замещающему
Администрирование
Замещения
Замещающий, тот, кто замещает
Сотрудник, тот, от кого переданы права
Теперь задачи, которые передаются директору будут передаваться его замещающему
Вы дорабатываете правило согласования, в одном из этапов которого исполнитель вычисляется с
помощью роли согласования «Регистратор исходящей корреспонденции». Каким образом можно
понять, как будет вычисляться исполнитель по такому этапу?
Регистратор выбирается для каждого вида документа.
Можно зайти в справочник вида и там посмотреть, кто занимается вопросом. Зайти в группу регистрации, там указаны сотрудники
Можно сделать печать правила согласования и там будет ответственный
Как настроить правило согласования, чтобы инициатор при старте задачи мог указать дополнительных
согласующих?
Добавить блок “Согласование с дополнительными согласующими”
И там проставить галочку “Инициатор согласования может указывать дополнительных согласующих”
Как настроить этап «Подписание» директором так, чтобы задание на доработку по умолчанию уходило
руководителю инициатора, а не инициатору согласования?
Зайти в подписание на вкладку “Доработка”
В поле
«Ответственный» укажите
роль согласования
«Непосредственный
руководитель инициатора».
Как настроить этап согласования, чтобы исполнитель задания на согласование мог изменять
ответственного за доработку документа вручную?
Зайти в подписание на вкладку “Доработка” и там проставить галочку “Разрешить выбор ответственного за доработку”