1. Grundlagen Flashcards
Was ist Geschäftsprozessmanagement?
O:
- Planung, Steuerung und Verbesserung aller Prozesse im Unternehmen.
- GPM ist eine besondere Form der Ablauforganisation, da es sich auf das Zusammenspiel dieser Aktivitäten konzentriert.
- Es verknüpft die Unternehmensstrategie mit der Systementwicklung (z. B. Informationssysteme), damit strategische Ziele in konkreten, effizienten Prozessen umgesetzt werden können.
Menge von Aktivitäten in ihrer inhaltlichen und zeitlichen Abhängigkeit, die durch bestimmte Ereignisse ausgelöst werden, für die ein oder mehrere unterschiedliche Inputs benötigt werden und die für den Kunden ein
Ergebnis von Wert erzeugen.
Es ist eine spezielle Form der Ablauforganisation. Und es kann als Bindeglied zwischen Unternehmensstrategie und Systementwicklung bzw.
Informationssystemen gesehen
werden.
Was ist ein Geschäftsprozess?
Ein Geschäftsprozess ist eine zielgerichtete, zeitlich-logische Abfolge von Aufgaben, die meist von mehreren Organisationseinheiten ausgeführt werden. Er dient der Erstellung von Leistungen nach klar definierten Prozesszielen, die sich aus der Unternehmensstrategie ableiten. Die Beschreibungstiefe kann variieren – bis hin zu einzelnen Aufgaben, die eine Fachkraft ohne Arbeitsplatzwechsel in einem Zug bearbeiten kann.
Welche Geschäftsprozessarten gibt es und was machen sie?
- Steuerungsprozesse
Koordinieren und überwachen als „Klammer“ alle anderen Prozesse
Beispiele: Strategieentwicklung, Unternehmensplanung - Kerngeschäftsprozesse
Wettbewerbsentscheidend und mit hohem Wertschöpfungsanteil
Beispiele: Auftragsbearbeitung, Produktentwicklung - Unterstützungsprozesse
Unterstützen die Kerngeschäftsprozesse, haben aber meist geringeren Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit
Beispiele: Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung
So kann man sich leicht merken: Steuerungsprozesse geben den Rahmen, Kerngeschäftsprozesse schaffen den Hauptwert, und Unterstützungsprozesse liefern den nötigen Support.
Welche Geschäftsprozesskategorien gibt es? Erkläre die Tabelle.
Routinefall am effektivsten zu automatisieren
Zerlege Geschäftsprozesse und stelle sie in einem Modell dar.
Geschäftsprozess: Auftragsabwicklung
GP-Schritte: Auftrags- Annahme, -Prüfung und -Erfassung
Elementare GP-Schritte: Kundendaten bearbeiten, Material prüfen, Personal prüfen
Welche drei Ebenen gibt es bei den Geschäftsprozessmanagementebenen?
1.Strategische Ebene
2.Fachlich-konzeptionelle Ebene
3.Operative Ebene
Was sind die Aufgaben der strategischen Ebene?
1.Ableitung der Geschäftsfelder und des Produkt-/ Leistungsportfolios eines Unternehmens
2.Definition kritischer Erfolgsfaktoren (KEF)
3.Integration von Innovationen (und Disruptionen) des Umfelds wie Digitalisierung
Was sind die Aufgaben der Fachlich-konzeptionelle Ebene?
1.Prozessabgrenzung:
-Auswahl relevanter Prozess-kandidaten je Geschäftsfeld/
2.Prozessmodellierung…
relevanter Prozesse mittels Methoden, z.B. eEPK, BPMN
3.Prozessführung:
Steuerung der Prozesse gemäß den kritischen Erfolgsfaktoren (KEF) und den daraus abgeleiteten Messgrößen, die den Prozesserfolg bewerten.
Was sind die Aufgaben der operativen Ebene?
Workflowmodellierung
- Prozesse werden so gestaltet, dass sie von einer Maschine (z. B. einer Software) verstanden und ausgeführt werden können.
Workflowausführung:
- Eine Workflow-Engine (Teil eines Managementsystems wie BPM) führt den Prozess aus.
- Prozess-Template: Das allgemeine Modell (die Vorlage).
- Prozess-Instanz: Eine konkrete Ausführung des Modells (z. B. eine Bestellung, die bearbeitet wird).
Workflowmonitoring:
-Überwachung des Prozess-verhaltens (IST vs. SOLL)
Was macht der CPO( Chief Proccess Officer)?
CPO verantwortet Ausrichtung des GPM an Unternehmensziele. (Die Rolle 20% nimmt seiner Zeit in Anspruch)
Was macht der Process Owner?
- Verantwortet laufende Steuerung und Optimierung einzelner Geschäftsprozesse
- legt Prozessziele fest und überwacht Einhaltung
- Führt, disponiert und steuert Prozessfachkräfte
- Vertritt Geschäftsprozess gegenüber Dritten
Was ist Business Reengineering?
„Radikaler Ansatz“ zur Neugestaltung von Unternehmensprozessen:
- Kernprozess wird aus der Strategie abgeleitet und als zentraler Fokus definiert.
- Führungs- und Querschnittsprozesse unterstützen den Kernprozess.
- Unnötige Puffer und ineffiziente Abläufe aus unklaren Prozessen werden eliminiert.
Ziel: Maximale Effizienz und Ausrichtung auf Unternehmensziele.
Was machen Prozessfachkräfte?
- Experten für bestimmte Prozessschritte oder ganze Prozessketten.
- Verantwortlich für die Durchführung von Aufgaben im Tagesgeschäft, z. B.:
- Bearbeitung von Aufträgen.
- Abwicklung von Reklamationen.
- Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs.
Was ist die Funktionsorganisation?
Teilt ein Unternehmen nach Aufgabenbereichen auf, z. B.:
* Einkauf: Materialbeschaffung.
* Vertrieb: Verkauf.
* Fertigung: Produktion.
Probleme der Funktionsorganisation?
- Keine Querverbindungen: Schlechte bereichsübergreifende Kommunikation.
- Kamineffekt: Probleme eskalieren unnötig zur Führungsebene.
- Siloeffekt: Daten werden mehrfach und isoliert gespeichert.
Wie verlaufen Kernprozesse in einer Funktionsorganisation?
- Sie verlaufen horizontal durch alle Funktionsbereiche, z. B.:
- Auftragsbearbeitung: Vom Vertrieb über Lager bis Versand.
- Dabei müssen mehrere Abteilungen zusammenarbeiten, was Kommunikation und Koordination erschwert.
Kernprozesse wie Produktentwicklung, Auftragsbearbeitung und Reklamationsabwicklung durchqueren alle Funktionen (z. B. Einkauf, Lager, Fertigung).
Herausforderungen bei Kernprozesse?
- Abteilungsziele behindern Abläufe. (Der Vertrieb verspricht schnelle Lieferung, aber der Einkauf verzögert Bestellungen, um Kosten zu sparen.)
- Fehlende Zusammenarbeit verringert Effizienz.
Varianten Prozessmanagement: Prozessorganisation?
Jede Abteilung bei jedem Punkt involviert
Varianten Prozessmanagement: Stabstelle in Funktionalorganisation?
Stabstelle vertritt Abteilung durch den Prozess hinweg
Varianten Prozessmanagement: Matrixorganisation mit Mehrfachunterstellung?
Prozessofficer begleiten Prozesse abteilungsübergreifend und koordinieren auf allen Ebenen.
Was sind die Ebenen von 6P?
Product (Produkt):
Das Ergebnis oder die Leistung, die das Unternehmen anbietet (z. B. Waren, Dienstleistungen).
Process (Prozess):
Die Abläufe, durch die das Produkt oder die Dienstleistung erstellt wird.
Project (Projekt):
Zeitlich begrenzte Vorhaben zur Umsetzung von spezifischen Zielen, oft zur Verbesserung von Produkten oder Prozessen.
People (Menschen):
Die Mitarbeiter und deren Rollen, Verantwortlichkeiten sowie Kompetenzen.
Place (Ort):
Der Standort oder das Umfeld, in dem Produkte hergestellt oder Dienstleistungen erbracht werden.
Performance (Leistung):
Die Ergebnisse und die Qualität des Unternehmens, gemessen an Zielen, KPIs oder Erfolgsindikatoren.
