07 Organisation und Organigramm

Question 1

Was ist eine Stelle in einem Leitungs- bzw. Weisungssystem?

Answer 1

kleinste Einheit in der Organisation eines Unternehmens, wird besetzt durch einen Mitarbeiter

Question 2

Was ist eine Instanz in einem Leitungs- bzw. Weisungssystem?

Answer 2

Stelle mit Weisungsbefugnis

Question 3

Was ist ein Stab in einem Leitungs- bzw. Weisungssystem?

Answer 3

Stelle ohne Weisungsbefugnis

Question 4

Beschreibe ein Einliniensystem. (5)

Answer 4

• Jeder Mitarbeiter nur durch eine Linie mit seinem Vorgesetzten verbunden
• Keine andere Verbindungen zu anderen Abteilungen
• Keine weiteren Vorgesetzten
• festgelegter Dienstweg
• Verbindung mit anderer Abteilung nur über Vorgesetzten und Geschäftsführer möglich

Question 5

Beschreibe ein Mehrliniensystem. (2)

Answer 5

• Jeder Mitarbeiter kann mehrere Vorgesetzte aus unterschiedlichen Abteilungen haben
• Weisungen von unterschiedlichen Vorgesetzten mit dem jeweiligen Fachwissen

Question 6

Beschreibe ein Stabliniensystem. (4)

Answer 6

• Stäbe = Stellen oder Abteilungen ohne Weisungsbefugnis
• Spezialisten, mit beratender Funktion
• Vorbereitung von Entscheidungen
• Keine primäre betriebliche Aufgabe

Question 7

Beschreibe eine Matrixorganisation. (3)

Answer 7

• zwei Führungsebenen, mit projektbezogenen und funktionsbezogenen Führungskräften
• Anweisung von projektbezogenen FK und von funktionsbezogenen FK
• Untergeordnete Rolle der Unternehmensleitung

Question 8

Beschreibe eine Spartenorganisation. (3)

Answer 8

• Organisation nach Warengruppen (Objektprinzip)
• Leiter der Warengruppe trägt Verantwortung für seine Warengruppe

= Pofitcenter mit separater Erfolgsermittlung

Question 9

Was ist eine Aufbauorganisation? (4)

Answer 9

Fragestellung: WER ist für die Aufgaben zuständig?

• Aufteilung in Zuständigkeitsbereiche
• Bildung von Stellen und Abteilungen
• Aufgaben und Beziehungen zueinander sind
  durch ein System von Kommunikations wegen
  und Weisungsbefugnissen festgelegt.

Question 10

Was ist eine Ablauforganisation? (4)

Answer 10

Unter der Ablauforganisation versteht man den organisierten Ablauf aller Arbeitsprozesse in räumlichen (Transportwege, Durchlauf) und zeitlichen (Dauer, Zeitfolge) Aspekten und alle Handlungen der Mitarbeiter.

Fragestellung: Wie sind die Aufgaben zu erledigen?

• Regelung der Aufgabendurchführung in zeitlicher und räumlicher Reihenfolge
• Festlegung von Arbeitsabläufen

Question 11

Was sind (Beispiel-)Tätigkeiten von Aufbauorganisationen? (4)

Answer 11

• Zwei neue Mitarbeiter werden eingestellt
• Die bisherigen Abteilungen Erwerbung und Erschließung werden zu einer Hauptabteilung Medienbearbeitung zusammengefasst.
• Bibliothekar Kühnle wird zum Leiter der Kinder- und Jugendabteilung befördert.
• Die Abteilung Buchbinderei der Bibliothek wird aufgelöst. Diese Arbeiten übernimmt eine externe Buchbinderei.

Question 12

Was sind (Beispiel-)Tätigkeiten von Ablauforganisationen? (4)

Answer 12

• Der Bibliotheksleiter entscheidet über den Verzicht auf Mahngebühren in einem Sonderfall.
• Ein Mitarbeiter wählt Literatur für die Dokumentationsabteilung nach vorgegebenen Kriterien aus.
• Ein Angebot für einen umfangreichen Rechercheauftrag wird ausgearbeitet.
• Eine neue Regelung wird beschlossen: alle Mitarbeiter müssen grundsätzlich während der Kernzeit von 9 – 16 Uhr anwesend sein.

Question 13

Wie entsteht eine Aufbauorganisation? (4)

Answer 13

1. Aufgabenanalyse
   = Aufgabengliederung: hier wird die Gesamtaufgabe in Haupt- und Teilaufgaben bis hin zu den einzelnen Tätigkeiten gegliedert.
2. Aufgabensynthese
   = Stellenbildung: Für zusammengehörende Teilaufgaben werden Stellen gebildet
3. Aufgabenverteilung
   = Stellenbesetzung: jeder Stelle wird eine Arbeitskraft zugeordnet.
4. Abteilungsbildung
   = Stellen mit gleichartigen Aufgaben werden zu Abteilungen zusammengefasst.

Question 14

Welche Modelle für Aufbauorganisationen gibt es? (5)

Answer 14

• Einliniensystem
• Mehrliniensystem (auch Funktionensystem)
• Stab-Linien-System
• Spartenorganisation
• Matrixorganisation

Question 15

Was sind je zwei (gesamt 4) Vor- und Nachteile des Einliniensystems?

Answer 15

Vorteile:

• Straffe Disziplin
• Gute Kontrollmöglichkeit

Nachteile:

• Keine Beschwerde über Vorgesetze möglich, da diese die korrekten “Ansprechpartner” wären
• Weisungswege zu lang und umständlich (negative Auswirkung auf den Informationsfluss)

Question 16

Was sind je zwei (gesamt 4) Vor- und Nachteile des Mehrliniensystems (auch Funktionensystem)?

Answer 16

Vorteile:

• Abteilungen werden zu Spezialisten
• Obere Leitung wird entlastet

Nachteile:

• Genaue Absprachen zwischen den Abteilungen über Weisungsbefugnisse und Dringlichkeiten sind notwendig, weil sonst die Mitarbeiter nicht wissen, welche Weisung zuerst beachtet werden soll
• Eine Abteilung kann in die andere „hineinregieren“

Question 17

Was sind je zwei (gesamt 4) Vor- und Nachteile des Stab-Linien-Systems?

Answer 17

Vorteile:

• Entlastung der oberen Leitung
• Beratung durch Spezialisten

Nachteile:

• Stabmitarbeiter tragen keine unmittelbare Verantwortung für ihr Tun
• Abstimmungsprobleme zwischen Stabsabteilung und Fachabteilungen bei Entscheidungsvorbereitungen

Question 18

Was sind je zwei (gesamt 3) Vor- und Nachteile des Spartenorganisationen?

Answer 18

Vorteile:

• konsequente Ausrichtung auf die Markterfordernisse
• Gewinnorientierung der einzelnen Bereiche kann große Energien freisetzen

Nachteile:

• ??
• Schnittstellen, wie Rechnungswesen wird nicht gut genutzt

Question 19

Was sind je zwei (gesamt 4) Vor- und Nachteile von Matrixorganisationen?

Answer 19

Vorteile:

• Synergieeffekte
• Entlastung der Führungsspitze

Nachteile:

• erheblichen Zeitaufwand durch ständige Abstimmungen
• Kommunikationsbedarf

Question 20

Was sind die Ziele einer Ablauforganisation? (6)

Answer 20

• Transparenz über bestehende Abläufe und Verantwortlichkeiten
• durchgängige Qualität der Prozesse und Entscheidungsfindungen
• Sicherstellung reibungsloser Abläufe der wesentlichen Prozesse, unabhängig von Personen

Wichtig ist die Regelung der ablauftechnischen Fragen. Dies erfolgt durch:

• Organisationspläne (z. B. Dienstpläne, Aktenpläne mit Festlegung einer Musterakte)
• Organisationsvorschriften (z. B. Allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisungen mit Regelungen zu Urlaubs-, Krankheits- und Pausenregelungen, Benutzung von Arbeitsmitteln wie Telefon, Internet)
• Ablaufpläne