TEMA 7: Organización de eventos singulares- banquetes y fiestas Flashcards
Que es un banquete?
es un acto social y protocolario completo que se constituye como medio importante de comunicación y fin en sí mismo.
Tipos de banquetes protocolarios se celebran motivos.:
- Bodas
-Cenas de Gala - Homenajes
- Recepciones oficiales
-Comidas de negocios
-Seminarios
-Presentación de personas destacadas - Congresos
-Conferencias
-Inaguraciones etc..
Durante la fase de preparación el jefe de protocolo que hara?
asegurara el acondicionamiento del lugar y del salón donde se celebrara habilitando los accesos y aparcamientos adoptando las medidas de seguridad y preparando la zona de espera de autoridades, puede influir en el éxito de la celebración de un banquete, nada puede faltar. Es imp. atender a los medios personales.
Que serie de caracteristicas deben reunir los espacios?
Los techos: no deben ser altos ni bajos, 2,5 a 3,5 m, deben estar pintados en color claro, se debe revisar la extracción de humos y aire acondicionado.
Los suelos: no deben ser resbaladizos, si se usa alfombra ha de ser ignifuga.
Iluminación: debe destacar la mesa y no perturbar al cliente, dependiendo de la decoración y el ambiente se utilizara una iluminación con mayor o menor intensidad.
Aislamiento: La sala debe de estar aislada para que no moleste el ruido
Mobiliario: mesas y sillas.
Mesas- Tienen patas plegables o de rosca de 2 a 4 m y 0,80 de ancho, comodas. Unos 65cm para estar comodo, la altura de la mesa de unos 80 cm, las mesas de tablero de fácil montaje y desmontaje y requieren espacio para almacenarlas. Las mesas se visten con un mantel bonito, si las mesas cojean se utilizarán sistemas para que esten juntas, contar con el espacio que necesita el personal.
Sillas- Sencillas de limpiar, almacenar. Tienen una altura de unos 45 cm el respaldo bien diseñado y confeccionadas con una buena tapíceria, fundas lavables para las sillas es una buena elección.
-Lugar de celebración: se elegira acorde con la categoría y carácter del banquete.
Como puede ser el lugar de celebración?
Puede ser:
- Oficial- se celebra en un edificio de un Estado
- No oficial- tiene un carácter mas informal, restaurante o hotel.
Donde se pueden realizar los banquetes?
En espacios cerrados o salones. banquetes mas ceremoniosos y oficiales
En espacios abiertos o al aire libre. para banquetes nupciales, hay que tener en cuenta el tiempo.
Como organizamos un banquete?
se aplicara o no el real decreto dependiendo de el rango.
- La presidencia-s y la ordenación de los invitados.
- El ceremonial: usos y costumbres, enseñas oficiales y ornamentación del local.
- Tipología de mesas: según las caracteristicas físicas del local donde se hace el banquete el nº de comensales y almuerzo,cena …
Documentos que deben utilizarse por el orden que se precisan son:
Reservas de salones
Orden de servicio
Documentos con indicaciones al personal
Carta de evaluación
Facturación
Políticas de reservas y archivos
Archivos
Reservas de salones
- constar la fecha de la reserva , el nombre del cliente , domicilio y teléfono, tipo de banquete, hora, número de personas y anotaciones de las cancelaciones. Antes de todo el responsable de banquetes se deberá poner en contacto con el cliente para recordarle la reserva y confirmarla.
Orden de servicio
Se deberá llevar a cabo 2 días antes de su realización, con el fin de coordinar con tiempo. Se tendra en cuenta que figuren todos los detalles.
Debera figurar:
- El día, hora y núm de personas que acudiran
- El menú especifica todo
- Descripción de como se ha de llevar a cabo cada servicio y montaje.
-Observaciones a cocina y pastelería sobre como se servirá y como se presenta cada plato.
A quien-es departamentos debe darse indicaciones por escrito ?
A 4 departamentos:
- Recepción y conserjería:Indicar a los invitados donde deben dirigirse y se encargan de poner los carteles o pizarras con la info.
- LImpieza: Para encargarse de la limpieza de todo especialmente los baños.
- Departamento de mantenimiento: necesidad de luces, sonidos, aire tec…..
- Departamento de crédito: avisar sobre la forma de pago en que se va a realizar el banquete.
Carta de evaluación,qué debe figurar?
Todas las incidencias y pormenores que pudieran haber ocurrido y lo realizara el departamento de alimentos y bebidas.
Facturación como se hace?
Al finalizar, se debe confeccionar la factura en ella estara el número de invitados, precio y conceptos extras. El asesor debera supervisar las facturas antes de presentarlas al cliente, para ver si esta todo bien.
Políticas de reservas y archivos…
Las reservas se anotan en el libro de reservas bloqueando la fecha y el salon, se requiere un anticipo. la cancelación sera antes de las 48 horas y se retrendra el 50 por ciento si es después de 24 h se reservara el total.
Porque es imp. llevar un sistema de archivos?
para que en todo momento se pueda localizar cualquier servicio contratado y comprobar los datos que se precisen.
Planificación de un banquete, para comida tipo buffet:
Se calcula según el nº de asistentes y el tipo de servicio que se ofrezca.
- Un camarero cada 25 personas
-Un barman hasta 150 personas de ahí adelante 2.
-Un supervisor para más de 50 personas
Planificación de un banquete, para una comida emplatada:
- Un camarero y un ayudante por cada 25 personas
- Un supervisor por mas de 40
- Un barman hasta 150 personas de ahi a 2
Otros recursos humanos asociados a un banquete:
Director de banquetes: proporciona el liderazgo del resto de los departamentos.
Obligaciones están:
• Asistir a las reuniones de organización.
Revisar las hojas de función con el chef.
Solicitar el personal con tiempo.
• Revisar el uniforme del personal.
• Supervisar la limpieza general de los salones y equipos.
Comprobar con el almacén si llega todo lo solicitado.
Dar el visto bueno a todos los detalles de comida y montaje junto con el chef antes de iniciar el evento.
Gerente de ventas: debe tratar de proporcionar el mayor número de clientes y eventos, lo cual representará ingresos para el hotel u otros lugares de celebración de banquetes.
Obligaciones se encuentran:
• Dominar sistemas de venta.
• Conocer los aspectos de alimentos y bebidas relacionados con los eventos, atendiendo a la clase de personas asistentes, el número de invitados y a la hora que se efectuará.
• Tener nociones de costo de alimentos y bebidas.
• Saber el equipo con el que cuenta el establecimiento donde se llevará a cabo el banquete: adornos, mantelería, sillas, mesas, cristaleria etc.
Tipos de montaje según los servicios:
• Almuerzo o cenas sentados
se monta una mesa presidencial para el número de personas que previamente haya indicado el cliente. Frente a la mesa presidencial se montarán las mesas del resto de los invitados: estas pueden ser redondas o rec-tangulares.
• Almuerzo o cena tipo cóctel
el montaje se trata de montar una barra de bar donde se servirán las bebidas y montar la mesa para las comidas. En torno al salón se colocarán algunas sillas, para personas mayores, o aquellos con movilidad reducida.
Que orden- pasos a seguir para montar las mesas?
El jefe de camareros recibe un plano del montaje del salón, con el cual da instrucciones a los camareros sobre cómo preparar.
Paso primero: colocar los manteles
poner un protector que proteja la mesa, amortigüe los golpes, evitando que cualquier percance pueda estropear la mesa.
• El mantel estar limpio, bien planchado y debe ser blanco o de un color pálido muy claro.
La mantelería deberá colocarse con los pliegues del planchado hacia arriba. para evitar desniveles.
• El mantel debe ser largo y caer mínimo unos 40 cm. Las puntas han de caer coincidiendo con las patas de la mesa
Paso segundo: colocar la vajilla
• Colocar los bajoplatos a unos dos o tres centi-metros del borde de la mesa.
• Si no hay plato base, colocaremos un plato trin-chero.
• Si hubiese que poner taza de consomé, se pondría con su correspondiente plato, encima del plato base.
• El anagrama del plato quedará frente al cliente.
• El plato de pan se sitúa a la izquierda del cliente.
Paso tercero: colocar cubertería
Se ponen todos los cubiertos, pues se sabe de antemano el menú.
Paso cuarto: colocar cristalería
Las copas se colocan detrás del plato base, aconsejando que se coloquen en forma escalonada a partir del eje del plato. Deben ser del cristal más fino posible y sin color, para poder apreciar el vino.
el jefe de comedor organiza y distribuye las tareas, nombra algunas de ellas :
Son 12:
• Se organiza el repaso y la limpieza de la mantelería, cristalería, cubertería y vajilla, los complementos, el mobiliario, la maquinaria y el local.
• Se supervisa la limpieza del local.
• Se revisan los aseos, zonas exteriores, y la ventilación del local.
• Se repasa la cristalería: con un paño de hilo y copa sobre agua caliente para que haga vaho. Se repasa que no haya copas defectuosas.
• Se examinan los cubiertos. Si se dispone de ella, usar la máquina pulidora de cubiertos.
• Se supervisan los platos, y con paño húmedo se limpia uno a uno, revisando los bordes, y ordenándolos con el anagrama centrado.
• Se repasa el menaje: vinagreras, aceiteras, azucareros, saleros. Se vacían, limpian y se llenan de nuevo.
• Se supervisa el montaje de mesas auxiliares y gueridones y se visten con mantel.
• Se supervisa la temperatura de la sala.
• Se ensaya la colocación de mesas y sillas, y número de comensales totales y por mesa.
Se comprueba con jefe de cocina que el menú está en orden.
• Se coteja el horario de comida del personal de servicio. Recuerda que deben comer antes de trabajar.
Criterios para elegir un tipo o otro de mesa
• Naturaleza del acto.
• Cantidad de comensales.
• El espacio del local.
• Tipo de servicio contratado.
• El gusto de la persona que organiza el banquete.
Tipos de mesas y características:
Mesa circular:
• Es la más utilizada en comidas pequeñas.
Tiene la ventaja de su especial familiaridad.
• Permite una conversación única, ya que cada invitado tiene a la vista a todos los demás.
Normalmente no supera los doce comensales.
• Los invitados se suelen colocar por el sistema cartesiano o de reloj.
Cuadrada:
Se utiliza en restaurantes pero no tanto en banquetes.
Usada poco en protocolo pues matemáticamente solo admiten combinaciones de 4,8 o 12 comensales. Por lo que su uso está restringido a comidas de 4 a 12 comensales.
Rectangular o presidencial:
La más usada, junto con la ovalada y la imperial.
Usada como mesa única.
Admite presidencias a la francesa o a la inglesa.
• Permite una clara definición de las presidencias. y una fácil ordenación de los comensales.
• Inconvenientes: su tamaño implica la necesidad de un comedor grande, comedores que solo existen en palacios o instituciones del Estado.
• Si se usa como mesa presidencial solo se ocuparán los sitios que miren hacia las otras mesas.
Ovalada:
• Similar a la rectangular, con cabeceras suavizadas.
Admite una clara y visible presidencia, y una sencilla colocación de los comensales.
• Inconvenientes: permite sentar a un número no muy elevado de personas
(40-50 máximo). Solo admite presidencia francesa, ya que no se suelen colocar personas en las curvas o cabeceras.
Imperial:
• La mesa imperial es una variante de la mesa rectangular y ovalada. Es grande y admite más de cincuenta comensales.
• La más usada en protocolo para comidas numerosas con mesa única.
• Suelen ser usadas con presidencia francesa.
Mesa en «U»:
• Puede utilizarse como mesa única o como mesa presidencial en banquetes
numerosos.
• Sirve para sentar todos los comensales en una mesa y resaltar la presidencia.
• Nunca se ocupan los extremos. Tampoco el lado opuesto a la presidencia.
• Si se usa entera como mesa presidencial no deben utilizarse los lados internos de los brazos de la «U».
En herradura:
• Es una variación de la mesa en U, sin ángulos rectos.
Se utiliza sobre todo en comidas empresanales.
• No se usa la zona interna de la herradura.
En forma de «T»:
• Es una variante de la mesa en forma de U.
• Es menos utilizada ya que permite un número inferior de comensales.
• No es recomendable daba la dificultad de amplitud para el servicio.
• No suele usarse para comidas.
Mesa en peine:
• Mesa presidencial larga con brazos perpendiculares.
• Poco elegante y poco usada en España.
• Es una buena opción para grandes banquetes, ya que permite sentar a un elevado número de comensales.
• Tiene una numeración complicada.
Mesas múltiples:
• Son útiles para comidas de gala y banquetes de gran número de asistentes.
ya que permite un mejor aprovechamiento del espacio.
• Su estética es bonita y polivalente, y apta para distintos objetivos. ya que es adecuada para una gala formal o para una comida con discursos.
• El sistema de mesas múltiples consta de:
• Una mesa presidencial donde se sitúan la presidencia y los comensales de mayor rango, que serán rectangular si está situada a un lado del salón, o redonda si está situada en el centro del mismo.
• Una serie de mesas rectangulares o redondas donde se sientan el resto de los comensales, ubicadas enfrente de la mesa presidencial, si esta es rec-tangular, o alrededor de la misma si es redonda.
Número de mesas y distribución, dos partes diferenciadas en el banquete:
Mesa presidencial
La presidencia se sitúa en el lado opuesto a la puerta de acceso de los invitados. procurando que quienes la ocupan no den la espalda a ningún invitado. No obstante, hoy se admite una presidencia redonda en el centro del comedor.
siempre y cuando que en la citada mesa haya dos presidencias del mismo rango
(S.M. el Rey y 5.M. la Reina, por ejemplo).
Mesas invitados
El resto de las mesas se organizan conforme a las circunstancias físicas del salón, procurando una cierta simetria y la existencia de pasillos que hagan fluido el acceso hasta la mesa de cada uno de los comensales y. sobre todo, el trabajo de los camareros. Por lo general, las mesas cuanto más cerca estén de la presidencia mejor numeración tendrán. El primer puesto de cada mesa es el que en mejor posición frontal esté con respecto a la persona que preside. El resto de los comensales de esa mesa se colocarán en alternancia con respecto a ese primer puesto.