TEMA 7: Organización de eventos singulares- banquetes y fiestas Flashcards
Que es un banquete?
es un acto social y protocolario completo que se constituye como medio importante de comunicación y fin en sí mismo.
Tipos de banquetes protocolarios se celebran motivos.:
- Bodas
-Cenas de Gala - Homenajes
- Recepciones oficiales
-Comidas de negocios
-Seminarios
-Presentación de personas destacadas - Congresos
-Conferencias
-Inaguraciones etc..
Durante la fase de preparación el jefe de protocolo que hara?
asegurara el acondicionamiento del lugar y del salón donde se celebrara habilitando los accesos y aparcamientos adoptando las medidas de seguridad y preparando la zona de espera de autoridades, puede influir en el éxito de la celebración de un banquete, nada puede faltar. Es imp. atender a los medios personales.
Que serie de caracteristicas deben reunir los espacios?
Los techos: no deben ser altos ni bajos, 2,5 a 3,5 m, deben estar pintados en color claro, se debe revisar la extracción de humos y aire acondicionado.
Los suelos: no deben ser resbaladizos, si se usa alfombra ha de ser ignifuga.
Iluminación: debe destacar la mesa y no perturbar al cliente, dependiendo de la decoración y el ambiente se utilizara una iluminación con mayor o menor intensidad.
Aislamiento: La sala debe de estar aislada para que no moleste el ruido
Mobiliario: mesas y sillas.
Mesas- Tienen patas plegables o de rosca de 2 a 4 m y 0,80 de ancho, comodas. Unos 65cm para estar comodo, la altura de la mesa de unos 80 cm, las mesas de tablero de fácil montaje y desmontaje y requieren espacio para almacenarlas. Las mesas se visten con un mantel bonito, si las mesas cojean se utilizarán sistemas para que esten juntas, contar con el espacio que necesita el personal.
Sillas- Sencillas de limpiar, almacenar. Tienen una altura de unos 45 cm el respaldo bien diseñado y confeccionadas con una buena tapíceria, fundas lavables para las sillas es una buena elección.
-Lugar de celebración: se elegira acorde con la categoría y carácter del banquete.
Como puede ser el lugar de celebración?
Puede ser:
- Oficial- se celebra en un edificio de un Estado
- No oficial- tiene un carácter mas informal, restaurante o hotel.
Donde se pueden realizar los banquetes?
En espacios cerrados o salones. banquetes mas ceremoniosos y oficiales
En espacios abiertos o al aire libre. para banquetes nupciales, hay que tener en cuenta el tiempo.
Como organizamos un banquete?
se aplicara o no el real decreto dependiendo de el rango.
- La presidencia-s y la ordenación de los invitados.
- El ceremonial: usos y costumbres, enseñas oficiales y ornamentación del local.
- Tipología de mesas: según las caracteristicas físicas del local donde se hace el banquete el nº de comensales y almuerzo,cena …
Documentos que deben utilizarse por el orden que se precisan son:
Reservas de salones
Orden de servicio
Documentos con indicaciones al personal
Carta de evaluación
Facturación
Políticas de reservas y archivos
Archivos
Reservas de salones
- constar la fecha de la reserva , el nombre del cliente , domicilio y teléfono, tipo de banquete, hora, número de personas y anotaciones de las cancelaciones. Antes de todo el responsable de banquetes se deberá poner en contacto con el cliente para recordarle la reserva y confirmarla.
Orden de servicio
Se deberá llevar a cabo 2 días antes de su realización, con el fin de coordinar con tiempo. Se tendra en cuenta que figuren todos los detalles.
Debera figurar:
- El día, hora y núm de personas que acudiran
- El menú especifica todo
- Descripción de como se ha de llevar a cabo cada servicio y montaje.
-Observaciones a cocina y pastelería sobre como se servirá y como se presenta cada plato.
A quien-es departamentos debe darse indicaciones por escrito ?
A 4 departamentos:
- Recepción y conserjería:Indicar a los invitados donde deben dirigirse y se encargan de poner los carteles o pizarras con la info.
- LImpieza: Para encargarse de la limpieza de todo especialmente los baños.
- Departamento de mantenimiento: necesidad de luces, sonidos, aire tec…..
- Departamento de crédito: avisar sobre la forma de pago en que se va a realizar el banquete.
Carta de evaluación,qué debe figurar?
Todas las incidencias y pormenores que pudieran haber ocurrido y lo realizara el departamento de alimentos y bebidas.
Facturación como se hace?
Al finalizar, se debe confeccionar la factura en ella estara el número de invitados, precio y conceptos extras. El asesor debera supervisar las facturas antes de presentarlas al cliente, para ver si esta todo bien.
Políticas de reservas y archivos…
Las reservas se anotan en el libro de reservas bloqueando la fecha y el salon, se requiere un anticipo. la cancelación sera antes de las 48 horas y se retrendra el 50 por ciento si es después de 24 h se reservara el total.
Porque es imp. llevar un sistema de archivos?
para que en todo momento se pueda localizar cualquier servicio contratado y comprobar los datos que se precisen.
Planificación de un banquete, para comida tipo buffet:
Se calcula según el nº de asistentes y el tipo de servicio que se ofrezca.
- Un camarero cada 25 personas
-Un barman hasta 150 personas de ahí adelante 2.
-Un supervisor para más de 50 personas
Planificación de un banquete, para una comida emplatada:
- Un camarero y un ayudante por cada 25 personas
- Un supervisor por mas de 40
- Un barman hasta 150 personas de ahi a 2
Otros recursos humanos asociados a un banquete:
Director de banquetes: proporciona el liderazgo del resto de los departamentos.
Obligaciones están:
• Asistir a las reuniones de organización.
Revisar las hojas de función con el chef.
Solicitar el personal con tiempo.
• Revisar el uniforme del personal.
• Supervisar la limpieza general de los salones y equipos.
Comprobar con el almacén si llega todo lo solicitado.
Dar el visto bueno a todos los detalles de comida y montaje junto con el chef antes de iniciar el evento.
Gerente de ventas: debe tratar de proporcionar el mayor número de clientes y eventos, lo cual representará ingresos para el hotel u otros lugares de celebración de banquetes.
Obligaciones se encuentran:
• Dominar sistemas de venta.
• Conocer los aspectos de alimentos y bebidas relacionados con los eventos, atendiendo a la clase de personas asistentes, el número de invitados y a la hora que se efectuará.
• Tener nociones de costo de alimentos y bebidas.
• Saber el equipo con el que cuenta el establecimiento donde se llevará a cabo el banquete: adornos, mantelería, sillas, mesas, cristaleria etc.
Tipos de montaje según los servicios:
• Almuerzo o cenas sentados
se monta una mesa presidencial para el número de personas que previamente haya indicado el cliente. Frente a la mesa presidencial se montarán las mesas del resto de los invitados: estas pueden ser redondas o rec-tangulares.
• Almuerzo o cena tipo cóctel
el montaje se trata de montar una barra de bar donde se servirán las bebidas y montar la mesa para las comidas. En torno al salón se colocarán algunas sillas, para personas mayores, o aquellos con movilidad reducida.
Que orden- pasos a seguir para montar las mesas?
El jefe de camareros recibe un plano del montaje del salón, con el cual da instrucciones a los camareros sobre cómo preparar.
Paso primero: colocar los manteles
poner un protector que proteja la mesa, amortigüe los golpes, evitando que cualquier percance pueda estropear la mesa.
• El mantel estar limpio, bien planchado y debe ser blanco o de un color pálido muy claro.
La mantelería deberá colocarse con los pliegues del planchado hacia arriba. para evitar desniveles.
• El mantel debe ser largo y caer mínimo unos 40 cm. Las puntas han de caer coincidiendo con las patas de la mesa
Paso segundo: colocar la vajilla
• Colocar los bajoplatos a unos dos o tres centi-metros del borde de la mesa.
• Si no hay plato base, colocaremos un plato trin-chero.
• Si hubiese que poner taza de consomé, se pondría con su correspondiente plato, encima del plato base.
• El anagrama del plato quedará frente al cliente.
• El plato de pan se sitúa a la izquierda del cliente.
Paso tercero: colocar cubertería
Se ponen todos los cubiertos, pues se sabe de antemano el menú.
Paso cuarto: colocar cristalería
Las copas se colocan detrás del plato base, aconsejando que se coloquen en forma escalonada a partir del eje del plato. Deben ser del cristal más fino posible y sin color, para poder apreciar el vino.
el jefe de comedor organiza y distribuye las tareas, nombra algunas de ellas :
Son 12:
• Se organiza el repaso y la limpieza de la mantelería, cristalería, cubertería y vajilla, los complementos, el mobiliario, la maquinaria y el local.
• Se supervisa la limpieza del local.
• Se revisan los aseos, zonas exteriores, y la ventilación del local.
• Se repasa la cristalería: con un paño de hilo y copa sobre agua caliente para que haga vaho. Se repasa que no haya copas defectuosas.
• Se examinan los cubiertos. Si se dispone de ella, usar la máquina pulidora de cubiertos.
• Se supervisan los platos, y con paño húmedo se limpia uno a uno, revisando los bordes, y ordenándolos con el anagrama centrado.
• Se repasa el menaje: vinagreras, aceiteras, azucareros, saleros. Se vacían, limpian y se llenan de nuevo.
• Se supervisa el montaje de mesas auxiliares y gueridones y se visten con mantel.
• Se supervisa la temperatura de la sala.
• Se ensaya la colocación de mesas y sillas, y número de comensales totales y por mesa.
Se comprueba con jefe de cocina que el menú está en orden.
• Se coteja el horario de comida del personal de servicio. Recuerda que deben comer antes de trabajar.
Criterios para elegir un tipo o otro de mesa
• Naturaleza del acto.
• Cantidad de comensales.
• El espacio del local.
• Tipo de servicio contratado.
• El gusto de la persona que organiza el banquete.
Tipos de mesas y características:
Mesa circular:
• Es la más utilizada en comidas pequeñas.
Tiene la ventaja de su especial familiaridad.
• Permite una conversación única, ya que cada invitado tiene a la vista a todos los demás.
Normalmente no supera los doce comensales.
• Los invitados se suelen colocar por el sistema cartesiano o de reloj.
Cuadrada:
Se utiliza en restaurantes pero no tanto en banquetes.
Usada poco en protocolo pues matemáticamente solo admiten combinaciones de 4,8 o 12 comensales. Por lo que su uso está restringido a comidas de 4 a 12 comensales.
Rectangular o presidencial:
La más usada, junto con la ovalada y la imperial.
Usada como mesa única.
Admite presidencias a la francesa o a la inglesa.
• Permite una clara definición de las presidencias. y una fácil ordenación de los comensales.
• Inconvenientes: su tamaño implica la necesidad de un comedor grande, comedores que solo existen en palacios o instituciones del Estado.
• Si se usa como mesa presidencial solo se ocuparán los sitios que miren hacia las otras mesas.
Ovalada:
• Similar a la rectangular, con cabeceras suavizadas.
Admite una clara y visible presidencia, y una sencilla colocación de los comensales.
• Inconvenientes: permite sentar a un número no muy elevado de personas
(40-50 máximo). Solo admite presidencia francesa, ya que no se suelen colocar personas en las curvas o cabeceras.
Imperial:
• La mesa imperial es una variante de la mesa rectangular y ovalada. Es grande y admite más de cincuenta comensales.
• La más usada en protocolo para comidas numerosas con mesa única.
• Suelen ser usadas con presidencia francesa.
Mesa en «U»:
• Puede utilizarse como mesa única o como mesa presidencial en banquetes
numerosos.
• Sirve para sentar todos los comensales en una mesa y resaltar la presidencia.
• Nunca se ocupan los extremos. Tampoco el lado opuesto a la presidencia.
• Si se usa entera como mesa presidencial no deben utilizarse los lados internos de los brazos de la «U».
En herradura:
• Es una variación de la mesa en U, sin ángulos rectos.
Se utiliza sobre todo en comidas empresanales.
• No se usa la zona interna de la herradura.
En forma de «T»:
• Es una variante de la mesa en forma de U.
• Es menos utilizada ya que permite un número inferior de comensales.
• No es recomendable daba la dificultad de amplitud para el servicio.
• No suele usarse para comidas.
Mesa en peine:
• Mesa presidencial larga con brazos perpendiculares.
• Poco elegante y poco usada en España.
• Es una buena opción para grandes banquetes, ya que permite sentar a un elevado número de comensales.
• Tiene una numeración complicada.
Mesas múltiples:
• Son útiles para comidas de gala y banquetes de gran número de asistentes.
ya que permite un mejor aprovechamiento del espacio.
• Su estética es bonita y polivalente, y apta para distintos objetivos. ya que es adecuada para una gala formal o para una comida con discursos.
• El sistema de mesas múltiples consta de:
• Una mesa presidencial donde se sitúan la presidencia y los comensales de mayor rango, que serán rectangular si está situada a un lado del salón, o redonda si está situada en el centro del mismo.
• Una serie de mesas rectangulares o redondas donde se sientan el resto de los comensales, ubicadas enfrente de la mesa presidencial, si esta es rec-tangular, o alrededor de la misma si es redonda.
Número de mesas y distribución, dos partes diferenciadas en el banquete:
Mesa presidencial
La presidencia se sitúa en el lado opuesto a la puerta de acceso de los invitados. procurando que quienes la ocupan no den la espalda a ningún invitado. No obstante, hoy se admite una presidencia redonda en el centro del comedor.
siempre y cuando que en la citada mesa haya dos presidencias del mismo rango
(S.M. el Rey y 5.M. la Reina, por ejemplo).
Mesas invitados
El resto de las mesas se organizan conforme a las circunstancias físicas del salón, procurando una cierta simetria y la existencia de pasillos que hagan fluido el acceso hasta la mesa de cada uno de los comensales y. sobre todo, el trabajo de los camareros. Por lo general, las mesas cuanto más cerca estén de la presidencia mejor numeración tendrán. El primer puesto de cada mesa es el que en mejor posición frontal esté con respecto a la persona que preside. El resto de los comensales de esa mesa se colocarán en alternancia con respecto a ese primer puesto.
Tipos de comedor mas habituales:
a) Clásico
Se compone de una presidencia rectangular ocupada solo por un lado, el que mira de frente a los invitados. El resto, mesas redondas o rectangulares. Fotos pág 182
b) Moderno
La mesa presidencial es redonda de mayor tamaño, y a ser posible sin ocupar los sitios que dan la espalda al comedor (de media luna). El resto de las mesas son redondas. Fotos pág 182
c) Margarita o estrella
La mesa presidencial se encuentra más arropada e integrada con respecto a los invitados. Es una buena opción cuando el rango de todos los invitados es muy similar, o cuando los anfitriones deseen disimular las posibles diferencias protocolarias. Fotos Pág 183)
d) Doble presidencia o americano
Es el utilizado por el Presidente de los Estados Unidos para sus comidas de gala en honor de un
Jefe de Estado extranjero. No existe una sola pre-sidencia, sino dos, situadas en dos mesas iguales que las del resto de los invitados, situadas en una cabecera del salón. En una mesa se sitúa el anfitrión y la esposa del invitado de honor. En la otra la anfitriona y el invitado de honor. Así todos los invitados. En Europa, salvo excepciones, no se usa.( pág 183)
e) Mixto
La mesa presidencial y una segunda mesa de honor, reservada para un grupo determinado de invitados de honor, que por su alto número no es posible poner en la mesa presidencial (vanos premiados, el consejo de administración de un empresa, los patrocinadores de un acto, etc.).
El resto de los invitados se ordenan en mesas redondas o rectangulares, de acuerdo a los criterios del comedor (pág 183)
f) Compartimentado
Cuando los comensales no caben en un mismo salón, puede montarse un banquete en varios salones. La mesa presidencial se sitúa en el salón noble, junto a un grupo determinado de mesas. El resto de las mesas se van colocando por los distintos salones. En estos casos, lo recomendable es que en cada salón haya una falsa presidencia ocupada por un miembro de la familia anfitriona o de la institución anfitriona.
Consideraciones a tener en cuenta a la hora de seleccionar las mesas:
• Las mesas alternadas, circulares y rectangulares con presidencia en mesa rectangular o circular son propias de banquetes con numerosos comensales.
Las mesas rectangulares no deben exceder los doce comensales.
Si es circular el máximo deben ser diez. Un mayor número sería aumentar el diámetro y no solo sería poco estética sino incómoda al no poder hablar bien ni escucharse los invitados.
• Si la presidencia se dispone en forma rectangular no deben exceder los veinte comensales, pues se vería excesivamente larga.
• Las precedencias las marca la mayor o menor proximidad a la presidencia.
• Es preferente la parte alta de la mesa; los de menos categoría son los asientos de las puntas.
Colocación de comensales
MIRAR LA PÁGINA 185 los dibujos
La presidencia en los banquetes quien la ocupa etc..
El anfitrión es la figura clave de un banquete y es libre de aplicar la presidencia que juzgue oportuna si son reuniones sociales privadas, siempre sin perder el sentido común y siendo coherente en su elección. La colocación de los anfitriones es la clave de todo ordenamiento protocolario
Son labores del anfitrión: saludar a los invitados, conversar con ellos durante el aperitivo, y despedirlos al término de la comida.
Será la anfitriona, cuando el servicio de cocina está preparado para servir, quien haga pasar a los invitados al comedor: Ella será la primera en sentarse, en degustar la comida, y en levantarse al término del convite
algunos ejemplos de mesa presidencial:
a) Mesa presidencial rectangular
De presidencia unipersonal de banquete de solo señoras o solo señores.
b) Mesa presidencial circular
Es menos frecuente. Se usa en banquetes de múltiples mesas circulares y se sitúa en el centro, con las restantes mesas alrededor.
c) Mesa presidencial en herradura o en U y mesas múltiples.
Para los invitados confeccionaremos una serie de listados escalonados conforme al siguiente esquema:
Listado de los invitados fundamentales: invitados de honor, oficiales, autorida-des, de amistad, de prestigio, etc.
Listado de invitados para cubrir «excusas».
Listado definitivo de los invitados que han confirmado su asistencia.
Una vez confeccionada la lista definitiva de invitados:
• En el caso de banquetes privados los anfitriones serán quienes, con buen criterio, decidan cómo se colocarán sus invitados, sin olvidar que la presidencia es un honor.
• En el caso de banquetes oficiales se tendrá en cuenta la norma legal sobre precedencias.
Cuando se pasa al comedor y cuando se sale ?
En general cuando haya pasado el tiempo previsto para el aperitivo la anfitriona acompañará a las señoras al comedor y el anfitrión hará lo mismo con los se-ñores. Ya en el comedor la anfitriona se sienta, seguida de las demás señoras. A
continuación lo hace el anfitrión y el resto de los señores.
Costumbre antigua de acompañamiento formal de las señoras:
En algunos casos de cenas de etiqueta se puede mantener la costumbre antigua del acompañamiento formal de las señoras al comedor, dando el brazo a un caballero.
Las señoras serán servidas primero, y la anfitriona la última. A continuación los caballeros, y el anfitrión en último lugar: Salvo que los anfitriones sean personas de altísimo nivel como los Reyes en cuyo caso serán servidos los primeros.
Ya todos sentados, cuando la anfitriona observa que todos los comensales han sido servidos, agarra el cubierto correspondiente para comenzar a comer. Si la comida es solo de hombres o de mujeres, el anfitrión o anfitriona serán quienes den paso al comienzo de la degustación.
Terminada la comida, la anfitriona, y en su defecto el anfitrión, se levantarán de la mesa para darla por finalizada.
Como deben ser elegidos los invitados:
En función del propósito de los banquetes :
Paso 1°. Se redacta la lista de invitados, y en paralelo se redacta otra lista de invitados de reemplazo. Esta segunda lista servirá para cubrir las bajas de los invitados de la otra lista.
Paso 2°. Revisar bien que entre la lista de invitados ino vayamos a hacer coincidir a algunos que no se llevan bien!
Paso 3°. Se enviarán las invitaciones:
a) Si el lugar está en la ciudad, será suficiente con enviar la dirección, porque ese lugar ha de tener una dirección accesible desde el GPS o un callejero.
b) Si el lugar no se encuentra en el casco urbano, es necesario adjuntar también un plano con las indicaciones de cómo llegar al lugar:
Paso 4°. Las invitaciones han de enviarse con una antelación máxima de treinta días, y mínima de siete días, ya que nuestro invitado puede ser una persona muy ocupada y con múltiples compromisos que atender, puede ser un invitado que tenga que desplazarse para la comida y deberemos darle tiempo para organizarse, y para que dispongamos de tiempo suficiente para poder usar la lista de invitados de reemplazo en caso de respuestas de asistencia negativas.
Paso 5°. Recibimos las respuestas, de las cuales las negativas será cubiertas por los invitados de la lista de recambio
Paso 6°. Redactar la lista definitiva, comenzando por incluir a los anfitrio-nes.
Paso 7°. Los ordenamos por orden de precedencia (oficial, académica, empre-sarial, etc.). Para ello redactamos una nueva lista con dos columnas donde pondremos a los hombres en la columna de la izquierda y a las mujeres en la columna de la derecha. Ejemplo pág 188
Tipos de documentos para un banquete protocolario:
- Los que orientan a los comensales a sus sitios
- Los asociados al menú
- Otros documentos asociados al banquete
Por orden un comensal se encontraría con:
Paneles
Se colocan en la antesala del comedor o en el lugar donde se sirve el aperitivo.
Los paneles resultan un sistema muy eficaz en banquetes, convenciones o bodas, ya que es más sencillo y rápido que las tarjetas de comensal. Normalmente hay
dos paneles:
• En uno de ellos aparece una relación, por orden alfabético, de apellidos de todos los comensales. y a continuación del nombre se indica la mesa con un número.
• En el otro panel, situado a la derecha del primero, aparece un plano general de todas las mesas con su numeración, y flechas que indican la entrada del comedor.
Meseros
Un mesero es una bandeja que tiene dibujada la mesa de salón comedor y permite, colocar en unas ranuras unas estrechas tarjetas rectangulares con los nombres de los comensales, en el mismo orden y posición que tendrán en la mesa. Se coloca encima de la mesa central, en una estancia anterior al comedor, generalmente en el lugar donde se sirve el aperitivo.
Tarjeta individual de plato
Las tarjeta o plano individual de plato, también llamada taneta de comensal, es una taneta que está doblada por su eje central, tiene en su primera cara el escudo de la institución de los anfitriones, y a continuación, varios renglones punteados donde se escribirá el tratamiento, cargo, y nombre del comensal. En su cara interior está el diseño impreso de la mesa con la posición que ocuparán los anfitriones o presidencias, y donde se marca con una X el lugar que aproximado que debe ocupar el comensal.
Estas tarjetas de comensal han de entregarse al invitado a su llegada donde se celebrará la comida. o bien durante el aperitivo previo.
Adela Vilanees
Tarjeta personal de plato
Esta tarjeta ha de mostrar con claridad el tratamiento, nombre y cargo del invitado. Puede ir colocada sobre la servilleta (si está sobre el plato) o en la parte izquierda o derecha superior del plato, ayudando al invitado a localizar su sitio en la mesa. Puede realizarse de dos formas:
Una tarjeta doblada en forma de V invertida.
• Un tarjetón plano rectangular.
Cualquiera que sea la forma elegida debe ser legible a I metro de distancia, ya que está puesta sobre la mesa y el invitado está de pie. Lo más usual en actos oficiales es poner la letra en cuerpo 14 (depende del tipo de letra) con el cargo en mayúsculas y el nombre en minúsculas, pero en almuerzos privados
suele ir escrito a mano.
Delante del anfitrión y anfitriona no se coloca tarjeta personal de plato, por la sencilla razón de que está en su propia casa.
Sistema mixto
Es una combinación de tarjeta individual y panel. Los invitados reciben previamente el número o nombre de mesa que ocuparán en una tarjeta indi-vidual, pero también pueden localizar la mesa que les corresponde en el gráfico del panel.
Sistema Europeo o de cumbres
Este sistema se utiliza en las comidas que siguen a las reuniones de las cumbres europeas. Todos los invitados son del mismo nivel. Cada invitado recibe una tarjeta individual con el diseño de la mesa donde se va a sentar y sobre el dibujo se pega una pegatina de un color determinado. Ese color corresponde al color del cartón que se dispone sobre una peana en la mesa del comedor
Los asociados al menú:
Minutas
La minuta es el complemento donde se presenta el menú y debe cuidarse con mucho detalle. Se debe prestar atención al tipo de cartulina empleada, tipografía y diseño. Su tamaño será de un folio doblado de forma alargada. En la parte frontal podrá grabarse el escudo o logotipo que refleje la naturaleza del banque-te. En la cubierta se hará constar el motivo del banquete, lugar y fecha, quedando abajo el nombre y jerarquía del invitado con el correspondiente tratamiento.
La minuta se sitúa al lado derecho de cada cubierto, donde figura la persona que ofrece el banquete, en honor de quien, el motivo, así como los platos que se van a tomar y los vinos.
A la hora de redactar el tarjetón con el menú hay tener en cuenta:
• Seguir un criterio internacional en relación con los platos, pues si son de sobra conocidos resulta una cursilería ponerle un añadido de tipo local (caldo de Santiago de Compostela o caldo Compostelano al caldo gallego).
• Evitar poner algún nombre que pueda ser incorrecto o contraprodu-cente.
Otros documentos asociados al banquete:
Invitaciones
Se deben preparar cuidando el texto y el formato, respetando las fechas de envio y atendiendo correctamente a la confirmación de los invitados. El envío debe hacerse con acuse de recibo. La confirmación de la asistencia debe ser comunicada al anfitrión lo antes posible.
Libro de reservas
Es un libro donde se llevan las anotaciones de las reservas que hacen los clien-tes. En este se detallan la fecha del evento, la cantidad de personas, los datos personales de la compañía, el salón que desea reservar; etc.
Presupuesto y contrato de banquetes
En este formulario se detallan todos detalles del evento, dirección, fecha, número de invitados, tipo de banquete, responsable de la cuenta. hora del evento etc.
De este formulario se derivan algunas copias las que se distribuyen de la siguiente manera: la original va a la cocina, una fotocopia al cliente, una copia a los departamentos de seguridad, mantenimiento, limpieza. etc.
Orden de pedido para compra
En este formulario se detallan paso por paso la cantidad de pedidos de catering que van a la calle y también la descripción y el precio.
Cotizaciones de los diferentes servicios que se ofrecen
Aquí se detallan los diferentes servicios y menús que se ofrecen en los banquetes, también se cotizan cada uno de los salones y la capacidad de estos. etc. Estos formularios están detallados en los anexos
Observaciones protocolarias respecto a los banquetes:
- El horario formal de las distintas comidas es el siguiente:
• Desayuno: de 7 a 12.
• Almuerzo: de 12 a 15, según costumbre de cada país.
• Cena: 20 a 23 pm - Es fundamental la puntualidad
- El que cede su puesto pasa a la izquierda.
- La derecha es siempre el puesto de honor:
- No puede delegarse a una tercera persona la invitación personal a una comida.
- Las viudas conservarán el rango y precedencia de su matrimonio.
- Las casadas precederán a las solteras.
- Los maridos de altos cargos del Estado no ocuparán igual precedencia que sus mujeres, según que se ordenarán según su rango personal.
- Las señoras tienen los mismos honores y tratamientos que sus esposos.
- No deben colocarse los matrimonios juntos sino alternados con otros invitados de igual rango.
1I. En caso de fumar, se esperará al final de los postres o al brindis, siempre después del anfitrión. Si asiste un Jefe de Estado, solo después de él. - El lado preferente de la mesa será el de aquella parte de la sala que esté presidida por detalles de ornamentación destacados, como un tapiz heráldico o un busto por ejemplo, y, en su caso, siempre enfrente de la entrada del salón o de las ventanas.
- La separación entre los comensales será de 0,60 metros. En mesas rectangulares el ancho será de 2 metros, y en las de forma de U, el ancho de la parte central será de 0,80 metros y en las alas laterales de
1 metro - En caso de existir dos presidencias, el servicio se iniciará a la vez.
- Es fundamental la que los camareros, maitre, ordenanzas, azafatas, estén correctamente vestidos, e instruidos en el desarrollo y servicio en banquetes.
Deben realizar ensayos previos. - Los intérpretes que necesiten estar en los almuerzos oficiales o de trabajo, han de comer previamente al acto, y se colocarán en una silla algo retirada entre las personas a las que deben dar apoyo.
- En las recepciones no deben servirse las bebidas ni los alimentos hasta que el anfitrión haya saludado a todos sus invitados.
El discurso…
El discurso ayuda a dar solemnidad al banquete. Debe ser breve, nunca deben sobrepasar los seis minutos. El orador debe ser capaz de condensar sus ideas en pocas palabras comprensibles para todos.
Por ello, si hay extranjeros, se debe elegir un idioma conocido por todos los comensales o utilizar intérpretes.
En caso de pronunciarse varios discursos, si es el banquete de un acto formal, el invitado menos importante habla primero y el de más importancia habla el último, pero lo correcto sería que la persona de mayor rango ceda la palabra a cada uno de los oradores. No es conveniente que haya más de cinco discursos:
Si son discursos de homenaje, abrirá el turno de palabra el organizador, que explicará el porqué del homenaje, presentará al resto de oradores y cerrará los discursos el homenajeado. Si es una boda, el primer discurso suele comenzarlo
el padre de la novia.
El brindis de que 3 partes consta ….
- Un saludo del anfitrión al homenajeado o a los presentes, si no lo hubiera homenajeado saludará al invitado de honor.
- Unas palabras por el motivo de la reunión.
- Un brindis por los mejores deseos de salud y felicidad del homenajeado y de los presentes, o por la prosperidad de la pareja, empresa, etc.
A continuación, tomará su copa con cava o vino, la levantará a la altura de sus ojos y beberá. Al mismo tiempo, los comen-sales, de pie o sentados, alzan sus copas mirando al anfitrión.
Como responderá el homenajeado a el brindis?
El homenajeado responderá seguidamente:
1. Agradecerá el homenaje.
2. Comentará el motivo de la reunión.
3. Brindará por los presentes.
4. Levantará su copa y dirigiendo la mirada a los presentes.
sonreirá y beberá, ya que no habrá bebido hasta ahora.
Otros recursos humanos asociados a un banquete:
