Sitzungen und Besprechungen Flashcards
1
Q
Was sind die Vorteile einer Telefonkonferenz?
A
- Schnell und unkompliziert Teilnehmer an verschiedenen Standorten zusammen bringen
- Kostengünstig
2
Q
Welche Regeln gibt es in einer Telefonkonferenz für die Teilnehmer und den Moderator?
A
- Ungestörten Ablauf sichern
- Notizen machen
- Unterlagen vorbereiten
- sich vorstellen
3
Q
Was sind die Aufgaben des Moderators?
A
- Konferenz organisieren
- Teilnehmer auswählen
- Unterlagen kommentieren
- Beiträge dokumentieren
- Fazit ziehen
4
Q
Welche zusätzlichen Nutzen hat die Videokonferenz zur Telefonkonferenz?
A
- Sprech- und Sehverbindung
- Darstellung gemeinsamer Dokumente
- Datenaustausch
5
Q
Wie wird die Vorbereitung von Sitzungen unterteilt?
A
- Zeitliche und Sachliche Vorbereitung
- Vorbereitung der Teilnehmer
- Tagesordnung
- Einladungsschreiben
- Durchführung
6
Q
Was gehört zur zeitlichen Vorbereitung einer Sitzung?
A
- Dauer der Sitzung
- Abkömmlichkeit der Teilnehmer
- Sind Räumlichkeiten frei
- Dauer der Raumvorbereitung
- Verfügbarkeit der technischen Geräte
- zeitlicher Ablauf der Besprechung
7
Q
Was gehört zu den sachlichen Vorbereitungen einer Sitzung?
A
- Versenden der Einladungen
- Raum reservieren
- Getränke und Snacks bestellen
- technische Geräte reservieren
- vorbereiten der Unterlagen
- erstellen des Sitz- und Ablaufplans
- dekorieren des Raumes
8
Q
Was gehört zur Vorbereitung der Teilnehmer einer Sitzung?
A
- Wer leitet die Sitzung
- Wer gehört zum Teilnehmerkreis
- Welche Unterlagen benötigen die Teilnehmer zur Sitzungsvorbereitung
- Welche Schriftstücke, Dokumente, Unterlagen benötigen die Teilnehmer während der Sitzung
- Wer schreibt das Protokoll
- Welche Protokollart ist erforderlich
9
Q
Welche Fragen sind zur Tagesordnung zu klären?
A
- Anmeldeschluss für die Tagesordnungspunkte (TOP)
- Ziel der Sitzung
- Zeit pro TOP
- Reihenfolge der TOP
- Wer leitet den TOP ein
10
Q
Welche Unterschiede zu der Tagesordnung gibt es bei Gremien?
A
- Feststellung der Anwesenheit
- Feststellung der Beschlussfähigkeit
- Wahl von Stimmenzähler und Protokollführer
- Bericht der Amtsträger
- Entlastung von Aufsichtsgremien oder -personen
- inhaltliches/fachliches Thema
- Anträge
- Sonstiges (spontane Themen)
- Termin der nächsten Sitzung
11
Q
Was sollte in der Einladung enthalten sein?
A
- Art und Thema
- Wochentag und Datum
- Beginn und Ende mit Uhrzeit
- Raum (Gebäude und Etage)
- Agenda
- Hinweise auf Unterlagen zu den TOP
- Anmeldungs- und Reservieungshinweise
- Protokollführer Name
12
Q
Welche Protokollarten gibt es?
A
- Wortprotokoll
- Verlaufsprotokoll
- Kurzprotokoll
- Beschluss/Ergebnisportokoll
13
Q
Aus welchen Teilen besteht ein Protokoll?
A
- Kopfteil
- Textteil
- Fußteil
14
Q
Was ist ein Wortprotokoll?
A
- wortgetreue Dokumentation einer Sitzung
- in der Regel sehr lang
- in der Wirtschafte selten benutzt
- Mitschnitt empfehlenswert
15
Q
Was ist ein Verlaufsprotokoll?
A
- knappe, sachliche Zusammenfassung
- im Präsens oder Präteritum gehalten, indirekte Rede
- Verlauf wird sinngemäß zusammengefasst
